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È buona norma iniziare a pianificare prima di avviare Microsoft Project. Per raccogliere le riflessioni iniziali sugli obiettivi del progetto, usare un'applicazione come Word, Excel, OneNote o Outlook. Dopo che le idee sono state approvate, è possibile iniziare a pianificare la programmazione con Project. Tornare alla Guida di orientamento di Project per altri articoli sulla gestione dei progetti. |
Suggerimenti per la gestione dei progetti prima di iniziare . . .
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Verificare di avere un progetto Accertarsi che quello che si ha in mente sia un vero progetto. Un progetto ha tre caratteristiche:
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È temporaneo e unico La progettazione di uno stabilimento di fabbricazione di automobili è un progetto in quanto è un'attività occasionale. La fabbricazione di auto rappresenta una serie continuativa di attività e pertanto non è un progetto.
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Ha definito chiaramente i risultati finali I risultati finali definiscono i punti focali e il fine del progetto. È necessario definire con chiarezza i risultati finali in modo che gli stakeholder vedano che i loro investimenti sono stati fruttuosi.
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Ha un inizio e una fine Senza una data di fine del progetto, gli stakeholder e gli investitori non sfrutteranno i vantaggi del progetto che sono stati resi possibili dai loro investimenti.
Di seguito sono illustrati alcuni esempi per capire meglio il concetto di progetto.
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Attività che non sono progetti |
Progetti definiti in modo chiaro |
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Fabbricare auto |
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Ridurre i rischi inerenti la concorrenza |
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Identificare i vincoli del progetto I vincoli sono fattori che limitano le opzioni a disposizione del project manager per ideare e gestire un progetto. La maggior parte dei progetti ha tre vincoli:
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Intervallo di tempo limitato In genere le date di fine per i risultati finali principali fissano la durata del progetto.
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Limite di personale e altre risorse In genere i project manager hanno a disposizione un numero limitato di persone per svolgere un'attività su un progetto oppure un budget limitato.
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Ambito ristretto In genere un progetto viene limitato dal numero di attività che il team riesce a eseguire. Se il progetto ha troppi risultati finali o caratteristiche, potrebbe non esserci abbastanza tempo nella programmazione per raggiungere tutti gli obiettivi.
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Una modifica apportata a un vincolo influisce in genere sugli altri due e può avere effetto sulla qualità complessiva. Ad esempio, se si diminuisce la durata del progetto, il project manager dovrà prendere delle decisioni riguardo al numero di persone necessarie per completare i risultati finali del progetto. Se non ci sono abbastanza persone, l'abbreviazione del progetto potrebbe causare altri compromessi, ad esempio la riduzione dell'ambito del progetto.
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Identificare gli stakeholder nella fase iniziale Uno dei danni maggiori per un progetto è sbagliare a identificare chi sono gli stakeholder critici e come comunicare al meglio con loro. Se si sbaglia a identificare uno stakeholder critico dopo l'inizio di un progetto, il progetto può interrompersi o sforare il preventivo quando vengono presentati i nuovi obiettivi del progetto e i relativi metodi.
Passaggio 1: Raccogliere le riflessioni iniziali
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Prendere appunti sul progetto e sui relativi obiettivi usando OneNote. Le note possono contenere messaggi di posta elettronica, collegamenti a siti Web, video o specifiche preliminari. |
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Talvolta i progetti iniziano come semplici elenchi in Excel. Quando diventano più complessi, importarli in Project in cui è possibile organizzare e programmare le attività in modo più efficiente. |
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Usare Microsoft 365 in qualsiasi PC per acquisire le note del progetto ovunque |
Usare le specifiche preliminari del progetto usando Microsoft 365. Se si lavora su un PC con una connessione Internet, è possibile lavorare sui documenti usando le versioni complete di Word, Excel, PowerPoint o OneNote su richiesta e in qualsiasi luogo. |
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Usare Office per il Web senza Microsoft 365. Con un account Microsoft è possibile usare le versioni Web di Word, Excel, PowerPoint o OneNote per raccogliere le idee preliminari sul progetto. |
Passaggio 2: Comunicare con gli stakeholder
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Indipendentemente dalla fase di pianificazione del progetto, un report ben presentato consente di ottenere l'approvazione degli stakeholder per i risultati finali del progetto. |
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Se gli stakeholder non possono essere presenti, usare le riunioni online per collegarsi con loro. Condividere le diapositive di PowerPoint, i fogli di Excel o le note di OneNote per discutere delle pianificazioni iniziali del progetto. Le persone possono partecipare alle riunioni online di Microsoft Teams nel proprio ufficio, in viaggio o sul dispositivo mobile. |
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Quando vengono poste domande mentre si lavora alla pianificazione di un progetto, è possibile comunicare via chat online con teams. |
Passaggio 3: Iniziare un progetto
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Copiare e incollare da Word, Outlook o PowerPoint in Project |
Copiare un elenco di attività in Word, Outlook o PowerPoint e incollarlo in Project per iniziare rapidamente una pianificazione. Project mantiene la struttura e la formattazione. |
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Creare un nuovo progetto da un altro progetto o da un modello |
Creare un nuovo progetto basato su un modello prepopolato con attività di progetti simili. Questi modelli sono stati creati da esperti del settore e sono utili per iniziare. |
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Spostare in Project un elenco di attività iniziato in Excel. Project mantiene la struttura e la formattazione. |
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Importare un elenco attività di SharePoint come un progetto iniziale |
I progetti a volte iniziano come elenchi di attività in SharePoint per la condivisione con persone senza Project. Quando l'elenco di attività supera una certa dimensione, spostarlo in Project per continuare a lavorarci. |
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Obiettivo della gestione del progetto: creare la programmazione di un nuovo progetto |
Dopo aver avviato il progetto in Project, è possibile iniziare ad aggiungere attività, organizzarle, collegarle, aggiungere persone e così via. |
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