Le forme possono contenere dati, ad esempio i passaggi di un processo, le date di inizio o di fine, i costi, le apparecchiature e altro ancora. Elementi grafici come numeri, icone, colori, contrassegni e indicatori di stato semplificano l'analisi e il confronto di alcuni tipi di dati.
Fare clic sulla forma a cui si vuole applicare l'elemento grafico dati, fare clic su Dati > Visualizza dati >Elementi grafici dati e quindi in Elementi grafici dati disponibili fare clic sul tipo di elemento grafico dati desiderato. 
Se la raccolta Elementi grafici dati disponibili non ha il tipo di elemento grafico desiderato, fare clic su Create Nuovo elemento grafico dati per altre opzioni.
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Fare clic sulla forma per cui si vuole creare un elemento grafico dati, fare clic su Dati > Visualizza dati >Elementi grafici dati e quindi su Create Nuovo elemento grafico dati.
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Nella finestra di dialogo Nuovo elemento grafico dati fare clic su Nuovo elemento.
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Nella finestra di dialogo Nuovo elemento , in Visualizzazione, selezionare il campo dati che si vuole rappresentare nell'elenco Campo dati.
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Nell'elenco Visualizzato come selezionare il modulo di rappresentazione: Testo, Barra dei dati, Set di icone o Colore per valore.
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Inserire i dettagli relativi al tipo di elemento grafico.
Modificare un elemento grafico dati esistente
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma che contiene l'elemento grafico dati da modificare, scegliere Dati e quindi fare clic su Modifica elemento grafico dati.
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Nella finestra di dialogo Modifica elemento grafico dati apportare le modifiche necessarie:
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Per modificare il campo dati rappresentato dall'elemento grafico, nella colonna Campo dati selezionare un altro campo dati per tale elemento.
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Per modificare il colore, le impostazioni, il tipo di carattere, il formato o il tipo di elemento grafico visualizzato, nella colonna Visualizzato come selezionare l'elemento da modificare e quindi fare clic su Modifica elemento. Nella finestra di dialogo Modifica elemento , in Visualizza, selezionare il tipo di elemento grafico desiderato nell'elenco Visualizzato come .
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Per cambiare la posizione dell'elemento grafico dati in relazione alla forma, nella colonna Visualizzato come selezionare l'elemento da modificare e quindi fare clic su Modifica elemento. Nella finestra di dialogo Modifica elemento , in Posizione, selezionare la posizione desiderata.
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Per applicare le modifiche a tutte le forme che hanno lo stesso elemento grafico dati, in Applica modifiche a selezionare l'opzione Tutte le forme con questo elemento grafico dati .
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Se si vogliono applicare le modifiche solo alle forme selezionate, in Applica modifiche a selezionare l'opzione Solo forme selezionate .
Rimuovere un elemento grafico dati da una forma
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Fare clic sulle forme da cui rimuovere l'elemento grafico dati.
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Nel gruppo Visualizza dati della scheda Dati fare clic su Elementi grafici dati e quindi su Nessun elemento grafico dati.
