Questo articolo illustra il processo di base per avviare Access e creare un database che verrà usato nei computer desktop, non sul Web. Spiega come creare un database desktop partendo da un modello e come creare un database da zero creando tabelle, maschere, report e altri oggetti di database. Presenta anche alcune tecniche utili per inserire dati esistenti nel nuovo database.
Contenuto dell'articolo
Panoramica
Quando si avvia Access per la prima volta o si chiude un database senza chiudere Access, viene visualizzata la visualizzazione Backstage di Microsoft Office.
La visualizzazione Backstage è un punto di partenza da cui è possibile creare un nuovo database, aprire un database esistente, visualizzare il contenuto in primo piano di Office.com, qualsiasi operazione che è possibile usare in Access per eseguire operazioni su un file di database o all'esterno di un database, anziché all'interno di un database.
Creazione di un database
All'apertura di Access nella visualizzazione Backstage viene visualizzata la scheda Nuovo. La scheda Nuovo offre diversi modi per creare un nuovo database:
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Un database vuoto È possibile iniziare da zero, se si preferisce. Questa opzione è utile in caso di requisiti di progettazione molto particolari o se si hanno dati esistenti che è necessario inserire o incorporare.
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Un modello installato con Access Un modello rappresenta un ottimo punto di partenza quando si crea un nuovo progetto e si vuole iniziare rapidamente. In Access sono presenti diversi modelli installati per impostazione predefinita.
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Modello di Office.com Oltre ai modelli inclusi in Access, sono disponibili molti altri modelli su Office.com. Non occorre neanche aprire un browser, i modelli sono disponibili nella scheda Nuovo.
Aggiunta di elementi a un database
Quando si lavora in un database, è possibile aggiungere campi, tabelle o parti dell'applicazione.
Le parti dell'applicazione rappresentano una funzionalità che consente di usare diversi oggetti di database correlati come se fossero uno solo. Una parte dell'applicazione può essere costituita ad esempio da una tabella e da una maschera basata sulla tabella. È possibile aggiungere contemporaneamente la tabella e la maschera usando la parte dell'applicazione.
È anche possibile creare query, maschere, report e macro, ovvero tutti gli oggetti di database che si usano normalmente.
Creare un database usando un modello
In Access sono inclusi numerosi modelli che possono essere usati così come sono o come punto di partenza. Un modello è un database già pronto all'uso contenente tutte le tabelle, le query, le maschere, le macro e i report necessari per eseguire un'attività specifica. Sono ad esempio disponibili modelli che possono essere usati per tenere traccia di problemi, gestire contatti o registrare spese. Alcuni modelli includono alcuni record di esempio che ne illustrano l'utilizzo.
Se si trova un modello adatto alle proprie esigenze, usarlo come punto di partenza costituisce generalmente il modo più rapido per iniziare a sviluppare un database. Se invece si hanno dati memorizzati in un altro programma e si vuole importarli in Access, potrebbe essere preferibile creare un database senza usare un modello. Nei modelli, infatti, la struttura dei dati è già definita e l'adattamento dei dati esistenti alla struttura del modello potrebbe richiedere numerosi interventi.
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Se è aperto un database, nella scheda File fare clic su Chiudi. Nella visualizzazione Backstage viene visualizzata la scheda Nuovo.
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Nella scheda Nuovo sono disponibili diversi set di modelli, alcuni dei quali sono incorporati in Access. È possibile scaricare altri modelli da Office.com. Per informazioni dettagliate, vedere la sezione successiva di questo articolo.
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Selezionare il modello da usare.
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Access suggerisce un nome file per il database nella casellaNome file, che è possibile modificare se si vuole. Per salvare il database in una cartella diversa da quella visualizzata sotto la casella Nome file, fare clic su
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Fare clic su Crea.
Access crea un database dal modello selezionato e quindi apre il database. Per molti modelli viene visualizzata una maschera in cui si può iniziare a immettere i dati. Se il modello include dati di esempio, è possibile eliminare i singoli record facendo clic sul selettore di record, ovvero la casella o la barra ombreggiata a sinistra del record, e quindi:
Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Elimina.
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Per iniziare a immettere dati, fare clic sulla prima cella vuota nella maschera e iniziare a digitare. Usare il Riquadro di spostamento per cercare altre maschere o report da usare. Alcuni modelli includono una maschera di spostamento che consente di spostarsi tra i diversi oggetti di database.
Per altre informazioni sull'uso dei modelli, vedere l'articolo Usare un modello per creare un database desktop di Access.
Creare un database senza usare un modello
Se non si vuole usare un modello, è possibile creare un database creando tabelle, maschere, report e altri oggetti di database personalizzati. Nella maggior parte dei casi, questa scelta comporta la necessità di eseguire una o entrambe le operazioni seguenti:
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Immettere, incollare o importare dati nella tabella creata al momento della creazione di un nuovo database e quindi ripetere la procedura con le nuove tabelle create usando il comando Tabella nella scheda Crea.
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Importare dati da altre origini e creare nuove tabelle.
Creare un database vuoto
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Nella scheda File fare clic su Nuovo e quindi su Database vuoto.
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Digitare un nome file nella casella Nome file. Per modificare il percorso del file rispetto a quello predefinito, fare clic su Cerca un percorso in cui inserire il database
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Fare clic su Crea.
Access crea il database con una tabella vuota denominata Tabella1 e quindi apre Tabella1 in visualizzazione Foglio dati. Il cursore è posizionato nella prima cella vuota della colonna Fare clic per aggiungere.
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Iniziare a digitare per aggiungere i dati oppure incollare i dati da un'altra origine, come descritto nella sezione Copiare dati da un'altra origine in una tabella di Access.
La visualizzazione Foglio dati è progettata in modo che l'immissione di dati risulti molto simile all'immissione di dati in un foglio di lavoro di Excel. La struttura della tabella viene creata durante l'immissione dei dati. Quando si aggiunge una nuova colonna al foglio dati, nella tabella viene definito un nuovo campo. Il tipo di dati di ogni campo viene impostato automaticamente in base ai dati immessi.
Se al momento non si vogliono immettere dati in Tabella1, fare clic su Chiudi 
Suggerimento: Access cerca un file denominato Vuoto.accdb nella cartella che si trova in [unità di installazione]:\Programmi\Microsoft Office\Templates\1040\Access\. Se presente, Vuoto.accdb è il modello per tutti i nuovi database vuoti. Il suo contenuto viene ereditato da tutti i nuovi database vuoti. Questo è un ottimo metodo per distribuire contenuto predefinito, ad esempio i numeri parte o le dichiarazioni di non responsabilità e i criteri aziendali.
Importante: Se si chiude Tabella1 senza salvarla almeno una volta, viene eliminata l'intera tabella anche se vi sono stati immessi dati.
Aggiungere una tabella
È possibile aggiungere nuove tabelle a un database esistente usando i comandi nel gruppo Tabelle della scheda Crea.
Creare una tabella iniziando in visualizzazione Foglio dati In visualizzazione Foglio dati è possibile iniziare subito a immettere i dati in modo che la struttura della tabella venga creata automaticamente. I nomi dei campi vengono assegnati in sequenza numerica (Campo1, Campo2 e così via) e il tipo di dati di ogni campo viene impostato automaticamente in base ai dati immessi.
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Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.
Access crea la tabella e seleziona la prima cella vuota nella colonna Fare clic per aggiungere.
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Nel gruppo Aggiungi & Elimina della scheda Campi tabella fare clic sul tipo di campo da aggiungere. Se il tipo desiderato non è visualizzato, fare clic su Altri campi
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Viene visualizzato un elenco di tipi di campi di uso comune. Fare clic sul tipo di campo desiderato per aggiungerlo al foglio dati in corrispondenza del punto di inserimento.
È possibile spostare il campo trascinandolo. Quando si trascina un campo in un foglio dati, viene visualizzata una barra di inserimento verticale che indica la posizione in cui verrà inserito il campo.
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Per aggiungere dati, iniziare a digitare nella prima cella vuota oppure incollare i dati da un'altra origine, come descritto nella sezione Copiare dati da un'altra origine in una tabella di Access.
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Per rinominare una colonna (campo), fare doppio clic sull'intestazione di colonna e quindi digitare il nuovo nome.
È consigliabile assegnare un nome significativo a ogni campo, in modo da stabilire facilmente il tipo di dati che contiene quando viene visualizzato nel riquadro Elenco campi.
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Per spostare una colonna, fare clic sulla relativa intestazione per selezionarla e quindi trascinarla nella posizione desiderata. È anche possibile selezionare più colonne contigue e trascinarle contemporaneamente in una nuova posizione. Per selezionare più colonne contigue, fare clic sull'intestazione della prima colonna, quindi tenere premuto MAIUSC e fare clic sull'intestazione dell'ultima colonna.
Creare una tabella iniziando in visualizzazione Struttura In visualizzazione Struttura occorre prima di tutto creare la struttura della tabella. Al termine, sarà possibile passare alla visualizzazione Foglio dati per digitare i dati o immetterli con altri metodi, ad esempio incollandoli o importandoli.
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Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Struttura tabella.
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Per ogni campo incluso nella tabella, digitare un nome nella colonna Nome campo e quindi selezionare il tipo di dati nell'elenco Tipo dati.
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Se si vuole, è possibile digitare una descrizione per ogni campo nella colonna Descrizione. La descrizione verrà visualizzata sulla barra di stato quando il cursore si trova nel campo corrispondente in visualizzazione Foglio dati. La descrizione viene usata anche come testo della barra di stato per i controlli inclusi in una maschera o in un report che vengono creati trascinando il campo dal riquadro Elenco campi, nonché per i controlli creati per quel campo usando la Creazione guidata Maschera o la Creazione guidata Report.
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Dopo aver aggiunto tutti i campi, salvare la tabella:
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Nella scheda File fare clic su Salva.
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Si può iniziare a digitare i dati nella tabella in qualsiasi momento passando alla visualizzazione Foglio dati e facendo clic nella prima cella vuota. È anche possibile incollare i dati da un'altra origine, come descritto nella sezione Copiare dati da un'altra origine in una tabella di Access.
Impostare le proprietà dei campi in visualizzazione Struttura Indipendentemente dal modo in cui è stata creata la tabella, è consigliabile esaminare e impostare le proprietà dei campi. Mentre alcune proprietà sono disponibili nella visualizzazione Foglio dati, altre possono essere impostate solo nella visualizzazione Struttura. Per passare alla visualizzazione Struttura, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura. Per visualizzare le proprietà di un campo, fare clic sul campo nella griglia di struttura. Le proprietà vengono visualizzate al di sotto della griglia di struttura in Proprietà campo.
Per visualizzare una descrizione di ogni proprietà, fare clic sulla proprietà e leggere la descrizione corrispondente nella casella accanto all'elenco delle proprietà in Proprietà campo. Per visualizzare informazioni più dettagliate, fare clic sul pulsante ?.
La tabella seguente illustra alcune proprietà di campo che vengono comunemente modificate.
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Proprietà |
Descrizione |
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Dimensione campo |
Per i campi di tipo Testo, questa proprietà imposta il numero massimo di caratteri che è possibile memorizzare nel campo. Il valore massimo è 255. Per i campi numerici, questa proprietà imposta il tipo di numero che verrà memorizzato (Intero lungo, Precisione doppia e così via). Per rendere la memorizzazione dei dati più efficiente, è consigliabile assegnare la quantità di spazio minima che si prevede sarà necessaria per i dati. In seguito sarà possibile incrementare il valore in base alle esigenze. |
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Formato |
Questa proprietà definisce la modalità di visualizzazione dei dati. Non influisce sui dati effettivi memorizzati nel campo. Si può selezionare un formato predefinito oppure definirne uno personalizzato. |
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Maschera di input |
Usare questa proprietà per specificare uno schema per tutti i dati che verranno immessi nel campo. Questo contribuisce ad assicurare che tutti i dati siano immessi correttamente e che contengano il numero di caratteri necessario. Per informazioni su come definire una maschera di input, fare clic su |
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Valore predefinito |
Usare questa proprietà per specificare il valore predefinito che verrà visualizzato nel campo ogni volta che viene aggiunto un nuovo record. Se ad esempio è presente un campo di tipo Data/ora nel quale si vuole inserire sempre la data in cui è stato aggiunto il record, è possibile impostare "Date()" (senza le virgolette) come valore predefinito. |
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Richiesto |
Questa proprietà determina se è necessario un valore in questo campo. Se si imposta questa proprietà su Sì, non è possibile aggiungere un nuovo record a meno che non venga immesso un valore per il campo. |
Copiare dati da un'altra origine in una tabella di Access
Se i dati sono memorizzati in un altro programma, ad esempio Excel, è possibile copiarli e incollarli in una tabella di Access. L'esito dell'operazione risulta in genere più accurato se i dati sono già separati in colonne, come nei fogli di lavoro di Excel. Se i dati si trovano in un programma di elaborazione testi, è preferibile separare le colonne di dati usando caratteri di tabulazione oppure convertirli in una tabella nel programma di elaborazione testi prima di procedere alla copia. Se è necessario elaborare o modificare i dati, ad esempio per suddividere i nomi completi in nomi e cognomi, può essere utile apportare le modifiche prima di copiare i dati, soprattutto se non si ha familiarità con Access.
Quando si incollano dati in una tabella vuota, il tipo di dati di ogni campo viene impostato automaticamente in base al tipo di dati copiati. Ad esempio, se in un campo vengono incollate solo date, Access applica il tipo di dati Data/ora. Se invece il campo in cui sono stati incollati i dati contiene solo le parole "sì" e "no", Access applica il tipo di dati Sì/No.
Ai campi viene attribuito un nome in base al contenuto della prima riga dei dati incollati. Se il tipo di dati presente in questa riga è simile a quello delle righe successive, la prima riga viene considerata come parte dei dati e ai campi vengono assegnati nomi generici, come F1, F2 e così via. In caso contrario, Access stabilisce che la prima riga è costituita da nomi di campi. Ai campi vengono quindi assegnati i nomi appropriati e la prima riga non viene inclusa nei dati.
Se vengono assegnati nomi generici ai campi, è consigliabile rinominarli appena possibile per evitare confusione. Seguire questa procedura:
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Premere CTRL+S per salvare la tabella.
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In visualizzazione Foglio dati fare doppio clic su ogni intestazione di colonna e quindi digitare un nome di campo descrittivo per ogni colonna.
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Salvare di nuovo la tabella.
Nota: È anche possibile rinominare i campi in visualizzazione Struttura. Per passare alla visualizzazione Struttura, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella nel riquadro di spostamento e scegliere Visualizzazione Struttura. Per tornare alla visualizzazione Foglio dati, fare doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento.
Importare, accodare o collegare dati da un'altra origine
Si potrebbe voler importare alcuni dati archiviati in un'altra applicazione in una nuova tabella o accodarli a una tabella esistente in Access. Oppure, si potrebbe voler collaborare con altri utenti che conservano i propri dati in altre applicazioni usando il collegamento dei dati per aprirli in Access. In ogni caso, Access consente di lavorare in modo semplice con i dati provenienti da altre origini. Si possono importare dati da un foglio di lavoro di Excel, da una tabella di un altro database di Access, da un elenco di SharePoint o da numerose altre origini. Il processo di importazione è leggermente diverso a seconda dell'origine, ma la procedura seguente consente di eseguire le operazioni iniziali.
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Nel gruppo Importa & Collegamento della scheda Dati esterni di Access selezionare Nuova origine dati e quindi selezionare il comando relativo al tipo di file da importare.
Ad esempio, se si stanno importando dati da un foglio di lavoro di Excel, fare clic su Nuova origine dati > Da file > Excel.
Nota: Se non si riesce a trovare il tipo di formato corretto nel gruppo Importa e collega, può essere necessario avviare il programma in cui sono stati creati i dati e quindi usare tale programma per salvare i dati in un formato di file comune, ad esempio un file con testo delimitato, prima di importarli in Access.
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Nella finestra di dialogo Carica dati esterni fare clic su Sfoglia per trovare il file dei dati di origine oppure digitare il percorso completo del file nella casella Nome file.
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In Specificare la modalità e il percorso di memorizzazione dei dati nel database corrente fare clic sull'opzione appropriata (tutti i programmi consentono di eseguire l'importazione dei dati e alcuni l'accodamento o il collegamento). È possibile creare una nuova tabella che usa i dati importati oppure (con alcuni programmi) accodare i dati a una tabella esistente o creare una tabella collegata che mantenga il collegamento ai dati nel programma di origine.
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Se viene avviata una procedura guidata, seguire le istruzioni riportate nella pagine della procedura guidata. Nell'ultima pagina della creazione guidata fare clic su Fine.
Se si importano oggetti o si collegano tabelle da un database di Access, viene visualizzata la finestra di dialogo Importa oggetti o Collega tabelle. Scegliere gli elementi desiderati e quindi fare clic su OK.
Il processo esatto dipende dal tipo di operazione che si decide di eseguire, ovvero importazione, accodamento o collegamento dei dati.
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Access chiede se si vogliono salvare i dettagli dell'operazione di importazione appena completata. Se si prevede di eseguire in futuro la medesima operazione di importazione, selezionare Salva passaggi importazione e quindi immettere i dettagli. È quindi possibile ripetere facilmente l'operazione in futuro facendo clic su Importazioni salvate
Se si sceglie di importare una tabella, Access importa i dati in una nuova tabella e quindi visualizza la tabella nel gruppo Tabelle nel riquadro di spostamento. Se si sceglie di accodare dati a una tabella esistente, i dati vengono aggiunti a quella tabella. Se si sceglie di creare un collegamento ai dati, nel gruppo Tabelle nel riquadro di spostamento viene creata una tabella collegata.
Aggiungere una parte dell'applicazione
È possibile usare una parte dell'applicazione per aggiungere funzionalità a un database esistente. Una parte dell'applicazione può essere costituita da una singola tabella oppure includere diversi oggetti correlati, ad esempio una tabella e una maschera associata.
La parte dell'applicazione Commenti è ad esempio costituita da una tabella contenente un campo ID Numerazione automatica, un campo data e un campo Memo. È possibile aggiungerla a qualsiasi database e usarla così com'è o apportando minime modifiche per personalizzarla.
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Aprire il database a cui si vuole aggiungere una parte dell'applicazione.
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Scegliere la scheda Crea.
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Nel gruppo Modelli fare clic su Parti applicazioni. Si apre un elenco di parti disponibili.
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Fare clic sul nome della parte dell'applicazione da aggiungere.
Aprire un database di Access esistente
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Nella scheda File fare clic su Apri.
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Nella finestra di dialogo Apri selezionare il database da aprire.
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Eseguire una delle operazioni seguenti:
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Fare doppio clic per aprirlo nella modalità predefinita specificata nella finestra di dialogo Opzioni di Access o nella modalità impostata da un criterio amministrativo.
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Fare clic su Apri per aprire il database con accesso condiviso in un ambiente multiutente in modo che tutti gli utenti possano leggere e scrivere informazioni nel database.
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Fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi su Apri in sola lettura per aprire il database con accesso in sola lettura, in modo che possa essere visualizzato ma non modificato. Gli altri utenti potranno comunque leggere e scrivere informazioni nel database.
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Fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi su Apertura esclusiva per aprire il database con accesso esclusivo. Quando un database è aperto con accesso esclusivo, se altri utenti cercano di aprire il database viene visualizzato un messaggio che indica che il file è già in uso.
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Fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi su Apri in sola lettura con accesso esclusivo per aprire il database con accesso in sola lettura. Gli altri utenti potranno comunque aprire il database, ma in modalità di sola lettura.
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Nota: È possibile aprire un file di dati direttamente in un formato di file esterno, ad esempio dBASE, Microsoft Exchange o Excel. È anche possibile aprire direttamente qualsiasi origine dati ODBC, ad esempio Microsoft SQL Server. Access crea automaticamente un nuovo database di Access nella stessa cartella del file di dati e aggiunge i collegamenti a ogni tabella del database esterno.
Suggerimenti
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Per aprire uno dei database aperti di recente, nella scheda File fare clic su Recenti e quindi sul nome di file del database che si vuole. Il database viene aperto con le stesse impostazioni che aveva l'ultima volta che è stato aperto. Se l'elenco dei file recenti non è visualizzato, nella scheda File fare clic su Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su Impostazioni client. In Visualizzazione immettere il numero di documenti da visualizzare nell'elenco dei documenti recenti, fino a un massimo di 50.
È anche possibile visualizzare i database recenti sulla barra di spostamento della visualizzazione Backstage per accedervi con due clic del mouse: 1) sulla scheda File, 2) sul database recente che si vuole aprire. Nella parte inferiore della scheda Recenti selezionare la casella di controllo Accesso rapido a questo numero di database recenti e quindi specificare il numero di database da visualizzare.
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Se si apre un database facendo clic sul comando Apri nella scheda File, è possibile visualizzare un elenco di collegamenti ai database aperti in precedenza facendo clic su Documenti recenti nella finestra di dialogo Apri.
