Comprendere i flussi di lavoro di approvazione in SharePoint Server

Quando i partecipanti ricevono l'e-mail di attività o passare direttamente all'elenco attività, vengono può visualizzare l'elemento o il documento e quindi approvare, rifiutare, richiedere modifiche o riassegnarlo. I partecipanti possono lavorare con queste attività direttamente in SharePoint o da un'applicazione di Office, come Word, Excel e Outlook.

Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, i partecipanti e il proprietario del flusso di lavoro possono visualizzare in cui si trova nel processo di approvazione mediante la pagina Stato flusso di lavoro. Quando i partecipanti completare le attività, le estremità del flusso di lavoro e il proprietario viene informato che il flusso di lavoro è stata completata.

Ogni flusso di lavoro descritto di seguito, incluse le principali differenze tra i flussi di lavoro, se è supportata per la personalizzazione in SharePoint Designer 2010 o 2013.

Flusso di lavoro	Descrizione	In SharePoint Designer
Approvazione	Il flusso di lavoro di approvazione indirizza un documento o un elemento a un gruppo di persone per l'approvazione. Supporta le approvazioni a fasi in base al quale il primo set di responsabili dell'approvazione possono rivedere e approvare il set di responsabili dell'approvazione successivo è possibile esaminare e approvare e così via. Ogni fase di responsabili dell'approvazione possibili revisione in sequenza ordine (uno alla volta), parallelo (contemporaneamente) e normale seriale o in parallelo delle attività. È possibile specificare la durata e le date di scadenza dell'attività in giorni, settimane e mesi, nonché una data finale per tutte le attività del flusso di lavoro. È possibile singoli dipendenti nel campo CC (copia per conoscenza). Il flusso di lavoro può essere configurato per terminare quando il primo responsabile approvazione rifiuta. È possibile terminare se il documento in revisione viene modificato. E il flusso di lavoro è possibile abilitare l'approvazione del contenuto, se si preferisce. Le attività e messaggi di posta elettronica nel flusso di lavoro richiesta l'approvazione del contenuto, in modo che il modulo dell'attività contiene pulsanti per Approva, Rifiuta, Richiedi modifica e riassegnare. Per i responsabili approvazione, commenti supportano un commento consolidato che mostra l'intero elenco di commenti responsabile approvazione precedente. Flussi di lavoro di approvazione può anche essere utilizzati per Imposta stato approvazione contenuto alla fine. Il flusso di lavoro di approvazione è per impostazione predefinita associato al tipo di contenuto del documento in modo che sia disponibile per le raccolte documenti. Nota: questo flusso di lavoro è disponibile solo in SharePoint Server.	Sì
Raccolta commenti e suggerimenti	Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è molto simile al flusso di lavoro di approvazione. Instrada elementi o documenti a un gruppo di persone, ma in questo caso, il flusso di lavoro è progettato per ricevere commenti e suggerimenti dai revisori. I commenti viene compilato e inviato alla persona che ha avviato il flusso di lavoro. Ad esempio il flusso di lavoro di approvazione, questo flusso di lavoro consente le approvazioni a fasi e consente di specificare la durata e le date di scadenza in giorni, settimane e mesi, nonché la data di scadenza finale Data. Il flusso di lavoro può essere configurato per terminare il documento viene modificato, se è possibile aggiungere persone al campo CC (copia per conoscenza). A differenza di flusso di lavoro approvazione opzione non è disponibile per terminare il flusso di lavoro al primo rifiuto poiché che non si applica qui ed non esiste nessuna opzione per abilitare l'approvazione del contenuto. Poiché le attività e messaggi di posta elettronica in approvazione del contenuto di richiesta di flusso di lavoro, il modulo dell'attività contiene pulsanti per inviare commenti e suggerimenti, Richiedi modifica e riassegnare. Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto documento per renderla disponibile nelle raccolte documenti. Nota: questo flusso di lavoro è disponibile solo in SharePoint Server.	Sì
Raccolta firme	Il flusso di lavoro Raccolta firme indirizza documenti creati in un'applicazione di Microsoft a un gruppo di persone per raccogliere le firme digitali. È possibile aggiungere i firmatari in ordine seriale o in parallelo e aggiungerli in fasi. È anche possibile aggiungere singoli utenti nel campo CC (copia per conoscenza). Non esistono altri campi o comportamenti del flusso di lavoro (a differenza dei flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti e approvazione). Quando i firmatari del flusso di lavoro ricevano l'attività, è possibile firmarlo dall'elenco attività di SharePoint o dall'interno documento host, ad esempio Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Il modulo dell'attività contiene pulsanti per l'accesso o riassegnare l'attività solo. Meccanismo di firma utilizza il controllo di riga della firma di Microsoft Office. Immagine della firma può essere fornito dall'utente o applicata automaticamente tramite logica nel modulo (in particolare, regola e azione nel modulo di InfoPath). Il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto documento per renderla disponibile nelle raccolte documenti, tuttavia, il flusso di lavoro verrà visualizzati solo nella raccolta se il documento contiene uno o più righe della firma di Microsoft Office. Nota: questo flusso di lavoro è disponibile solo in SharePoint Server.	Sì
Pubblicazione	Pubblicazione indirizza del flusso di lavoro di contenuto per l'approvazione nello stesso flusso di lavoro approvazione responsabile ad eccezione del fatto che è progettato per i siti di pubblicazione caratteristiche abilitate Gestione contenuto aziendale. Un'altra differenza è nei moduli di flusso di lavoro. I moduli di associazione e avvio nascondono l'opzione per aggiungere i responsabili approvazione, interrompere un flusso di lavoro al primo rifiuto, fine del flusso di lavoro se il documento viene modificato e quindi abilitare l'approvazione del contenuto. Nota: flusso di lavoro di pubblicazione è disponibile solo in SharePoint Server in cui la pubblicazione è attivata.	Sì
Tre stati	Il flusso di lavoro di tre stati tiene traccia lo stato di un problema o un elemento attraverso tre stati e due transizioni tra gli stati, che consente di tenere traccia dei problemi di volumi elevati. Il flusso di lavoro progettato per funzionare con il modello di elenco Gestione problemi, ma può essere utilizzata con qualsiasi elenco che contiene una colonna di scelta con tre o più valori da utilizzare come lo stato del flusso di lavoro. I partecipanti del flusso di lavoro che si lavori con l'elenco direttamente o all'esterno di progetti correlato all'elenco. Il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elenco e quindi crea una nuova attività per il partecipante successivo e questo processo continua. Partecipanti del flusso di lavoro è possono modificare le loro attività o modificare lo stato dell'elemento del flusso di lavoro. Nota: questo flusso di lavoro è disponibile in SharePoint Foundation 2010 e SharePoint Server.	No
Approvazione dell'eliminazione	Il flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione tiene traccia del contenuto è scaduto o non è aggiornato e deve essere valutata o eliminato. Questo flusso di lavoro è particolarmente utile in un sito Centro record o un sito che supporta i criteri di conservazione dei record management documento. Il flusso di lavoro può essere configurato per l'avvio automatico quando i documenti o elementi scadono o avviato manualmente dai partecipanti. Il flusso di lavoro utilizza le attività del flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione per documenti specifici e gli elementi dell'elenco attività anziché l'assegnazione di partecipanti specifici. Solo gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per questo elenco di attività possono completare l'attività da approvare o rifiutare elementi da eliminare. Il flusso di lavoro include anche il completamento dell'attività in blocco in modo che i singoli utenti possono elaborare un numero elevato di elementi da eliminare in un unico passaggio. In genere necessario a causa del numero elevato di attività generato dal flusso di lavoro. Nota: questo flusso di lavoro è disponibile solo in SharePoint Server.	No

1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera aggiungere il flusso di lavoro.

2. Fare clic sulla scheda elenco se si tratta di un elenco o sulla scheda raccolta se si tratta di una raccolta.

3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

1. Passare all'elenco o alla raccolta contenente un'istanza del tipo di contenuto di elenco che si desidera modificare.

2. Fare clic sulla scheda elenco se si tratta di un elenco o sulla scheda raccolta se si tratta di una raccolta.

3. Se si tratta di un elenco o Impostazioni raccolta se si tratta di una raccolta, fare clic su Impostazioni elenco.

4. In Tipi di contenuto fare clic sul nome del tipo di contenuto che si desidera associare il flusso di lavoro.
   Se i tipi di contenuto non è disponibile nella pagina, è necessario selezionare Impostazioni avanzate e quindi Consenti la gestione dei tipi di contenuto.

5. In Impostazioni, scegliere Impostazioni flusso di lavoro.

6. Fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

1. Dalla home page della raccolta siti scegliere Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.

2. Fare clic su Tipi di contenuto del sito in Raccolte.

3. Fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito che si desidera aggiungere o associare il flusso di lavoro.

4. Fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

5. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

Eseguire i passaggi precedenti consente di visualizzare Aggiungi una pagina del flusso di lavoro e selezionare il tipo di flusso di lavoro, nome del flusso di lavoro, elenco attività per l'utilizzo e così via.

In questa pagina, è possibile configurare le impostazioni del flusso di lavoro seguenti:

• Scegliere un modello di flusso di lavoro, ad esempio l'approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti e raccolta firme.

• Specificare un nome per il flusso di lavoro.

• Specificare l'elenco di attività da utilizzare per le attività del flusso di lavoro.

• Specificare l'elenco della cronologia da utilizzare per il flusso di lavoro.

• Consentire il flusso di lavoro per l'avvio manuale da parte degli utenti.

• Richiedere le autorizzazioni Gestione elenchi per avviare il flusso di lavoro.

• Avviare il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento.

• Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento.

• Avviare il flusso di lavoro quando viene modificato un elemento.

Nella pagina successiva sono indicati i comportamenti del flusso di lavoro che è possibile modificare, ad esempio i responsabili approvazione, messaggio flusso di lavoro e scadenza date. I valori si sceglie diventano i valori predefiniti all'avvio del flusso di lavoro, in altre parole, da compilare il modulo di associazione esattamente una volta, quando si aggiunge il flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto e tali valori vengono usati in tutte le istanze successive della flusso di lavoro.

Modulo di associazione è diverso per ognuno dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint. Si tratta viene visualizzato quando si associa flussi di lavoro approvazione.

In questa pagina, è possibile specificare i comportamenti del flusso di lavoro seguenti:

• Responsabili approvazione del flusso di lavoro.

• Ordine di responsabili dell'approvazione: seriale o in parallelo

• Fasi di approvazione.

• Espandere i gruppi tramite l'assegnazione di attività a ogni membro del gruppo.

• Messaggio di richiesta che viene visualizzata nel flusso di lavoro.

• Data di scadenza per tutte le attività.

• Durata per attività.

• Unità di durata: giorni, settimane o mesi.

• CC, la persona a conoscenza copiare le attività assegnate.

• Terminare il flusso di lavoro al primo rifiuto.

• Terminare il flusso di lavoro se il documento viene modificato.

• Abilitare l'approvazione del contenuto aggiornando lo stato di approvazione dopo avere completato il flusso di lavoro.

Una volta il flusso di lavoro è stata associata a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto è pronti iniziare a usare il flusso di lavoro. Se si è scelto di avviare il flusso di lavoro quando gli elementi vengono creati o modificati (nella pagina Aggiungi un flusso di lavoro), gli utenti non è possibile vedere una differenza o si conosce anche un flusso di lavoro ha avviato durante la creazione e aggiornamento di documenti o voci di elenco nel sito. Se queste opzioni non sono selezionate, gli utenti avviare manualmente riunione separatamente, il flusso di lavoro.

Grazie alla scelta dell'opzione di flussi di lavoro all'interno dell'applicazione di Office 2010 utilizzata per creare il documento oppure è possibile scegliere le opzioni di flussi di lavoro dall'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento, ad esempio il menu a discesa accanto all'elemento di elenco.

Fare clic su qui, consente di accedere all'utente di inizio una pagina nuovo flusso di lavoro che mostra i flussi di lavoro disponibili che possono essere avviati più lo stato di altri flussi di lavoro in esecuzione e state completate.

Infine, vedono il modulo di avvio del flusso di lavoro in cui è possibile specificare i comportamenti di base del flusso di lavoro. A differenza dei modulo di associazione, viene completato esattamente una volta quando il flusso di lavoro viene aggiunta a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, il modulo di avvio, viene completato dopo ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente, in modo che ogni istanza del flusso di lavoro possono usare i valori di modulo di avvio diverso, ma utilizzano gli stessi valori di modulo di associazione.

Il modulo è diverso per ognuno dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint e i valori predefiniti vengono visualizzata nel modulo se sono stati aggiunti al modulo di associazione (come descritto in precedenza). Il modulo di avvio del flusso di lavoro di approvazione, senza valori predefiniti è simile alla seguente.

L'utente che avvia il flusso di lavoro è possibile aggiungere nuovi valori o lasciare le impostazioni predefinite e quindi scegliere Avvia. Si crea un'attività e l'assegna agli primo responsabile approvazione elencato.

Per i revisori nell'elenco del flusso di lavoro che ricevano un'attività assegnata e ricevono una notifica tramite posta elettronica. Possono approvare o rifiutare l'attività direttamente da alcune applicazioni di Office 2010, ad esempio Outlook- o possono passare direttamente all'elenco attività nel punto in cui verranno visualizzati la nuova attività loro assegnata.

Quando si apre l'attività, vedere il modulo dell'attività che consente di approvare, rifiutare, richiedere una modifica o riassegnare l'attività. Il modulo dell'attività del flusso di lavoro di approvazione è simile alla seguente.

A seconda di azioni del responsabile approvazione, l'attività può essere assegnata a responsabile dell'approvazione successivo, inviati all'autore con modifiche richieste o approvato, cui viene completato il flusso di lavoro.

Nella tabella seguente viene visualizzato un confronto dei tipi di personalizzazione che è possibile eseguire nel browser con i tipi di personalizzazione che è possibile eseguire in SharePoint Designer2010. In base dipende dal flusso di lavoro approvazione in SharePoint Server 2010.

Personalizzazione del flusso di lavoro in SharePoint	Personalizzazione del flusso di lavoro in SharePoint Designer
Specificare il nome del flusso di lavoro Specificare l'elenco di attività associato e l'elenco cronologia Consentire il flusso di lavoro per l'avvio automatico quando vengono creati nuovi elementi Consentire il flusso di lavoro per l'avvio automatico quando si modificano elementi Consentire il flusso di lavoro per l'avvio manuale e facoltativamente, è possibile richiedere autorizzazioni Gestione elenchi Verificare il flusso di lavoro di approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento Specificare i responsabili approvazione del flusso di lavoro Specificare l'ordine di approvazione: seriale o in parallelo Aggiungere fasi di approvazione Espandere i gruppi e assegnare attività a ogni membro Specificare il messaggio del flusso di lavoro Specificare data di scadenza per tutte le attività Specificare la durata per attività e la durata unità: giorni, settimane o mesi Aggiungere utenti al campo copia per conoscenza (CC) Fine flusso di lavoro al primo rifiuto Fine del flusso di lavoro se modifica del documento Abilitare l'approvazione del contenuto del flusso di lavoro	Specificare proprietario, descrizione e il nome del flusso di lavoro Abilitare visualizzazioni nella pagina Stato flusso di lavoro Disabilitare l'avvio automatico del flusso di lavoro quando vengono creati nuovi elementi Disattivare Avvia flusso di lavoro automatico durante la modifica degli elementi Disabilitare l'avvio manuale dei flussi di lavoro Aggiungere e rimuovere campi del modulo di completamento di attività Personalizzare l'aspetto e comportamento di tutte le forme flusso di lavoro: associazione, avvio e attività Specificare che solo i destinatari delle attività e i proprietari di processo possano leggere e modificare le attività Consenti la riassegnazione delle attività Consentire le richieste di modifica delle attività Modificare i pulsanti risultato attività, ad esempio approvare e rifiutare Modificare i parametri nei moduli di associazione e di avvio Aggiungere e personalizzare le variabili locali utilizzate del flusso di lavoro Modificare le condizioni di completamento del flusso di lavoro Personalizzare ogni fase dell'attività: quando è stata assegnata, in attesa, scadenza, eliminata e completata Personalizzare ogni fase del processo attività globale: in esecuzione, annullate e completate all'avvio Aggiungere altre funzionalità di flusso di lavoro di sopra e all'interno del processo di approvazione di integrare nei flussi di lavoro. Creare copie del flusso di lavoro per personalizzare. Salvare il flusso di lavoro personalizzato come modello. Pubblicare il flusso di lavoro globale in modo che sia disponibile per tutti i siti nella raccolta siti.

Quando si apre SharePoint Designer 2010 o 2013 e quindi aprire flussi di lavoro dal riquadro di spostamento, vengono visualizzate tutte dei flussi di lavoro disponibili per il sito. Viene visualizzato dei flussi di lavoro, i flussi di lavoro del sito e flussi di lavoro riutilizzabili. Inoltre, viene visualizzato sui flussi di lavoro riutilizzabile globalmente, ovvero nel punto in cui compaiano flussi di lavoro di approvazione predefiniti in SharePoint Server.

Si noterà che solo l'approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti, raccolta firme e la pubblicazione dei flussi di lavoro visualizzati qui. Ciò avviene perché questi flussi di lavoro sono stati tutti realizzati con caratteristiche supportate in SharePoint Designer 2010 o 2013. Ad esempio, che utilizzano le attività di Office azione flusso di lavoro, integrata i moduli di InfoPath e supporto per flussi di lavoro basati su Visio. Il flusso di lavoro di tre stati e il flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione, tuttavia, non sono supportati poiché sono compilati flussi di lavoro che richiedono un'applicazione di sviluppo come Microsoft Visual Studio per replicare le attività del flusso di lavoro. Il resto di questo articolo descrive come i flussi di lavoro sono supportate in SharePoint Designer 2010 o 2013.

Esistono due metodi per modificare i flussi di lavoro. Modificarli direttamente e apportare modifiche al flusso di lavoro originale, o creare una copia del flusso di lavoro e personalizzarlo. Entrambe le opzioni disponibili se si è un amministratore della raccolta siti. Se si è proprietario di un sito o della finestra di progettazione, i flussi di lavoro in sola lettura, in modo che sarà necessario creare una copia e modificare la copia. È buona norma comunque a modificare una copia del flusso di lavoro nel caso in cui il flusso di lavoro originale è attualmente in uso e l'utilizzo di una funzione aziendale.

Quando si apre il flusso di lavoro approvazione (se si modifica l'originale o modificare una copia), viene visualizzata la pagina di riepilogo, il primo livello dell'interfaccia utente per il flusso di lavoro. Questa pagina illustra le impostazioni del flusso di lavoro principale e gli oggetti correlati al flusso di lavoro.

È visualizzato, ad esempio, i campi nome e una descrizione, nonché il tipo di flusso di lavoro e il tipo di contenuto. Sono riportate le impostazioni del flusso di lavoro comuni, ad esempio relative a lingua e se si desidera abilitare la visualizzazione del flusso di lavoro, ovvero basata sul web visualizzazione dello stato del flusso di lavoro fornito da Servizi Visio in SharePoint Server 2010. Vengono visualizzate le opzioni di avvio, in cui è possibile disattivare l'avvio manuale di un flusso di lavoro, l'avvio automatico di un flusso di lavoro quando vengono creati nuovi elementi e l'avvio automatico di un flusso di lavoro quando vengono modificati elementi. Scegliere una delle opzioni seguenti verrà disabilitata l'opzione di avvio del flusso di lavoro corrispondente in SharePoint.

È anche possibile visualizzare i moduli disponibili per il flusso di lavoro: il modulo di associazione e avvio (lo stesso formato viene usato per entrambi gli scopi) e il modulo dell'attività. Si tratta di moduli di InfoPath 2010 che possono essere aperti da qui e personalizzate direttamente nell'editor di moduli di InfoPath. Sulla barra multifunzione, è possibile personalizzare i parametri di modulo di avvio, variabili locali e colonne associate per il flusso di lavoro, ognuno dei quali vengono utilizzate per raccogliere, archiviare e recuperano i dati durante il processo del flusso di lavoro. Utilizzo della barra multifunzione, è possibile inoltre modificare gli elenchi associati e tipi di contenuto, così come esportare e importare il flusso di lavoro da e verso Visio 2010.

Per ottenere più approfondita nel flusso di lavoro e iniziare a personalizzare la definizione e logica, scegliere Modifica flusso di lavoro nel gruppo di personalizzazione.

In questa schermata è visualizzata l'editor del flusso di lavoro standard in SharePoint Designer 2010 o 2013. Si tratta di un'area di lavoro a schermo intero in cui è possibile creare e personalizzare flussi di lavoro di tutti i tipi. In genere, utilizzare questo spazio per creare flussi di lavoro personalizzati che consentono di automatizzare processi di sistema o quelli da aggiornare automaticamente, modificare o spostare i dati in base a un'origine dati di modifica.

Nel caso il flusso di lavoro di approvazione, il flusso di lavoro contiene una sola riga, che avvia il processo di approvazione in un determinato elemento con un gruppo di responsabili approvazione (specificati quando il flusso di lavoro è impostata).

Mentre può sembrare relativamente semplice prima di tutto, questo uno "approvazione Avvia processo" azione è effettivamente un'azione composte del flusso di lavoro che contiene la gerarchia delle attività e core routing logica di un intero processo di approvazione. In realtà è un'azione del flusso di lavoro con più livelli e comportamenti, inclusi le assegnazioni di attività, routing dettagli e associazione dati per il contenuto di SharePoint.

Se si crea un nuovo flusso di lavoro di approvazione da zero, è sufficiente aggiungere questa azione "Processo di approvazione Start" dalla raccolta di azione e sono immediatamente framework e logica per un processo di approvazione.

Per visualizzare e modificare il contenuto di questo flusso di lavoro di approvazione, fare clic sul collegamento di approvazione. Verrà visualizzata la pagina di riepilogo processo attività.