È possibile usare le applicazioni di Office per salvare o convertire i file in formato PDF, in modo da poterli condividere o stampare tramite servizi di stampa esterni. Non sono necessari altri software o componenti aggiuntivi.
Usare il formato PDF se si vuole un file con le caratteristiche seguenti:
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Aspetto identico nella maggior parte dei computer
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Dimensioni del file ridotte
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Conformità con un formato standard
Gli esempi includono curriculum, documenti legali, newsletter, file destinati a essere letti (non modificati) e stampati e file destinati alla stampa professionale.
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Molti programmi, tra cui Microsoft Word, hanno la possibilità di aprire e modificare file PDF. La semplice condivisione di un file PDF non è sufficiente a garantire che il destinatario non possa modificare il file.
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Quando si converte il foglio di calcolo in un PDF, i collegamenti interni al foglio di calcolo andranno persi durante la conversione, quindi sarà necessario verificare i collegamenti. I collegamenti esterni ad altre origini, tuttavia, andranno bene.
Per visualizzare istruzioni dettagliate, selezionare un'applicazione di Office nell'elenco a discesa.
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Aprire la tabella o il report che si desidera pubblicare in formato PDF.
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Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni selezionare PDF o XPS.
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Nel campo Nome file digitare o selezionare un nome per il documento.
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Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).
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Se il documento richiede una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa) .
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Se le dimensioni del file sono più importanti della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).If file size is more important than print quality, select Minimum size (publishing online).
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Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Seleziona OK .
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Selezionare Pubblica.
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Se il file è stato salvato in precedenza, selezionare File > Salva una copia.Se il file non è salvato, selezionare File > Salva con nome.
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Selezionare Sfoglia per scegliere il percorso nel computer in cui salvare il file.
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Nell'elenco a discesa selezionare PDF.
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Seleziona Salva.
Selezionare Altre opzioni > Opzioni per personalizzare il PDF.
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Per creare un file PDF solo da alcune pagine del documento, scegliere un'opzione in Intervallo pagine.
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Per includere le revisioni nel PDF, in Elementi da pubblicare selezionare Documento con commenti. In caso contrario, verificare che l'opzione Documento sia selezionata.
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Per creare un set di segnalibri nel file PDF, selezionare Crea segnalibri con. Quindi, scegliere Titoli o, se sono stati aggiunti segnalibri al documento, Word Segnalibri.
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Se si vogliono includere le proprietà del documento nel PDF, verificare che l'opzione Proprietà documento sia selezionata.
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Per semplificare la lettura del documento da parte del software di lettura dello schermo, selezionare Tag per la struttura del documento per l'accessibilità.
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Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A) Questa opzione consente di generare il documento PDF in versione PDF 1.7, uno standard di archiviazione. PDF/A assicura che il documento manterrà lo stesso aspetto quando viene aperto in un altro computer.
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Testo bitmap quando i tipi di carattere non possono essere incorporati Se i tipi di carattere non possono essere incorporati nel documento, vengono usate le immagini bitmap del testo in modo che il PDF risulti identico al documento originale. Se questa opzione non è selezionata e il file usa un tipo di carattere che non può essere incorporato, il lettore di PDF potrebbe sostituirlo con un altro tipo di carattere.
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Crittografare il documento con una password Per limitare l'accesso in modo che solo le persone munite di password possano aprire il PDF, selezionare questa opzione. Quando si seleziona OK, Word apre la casella Crittografa documento PDF, in cui è possibile digitare e immettere di nuovo una password.
Aprire e copiare il contenuto di un PDF con Word
È possibile copiare qualsiasi tipo di contenuto di un file PDF aprendolo in Word.
Passare a File > Apri e passare al file PDF. Word apre il contenuto del PDF in un nuovo file. Da qui è possibile copiare qualsiasi tipo di contenuto, tra cui immagini e diagrammi.
Per salvare il file in formato PDF in Office per Mac, seguire questi semplici passaggi:
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Selezionare File.
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Scegliere Salva con nome.
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Selezionare Formato file nella parte inferiore della finestra.
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Scegliere PDF nell'elenco dei formati di file disponibili.
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Assegna un nome al file, se non ne ha già uno, quindi seleziona Esporta.
: Quando si usa l'opzione Ottimale per la stampa, i collegamenti ipertestuali potrebbero non essere convertiti correttamente. Si tratta di un problema noto in Word per Mac.
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Quando si usa il Servizio online , è possibile usare solo i tipi di carattere per i quali Microsoft dispone dei diritti legali. Se la documentazione contiene tipi di carattere personalizzati, verranno sostituiti e potrebbero causare problemi. Per evitarlo, è possibile incorporare i tipi di carattere nel documento.
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Per altre informazioni sull'incorporamento dei tipi di carattere, vedere:
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Vantaggi dell'incorporamento di tipi di carattere personalizzati
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Alcuni tipi di carattere non possono essere salvati con la presentazione
È possibile usare Word, PowerPoint e OneNote per il Web per convertire il documento in un PDF.
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Selezionare File > Stampa > Stampa (in PowerPoint si seleziona uno dei tre formati disponibili).
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Nel menu a discesa in Stampante selezionare Salva come PDF e quindi Salva.
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Quindi, nel menu Esplora risorse che si apre è possibile assegnare un nome al PDF e scegliere dove salvarlo e quindi selezionare Salva.
Verrà generato un PDF di base che mantiene il layout e il formato del documento originale.
Se è necessario un maggiore controllo sulle opzioni per il file PDF, ad esempio l'aggiunta di segnalibri, usare l'app desktop per convertire il documento in un PDF. Selezionare Apri nell'app desktop sulla barra degli strumenti di PowerPoint e OneNote per iniziare a usare l'app desktop, quindi in Word selezionare prima l'elenco a discesa Modifica e quindi apri nell'app desktop .
Se non si dispone dell'app desktop, è possibile provare o acquistare Microsoft 365.
Per esportare il documento di Word o la cartella di lavoro di Excel in formato PDF in iOS, toccare il pulsante File in alto a sinistra, scegliere Esporta e quindi PDF.
Portable Document Format (PDF) consente di mantenere la formattazione del documento e supporta la condivisione di file. Quando il file in formato PDF viene visualizzato online o stampato, mantiene il formato desiderato. Il formato PDF è utile anche per i documenti che verranno riprodotti con i metodi di stampa commerciali. Il PDF è accettato come formato valido da molti organismi e organizzazioni e, inoltre, i visualizzatori sono disponibili su più piattaforme rispetto all’XPS.
XPS (XML Paper Specification) è un formato di file che mantiene la formattazione del documento e consente di condividere i file. Il formato XPS garantisce che quando il file viene visualizzato online o stampato, mantiene esattamente il formato previsto e i dati in esso contenuti non possono essere facilmente modificati.
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