Più messaggi di posta elettronica si inviano e si ricevono, maggiori sono le dimensioni della cassetta postale di Outlook. L'apertura e la ricerca di cassette postali di grandi dimensioni può richiedere più tempo e molti provider di posta elettronica, tra cui Microsoft 365, limitano le dimensioni massime della cassetta postale. Se si riceve un messaggio che indica che le dimensioni della cassetta postale superano il limite, l'eliminazione di messaggi e cartelle può risultare utile, ma se si archivia le informazioni in un file di dati di Outlook (pst) o in un file di dati di Outlook offline (ost), le dimensioni del file di dati potrebbero non ridursi automaticamente.
Nota: se si usa un account POP, tutte le informazioni dell'account di posta elettronica, incluse le cartelle, i messaggi di posta elettronica, i contatti, il calendario e le informazioni sulle attività, vengono archiviate in un file di dati di Outlook (pst). Se si usa un account Microsoft 365, Exchange, IMAP o Outlook.com, una copia della cassetta postale viene archiviata in un file di dati di Outlook offline (OST).
Per ridurre le dimensioni del file di dati di Outlook (pst) o del file di dati di Outlook offline (ost), è possibile compattare manualmente il file di dati. Selezionare la versione di Outlook di seguito per visualizzare le istruzioni su come ridurre le dimensioni di un file PST o OST.
Esistono diversi modi per ridurre le dimensioni della cassetta postale.
È possibile usare lo strumento Pulizia cassetta postale per visualizzare le dimensioni della cassetta postale e delle singole cartelle. Questo strumento consente anche di cercare messaggi meno recenti o di grandi dimensioni che è possibile eliminare o spostare in un file di dati di Outlook (pst).
Spesso la causa di una cassetta postale di grandi dimensioni è una cartella Posta eliminata di grandi dimensioni. Lo strumento fornisce un pulsante per visualizzare le dimensioni della cartella Posta eliminata e svuotare la cartella Posta eliminata.
In alcuni casi, Outlook archivia gli elementi in conflitto in una cartella denominata Conflitti. I conflitti si verificano quando una copia di un elemento archiviato nel server di posta elettronica non è sincronizzata con una copia di un elemento archiviato nel computer locale. Lo strumento Pulizia cassetta postale può eliminare automaticamente questi conflitti.
Eseguire lo strumento Pulizia cassetta postale
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Fare clic sulla scheda File.
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Fare clic su Strumenti > pulizia cassette postali.
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Selezionare Visualizza dimensioni cassetta postale, Trova elementi più vecchi di, Trova elementi più grandi di, Visualizza dimensioni posta eliminata, Svuota cartella Posta eliminata , Visualizza dimensioni conflitti o Conflitti vuoti per eseguire l'attività desiderata.
Usare Pulizia conversazioni per rimuovere i messaggi ridondanti
In un thread di posta elettronica lungo sono spesso presenti numerosi messaggi che contengono tutte le stesse informazioni dei messaggi precedenti. Pulizia conversazioni consente di rimuovere automaticamente i messaggi ridondanti. Per altre informazioni, vedere Usare Pulizia conversazioni per eliminare i messaggi ridondanti.
Cercare messaggi di grandi dimensioni
È possibile cercare tutti i messaggi di dimensioni superiori a una dimensione specifica dalla casella di ricerca di Outlook. Fare clic nella casella di ricerca e digitare: messagesize:>5 mb. Verranno trovati tutti i messaggi di dimensioni superiori a 5 MB. È possibile eliminare alcuni o tutti questi messaggi o spostarli in un altro file di dati di Outlook (pst). Per altre informazioni sullo spostamento di elementi, vedere Spostare o copiare un messaggio tra cartelle.
Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (pst) o da un file di dati di Outlook offline (ost), Outlook compatta automaticamente il file in background durante il periodo di inattività, quando non si usa il computer, ma Outlook è ancora in esecuzione.
Nota: Outlook compatta il file solo se è presente più del 20% di "spazio vuoto" (spazio inutilizzato) nel file.
È anche possibile usare la procedura seguente per avviare manualmente il processo di compattare immediatamente, che potrebbe richiedere alcuni minuti per il completamento.
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Eliminare gli elementi che non si desidera conservare e svuotare la cartella Posta eliminata .
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Fare clic su Impostazioni > file > impostazioni account.
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Nella scheda File di dati fare clic sul file di dati da compattare e quindi fare clic su Impostazioni.Nota: se si usa un account di posta elettronica di Exchange o Outlook.com, è anche necessario fare clic sulla scheda Avanzate > Impostazioni file di dati di Outlook.
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Nella finestra di dialogo File di dati di Outlook fare clic su Compatta ora e quindi su OK.
Nota: Non è necessario uscire da Outlook dopo aver compattato un file di dati di Outlook.
