Retrospettive in Microsoft Whiteboard

1. Teams è in grado di fornire un feedback sincero  

Una riunione retrospettiva invita tutti i membri del team a condividere le proprie idee al termine dell’attività cardine. Cosa è andato bene? Cosa non è andato così bene? Cosa possiamo migliorare? Le retrospettive offrono a tutti l'opportunità di usare la lavagna per condividere le proprie opinioni. Incoraggia il tuo team a essere più sincero e a porre domande per comprendere le cause di base.  

2. Discutere del bene, del male e del brutto 

Anche se è facile essere coinvolti nel lavoro e concentrarsi sul completamento delle attività, a volte ci si dimentica di affrontare il modo in cui il lavoro viene completato. C'è sempre qualcosa dietro le quinte che può causare la tensione delle persone e non tutti i processi possono funzionare nel modo più efficiente previsto. Quando questo tipo di feedback viene fornito nelle retrospettive di progetto, è il momento per il team di affrontare queste sfide e collaborare per trovare le soluzioni migliori.  

3. Migliora il processo di collaborazione  

Imposta una cadenza per condurre retrospettive regolari all'interno del team. Più il team valuta i processi e agisce sui miglioramenti che devono essere apportati, maggiore sarà l'output. Esistono molti metodi per eseguire una retrospettiva. I team vengono invitati a usare una varietà di metodi diversi per mantenere la collaborazione sempre attiva e produttiva.  

Prepara la lavagna in anticipo

1. Pianifica una riunione Microsoft Teams. 

2. Passa alla riunione Teams e seleziona Whiteboard nell'elenco nella parte superiore della riunione.  A questo scopo, è inoltre possibile creare una lavagna e condividere il collegamento nell'app di Windows Whiteboard o nel browser all'indirizzo whiteboard.office.com.

3. Nel riquadro Crea seleziona Modelli > Retrospettiva e quindi scegli un modello.

4. Aggiungi gli obiettivi per la sessione e quindi etichetta tutti gli altri elementi in modo appropriato.

5. Condividi un collegamento alla bacheca se altri utenti ti aiutano nella preparazione. 

Durante la sessione

1. Assicurati che tutti i partecipanti abbiano il collegamento alla riunione Teams.

2. Una volta avviata la riunione, condividi la lavagna dall’area di notifica Condividi o invia un collegamento alla lavagna dall'app Whiteboard o da whiteboard.office.com.

3. Presenta l'obiettivo della sessione e assicurati che tutti conoscano l'uso di Whiteboard.

4. Valuta come organizzare la sessione, ad esempio i colori dei memo dedicati per persone specifiche, le reazioni specifiche che rappresentano idee diverse e così via.

5. Durante la retrospettiva, incoraggia la partecipazione con memo e reazioni. 

6. Usare la funzione "Alza mano" in Teams per organizzare l'ordine in cui i partecipanti parleranno.

7. Tieni sotto controllo il tempo necessario per assicurarti che la sessione sia in linea con i tempi previsti.

Dopo la sessione

1. Invia un messaggio ai partecipanti con il collegamento alla lavagna in modo che tutti possano accedervi oppure ricorda loro che è possibile accedere alla propria selezione bacheca di Whiteboard.

2. Se desideri inviare uno snapshot di riepilogo della bacheca, è possibile esportare un'immagine PNG da condividere dal menu Impostazioni.

3. Esegui la migrazione del lavoro per i passaggi successivi nello strumento di rilevamento scelto per intervenire e misurare lo stato di avanzamento.

Troppo occupato per riunire tutti? Esegui la sessione in modo asincrono

1. Apri una nuova lavagna e seleziona il modello retrospettivo appropriato.

2. Scrivi istruzioni chiare sulla lavagna.

3. Se necessario, crea una legenda per definire il significato di determinati colori dei memo o reazioni sulla lavagna.

4. Condividi la lavagna con un collegamento tramite Microsoft Teams o posta elettronica e indica una data di scadenza per inviare commenti e suggerimenti.

5. Esporta un'immagine PNG della bacheca dal menu Impostazioni per condividere un riepilogo dei risultati con il team.

Procedure consigliate di retrospettiva 

1. Qualsiasi membro del team può facilitare una retrospettiva.

2. Pianifica la retrospettiva alla fine di ogni sprint o attività cardine. 

3. Le retrospettive dovrebbero essere un'opportunità per discutere apertamente delle realtà, senza paura del giudizio. 

4. L'obiettivo principale di una retrospettiva è uscire dalla riunione con esperimenti di miglioramento che verranno testati nello sprint o nell'attività cardine imminente. Di seguito sono riportati alcuni esempi:

• Test di nuovi strumenti di collaborazione per migliorare l'efficacia delle riunioni con i membri del team remoto. 

• Migliorare l'efficacia del perfezionamento del backlog del prodotto. 

• Modifica dei limiti di larghezza di banda del team per riflettere meglio la disponibilità dei membri del team durante lo sprint o l'attività cardine (ad esempio, se non è stato previsto un tempo sufficiente per risolvere i bug o i problemi in arrivo urgenti).