Procedure consigliate per le organizzazioni quando si usa il Calendario di Outlook

Utilizzo in uno scenario manager/delegato

Se l'organizzazione lo consente, configurare Outlook per la connessione alla cassetta postale di Exchange tramite la modalità cache. Questo assicura le migliori prestazioni.

Le versioni più recenti di Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook per iOS, Outlook per Android e Microsoft Outlook per Mac includono molti miglioramenti alla funzionalità di delega. Per ulteriori informazioni su queste versioni, vedere:

Caratteristica delegato di Outlook in versioni miste di Microsoft Outlook ed Entourage

Per i nuovi scenari di condivisione dei modelli (REST), è consigliabile usare i livelli di autorizzazione semplificati (modificabile, visualizzazione di titoli e posizioni e così via) invece di personalizzare le autorizzazioni per i delegati. I livelli di autorizzazione personalizzati non sono supportati nella condivisione di nuovi modelli e possono portare a risultati imprevisti.

Limitare il numero di delegati

Outlook non limita il numero di delegati che è possibile aggiungere. Tuttavia, è consigliabile concedere le autorizzazioni Editor solo a un (1) delegato. In questo modo è possibile tenere traccia di quando e come è stata elaborata una riunione. Considerato il fatto che un delegato può usare più dispositivi per accedere ai dati, avere molti delegati con autorizzazioni Editor rende molto difficile determinare il motivo per cui le riunioni mancano o non sono aggiornate.

Anche se si concedono autorizzazioni Editor a un solo delegato, evitare di aggiungere un numero elevato di delegati con autorizzazioni Revisore o Collaboratore. Il motivo è che l'aggiunta di un numero elevato di delegati può esaurire le altre risorse. Ad esempio, è possibile che venga raggiunto il limite di dimensioni per i dati delle regole. Quando si aggiunge un delegato, vengono apportate diverse modifiche:

Outlook applica le autorizzazioni alle cartelle appropriate.
L'attributo di Active Directory PublicDelegates viene aggiornato per l'aggiunta al delegato delle autorizzazioni "Invia per conto di".
Outlook aggiunge il delegato a una regola di inoltro nella cassetta postale del manager. Questa regola inoltre le convocazioni di riunione al delegato.
Outlook salva ulteriori informazioni sul delegato nella cassetta postale del manager.

Ognuna di queste aree di componenti può presentare diversi limiti. Il raggiungimento di questi limiti può influire sulle prestazioni e la stabilità.

Note:

Durante lo sviluppo e il testing del prodotto, Microsoft ha utilizzato un massimo di quattro (4) delegati. Per i delegati, inoltre, è stato utilizzato solo Outlook. I dispositivi non sono stati inclusi nel testing.
Se un delegato con autorizzazioni Editor deve essere sostituito temporaneamente o indefinitamente, modificare le autorizzazioni da Editor in Revisore o nessuna. Concedere quindi le autorizzazioni Editor al nuovo delegato.

Utilizzare riunioni ricorrenti

Impostare le date di fine e limitare il numero di ricorrenze

Outlook consente di pianificare facilmente una riunione ricorrente. Si consiglia sempre di impostare una data di fine e limitare la serie ricorrente a un numero specifico di occorrenze. È molto probabile che le riunioni ricorrenti dovranno essere modificate in un secondo momento. Ad esempio, potrà essere necessario aggiungere o rimuovere i partecipanti oppure cambiare il luogo o l'ora della riunione a causa di giorni di ferie o circostanze impreviste. Outlook salva ognuna di queste modifiche univoche come un'eccezione relativa alla riunione. Le riunioni con un numero di eccezioni molto elevato rendono complessa la gestione della serie di riunioni. Possono anche introdurre comportamenti imprevisti. È sempre possibile creare una nuova serie di riunioni al termine di quella corrente. Per determinare il numero di occorrenze, considerare la frequenza. Nel corso di un anno, una riunione che si tiene due volte alla settimana avrà circa 90 occorrenze in più rispetto a una riunione mensile.

Terminare una riunione ricorrente prima della data di fine originale

Benché sia possibile annullare una riunione ricorrente, è preferibile modificare la data di fine per la serie. Questo consente sia all'organizzatore che ai partecipanti di tenere traccia delle riunioni che hanno avuto luogo in passato. Se si annulla anche la riunione ricorrente, tale cronologia va perduta. L'opzione migliore è impostare una nuova data di fine e quindi inviare l'aggiornamento a tutti i partecipanti. Questo consente di terminare prima la serie di riunioni, mantenendo al tempo stesso una registrazione delle riunioni precedenti.

Note:

Se si termina la serie di riunioni in anticipo, le eccezioni associate alla riunione ricorrente andranno perdute. Per altre informazioni sulle eccezioni, vedere la sezione "Impostare le date di fine e limitare il numero di ricorrenze".
Questa procedura consigliata si applica anche quando è necessario modificare l'oggetto di una serie di riunioni esistente. Terminare la serie di riunioni in anticipo e creare una nuova riunione ricorrente usando un oggetto diverso.

Per altre informazioni sull'annullamento di tutte le riunioni future di una serie, vedere Annullare tutte le riunioni future di una serie

Cambiare l'organizzatore

Outlook non offre un sistema per modificare l'organizzatore di una riunione. Per modificare l'organizzatore di una riunione ricorrente, terminare la riunione ricorrente. A tale scopo, impostare una data di fine precedente e inviare l'aggiornamento a tutti i partecipanti. Dopo avere eseguito questo passaggio, il nuovo organizzatore deve creare una nuova riunione ricorrente.

Per altre informazioni sull'impostazione di una data di fine precedente, vedere Annullare una riunione.

Evitare di usare una riunione ricorrente per condividere allegati

Gli allegati aumentano la complessità delle eccezioni relative alle riunioni ricorrenti. Ogni eccezione contiene una propria copia degli allegati. Poiché le eccezioni sono aggiunte alle riunioni ricorrenti, vengono create nuove copie degli allegati. Se si apportano modifiche a un solo set di allegati, queste modifiche non vengono propagate alle altre eccezioni. Se è necessario che tutti i partecipanti abbiano la copia più recente delle modifiche per una determinata riunione, è consigliabile, se possibile, salvare gli allegati in SharePoint o in OneDrive e condividerli con un collegamento.

Nota: Le azioni di aggiunta e rimozione di allegati a riunioni autonome non ricorrenti sono completamente supportate.

Elaborare tutte le convocazioni e gli annullamenti di riunione

Anche se è possibile eliminare una convocazione riunione direttamente dalla Posta in arrivo, è necessario elaborarla correttamente accettandola o rifiutandola. Usare sempre il comando Rimuovi dal calendario per elaborare gli annullamenti della riunione dalla Posta in arrivo. Evitare l'elaborazione delle riunioni direttamente dal modulo Calendario.

Evitare di copiare le riunioni

Per impostazione grafica, Outlook rimuove tutti i collegamenti tra una riunione copiata e la riunione originale. In questo modo si evitano incoerenze. Nelle versioni più recenti di Outlook aggiungere la stringa di testo "Copia:" all'oggetto. In questo modo è facile identificare le copie della riunione.

A partire da Outlook versione 2311 la copia delle riunioni non è più supportata. Si tratta di una modifica intenzionale per impedire la copia delle riunioni. Le azioni correlate alle riunioni copiate producono risultati imprevisti, quindi si consiglia di evitare di copiare le riunioni. Questa è stata una pratica migliore documentata da molto tempo. Per limitare i risultati imprevisti, il team di Outlook ha implementato il blocco della copia delle riunioni.

Per altre informazioni sull'aggiornamento recente per bloccare la copia delle riunioni, vedere:

Outlook blocca la copia delle riunioni con "La copia delle riunioni non è supportata".

Inoltro di convocazioni di riunione

Quando si usa Outlook per inoltrare una riunione a una persona che non è stata originariamente invitata alla riunione, Outlook invia una notifica di inoltro riunione all'organizzatore della riunione. Quando l'organizzatore riceve la notifica, il nuovo partecipante viene aggiunto alla riunione. Se è necessario che i partecipanti esistenti sappiano che è stato aggiunto un altro partecipante alla riunione, l'organizzatore deve aprire la riunione e inviare un aggiornamento della riunione a tutti i partecipanti.

Nota: Se si vuole comunicare una riunione a qualcuno, ma non invitarla, è sufficiente trascinare la convocazione riunione dal calendario all'icona Posta nella parte inferiore sinistra di Outlook. Viene aperto un messaggio di posta elettronica con informazioni sulla riunione che è possibile inviare. Si noti che questo messaggio di posta elettronica non aggiunge i destinatari alla riunione e contiene solo informazioni sulla riunione, ad esempio data, ora, oggetto e agenda.

Per gli utenti di Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 ha anche introdotto le notifiche di inoltro riunione nell'ambito della caratteristica Operatore Calendario. Se si usa Outlook per connettersi a una cassetta postale in un'organizzazione di Exchange Server, il comportamento delle notifiche di inoltro riunione potrebbe essere soggetto alle impostazioni di Exchange, se configurate dall'amministratore di Exchange. Ad esempio, l'amministratore di Exchange può impedire l'invio di una notifica di inoltro riunione ai domini remoti.

In generale, per un partecipante è consigliabile inoltrare una riunione solo se appartiene alla stessa organizzazione di Exchange dell'organizzatore, a meno che non siano valide tutte le condizioni seguenti:

Il partecipante utilizza Microsoft Outlook 2010 versione successiva.
L'amministratore di Exchange consente l'invio di notifiche di inoltro riunione da domini remoti.
L'organizzatore usa un client Microsoft Outlook.

Se un partecipante usa un sistema di posta diverso da Exchange, in generale è consigliabile evitare di inoltrare una riunione, a meno che non siano valide tutte le condizioni seguenti:

Il partecipante utilizza Microsoft Outlook 2010 versione successiva.
L'organizzatore usa un client Microsoft Outlook.

Se per qualsiasi motivo l'organizzatore non riceve la notifica di inoltro riunione, i partecipanti non vengono aggiunti alla riunione dell'organizzatore. Se l'organizzatore modifica successivamente la riunione e invia un aggiornamento, l'aggiornamento viene inviato solo agli invitati originali. I partecipanti che hanno ricevuto in precedenza la copia inoltrata della riunione non riceveranno l'aggiornamento.

Se le limitazioni descritte sopra impediscono l'inoltro corretto e uniforme degli inviti alla riunione, è consigliabile chiedere semplicemente all'organizzatore della riunione di aggiungere i partecipanti. È importante chiedere all'organizzatore della riunione di aggiungere i partecipanti desiderati se non si è certi che il proprio ambiente e quello dei partecipanti soddisfino le condizioni descritte.

Nota: I delegati di Outlook non ricevono le notifiche di inoltro riunione.

Ulteriori raccomandazioni per gli utenti di Microsoft Exchange

Eseguire la manutenzione dei dispositivi che eseguono la connessione al calendario

Verificare che in qualsiasi dispositivo che si connette al calendario siano installati tutti gli aggiornamenti più recenti. Alcuni dispositivi utilizzano Exchange ActiveSync per sincronizzare il calendario e altre cartelle. Questi dispositivi includono Outlook per iOS, Outlook per Android, Apple iOS e dispositivi Android. Anche i dispositivi BlackBerry di RIM (Research In Motion) possono eseguire la sincronizzazione con il calendario.

Per altre informazioni su alcuni dei problemi noti, vedere: Problemi correnti con Microsoft Exchange ActiveSync e dispositivi di terze parti.

Nota: In alcuni casi, gli elementi possono essere modificati contemporaneamente da più client e dispositivi di Outlook, causando conflitti. Per ridurre al minimo la probabilità di conflitti, non elaborare lo stesso elemento in due o più client o dispositivi in un periodo di tempo relativamente breve.

Gestire componenti aggiuntivi che si integrano con Outlook

La maggior parte, se non tutti, Outlook i componenti aggiuntivi accedono Outlook dati. Un componente aggiuntivo può modificare un elemento Outlook che si sta modificando contemporaneamente, sia in Outlook che in un altro dispositivo. Questo può determinare conflitti. Per ridurre al minimo la probabilità che si presentino, assicurarsi di installare gli aggiornamenti più recenti per tutti i componenti aggiuntivi o i programmi che si integrano con Outlook. Disinstallare o disabilitare uno di questi programmi e componenti aggiuntivi che non vengono utilizzati o che non è necessario integrare con Outlook.