Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

• Quando si aggiunge per la prima volta un flusso di lavoro Raccolta firme all'elenco, alla raccolta o alla raccolta siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le attività vengono assegnate una dopo l'altra (in serie) o tutte contemporaneamente (in parallelo). È anche possibile decidere se dividere le attività dei partecipanti in due o più fasi distinte. Ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente in un documento, è possibile modificare una di queste impostazioni.

• Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra diverse risposte possibili: firmare (o non firmare) il documento, riassegnare l'attività della firma o eliminare l'attività.

• Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche (se necessario) da un'unica pagina centrale dello stato del flusso di lavoro.

• Per 60 giorni dopo il completamento del flusso di lavoro, l'elenco di tutti gli eventi del flusso di lavoro che si sono verificati nel corso di questa esecuzione (o istanza)del flusso di lavoro è ancora disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, per riferimento informale.

Il flusso di lavoro Raccolta firme non è progettato per raccogliere approvazioni e rifiuti per un documento o per controllare la pubblicazione di pagine Web per un sito Web. Se si vuole aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti approvano o rifiutano il documento che rivede, vedere l'articolo Tutte le informazioni sui flussi di lavoro approvazione.

Inoltre, i flussi di lavoro Raccolta firme non sono progettati per raccogliere commenti e suggerimenti. Se si vuole usare un flusso di lavoro per raccogliere commenti e suggerimenti su un documento, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

È anche possibile usare Microsoft SharePoint Designer 2013 per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

Per aggiungere un flusso di lavoro   Per impostazione predefinita, è necessario avere l'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. Il gruppo Proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, ma non il gruppo Membri e il gruppo Visitatori.

Per avviare un flusso di lavoro   Anche per impostazione predefinita, è necessario avere l'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. Il gruppo Membri e il gruppo Proprietari hanno entrambe l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, ma non il gruppo Visitatori.

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. A questo scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni gestione elenchi per avviare il flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

Sempre più transazioni commerciali vengono eseguite elettronicamente. Di conseguenza, le firme digitali vengono usate sempre più spesso per associare legalmente le relying party alle loro transazioni. Una firma digitale viene usata per verificare l'identità della persona che ha firmato il documento e conferma che il contenuto non è stato modificato dopo l'applicazione della firma digitale al documento. Le firme digitali forniscono sicurezza basata sulle tecnologie di crittografia e consentono di ridurre i rischi associati alle transazioni aziendali elettroniche. Con i miglioramenti apportati alla firma digitale, Office mira a soddisfare le esigenze di sicurezza delle informazioni delle aziende e delle entità del settore pubblico in tutto il mondo.

Per creare una firma digitale, è necessario disporre di un certificato digitale, che dimostri la propria identità alle relying party e che deve essere ottenuto da un'autorità di certificazione (CA) affidabile. Se non si dispone di un certificato digitale, Microsoft ha anche partner che forniscono certificati digitali e altre firme avanzate.

Ecco le fasi di base:

• PRIMA dell'esecuzione del flusso di lavoro (pianificare, aggiungere, avviare)   
  Prima di aggiungere un flusso di lavoro, è necessario pianificare la posizione in cui aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli sul suo funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque abbia le autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro in un documento specifico. Il flusso di lavoro può anche essere configurato per l'esecuzione automatica. L'esecuzione automatica può essere attivata in base a uno o a entrambi gli eventi di attivazione: quando un documento viene aggiunto o creato in un elenco o una raccolta oppure quando viene modificato un documento in un elenco o una raccolta.

• WHILE the workflow runs (complete, monitor, adjust)   
  Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. Nel frattempo, lo stato del flusso di lavoro può essere monitorato da una pagina centrale dello stato del flusso di lavoro per quella particolare istanza del flusso di lavoro. Le modifiche al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere apportate dalla stessa pagina. e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì.

• DOPO l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, report, modifica)   
  Al termine del flusso di lavoro, l'intera cronologia dell'esecuzione (o istanza )può essere rivista per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Se si vuole modificare il modo in cui funziona il flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato al momento dell'aggiunta del flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra queste fasi dal punto di vista della persona che aggiunge un nuovo flusso di lavoro.

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint funzionano come modelli master su cui si basano i singoli flussi di lavoro specifici aggiunti a elenchi, raccolte e raccolte siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro Raccolta firme, ad esempio, si aggiunge una versione del modello di flusso di lavoro Generale Raccolta firme. A ogni versione è possibile assegnare il proprio nome e le proprie impostazioni, specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge quella specifica versione. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, ognuno con una versione basata sul modello master del flusso di lavoro Raccolta firme, ma ogni versione denominata e personalizzata per il modo specifico in cui verrà utilizzata.

In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto in una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in una singola raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un'intera raccolta siti.

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro in base a uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, si compila un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova versione funzioni.

Nella sezione seguente è presente un elenco di domande che preparano il completamento del modulo di associazione. Prima di tutto, però, è necessario esaminare la maschera e i relativi campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione

I campi in questa seconda pagina vengono visualizzati anche nel modulo di avvio ,che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e può essere modificato in quel momento solo per la singola esecuzione.

Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come Raccolta firme - SharePoint 2010. Se non si è certi che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore, fare riferimento al segmento INFORMAZIONI di questo articolo. Per altre informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

È importante sapere che le righe della firma del tipo di cui stiamo discutendo possono essere inserite solo nei documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

Che cos'è un tipo di contenuto?

Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o in una raccolta di SharePoint appartiene a uno o a un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere di base e generico come Documento o Foglio di calcolo di Excelo altamente specializzato come Contratto legale o Specifica di progettazione del prodotto. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili nei prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarlo e aggiungerne altri creati manualmente.

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro Raccolta firme solo in un singolo elenco o raccolta oppure nell'intera raccolta siti.

• Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo per l'esecuzione in tutti i tipi di contenuto o solo in un singolo tipo di contenuto.

• Se tuttavia si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, è necessario configurarlo per l'esecuzione solo in un singolo tipo di contenuto del sito.

• In tutti i casi, ogni documento in cui viene eseguito un flusso di lavoro Raccolta firme deve essere un file creato in Word, Excel o InfoPath.

Assegnare alla versione del flusso di lavoro un nome che:

• Indica chiaramente per cosa viene usato.

• Lo distingue chiaramente dagli altri flussi di lavoro.

Esempio

Si supponga di essere membri di un gruppo di editor. Il gruppo vuole usare due diversi flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti:

• Il primo flusso di lavoro verrà eseguito in ogni documento inviato da un membro del proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie feedback solo dal responsabile del gruppo.

• Il secondo flusso di lavoro verrà eseguito in ogni documento inviato da persone esterne al proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie il feedback di ogni membro del gruppo.

È possibile assegnare al primo flusso di lavoro il nome Inside Submission Feedback e il secondo Al di fuori del feedback per l'invio.

È possibile fare in modo che il flusso di lavoro usi l'elenco attività e l'elenco cronologia predefiniti del sito, usi altri elenchi esistenti o richiedi nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.

• Se il sito prevede numerosi flussi di lavoro o se alcuni flussi di lavoro implicano numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione di elenchi lunghi è uno degli elementi che possono rallentare le prestazioni. Per il sistema è più facile e veloce mantenere diversi elenchi più brevi rispetto a uno molto lungo.

• Se le attività e la cronologia di questo flusso di lavoro conterranno dati riservati o riservati che si desidera mantenere separati dagli elenchi generali, è consigliabile indicare che si vogliono creare nuovi elenchi separati per il flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, assicurarsi che siano impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

Le righe della firma possono essere inserite nel documento in uno dei due casi seguenti:

• Prima dell'avvio del flusso di lavoro nel documento.

• Dopo l'avvio del flusso di lavoro, ma prima che il primo partecipante ase aggiunge la propria firma a una riga della firma.

L'aggiunta di una firma digitale a un documento è un processo in due passaggi:

1. Prima di tutto, qualcuno inserisce unalineadi segnonel corpo del documento.
   

2. Quindi qualcuno aggiunge la propria firma alla riga inserita.
   

Tenere presente questo    Dal momento in cui il primo partecipante aggiunge la propria firma al documento, il documento non viene modificato. Unanuova modifica apportata al documento dopo tale punto, ad eccezione di altri firmatari che aggiungono le firme, invalida o elimina tutte le firme aggiunte. Inoltre, poiché l'inserimento di una riga della firma viene conteggiato come modifica nel documento, tutte le righe della firma devono essere già presenti nel documento prima che il primo partecipante asezioni la propria firma effettiva a una di queste righe.

Quindi, ci sono tre semplici modi per rispondere a questa domanda:

• Per entrambi i tipi di avvio    Il documento è basato su un modello o un modulo che contiene già righe della firma, in modo che nessuno deve aggiungerle per ogni singola esecuzione del flusso di lavoro.

• Per un avvio manuale    La persona che avvia il flusso di lavoro inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di avviare il flusso di lavoro.

• Per un avvio automatico    Il primo partecipante che apre il documento inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di aggiungere la propria firma.

Ecco un rapido riepilogo grafico del punto principale.

Un flusso di lavoro può essere configurato per essere avviato solo manualmente, solo automaticamente o in entrambi i modi:

• Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro Raccolta firme in un documento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene le impostazioni della seconda pagina solo del modulo di associazione. In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare una di queste impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia.

• Con l'avvio automatico, naturalmente, non è possibile presentare un modulo di avvio, quindi le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione vengono usate senza modifiche.

La figura seguente mostra la differenza tra l'avvio manuale e l'avvio automatico.

Le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni predefinitepermanenti del flusso di lavoro, modificare il modulo di associazione originale, come spiegato nel segmento CHANGE di questo articolo.

Avvio manuale

Se si consente l'avvio manuale, chiunque abbia le autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi documento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che l'utente e i colleghi possono eseguire il flusso di lavoro solo quando e se si sceglie di farlo e che ogni volta che lo si esegue si ha la possibilità di modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Naturalmente, con un avvio manuale qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvio automatico

È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che sia avviato automaticamente da uno o da ognuno degli eventi seguenti:

• Viene creato o caricato un nuovo documento nell'elenco o nella raccolta.

• Viene modificato un documento già archiviato nell'elenco o nella raccolta.

Il vantaggio di un avvio automatico è che nessuno deve ricordare di avviare il flusso di lavoro. Viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Considerazioni speciali per l'avvio automatico con i flussi di lavoro Raccolta firme

A differenza di altri flussi di lavoro inclusi, non è possibile aggiungere altre attività dopo l'avvio di un flusso di lavoro Raccolta firme. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, assegna solo le attività di firma già specificate nelle impostazioni predefinite. Ognuna di queste attività può essere riassegnata durante l'esecuzione del flusso di lavoro, ma non è possibile creare e assegnare altre attività. In altre parole, un flusso di lavoro Raccolta firme deve essere eseguito automaticamente solo quando l'identità, o almeno il numero di partecipanti, è nota in anticipo.

Dopo un avvio automatico è possibile eliminare o annullare le attività già assegnate, ma tenere presente che l'annullamento di un'attività non rimuove la riga della firma associata dal documento.

Di seguito sono riportati tre scenari in cui viene usato un avvio automatico. Si noti che in ogni scenario:

• Il flusso di lavoro viene eseguito in una raccolta in cui gli utenti caricano documenti che devono essere firmati.

• Il set di persone a cui sono state assegnate attività di firma è stabile nel tempo e non deve essere rivisto o modificato ogni volta che viene avviato il flusso di lavoro.

Naturalmente, in ognuno di questi scenari, se l'elemento caricato è un documento o un modulo che contiene già le righe della firma appropriate, non è necessario che i partecipanti al flusso di lavoro inserino righe della firma durante l'esecuzione del flusso di lavoro.

Scenario 1: Singola attività, single signer

Le nuove richieste di rimborso devono essere firmate da Anna, quindi Anna crea una raccolta denominata Nuove richieste di spesa. Chiunque nell'organizzazione può creare o caricare una richiesta.

Anna crea un flusso di lavoro e gli assegna lo stesso nome: Nuove richieste di rimborso spese. Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento, assegnando una sola attività di firma, naturalmente ad Anna.

Scenario 2: Più attività, più firmatari

Questa volta, i contratti devono essere firmati da Anna e Sean e Frank, da tutti e tre.

Sean crea una raccolta denominata Contratti per le firme. Crea un flusso di lavoro Raccolta firme denominato Firme (annaANDseanANDfrank). Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente in ogni nuovo documento, assegnando un'attività firma a ognuna delle tre persone.

Il primo firmatario ad aprire il documento inserisce le righe della firma per tutti e tre i firmatari prima di aggiungere la propria firma.

Scenario 3: Più attività, Single Signer

In questa versione, i contratti devono essere firmati da Anna oSean o Frank, solo da uno dei tre.

Sean crea una raccolta denominata Contratti per la firma e un flusso di lavoro denominato Firma (annaORseanORfrank). Crea anche una lista di distribuzione o un gruppo di distribuzione, denominato anche annaORseanORfrank,che include tutti e tre.

Anche in questo caso il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente in ogni nuovo documento della raccolta, ma questa volta assegna una sola attività di firma al gruppo annaORseanORfrank.

Questo tipo di attività è detta attività di gruppo e funziona in questo modo: il flusso di lavoro invia una notifica di attività tramite posta elettronica a ogni membro del gruppo, ma crea una sola attività, che ogni singolo membro del gruppo può richiedere e completare per conto dell'intero gruppo.

Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento COMPLETA di questo articolo.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti, è possibile aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto della raccolta siti che ereditano dal tipo di contenuto a cui si sta aggiungendo il flusso di lavoro. Se si aggiunge un flusso di lavoro solo per un singolo elenco o raccolta, questa opzione non verrà visualizzata.

È necessario specificare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona a cui verrà assegnata un'attività di firma.

Raggruppare attività o singoli utenti?    Se si assegna un'attività a un gruppo o a una lista di distribuzione, verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento COMPLETA di questo articolo.

Una o più fasi?   È possibile scegliere di avere una sola fase di attività di firma o di avere più fasi. Se si hanno più fasi, le fasi verranno eseguite una dopo l'altra.

Revisioni parallele o revisioni seriali?   Per i partecipanti in qualsiasi fase, è possibile scegliere di assegnare tutte le attività di firma contemporaneamente (in parallelo) o di assegnare le attività una dopo l'altra (in serie) nell'ordine indicato. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, uno dei firmatari è il vero decisore del documento e non ha senso che nessuno degli altri firmatari completi le attività di firma se il decisore decide di non firmare.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni dei vantaggi di più fasi e assegnazioni di attività seriali:This simple scenario illustrates a few of the advantages of both multiple stages and serial task assignments:

Immagina che Frank sta aggiungendo un nuovo flusso di lavoro Raccolta firme per una raccolta contratti. Poiché Frank è il vero decisore, vuole essere il primo a firmare ogni contratto. Se decide di non firmare, né Anna né Sean riceveranno un'attività firma. Frank può configurarlo in due modi:

• Usando una revisione seriale   Frank configura un'unica fase seriale in cui è il primo partecipante e Anna e Sean sono la seconda e la terza.
  Ecco come Frank configura la sua revisione seriale a fasi singole.
  

• Usando due fasi   Se Frank vuole che ad Anna e Sean siano assegnate le proprie attività contemporaneamente, in modo che Sean non sia necessario attendere che Anna avea la firma prima di poter aggiungere la propria firma, può configurare due fasi nel flusso di lavoro. La prima fase include solo la propria attività di firma, la seconda è una fase parallela che contiene le attività di Anna e Sean. Se la prima fase non è completata, la seconda fase non viene avviata.
  Ecco come Frank configura la revisione parallela in due fasi.
  

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni. In entrambe le versioni, se Frank non completa l'attività di firma, le attività non vengono mai assegnate ad Anna o Sean.

Nel campo CC, nella seconda pagina del modulo di associazione, è possibile immettere nomi o indirizzi per chiunque debba ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

• L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro a tale persona.

• Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

• Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Prima di aggiungere un flusso di lavoro, è necessario che siano in ordine due aspetti:

Posta elettronica    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito di SharePoint. Se non si è certi che questa operazione sia già stata eseguita, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite dei prodotti SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo Proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, ma non il gruppo Membri e il gruppo Visitatori. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento INFORMAZIONI di questo articolo.

Effettuare questi passaggi:

1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro.

2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

   Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendario.

3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro specificare un singolo tipo di contenuto in cui eseguire il flusso di lavoro o Tutti (per tutti i tipi di contenuto) e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

   Nota: I flussi di lavoro Raccolta firme possono essere eseguiti solo nei documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      Le istruzioni seguono l'illustrazione.

	Tipo di contenuto Mantenere la selezione predefinita come Tuttioppure selezionare un tipo di contenuto specifico.
	Flusso di lavoro Selezionare il modello Raccolta firme - SharePoint 2010. Nota: Se il modello Raccolta firme - SharePoint 2010 non viene visualizzato nell'elenco, contattare l'amministratore di SharePoint per sapere se è attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si hanno autorizzazioni per la raccolta siti, vedere Abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.
	Name Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti di questo elenco o raccolta. Per suggerimenti sulla denominazione del flusso di lavoro, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Elenco attività Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su Attività (nuovo) per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per cui si crea un nuovo elenco attività invece di sceglierne uno esistente, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Elenco cronologia Selezionare un elenco della cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente o fare clic su Nuovo elenco cronologia per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per cui si crea un nuovo elenco della cronologia ,invece di sceglierne uno esistente, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Opzioni di avvio Specificare la modalità o la modalità di avvio del flusso di lavoro. Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PIANO di questo articolo.

1. Quando tutte le impostazioni in questo modulo sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
   Le istruzioni seguono l'illustrazione.

   I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni disponibili in questa seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo da poter apportare modifiche a tali opzioni solo per tale istanza.

	Assegna a Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui si vuole assegnare le attività dal flusso di lavoro. Se alle attività verrà assegnata una alla volta (in serie)    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vogliono assegnare le attività. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione    Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica dell'attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento COMPLETA di questo articolo.
	Ordine Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in serie) o tutte contemporaneamente (in parallelo). Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere un nuovo passaggio Aggiungere le fasi desiderate oltre la prima appena configurata. Per eliminare un intero passaggio, fare clic nel campo Assegna a per tale fase e quindi premere CTRL+CANC. Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di chiunque debba ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina. L'immissione di un nome qui noncomportal'assegnazionedi un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

1. Dopo aver creato tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

I prodotti SharePoint creano la nuova versione del flusso di lavoro.

Quali sono le prossime novità?

Se si è pronti per avviare e testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento START di questo articolo.

Le istruzioni per l'inserimento di righe della firma in un documento sono disponibili nel segmento INSERISCI di questo articolo.

Prima di aggiungere un flusso di lavoro, è necessario che siano in ordine due aspetti:

Posta elettronica   Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito. Se non si è certi che questa operazione sia già stata eseguita, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite dei prodotti SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo Proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, ma non il gruppo Membri e il gruppo Visitatori. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento INFORMAZIONI di questo articolo.

Effettuare questi passaggi:

1. Passare alla home page della raccoltasiti, non alla home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta.

2. Fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

   In SharePoint in Microsoft 365 fare clic su Impostazioni e quindi su Contenuto del sito. In Contenuto del sito fare clic su Impostazioni sito.

3. Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte progettazione Web,fare clic su Tipi di contenuto del sito.
   

4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui si vuole aggiungere un flusso di lavoro.

   Nota: I flussi di lavoro Raccolta firme possono essere eseguiti solo nei documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni,fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      

   2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro.
      

   3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      Le istruzioni seguono l'illustrazione.

	Flusso di lavoro Selezionare il modello Raccolta firme - SharePoint 2010. Nota: Se il modello Raccolta firme - SharePoint 2010 non viene visualizzato nell'elenco, contattare l'amministratore di SharePoint per sapere se è attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si hanno autorizzazioni per la raccolta siti, vedere Abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.
	Name Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti di questa raccolta siti. Per suggerimenti sulla denominazione del flusso di lavoro, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Elenco attività Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su Attività (nuovo) per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per cui si crea un nuovo elenco attività invece di sceglierne uno esistente, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Elenco cronologia Selezionare un elenco della cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente o fare clic su Nuovo elenco cronologia per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per cui si crea un nuovo elenco della cronologia ,invece di sceglierne uno esistente, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Opzioni di avvio Specificare la modalità o la modalità di avvio del flusso di lavoro. Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PIANO di questo articolo.
	Aggiornare i tipi di contenuto di elenchi e siti? Specificare se il flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto di siti ed elenchi che ereditano da questo tipo di contenuto. Il completamento dell'operazione che consente di completare tutte le operazioni aggiuntive può richiedere molto tempo. Se l'ereditarietà è stata interrotta per i siti o i siti secondari in cui si vuole che il flusso di lavoro venga aggiunto all'ereditarietà dei tipi di contenuto, assicurarsi di essere membri del gruppo Proprietari in ognuno di questi siti o siti secondari prima di eseguire questa operazione.

1. Quando tutte le impostazioni in questa pagina sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
   Le istruzioni seguono l'illustrazione.

   I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni di questa seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo da poter apportare modifiche a queste opzioni solo per quella singola istanza.

	Assegna a Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui si vuole assegnare le attività dal flusso di lavoro. Se alle attività verrà assegnata una alla volta (in serie)    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vogliono assegnare le attività. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione    Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica dell'attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento COMPLETA di questo articolo.
	Ordine Specificare se le attività in questa fase devono essere assegnate una alla volta (in serie) o tutte contemporaneamente (in parallelo). Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere un nuovo passaggio Aggiungere le fasi desiderate oltre la prima appena configurata. Per eliminare un intero passaggio, fare clic nel campo Assegna a per tale fase e quindi premere CTRL+CANC. Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di chiunque debba ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina. L'immissione di un nome qui noncomportal'assegnazionedi un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

1. Dopo aver creato tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

I prodotti SharePoint creano la nuova versione del flusso di lavoro.

Quali sono le prossime novità?

Se si è pronti per avviare e testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento START di questo articolo.

Le istruzioni per l'inserimento di righe della firma in un documento sono disponibili nel segmento INSERISCI di questo articolo.

Per inserire una riga della firma in Word o Excel:

1. Nel documento o nel foglio di lavoro fare clic per individuare il cursore nel punto in cui si vuole inserire una riga della firma.

2. Nel gruppo Testo della scheda Inserisci fare clic su Riga della firma.

3. Nella finestra di dialogo Impostazione firma completare uno, tutti o nessuno di questi quattro campi:

   • Firmatario suggerito   
     Nome completo del firmatario.
     (Visualizzato nella firma completata).

   • Titolo del firmatario suggerito   
     (Visualizzato nella firma completata).

   • Indirizzo di posta elettronica del    firmatario suggerito
     (Non visualizzato nella firma completata).

   • Istruzioni per il firmatario   
     Tutte le informazioni utili o necessarie per il firmatario.
     (Non visualizzato nella firma completata).
     

4. Sempre nella stessa finestra di dialogo, selezionare o deselezionare le caselle di controllo seguenti:

   • Consentire al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma   
     Consentire al firmatario di digitare lo scopo della firma.
     I tipi di firmatario non verranno visualizzati nella firma completata.

   • Mostra la data del segno nella riga della firma   
     Data in cui viene aggiunta la firma.
     (Visualizzato nella firma completata).

5. Fare clic su OK.

Ripetere la stessa procedura per aggiungere altre righe della firma.

Per eliminare una riga della firma in Word o Excel:

1. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla.

2. Premere CANC.

Per inserire una riga della firma in InfoPath:

1. Nel modulo fare clic per individuare il cursore nel punto in cui si vuole inserire una riga della firma.

2. Nel gruppo Controlli della scheda Home della barra multifunzione fare clic su Riga della firma.

3. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e scegliere Proprietà riga firma dal menu di scelta rapida.

4. Nella scheda Generale della finestra di dialogo Proprietà riga firma completare uno, tutti o nessuno dei quattro campi seguenti:

   • Messaggio che i firmatari visualizzano prima della firma   
     Tutte le informazioni utili o necessarie per il firmatario.
     (Non visualizzato nella firma completata).

   • Nome firmatario   
     (Visualizzato nella firma completata).

   • Titolo firmatario   
     (Visualizzato nella firma completata).

   • Indirizzo di posta elettronica del firmatario   
     (Non visualizzato nella firma completata).
     

5. Apportare le modifiche desiderate nella scheda Dimensioni e nella scheda Avanzate.

6. Fare clic su OK.

Per eliminare una riga della firma in InfoPath:

• Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere CANC.

Quali sono le prossime novità?

Se si è pronti per testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento START di questo articolo.

Se si sta completando un'attività del flusso di lavoro, passare (o tornare) al segmento COMPLETE di questo articolo.

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione, il flusso di lavoro viene eseguito nel documento che lo ha attivato.

All'avvio, il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatare. Nel frattempo, invia anche notifiche di inizio (distinte dalle notifiche delle attività) alla persona che ha aggiunto il flusso di lavoro in origine e a chiunque sia elencato nel campo CC della seconda pagina del modulo di associazione.

Se le righe della firma necessarie non sono già presenti nel documento prima dell'avvio del flusso di lavoro da parte dell'azione di attivazione, devono essere inserite prima che la prima firma venga aggiunta al documento.

Nota sulle autorizzazioni    In genere, è necessario avere l'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il gruppo Membri e il gruppo Proprietari hanno entrambe questa autorizzazione, ma non il gruppo Visitatori. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, in base al flusso di lavoro, di richiedere l'autorizzazione Gestione elenchi per gli utenti che avviano il flusso di lavoro. Scegliendo questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che solo loro e altri proprietari possono avviare un determinato flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento Informazioni di questo articolo.

Due posizioni da cui iniziare

È possibile avviare manualmente un flusso di lavoro da due posizioni:

• Dall'elenco o dalla raccolta in cui è archiviato il documento.

• Dall'interno del documentostesso, aperto nel Microsoft Office in cui è stato creato. Si noti che deve essere il programma completo, installato e non una versione dell'applicazione Web.

Le due sezioni rimanenti di questo segmento forniscono istruzioni per entrambi i metodi.

1. Aggiungere tutte le righe della firma necessarie al documento oppure disporre con i partecipanti al flusso di lavoro per assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che un partecipante asezioni la propria firma a una delle righe.

2. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato il documento in cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

3. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionare l'elemento e quindi, nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File della barra multifunzione, fare clic su Flussi di lavoro.
    

4. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome documento, in Avvia un nuovo flusso di lavoro,fare clic sul flusso di lavoro da eseguire.
   

5. Nel modulo di avvio apportare le modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

   Nota: Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che si esegue il flusso di lavoro o se si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzate in questo modulo, vedere il segmento CAMBIA di questo articolo.

	Assegna a Apportare le modifiche all'elenco di persone a cui si vuole assegnare le attività dal flusso di lavoro. Se alle attività verrà assegnata una alla volta    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione    Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica dell'attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento COMPLETA di questo articolo.
	Ordine Assicurarsi che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ogni segmento uno alla volta (in serie) o tutte contemporaneamente (in parallelo) siano le modalità desiderate. Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere un nuovo passaggio Aggiungere le fasi desiderate oltre a quelle attualmente configurate. Per eliminare un intero passaggio, fare clic nel campo Assegna a per tale fase e quindi premere CTRL+CANC. Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che: L'immissione di un nome qui noncomportal'assegnazionedi un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

1. Dopo aver creato tutte le impostazioni nel modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e nel frattempo invia notifiche di inizio all'utente e a tutti gli utenti elencati nel campo CC del modulo di avvio.

1. Aggiungere tutte le righe della firma necessarie al documento oppure disporre con i partecipanti al flusso di lavoro per assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che un partecipante asezioni la propria firma a una delle righe.

2. Aprire il documento nell'applicazione di Office installata nel computer.

   Nota: Questo metodo non può essere usato quando il documento è aperto in una versione dell'applicazione Web Microsoft Office programma. Deve essere aperto nella versione completa installata del programma nel computer.

3. Nel documento aperto fare clic sulla scheda File, scegliere Salva & Inviae quindi fare clic sul flusso di lavoro da eseguire sul documento.

4. Se viene visualizzato il messaggio seguente che indica che è necessario archiviare il file nel flusso di lavoro, fare clic sul pulsante Archivia.
   Se il messaggio non è visualizzato, andare al passaggio 5.

5. Fare clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro.

6. Nel modulo di avvio della pagina Modifica flusso di lavoro apportare le modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

   Nota: Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che si esegue il flusso di lavoro o se si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzate in questo modulo, vedere il segmento CAMBIA di questo articolo.

	Assegna a Apportare le modifiche all'elenco di persone a cui si vuole assegnare le attività dal flusso di lavoro. Se alle attività verrà assegnata una alla volta    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione    Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica dell'attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento COMPLETA di questo articolo.
	Ordine Assicurarsi che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ogni segmento uno alla volta (in serie) o tutte contemporaneamente (in parallelo) siano le modalità desiderate. Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere un nuovo passaggio Aggiungere le fasi desiderate oltre a quelle attualmente configurate. Per eliminare un intero passaggio, fare clic nel campo Assegna a per tale fase e quindi premere CTRL+CANC. Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che: L'immissione di un nome qui noncomportal'assegnazionedi un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e interruzione senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

1. Quando le impostazioni nel modulo di avvio sono le desiderate, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e nel frattempo invia notifiche di inizio all'utente e a tutti gli utenti elencati nel campo CC del modulo di avvio.

Quali sono le prossime novità?

• Se è la prima volta che si esegue questo flusso di lavoro, gli altri partecipanti avranno bisogno di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate? Il segmento COMPLETE di questo articolo potrebbe risultare utile.

• Inoltre, è buona idea verificare se i partecipanti ricevono le notifiche tramite posta elettronica e in particolare che le notifiche non siano gestite in modo erre dai filtri per la posta indesiderata.

• Naturalmente, potrebbero essere necessarie una o più attività del flusso di lavoro per completare se stessi. Passare al segmento COMPLETE di questo articolo per i dettagli.

• Nel frattempo, per scoprire come tenere traccia dello stato di avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento MONITOR di questo articolo.

Quando si viene assegnati a un'attività in un flusso di lavoro, in genere si possono trovare informazioni sull'attività in uno dei tre modi seguenti:

• Si riceve una notifica di attività tramite posta elettronica.

• Si apre un documento Microsoft Office e viene visualizzata una barra dei messaggi che informa che è stata assegnata un'attività correlata.

• Controllare il sito di SharePoint e scoprire che una o più attività sono attualmente assegnate all'utente.

Quando si viene a sapere che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme, in genere si esere due operazioni:

• Rivedere il documento    Si apre e si rivede il documento e quindi lo si firma (o no).

• Completare l'attività    Completare e inviare il modulo dell'attività.

Di conseguenza, i tre elementi seguenti sono spesso coinvolti nel completamento dell'attività:

• Messaggio di notifica (che si riceve come messaggio di posta elettronica)

• Documento inviato per la firma (che si apre e quindi si firma o non si firma)

• Modulo attività che si apre, si completa e si invia

Ecco l'aspetto di questi tre elementi.

Se l'attività non è assegnata personalmente, ma a un intero gruppo o lista di distribuzione di cui si è membri, è consigliabile richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere la sezione Richiedere un'attività di gruppo prima di completarla in questo segmento.

Effettuare questi passaggi:

1. Nel messaggio di notifica dell'attività, nelle istruzioni per completare l'attività, fare clic sul collegamento al documento.

2. Nel documento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

Se l'attività non è assegnata personalmente, ma a un intero gruppo o lista di distribuzione di cui si è membri, è consigliabile richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere la sezione Richiedere un'attività di gruppo prima di completarla in questo segmento.

Effettuare questi passaggi:

1. Nell'elenco o nella raccolta in cui è archiviato il documento da rivedere fare clic sul collegamento In corso associato al documento e al flusso di lavoro.

2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

3. Nel modulo attività fare clic sul collegamento al documento nella barra dei messaggi Questa attività del flusso di lavoro si applica alla barra dei messaggi.

Si noti che se l'attività non è assegnata personalmente, ma a un intero gruppo o lista di distribuzione di cui si è membri, è consigliabile richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere la sezione Richiedere un'attività di gruppo prima di completarla in questo segmento.

Tenere presente che, se la riga della firma è impostata per un utente specifico e la si accede mentre si è connessi come utente diverso, la discrepanza potrebbe essere visibile nella riga della firma. In questo esempio la riga della firma è stata impostata per Frank Martinez, ma la firma è stata aggiunta da un utente connesso come Anna Lidman.

Nell'esempio seguente il documento è stato creato in Word.

Si notino le tre barre dei messaggi gialle nella parte superiore del documento:

Contrassegnato come finale   Questa barra dei messaggi indica che almeno una persona ha già aggiunto la propria firma in una riga della firma.

Firme    È possibile fare clic sul pulsante Visualizza firme per aprire il riquadro Firme. In Firme richiestefare clic sulla freccia accanto al proprio nome e quindi nel menu a discesa fare clic su Firma.

Se viene visualizzato un messaggio sui provider di servizi di firma digitale di terze parti, fare clic su OK per continuare. Per evitare di visualizzare il messaggio in futuro, selezionare la casella di controllo.

Si apre la finestra di dialogo Firma.

Per firmare il documento, digitare il proprio nome nella casella accanto alla Xgrande, fare clic su Firma equindi fare clic su OK nella finestra di dialogo Conferma firma.

Ricorda: se il tuo nome compare più di una volta nell'elenco Firme richieste, c'è più di una riga della firma a cui aggiungere la firma. Usare la stessa procedura per aggiungere ogni firma.

Attività flusso di lavoro   Quando si è pronti per completare e inviare il modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività nella barra dei messaggi Attività flusso di lavoro.

Il modulo attività per un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme ha un aspetto simile al seguente.

Si noti che i primi due controlli( Elimina elemento e Questa attività del flusso di lavoro si applica a Titolo documento )non vengono visualizzati nel modulo attività quando viene aperto dall'interno del documento da firmare. Vengono visualizzati solo quando il modulo attività viene aperto direttamente dal messaggio di notifica dell'attività o dall'elenco attività nella pagina Stato flusso di lavoro.

	Eliminare un elemento Per eliminare questa attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento qui. L'eliminazione dell'attività non elimina il documento da firmare. Un'attività eliminata non viene più visualizzata nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. Tuttavia, l'eliminazione viene comunque registrata nell'area Cronologia della pagina. Nota: Se questa istanza del flusso di lavoro non è stata avviata, è consigliabile rivolgersi alla persona che l'ha avviata o, se è stata avviata automaticamente, alla persona che l'ha aggiunta in origine prima di eliminare l'attività.
	Questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo del documento Per aprire il documento da firmare, fare clic sul collegamento qui.
	Stato, Richiesto da, Commenti consolidati, Scadenza Non è possibile modificare o modificare le voci in questi quattro campi, ma le informazioni in essi contenute potrebbero risultare utili. Si noti che la casella Commenti consolidati contiene tutti i commenti inviati nel modulo dai partecipanti che hanno già completato le attività nella stessa istanza del flusso di lavoro. Allo stesso modo, dopo aver inviato il modulo personalizzato, qualsiasi testo incluso nella casella Commenti (4) verrà visualizzato anche nella casella Commenti consolidati per i partecipanti successivi.
	Commenti Il testo immesso qui verrà registrato nella Cronologia flusso di lavoro e verrà visualizzato anche nel campo Commenti consolidati (3) per i partecipanti successivi.
	Firma Dopo aver firmato il documento e digitato il feedback che si vuole contribuire nel campo Commenti, fare clic su questo pulsante per inviare il modulo e completare l'attività.
	Annullare Per chiudere il modulo attività senza salvare le modifiche o le risposte, fare clic su questo pulsante. L'attività rimarrà incompleta e assegnata all'utente.
	Riassegna attività Per riassegnare l'attività a un altro utente, fare clic su questo pulsante. Per un'illustrazione della pagina in cui immettere i dettagli della riassegnazione e per altre istruzioni, passare alla sezione 7 di questo segmento, Riassegnarel'attività a un altro utente. Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Se a un intero gruppo a cui si appartiene è assegnata una sola attività, qualsiasi membro del gruppo potrà richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo.

Richiedere l'attività prima di aprire e firmare il documento. Non appena si rivendica l'attività, viene assegnata all'utente e nessun altro membro del gruppo può completarla. In questo modo, solo una persona esegue il lavoro necessario.

1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il cursore sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia.

2. Fare clic sulla freccia, fare clic su Modifica elemento e quindi, nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Rivendita attività.
   

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, è possibile vedere che l'attività non è più assegnata al gruppo, ma ora è specifica.

In seguito, se si vuole rilasciare di nuovo l'attività al gruppo senza completarla, usare gli stessi passaggi per tornare al modulo attività, ma ora fare clic sul pulsante Rilascia attività.

Se si vuole che un altro utente completi un'attività del flusso di lavoro assegnata all'utente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività flusso di lavoro.

Questo modulo viene visualizzato.

	Riassegna attività a Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare l'attività. Per assegnare questa attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro o, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, alla persona che ha aggiunto il flusso di lavoro in origine, lasciare vuoto questo campo.
	Nuova richiesta Specificare le informazioni necessarie alla persona a cui si sta assegnando l'attività per completare l'attività. Qualsiasi testo immesso in questo campo verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.
	Nuova durata Eseguire una di queste tre operazioni: Per mantenere la data di scadenza esistente   Lasciare vuoto questo campo. Per rimuovere completamente la data di scadenza   Digitare il numero 0. Per specificare una nuova data di scadenza   Digitare un numero qui e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Insieme, le due voci identificano il periodo prima della scadenza dell'attività di modifica. Si noti che per impostazione predefinita, alle attività Raccolta firme non vengono assegnate date di scadenza o durate delle attività.
	Nuove unità di durata Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. Ad esempio: 3 giorni o1 mese o 2 settimane.

Al termine del modulo, fare clic su Invia. L'attività è contrassegnata comeCompletata, viene assegnata una nuova attività alla persona responsabile dell'attività e viene inviata una notifica di attività.

Le nuove informazioni fornite vengono incluse nel testo Delegato da nella notifica della nuova attività (numero 1 nella figura seguente).

Nel frattempo, tutte queste modifiche vengono rilevate e visibili nelle sezioni Attività e Cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato di seguito.

Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento In corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato Keynote Draft e il flusso di lavoro è Approval 3.

Si apre la pagina Stato flusso di lavoro.

• Se l'elenco o la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento e/o il filtro per trovare l'elemento che si sta cercando più rapidamente. Se l'ordinamento e/o il filtro vengono ripetuti nello stesso modo, può risultare utile creare una visualizzazione personalizzata che automatizza tale disposizione specifica.

• Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro, è anche possibile fare clic sul collegamento Visualizza lo stato del flusso di lavoro in una notifica di posta elettronica "avviata" o sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro in una notifica di posta elettronica "completata" per l'istanza specifica a cui si è interessati.

Qui, sotto l'illustrazione di ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro, sono disponibili le domande di monitoraggio a cui la sezione risponde.

Sezione Informazioni flusso di lavoro

Domande con risposta:

• Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?

• Quando è stata avviata questa istanza?

• Quando si è verificata l'ultima azione in questa istanza?

• In quale elemento è in esecuzione questa istanza?

• Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione Attività

Domande con risposta:

• Quali attività sono già state create e assegnate e qual è lo stato corrente?

• Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato per ognuna di queste attività?

• Qual è la data di scadenza per ogni attività già creata e assegnata? Per impostazione predefinita, alle attività Raccolta firme non vengono assegnate date di scadenza o durate delle attività.

Le attività eliminate e le attività non ancora assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Domande con risposta:

• Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

• Si noti che le attività scadute e le notifiche di attività scadute non vengono visualizzate in quest'area.

È possibile interrompere un'istanza del flusso di lavoro in esecuzione in due modi prima del normale completamento:

• Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma vengono mantenute nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro.

• Terminare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate e eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. Tuttavia, si riflettono ancora nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Seguono le istruzioni per entrambi i metodi.

Annulla (tutte le attività annullate ma mantenute sia nell'elenco Attività che nella cronologia)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria, può essere annullata.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita dalla persona che ha avviato questa istanza del flusso di lavoro o da chiunque abbia l'autorizzazione Gestione elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, ma il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non lo sono.

• Nell'area sotto la visualizzazione flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività Raccolta firme.

Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato. Le attività annullate sono ancora elencate sia nell'area Attività che nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Fine (tutte le attività eliminate dall'elenco Attività ma conservate nella cronologia)

Se si verifica un errore o se il flusso di lavoro si interrompe e non risponde, può essere terminato.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita solo da un utente con l'autorizzazione Gestione elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, ma il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non lo sono.

• Nell'area sotto la visualizzazione flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul collegamento Termina flusso di lavoro.

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate e vengono eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro, anche se vengono comunque applicate nell'area Cronologia flusso di lavoro. Il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato.

Nella pagina Flussi di lavoro per qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione su tale elemento.

1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

2. Posizionare il mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Flussi di lavoro nel menu a discesa.

3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento, in Flussi dilavoro in esecuzione, è disponibile un elenco delle istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sull'elemento.

Gli amministratori della raccolta siti possono visualizzare a colpo d'occhio:

• Numero di flussi di lavoro in base a ogni modello di flusso di lavoro attualmente presente nella raccolta siti.

• Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o inattivo nella raccolta siti.

• Numero di istanze di versioni del flusso di lavoro in base a ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.

Ecco come:

1. Aprire la home page della raccolta siti, non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta.

2. Fare clic sull'icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.
   Nella pagina Impostazioni sito, in Amministrazione sito, fareclic su Flussi di lavoro.
   

Si apre la pagina Flussi di lavoro con le informazioni.

Quali sono le prossime novità?

Se è la prima volta che viene eseguita questa versione del flusso di lavoro, è consigliabile usare le istruzioni nel segmento REVISIONE di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e scoprire se il flusso di lavoro funziona come si vuole.

Finché un elemento rimane nello stesso elenco o nella stessa raccolta e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito di nuovo sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguita su qualsiasi elemento:

• Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento di stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato Keynote draft e il flusso di lavoro è New Doc Approval.

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Cosa succede se si vuole rivedere la cronologia di un'istanza dopo aver eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro sullo stesso elemento?

In effetti, è possibile farlo per un massimo di 60 giorni, da uno dei due punti di ingresso: l'elenco o la raccolta o la notifica di completamento del flusso di lavoro. 60 giorni indica per quanto tempo i prodotti SharePoint conservano la cronologia attività per i flussi di lavoro.

Dall'elenco o dalla raccolta

1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

2. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionare l'elemento e quindi, nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File della barra multifunzione, fare clic su Flussi di lavoro.

3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento, in Flussidi lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro da rivedere.
   
   Si apre la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

• Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza da rivedere e quindi fare clic sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro.

Si apre la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Per conservare tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Configurare la regola per copiare tutti i messaggi in arrivo in cui il testo è stato completato nella riga Oggetto nella propria cartella separata. Assicurarsi che la regola di Outlook copia i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente oppure che non vengano visualizzati anche nella posta in arrivo.

Per informazioni sulle prestazioni di una delle versioni del flusso di lavoro in generale, nel tempo e in più istanze, è possibile creare uno o entrambi i report predefiniti:

• Report durata attività    Usare questo report per visualizzare le medie del tempo necessario per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per il completamento di ogni esecuzione o istanza completa del flusso di lavoro.

• Annullamento e segnalazione errori    Usare questo report per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

1. Nella colonna Stato del flusso di lavoro dell'elenco o della raccolta fare clic su un collegamento alle informazioni sullo stato.
   

2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flusso di lavoro,fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
   

3. Individuare il flusso di lavoro di cui si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report da visualizzare.
   

4. Nella pagina Personalizza mantenere o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
   
   Il report viene creato e salvato nel percorso specificato.

5. Al termine del report, è possibile fare clic sul collegamento illustrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In un secondo momento, quando si è pronti per visualizzare il report, il report si troverà nella posizione specificata nel passaggio precedente.
   

Quali sono le prossime novità?

Se il flusso di lavoro funziona nel modo desiderato, è possibile iniziare a usarlo.

Se si vuole modificare il funzionamento, vedere il segmento CAMBIA di questo articolo.

Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per informazioni sulle prestazioni di una delle versioni del flusso di lavoro in generale, nel tempo e in più istanze, è possibile creare uno o entrambi i report predefiniti:

• Report durata attività    Usare questo report per visualizzare le medie del tempo necessario per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per il completamento di ogni esecuzione o istanza completa del flusso di lavoro.

• Annullamento e segnalazione errori    Usare questo report per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

1. Nella colonna Stato del flusso di lavoro dell'elenco o della raccolta fare clic su un collegamento alle informazioni sullo stato.
   

2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flusso di lavoro,fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
   

3. Individuare il flusso di lavoro di cui si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report da visualizzare.
   

4. Nella pagina Personalizza mantenere o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
   
   Il report viene creato e salvato nel percorso specificato.

5. Al termine del report, è possibile fare clic sul collegamento illustrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In un secondo momento, quando si è pronti per visualizzare il report, il report si troverà nella posizione specificata nel passaggio precedente.
   

Quali sono le prossime novità?

Se il flusso di lavoro funziona nel modo desiderato, è possibile iniziare a usarlo.

Se si vuole modificare il funzionamento, vedere il segmento CAMBIA di questo articolo.

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elencoo Raccolta.

   Nota: Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendario.

3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fareclic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si vogliono modificare le impostazioni.

   Nota: Se il flusso di lavoro Raccolta firme desiderato non viene visualizzato nell'elenco, è possibile che sia associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati in questo elenco sono controllati dal controllo Mostra associazioni flusso di lavoro di questo tipo, situato appena sopra l'elenco. Vedere l'illustrazione. Fare clic tra le opzioni relative al tipo di contenuto nel menu a discesa per individuare quella che visualizza il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato nell'elenco, fare clic sul nome del flusso di lavoro.

5. Nello stesso modulo di associazione a due pagine usato in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

   Per altre informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti )di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte nella raccolta siti

1. Aprire la home page della raccolta siti, non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta.

2. Fare clic sull'icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte,fare clic su Tipi di contenuto del sito.

1. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
   

2. Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni,fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
   

3. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fareclic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si vogliono modificare le impostazioni.

4. Nello stesso modulo di associazione a due pagine usato in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

   Per altre informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti )di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elencoo Raccolta.

   Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendario.

3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro

4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro.

5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, abilitare di nuovo o rimuovere i flussi di lavoro.
   

Il formato è formato da cinque colonne:

• Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

• Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

• Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

• Nessuna nuova istanza    Opzione che consente di completare tutte le istanze attualmente in esecuzione del flusso di lavoro, ma disabilita il flusso di lavoro rendendo non disponibile l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per abilitare di nuovo il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

• Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dall'elenco o dalla raccolta. Tutte le istanze in esecuzione vengono terminate immediatamente e la colonna del flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina per l'elenco o la raccolta. Questa azione nonè reversibile.