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Se ci sono molti contatti, l'elenco può risultare travolgente. La modifica dell'ordinamento dei contatti, la configurazione dei Preferiti e la creazione di elenchi di contatti possono aiutarti a trovare le persone che ti servono.

Seleziona un'opzione della scheda di seguito per la versione di Outlook in uso. Qual è la versione di Outlook in uso?

Se i passaggi descritti in questa scheda Nuovo Outlook non funzionano, è possibile che non si stia ancora usando il nuovo Outlook per Windows. Selezionare Outlook classico e seguire invece questa procedura.

Nel nuovo Outlook è possibile:

Ordinare i contatti |  Aggiungere un contatto ai Preferiti |  Categorizzare i contatti |  Aggiungere persone nell'organizzazione 

Ordinare i contatti

È possibile ordinare i contatti in base al nome o al cognome, alla società, alla città di casa, alla città di lavoro o aggiunti di recente.

  1. Sulla barra di spostamento selezionare Icona del pulsante PersonePersone.

  2. Con l'opzione Tutti i contatti selezionata, fare clic sull'opzione di filtro (il filtro mostrerà il nome della modalità di filtro corrente dell'elenco, ad esempio Per nome)  e quindi selezionare un'opzione in Ordina per in base al modo in cui si vuole ordinarlo.

    Screenshot delle opzioni per ordinare i contatti

  3. L'elenco verrà aggiornato immediatamente. È possibile modificare l'opzione ordina per in qualsiasi momento.

Aggiungere un contatto ai Preferiti

  1. Sulla barra di spostamento selezionare Icona del pulsante PersonePersone.

  2. Nell'elenco contatti seleziona il contatto che vuoi aggiungere ai Preferiti.

  3. È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Preferiti oppure selezionare Aggiungi a Preferiti dalla barra multifunzione. Puoi rimuoverli dai Preferiti in qualsiasi momento.

Categorizzare i contatti

È possibile categorizzare i contatti in base al colore per trovare più facilmente le persone.

  1. Sulla barra di spostamento selezionare Icona del pulsante PersonePersone.

  2. Selezionare il contatto da aggiungere a una categoria nuova o esistente.

  3. Selezionare Pulsante Altre opzioni di formattazione in Outlook. Altre opzioni, quindi passare il puntatore del mouse su Categorizza.

  4. Selezionare Nuova categoria o una categoria esistente a cui aggiungere il contatto.

Aggiungere persone dell'organizzazione ai contatti salvati

Se si usa Outlook al lavoro o a scuola e l'organizzazione ha configurato una directory, sarà possibile visualizzare informazioni sui colleghi senza salvarli come contatti. È possibile cercarli o selezionarne il nome o l'immagine da un messaggio di posta elettronica. La scheda del profilo mostrerà le informazioni raccolte da altri sistemi (directory). Se si vogliono aggiungere altre informazioni, ad esempio note, compleanni e così via, è possibile salvare i colleghi nei propri contatti. Il nuovo contatto è collegato automaticamente al contatto della directory esistente. Solo tu vedrai le informazioni che aggiungi.

Nella versione classica di Outlook è possibile:

Ordinare i contatti |  Aggiungere un contatto ai Preferiti |  Modificare il formato dei nomi dei contattiCategorizzare i contatti

Ordinare i contatti

È possibile ordinare i contatti in base al nome o al cognome, alla società, alla città natale e altro ancora.

  1. Sulla barra di spostamento selezionare PersonePersone.

  2. Selezionare la scheda Visualizza sulla barra multifunzione e quindi nel gruppo Visualizzazione corrente selezionare Impostazioni visualizzazione.

    Screenshot di Impostazioni visualizzazione sulla barra multifunzione classica di Outlook

  3. Selezionare il pulsante Ordina , quindi è possibile scegliere dall'elenco a discesa Ordina elementi per per selezionare la modalità di ordinamento dei contatti.

  4. Al termine, selezionare OK e di nuovo OK .

Aggiungere un contatto ai Preferiti

  1. Sulla barra di spostamento selezionare PersonePersone.

  2. Nell'elenco contatti seleziona il contatto che vuoi aggiungere ai Preferiti.

  3. Puoi fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Preferiti o selezionare Altre opzioniVisualizza altre opzioni per interagire con questa persona, quindi selezionare Aggiungi a Preferiti. Puoi rimuoverli dai Preferiti in qualsiasi momento.

Modificare il formato dei nomi dei contatti

Se la posta elettronica è un account aziendale o dell'istituto di istruzione e si usa Microsoft 365 o si trova in un server Exchange locale, è possibile modificare il formato del nome dei contatti nell'elenco contatti principale di Outlook e in tutte le cartelle di contatti create, ma non è possibile modificare il formato del nome per le persone nell'elenco indirizzi globale. Questa rubrica viene configurata automaticamente e gestita da un amministratore IT.

I contatti potrebbero non essere tutti formattati nello stesso modo, il che può significare che non vengono visualizzati come previsto quando si ordina usando la colonna File come . Ad esempio, alcuni potrebbero essere archiviati come Nome, Cognome mentre altri come Cognome, Nome. Se i contatti non vengono ordinati nel modo desiderato, provare a eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic su File > Impostazioni account > Impostazioni account.

    Fare clic su File > Impostazioni account > Impostazioni account

  2. Nella scheda Rubriche selezionare la rubrica per cui si vuole modificare il formato del nome e quindi fare clic su Cambia.

    Fare clic sulla rubrica desiderata e quindi su Cambia.

  3. In Mostra nomi per selezionare File come (Ruspini, Giovanni).

Categorizzare i contatti

  1. Sulla barra di spostamento selezionare PersonePersone.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto desiderato e passare il puntatore del mouse su Categorizza.

  3. È possibile selezionare un colore o tutte le categorie. Sarà anche possibile modificare il nome della categoria.

In Outlook sul Web o Outlook.com è possibile:

Ordinare i contatti |  Aggiungere un contatto ai Preferiti |  Categorizzare i contatti

Ordinare i contatti

È possibile ordinare i contatti in base al nome o al cognome, alla società, alla città di casa, alla città di lavoro o aggiunti di recente.

  1. Sulla barra di spostamento selezionare Icona del pulsante PersonePersone.

  2. Con l'opzione Tutti i contatti selezionata, fare clic su Per nome e selezionare l'opzione Ordina per desiderata.

  3. L'elenco verrà aggiornato immediatamente. È possibile modificare l'opzione Ordina per in qualsiasi momento.

Aggiungere un contatto ai Preferiti

  1. Sulla barra di spostamento selezionare Icona del pulsante PersonePersone.

  2. Nell'elenco contatti seleziona il contatto che vuoi aggiungere ai Preferiti.

  3. È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Preferiti oppure selezionare Aggiungi a Preferiti dalla barra multifunzione. Puoi rimuoverli dai Preferiti in qualsiasi momento.

Categorizzare i contatti

È possibile categorizzare i contatti in base al colore per trovare più facilmente le persone.

  1. Sulla barra di spostamento selezionare Icona del pulsante PersonePersone.

  2. Selezionare il contatto da aggiungere a una categoria nuova o esistente.

  3. Selezionare Pulsante Altre opzioni di formattazione in Outlook. Altre opzioni, quindi passare il puntatore del mouse su Categorizza.

  4. Selezionare Nuova categoria o una categoria esistente a cui aggiungere il contatto.

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