Il centro record è destinato a fungere da repository centrale in cui un'organizzazione può archiviare e gestire tutti i propri record, ad esempio documenti legali o finanziari. Il Centro record supporta l'intero processo di gestione dei record, dalla raccolta alla gestione e all'eliminazione.
Il modello di sito Centro record è simile ad altri siti di SharePoint in quanto funge da archivio generale per i documenti e permette la collaborazione tra gli utenti del sito. Il modello di sito Centro record è tuttavia un sito preconfigurato progettato appositamente per aiutare le organizzazioni a implementare i propri programmi di gestione e conservazione dei record. Il controllo delle versioni, la verifica, la gestione dei metadati, eDiscovery e la distribuzione personalizzabile dei record sono caratteristiche predefinite che possono essere utili per gestire i record in modo più efficiente.
Nota: In SharePoint è stata introdotta l' uso di etichette di conservazione per dichiarare il contenuto come record, che sostituisce in modo efficace la necessità di usare il centro record. Se si usa il centro record, è possibile continuare a usarlo insieme alle etichette di conservazione. Ma per spostarsi in avanti, per la gestione dei record, è consigliabile usare le etichette di conservazione invece del Centro record.
Definizione di un piano di gestione dei record
Al livello più alto i passaggi principali necessari per progettare un sito Centro record per l'implementazione di un programma di gestione dei record sono due:
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Un'organizzazione deve sviluppare una strategia di gestione dei record e un piano formale di gestione dei record. Si tratta di una collaborazione che implica il coordinamento tra chi gestisce i record, i responsabili della conformità, i professionisti IT e gli information worker.
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Un'organizzazione deve quindi configurare uno o più siti Centro record per implementare il proprio piano di gestione dei record.
Le sezioni di seguito descrivono gli elementi principali per ognuno di questi passaggi.
Pianificazione della gestione dei record
Prima che un'organizzazione possa configurare un sito Centro record come soluzione di gestione dei record, deve sviluppare un piano formale per la propria strategia di gestione dei record. Gli elementi specifici di un piano formale di gestione dei record sono probabilmente univoci per ogni singola organizzazione o azienda. Tuttavia, praticamente tutti i piani di gestione dei record includono i documenti e i processi seguenti:
Piano file Un piano file descrive i tipi di documenti o elementi riconosciuti da un'organizzazione come record aziendali ufficiali. Questo piano indica la posizione di archiviazione dei record e fornisce informazioni che differenziano un tipo di record dall'altro. Il piano file funge da raccolta completa di criteri, processi e linee guida per la creazione, l'archiviazione e la gestione dei record. Un piano file deve comprendere tutti i record indipendentemente dai supporti, tra cui carta, blog, wiki, posta elettronica e file elettronici. Deve anche specificare il modo in cui ogni record viene classificato, protetto e infine eliminato. Deve anche includere considerazioni per categorie speciali di record, ad esempio per record riservati, di importanza vitale, privilegiati o che costituiscono segreti commerciali. Infine, un piano file deve specificare le persone responsabili della gestione di ogni tipo di record.
Raccolte di record Le raccolte di record sono essenzialmente raccolte documenti create per classificare e archiviare record importanti. È necessario creare una raccolta record per ogni tipo di record che si vuole conservare. I record vengono automaticamente distribuiti alla raccolta appropriata in base alle impostazioni configurate in Content Organizer.
Tipi di contenuto È possibile creare tipi di contenuto per definire i tipi di record necessari all'organizzazione per archiviare e identificare tutte le proprietà univoche per ogni tipo di record. Definendo tipi di contenuto per tipi specifici di record, l'organizzazione può garantire che questi gruppi di contenuto vengano gestiti in modo coerente. I documenti di Office, i PDF, i file TIFF (immagini digitalizzate), la posta elettronica, le conversazioni di messaggistica istantanea, i video e i record fisici possono tutti essere classificati e archiviati con i tipi di contenuto creati. Qualsiasi record chiamato "contratto", ad esempio, verrà considerato allo stesso modo e con coerenza all'interno del sistema di gestione dei record di SharePoint. L'uso di tipi di contenuto per classificare e archiviare record è un metodo alternativo all'uso di raccolte record.
Pianificazione di conservazione Una pianificazione di conservazione specifica per quanto tempo ogni tipo di record incluso nel piano file deve essere conservato (periodo di conservazione) e il processo per la sua eliminazione al termine di questo periodo (processo di eliminazione). Le linee guida in una pianificazione di conservazione sono in genere basate su requisiti legali, rischi per l'organizzazione ed esigenze aziendali. Inoltre, una pianificazione di conservazione descrive in genere le limitazioni per la gestione dei rischi che determinano il periodo di conservazione per ogni tipo di record.
Documento dei requisiti di conformità Un documento dei requisiti di conformità definisce le regole a cui devono aderire i sistemi IT per la gestione dei record, le funzionalità che questi sistemi devono avere e i tipi di monitoraggio normale che devono supportare per garantire la conformità.
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Processo formale per la sospensione dell'eliminazione dei record Questo processo, chiamato spesso blocco, fornisce informazioni dettagliate sul modo in cui un'organizzazione deve sospendere l'eliminazione dei record in presenza di eventi come controversie, controlli o indagini.
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Sistema per il monitoraggio e la segnalazione della gestione dei record Per garantire che i dipendenti archivino e gestiscano i record (e vi accedano) in base ai criteri e ai processi definiti, un programma di gestione dei record deve includere un processo o un sistema per il monitoraggio e la segnalazione della gestione dei record.
Configurazione di un sito Centro record
Dopo aver definito una pianificazione dettagliata e un piano formale per la gestione dei record, un'organizzazione può creare e configurare un sito Centro record per semplificare l'implementazione di questo programma.
Per configurare un sito Centro record, è necessario eseguire le operazioni seguenti:
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Creare raccolte record o elenchi di record per gestire e archiviare ogni tipo di record specificato nel piano file.
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È consigliabile creare una sola raccolta record per ogni tipo di contenuto specificato nel piano file.
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Quando i record vengono inviati al Centro record, vengono distribuiti nell'elenco o nella raccolta pertinente.
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Creare colonne per le raccolte documenti, gli elenchi o i tipi di contenuto pertinenti in cui inserire e visualizzare i metadati per ogni tipo di record specificato nel piano file.
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Specificare i criteri di gestione delle informazioni per ogni tipo di record nel sito Centro record. Questi criteri devono riflettere i periodi di conservazione e i requisiti di controllo specificati nel piano file e nella pianificazione di conservazione dell'organizzazione.
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Configurare Content Organizer in modo che ogni tipo di record venga distribuito nella posizione appropriata. Quando i record vengono inviati al sito Centro record, manualmente o a livello di programmazione, l'applicazione usa questa caratteristica per determinare come classificare il record all'interno del sito Centro record e dove inviarlo.
