Esistono molti modi per personalizzare l'accesso a un elemento per condividerlo in modo sicuro, sicuro e solo con le persone con cui si vuole condividerlo. I due modi principali per condividere l'elemento sono inviare un invito tramite posta elettronica o copiare un collegamento all'elemento.
In questo articolo:
Introduzione alla condivisione
Inviare un invito tramite posta elettronica a un elemento
Copiare un collegamento a un elemento
Introduzione alla condivisione
Esistono due modi per condividere un elemento da una raccolta di SharePoint o da OneDrive:
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In visualizzazione Elenco passare il mouse su una riga di elemento o selezionare la casella di controllo accanto a un elemento, quindi selezionare Condividi.
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Nella visualizzazione Elenco o Riquadri selezionare una riga o un riquadro di un elemento. Seleziona quindi Condividi dalla barra dei comandi sopra la visualizzazione file.
Nota: Questa opzione non è disponibile nella visualizzazione Home di OneDrive.
Per condividere un file di Microsoft 365 dall'app, ad esempio un file di PowerPoint, Word o Excel:
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Nell'angolo in alto a destra selezionare Condividi.
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Selezionare di nuovo Condividi.
Nota: La selezione e la condivisione di più elementi contemporaneamente non sono disponibili in SharePoint o OneDrive per aziende o istituti di istruzione. Aggiungere invece gli elementi a una cartella e condividerli.
Dopo aver selezionato Condividi, puoi aggiungere i messaggi e-mail delle persone per inviare loro un invito all'elemento oppure copiare un collegamento all'elemento e incollare il collegamento ovunque desideri inviarlo (ad esempio in un messaggio di Teams o in un messaggio e-mail).
Note:
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Se l'elemento non è ancora stato condiviso, nell'angolo in basso a sinistra sarà presente un'icona a forma di lucchetto per indicare che si tratta di un file privato.
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Se l'elemento è già stato condiviso, le immagini del profilo o le iniziali delle persone e dei gruppi con cui è condiviso verranno visualizzate nell'angolo in basso a sinistra. È possibile selezionare una delle icone per aprire Gestisci accesso, in cui è possibile esaminare e gestire le persone con accesso esistente.
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Se si copia un collegamento a un elemento che non era ancora stato condiviso, l'icona del lucchetto verrà sostituita con l'immagine del profilo, anche se il collegamento non è ancora stato aperto da nessuno.
Scelta delle autorizzazioni
Selezionare l'icona di autorizzazione accanto all'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica per aprire un elenco a discesa di opzioni per i livelli di autorizzazione. L'autorizzazione selezionata verrà applicata sia all'invito che è possibile inviare selezionando Invita e il collegamento copiabile selezionando Copia collegamento.
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Può modificare consente agli utenti di apportare modifiche all'elemento. Potranno anche condividere l'elemento con altri utenti.
Nota: Se si condivide una cartella, le persone con autorizzazione di modifica possono copiare, spostare, modificare, rinominare, condividere ed eliminare qualsiasi elemento nella cartella a cui possono accedere.
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Può visualizzare consente agli utenti solo di visualizzare l'elemento. Gli utenti non potranno modificarlo.
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Può rivedere consente agli utenti di visualizzare l'elemento, lasciare commenti e inviare suggerimenti, ma non possono modificarlo.
Note:
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Questa opzione è disponibile solo per i documenti di Word.
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Se qualcuno ha già le autorizzazioni di modifica per il documento, selezionare Può rivedere non impedirà loro di apportare modifiche e il file verrà comunque aperto in modalità di modifica. È possibile modificare le autorizzazioni in Gestisci accesso.
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Non è possibile scaricare consente agli utenti di visualizzare l'elemento, ma non di scaricarlo nel proprio dispositivo.
Note:
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Questa opzione è disponibile solo per OneDrive per aziende o istituti di istruzione.
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Gli utenti possono comunque scaricare l'elemento se hanno un'autorizzazione di modifica esistente per l'elemento. È possibile visualizzare e gestire autorizzazioni e collegamenti in Gestisci accesso.
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Gli amministratori possono controllare quali tipi di file possono avere l'impostazione "Blocca download".
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Inviare un invito tramite posta elettronica a un elemento
Invitare persone è un modo semplice per consentire l'accesso a un elemento solo alle persone selezionate.
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Aggiungere persone nell'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica .
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Esaminare o aggiornare l'autorizzazione che si vuole concedere selezionando l'icona dell'autorizzazione.
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Facoltativamente, aggiungere una nota nella casella del messaggio.
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Seleziona Invita.
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Le persone aggiunte riceveranno un messaggio di posta elettronica automatico dall'utente che li invita ad accedere al file.
Note:
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Solo le persone aggiunte o quelle con accesso esistente potranno accedere all'invito.
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Dopo aver ricevuto l'invito, è possibile aggiornare o rimuovere facilmente l'accesso individuale in Gestisci accesso.
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L'invito alle persone è uguale all'esperienza precedentemente nota come Concedi accesso.
Copiare un collegamento a un elemento
I collegamenti sono un altro modo per condividere un elemento con il gruppo di destinatari scelto.
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Esaminare o aggiornare l'autorizzazione che si vuole concedere selezionando l'icona dell'autorizzazione.
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Rivedere o aggiornare le impostazioni dei collegamenti selezionando l'icona Impostazioni collegamento accanto a Copia collegamento. Dopo aver apportato le modifiche, selezionare Applica.
Suggerimento: Per visualizzare rapidamente il tipo di collegamento prima di copiarlo, passare il puntatore del mouse su Copia collegamento.
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Seleziona Copia collegamento.
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Incollare il collegamento in un punto qualsiasi in cui si vuole inviarlo (ad esempio in un messaggio di Teams o in un messaggio di posta elettronica).
Impostazioni dei collegamenti
Sono disponibili diverse opzioni di collegamento tra cui scegliere.
Nota: Se alcune opzioni non sono disponibili, l'amministratore dell'organizzazione o del sito di SharePoint potrebbe averla limitata. Ad esempio, possono scegliere di rimuovere l'opzione Chiunque per impedire l'inoltro di collegamenti all'esterno dell'organizzazione.
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Chiunque concede l'accesso a chiunque riceva il collegamento, sia che lo riceva direttamente dall'utente che lo abbia inoltrato da qualcun altro. Potrebbero essere incluse persone esterne all'organizzazione.
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Le persone dell'organizzazione con il collegamento consentono l'accesso a chiunque abbia un account dell'organizzazione e il collegamento, indipendentemente dal fatto che ricevano l'account direttamente dall'utente o inoltrato da qualcun altro. Devono essere connessi al proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione, ad esempio "someone@contoso.com".
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Le persone con accesso esistente danno accesso alle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Il collegamento funziona solo per loro. Non cambia le autorizzazioni. Ciò è utile quando si invia di nuovo un collegamento a un utente che ha già accesso.
Nota: Se l'elemento è già stato condiviso, le immagini del profilo o le iniziali delle persone e dei gruppi con cui è condiviso verranno visualizzate qui. È possibile selezionare una delle icone per aprire Gestisci accesso, in cui è possibile rivedere e gestire le persone con accesso esistente.
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Le persone scelte consentono di accedere solo alle persone specificate in base al nome, al gruppo o alla posta elettronica. Se qualcuno inoltra il collegamento, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.
Nota: Se si seleziona questa opzione, selezionare Applica e quindi aggiungere nomi all'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica. Seleziona quindi Copia collegamento.
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Imposta data di scadenza consente di impostare una data di scadenza per qualsiasi collegamento di condivisione. Dopo che un utente ha impostato una data e il collegamento scade, il collegamento non funzionerà più e sarà necessario creare un nuovo collegamento o ricondividerlo con le persone in modo che possano continuare ad accedere al file.
Note:
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La funzionalità di scadenza si applica solo agli utenti che ottengono l'accesso tramite un collegamento di condivisione copiato (Collegamento Chiunque, Persone specifiche o Collegamento aziendale).
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Modifica della data di scadenza: Se si rivede le impostazioni dei collegamenti e si imposta una nuova data di scadenza per lo stesso collegamento (con le stesse autorizzazioni e lo stesso ambito), la data di scadenza precedente verrà ignorata.
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Nessuna configurazione della data di scadenza: Se si crea un collegamento senza configurare una data di scadenza, il collegamento non scadrà mai. Continuerà a funzionare per tutti gli utenti con cui è stato condiviso indefinitamente.
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Visualizzazione di collegamenti con date di scadenza: Per visualizzare i collegamenti con date di scadenza, passa a "Gestisci accesso" e controlla la scheda "Collegamenti". Cercare i collegamenti contrassegnati con un'icona del calendario accanto all'ambito; hanno una data di scadenza.
A seconda del tipo di collegamento selezionato, potrebbero essere disponibili impostazioni facoltative.
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Imposta password consente di impostare una password per accedere al file. Quando un utente fa clic sul collegamento, gli viene chiesto di immettere una password prima di poter accedere al file. È necessario fornire questa password separatamente a tutti gli utenti con cui si vuole condividere il file.
Dopo aver selezionato le impostazioni, selezionare Applica per aggiornare il collegamento.
Copiare rapidamente un collegamento
Sono disponibili due scelte rapide da tastiera per copiare un collegamento a un elemento da una raccolta di SharePoint o da OneDrive:
Nella visualizzazione elenco o riquadri:
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Selezionare una riga o un riquadro di un elemento.
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Selezionare Copia collegamento dalla barra dei comandi sopra la visualizzazione file.
In visualizzazione elenco:
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Passare il puntatore del mouse o selezionare una riga di elemento.
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Selezionare l'icona Altre azioni .
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Scegliere Copia collegamento dal menu azione.
Se all'interno di un file di Microsoft 365 aperto, ad esempio un documento di PowerPoint, Word o Excel:
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Selezionare Condividi nell'angolo in alto a destra.
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Seleziona quindi Copia collegamento.
Se selezioni Copia collegamento , il collegamento verrà copiato automaticamente negli Appunti con le impostazioni di condivisione predefinite selezionate. Per apportare modifiche al collegamento, passare a Impostazioni.
Nota: Se si seleziona Persone scelte, è necessario selezionare le persone per cui si vuole che il collegamento funzioni direttamente nelle impostazioni Collegamento.
Etichette di riservatezza
Dopo aver selezionato Condividi, le etichette di riservatezza vengono visualizzate sotto il nome dell'elemento per segnalare il livello di sicurezza dell'elemento. Passare il puntatore del mouse su un'etichetta di riservatezza per saperne di più o per altre informazioni sulle etichette di riservatezza e su come modificarle.
Condivisione all'esterno dell'organizzazione
Se l'organizzazione consente di condividere un elemento con persone esterne all'organizzazione, è possibile farlo in due modi dopo aver selezionato Condividi. Esaminare le opzioni seguenti o altre informazioni sulla condivisione esterna.
Invitare
Aggiungere i messaggi di posta elettronica all'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica e selezionare Continua.
Copia collegamento
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Aprire impostazioni collegamento.
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Selezionare Persone scelte o Chiunque.
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Seleziona Copia collegamento.
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Incollare il collegamento in un punto qualsiasi in cui la persona all'esterno dell'organizzazione può usarlo, ad esempio in un messaggio o un messaggio di posta elettronica di Teams.
Se si seleziona Persone scelte, aggiungere i messaggi di posta elettronica all'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica prima di copiare il collegamento.
Nota: Non è possibile condividere all'esterno dell'organizzazione se nelle impostazioni di condivisione è selezionata l'opzione Persone dell'organizzazione.
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