Information Rights Management (IRM) impedisce a utenti non autorizzati di stampare, inoltrare o copiare informazioni riservate. Le autorizzazioni vengono archiviate nel documento, nella cartella di lavoro, nella presentazione o nel messaggio di posta elettronica, dove vengono autenticate da un server IRM.
Per visualizzare il contenuto protetto da Microsoft Rights Management per cui si hanno le autorizzazioni in Microsoft 365, aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.
La prima volta che si apre un documento, una cartella di lavoro o una presentazione con autorizzazioni limitate, ci si connette a un server licenze per verificare le credenziali e scaricare una licenza per l'uso.
Per visualizzare le autorizzazioni disponibili, fare clic su Visualizza autorizzazioni nella barra dei messaggi oppure fare clic su una delle opzioni seguenti nella barra di stato nella parte inferiore dello schermo:
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Il documento contiene criteri di autorizzazione
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La cartella di lavoro contiene criteri di autorizzazione
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La presentazione contiene criteri di autorizzazione
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Aprire il documento con autorizzazioni limitate.
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Se è la prima volta che si accede al server delle licenze, inserire il nome utente e la password per il server, quindi selezionare la casella di controllo Salva la password nel portachiavi di Mac OS.
Suggerimento: Se non si seleziona la casella di controllo Salva la password nel portachiavi di Mac OS, potrebbe essere necessario inserire il nome utente e la password più volte.
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Viene visualizzata la barra dei messaggi con un messaggio che indica che il documento è protetto. Sulla barra dei messaggi fare clic su Visualizza autorizzazioni.
Nota: Se si ha l'autorizzazione Controllo completo, sulla barra dei messaggi viene visualizzata l'opzione Modifica autorizzazioni.
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In Autorizzazioni visualizzare l'elenco delle attività che è possibile eseguire con il file. In Restrizioni visualizzare l'elenco delle attività che non è possibile eseguire con il file.
Information Rights Management (IRM) consente di:
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Impedire a un destinatario autorizzato di contenuto soggetto a restrizioni di inoltrare, copiare, modificare, stampare, inviare via fax o incollare il contenuto per un uso non autorizzato
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Impostare restrizioni per il contenuto indipendentemente dalla destinazione
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Impostare un termine di scadenza per i file in modo che il contenuto dei documenti non sia più visibile dopo tale termine
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Impostare criteri aziendali per regolare l'utilizzo e la diffusione di contenuto nell'ambito della società
IRM non può tuttavia impedire le seguenti situazioni:
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Cancellazione, furto oppure cattura e trasmissione di contenuto da parte di programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e determinati tipi di spyware
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Perdita o danneggiamento di contenuto per effetto di virus presenti nel computer
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Copia manuale o ridigitazione dei dati visualizzati sullo schermo di un destinatario
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Fotografia digitale dei dati (quando visualizzati su uno schermo) da parte di un destinatario
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Copia mediante programmi di terze parti per la cattura di schermate
