Saat Anda mengimpor data ke Access, terkadang data sumber tidak dipisahkan menjadi tabel terkait dengan benar. Untuk mendapatkan manfaat terbaik dari Access, data perlu dinormalkan – dipisahkan ke dalam tabel yang berbeda, masing-masing tentang satu hal, yang terkait dengan bagian penting informasi. Penganalisis Tabel bisa membantu Anda dengan tugas penting ini: pada pita, klik Alat Database, lalu dalam grup Analisis , klik Analisis Tabel. Panduan akan dimulai dan memandul Anda melalui proses tersebut.
Catatan: Informasi dalam topik ini hanya berlaku untuk database desktop Microsoft Access (.mdb atau .accdb).
1. Tabel asli
2. Tabel yang dibuat oleh Penganalisis Tabel
3. Kueri yang dibuat oleh Penganalisis Tabel
4. Daftar pencarian
Jika database Microsoft Access Anda memiliki tabel yang berisi informasi berulang dalam satu atau beberapa bidang, gunakan Penganalisis Tabel untuk memisahkan data ke dalam tabel terkait sehingga Anda bisa menyimpan data dengan lebih aman dan efisien. Proses ini disebut normalisasi.
Penganalisis Tabel membagi satu tabel yang berisi informasi berulang ke dalam tabel terpisah di mana setiap tipe informasi hanya disimpan sekali. Ini membuat database lebih efisien dan lebih mudah diperbarui, dan mengurangi ukurannya. Setelah panduan membagi data, Anda masih bisa menampilkan dan bekerja dengan data di satu tempat dengan meminta panduan membuat kueri.
Anda bisa menggunakan kueri untuk memperbarui data dari lebih dari satu tabel secara bersamaan. Kueri juga menawarkan fitur penyimpanan waktu lainnya untuk meningkatkan akurasi data Anda.
-
Jika Anda mengubah bidang yang diulangi dalam kueri, semua rekaman dengan nilai tersebut secara otomatis diperbarui karena Anda benar-benar memperbarui hanya satu bidang dalam tabel yang mendasar kueri.
-
Dari tabel baru, kueri mewarisi bidang Pencarian, yang memungkinkan Anda mengubah nilai bidang dengan memilih nilai dari daftar daripada harus mengetik nilai dengan benar. Daftar Pencarian mencari nilai dari tabel yang mendasar. Ketika nilai yang sama berlaku untuk lebih dari satu catatan, Anda bisa memastikan akurasi dan konsistensi dengan memilih nilai tersebut dari daftar setiap kali.
-
Formulir dan laporan yang sebelumnya didasarkan pada tabel asli akan secara otomatis didasarkan pada kueri sekarang, karena panduan menetapkan nama tabel asli ke kueri dan mengganti nama tabel.
-
Formulir dan laporan yang sudah ada berdasarkan kueri akan mewarisi pembaruan bidang otomatis. Formulir dan laporan baru juga akan mewarisi daftar Pencarian.
