Menjumlahkan data menggunakan kueri

Masukkan data sampel secara manual

1. Pada tab Buat, di grup Tabel,klik Tabel.

   Access menambahkan tabel kosong baru ke database Anda.

   Catatan: Anda tidak perlu mengikuti langkah ini jika membuka database kosong baru, namun Anda perlu mengikutinya saat perlu menambahkan tabel ke database.

2. Klik ganda sel pertama di baris header dan masukkan nama bidang dalam tabel sampel.

   Secara default, Access menunjukkan bidang kosong di baris header dengan teks Tambahkan Bidang Baru, seperti ini:

   

3. Gunakan tombol panah untuk berpindah ke sel header kosong berikutnya , dan ketikkan nama bidang kedua (Anda juga bisa menekan TAB atau mengklik ganda sel baru). Ulangi langkah ini hingga Anda memasukkan semua nama bidang.

4. Masukkan data dalam tabel sampel.

   Saat Anda memasukkan data, Access akan menyimpulkan tipe data untuk setiap bidang. Jika Anda baru menggunakan database reLASI, Anda harus mengatur tipe data tertentu, seperti Angka, Teks, atau Tanggal/Waktu, untuk setiap bidang dalam tabel Anda. Mengatur tipe data membantu memastikan entri data yang akurat dan juga membantu mencegah kesalahan, seperti menggunakan nomor telepon dalam perhitungan. Untuk tabel sampel ini, Anda harus membiarkan Access menyimpulkan tipe data.

5. Setelah selesai memasukkan data, klik Simpan.

   Pintasan keyboard Tekan CTRL+S.

   Kotak dialog Simpan Sebagai muncul.

6. Dalam kotak Nama Tabel , masukkan nama tabel sampel, lalu klik OK.

   Anda menggunakan nama setiap tabel sampel karena kueri di bagian petunjuk menggunakan nama tersebut.

7. Ulangi langkah-langkah ini hingga Anda membuat setiap tabel sampel yang tercantum di awal bagian ini.

Jika Anda tidak ingin memasukkan data secara manual, ikuti langkah berikutnya untuk menyalin data ke file lembar bentang, lalu impor data dari file lembar bentang ke Access.

Buat lembar kerja sampel

1. Mulai program lembar bentang Anda dan buat file kosong baru. Jika Anda menggunakan Excel, excel akan membuat buku kerja kosong baru secara default.

2. Salin tabel sampel pertama yang disediakan di atas dan tempelkan ke lembar kerja pertama, dimulai dari sel pertama.

3. Menggunakan teknik yang disediakan oleh program lembar bentang Anda, ganti nama lembar kerja. Beri nama yang sama dengan tabel sampel pada lembar kerja. Misalnya, jika tabel sampel bernama Kategori, beri nama yang sama pada lembar kerja Anda.

4. Ulangi langkah 2 dan 3, menyalin setiap tabel sampel ke lembar kerja kosong dan mengganti nama lembar kerja.

   Catatan: Anda mungkin perlu menambahkan lembar kerja ke file lembar bentang Anda. Untuk informasi tentang melakukan tugas tersebut, lihat bantuan untuk program lembar bentang Anda.

5. Simpan buku kerja ke lokasi yang mudah diakses di komputer atau jaringan, lalu lanjutkan ke langkah berikutnya.

Membuat tabel database dari lembar kerja

1. Pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor Link & , klik Sumber Data Baru > Dari File > Excel.

   Kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel muncul.

2. Klik Telusuri, buka file lembar bentang yang Anda buat di langkah sebelumnya, lalu klik OK.

   Panduan Impor Lembar Bentang akan dimulai.

3. Secara default, panduan memilih lembar kerja pertama dalam buku kerja (lembar kerja Pelanggan , jika Anda mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya), dan data dari lembar kerja muncul di bagian bawah halaman panduan. Klik Berikutnya.

4. Pada halaman panduan berikutnya, klik Baris pertama berisi judul kolom, lalu klik Berikutnya.

5. Secara opsional, di halaman berikutnya, gunakan kotak teks dan daftar di bawah Opsi Bidang untuk mengubah nama bidang dan tipe data atau untuk menghilangkan bidang dari operasi impor. Jika tidak, klik Berikutnya.

6. Biarkan Access menambahkan opsi kunci utama dipilih, dan klik Berikutnya.

7. Secara default, Access akan menerapkan nama lembar kerja ke tabel baru Anda. Terima nama atau masukkan nama lain, lalu klik Selesai.

8. Ulangi langkah 1 sampai 7 hingga Anda membuat tabel dari setiap lembar kerja dalam buku kerja.

Mengganti nama bidang kunci utama

1. Di Panel Navigasi, klik kanan setiap tabel yang Anda buat dalam langkah sebelumnya dan klik Tampilan Desain.

2. Untuk setiap tabel, temukan bidang kunci utama. Secara default, Access memberi nama setiap ID bidang.

3. Dalam kolom Nama Bidang untuk setiap bidang kunci utama, tambahkan nama tabel.

   Misalnya, Anda akan mengganti nama bidang ID untuk tabel Kategori menjadi "ID Kategori" dan bidang untuk tabel Pesanan menjadi "ID Pesanan." Untuk tabel Detail Pesanan, ganti nama bidang menjadi "ID Detail." Untuk tabel Produk, ganti nama bidang menjadi "ID Produk."

4. Simpan perubahan yang Anda buat.

Setiap kali tabel sampel muncul dalam artikel ini, tabel tersebut menyertakan bidang kunci utama, dan bidang diganti namanya seperti yang dijelaskan dengan menggunakan langkah-langkah sebelumnya.

Atas Halaman

Membuat kueri pemilihan dasar

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri.

   Tabel yang dipilih akan muncul sebagai jendela di bagian atas perancang kueri.

3. Klik ganda bidang tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri.

   Anda bisa menyertakan bidang yang berisi data deskriptif, seperti nama dan deskripsi, tapi Anda harus menyertakan bidang yang berisi data numerik atau mata uang.

   Setiap bidang muncul dalam sel dalam kisi desain.

4. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri.

   Kumpulan hasil kueri muncul dalam tampilan Lembar Data.

5. Secara opsional, beralihlah ke tampilan Desain dan sesuaikan kueri Anda. Untuk melakukannya, klik kanan tab dokumen untuk kueri tersebut dan klik Tampilan Desain. Anda kemudian bisa menyesuaikan kueri, sesuai kebutuhan, dengan menambahkan atau menghapus bidang tabel. Untuk menghapus bidang, pilih kolom di kisi desain dan tekan DELETE.

6. Simpan kueri Anda.

Menambahkan Baris total

1. Pastikan bahwa kueri Anda terbuka dalam tampilan Lembar Data. Untuk melakukannya, klik kanan tab dokumen untuk kueri dan klik Tampilan Lembar Data.

   -atau-

   Di Panel Navigasi, klik ganda kueri. Tindakan ini menjalankan kueri dan memuat hasilnya ke lembar data.

2. Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Total.

   Baris Total baru muncul di lembar data Anda.

3. Di baris Total , klik sel dalam bidang yang ingin Anda jumlahkan, lalu pilih Jumlahkan dari daftar.

Menyembunyikan Baris total

• Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Total.

Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan Baris total, lihat artikel Menampilkan total kolom dalam lembar data.

Atas Halaman

Menghitung total keseluruhan sederhana

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri.

   Jika Anda menggunakan data sampel, klik ganda tabel Pesanan.

   Tabel akan muncul dalam jendela di bagian atas perancang kueri.

3. Klik ganda bidang yang ingin Anda jumlahkan. Pastikan bahwa bidang diatur ke tipe data Angka atau Mata Uang. Jika Anda mencoba menjumlahkan nilai dalam bidang nonnumerik, seperti bidang Teks, Access menampilkan tipe Data yang tidak cocok dalam pesan kesalahan ekspresi kriteria saat Anda mencoba menjalankan kueri.

   Jika Anda menggunakan data sampel, klik ganda kolom Biaya Pengiriman.

   Anda bisa menambahkan bidang numerik tambahan ke kisi jika Anda ingin menghitung total keseluruhan untuk bidang tersebut. Kueri total bisa menghitung total keseluruhan untuk lebih dari satu kolom.

4. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Total.

   Baris Total muncul di kisi desain dan Kelompokkan Menurut muncul di sel dalam kolom Biaya Pengiriman.

5. Ubah nilai dalam sel dalam baris Total menjadi Jumlah.

6. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

   Tips: Perhatikan bahwa Access menambahkan "SumOf" ke awal nama bidang yang Anda jumlahkan. Untuk mengubah judul kolom menjadi sesuatu yang lebih bermakna, seperti Total Pengiriman, beralih kembali ke tampilan Desain, dan klik di baris Bidang dari kolom Biaya Pengiriman di kisi desain. Letakkan kursor di samping Biaya Pengiriman dan ketikkan kata Total Pengiriman, diikuti dengan titik dua, seperti ini: Total Pengiriman: Biaya Pengiriman.

7. Secara opsional, simpan kueri dan tutup kueri.

Menghitung total keseluruhan yang tidak termasuk beberapa catatan

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Klik ganda tabel Pesanan dan tabel Detail Pesanan.

3. Tambahkan bidang Tanggal Pesanan dari tabel Pesanan ke kolom pertama dalam kisi desain kueri.

4. Di baris Kriteria dari kolom pertama, ketik date() -1. Ekspresi tersebut tidak termasuk rekaman hari ini dari total terhitung.

5. Berikutnya, buat kolom yang menghitung jumlah penjualan untuk setiap transaksi. Ketikkan ekspresi berikut ini di baris Bidang dari kolom kedua dalam kisi:

   Total Nilai Penjualan: (1-[Detail Pesanan].[ Diskon]/100)*([Detail Pesanan].[ Harga Satuan]*[Detail Pesanan]. [Jumlah])

   Pastikan bidang referensi ekspresi Anda diatur ke tipe data Angka atau Mata Uang. Jika ekspresi Anda merujuk ke bidang yang diatur ke tipe data lain, Access menampilkan pesan Tipe data yang tidak cocok dalam ekspresi kriteria saat Anda mencoba menjalankan kueri.

6. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Total.

   Baris Total muncul di kisi desain dan Kelompokkan Menurut muncul di kolom pertama dan kedua.

7. Di kolom kedua, ubah nilai dalam sel baris Total menjadi Jumlah. Fungsi Sum menambahkan angka penjualan individual.

8. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

9. Simpan kueri sebagai Penjualan Harian.

   Catatan: Kali berikutnya Anda membuka kueri dalam tampilan Desain, Anda mungkin melihat sedikit perubahan dalam nilai yang ditentukan dalam baris Bidang dan Total dari kolom Nilai Total Penjualan. Ekspresi muncul di dalam fungsi Sum, dan baris Total menampilkan ssiKedaluwarsa dan bukan Sum.

   Misalnya, jika Anda menggunakan data sampel dan membuat kueri (seperti yang diperlihatkan dalam langkah-langkah sebelumnya), Anda akan melihat:

   Total Nilai Penjualan: Sum((1-[Detail Pesanan]. Diskon/100)*([Detail Pesanan]. Unitprice*[Detail Pesanan]. Jumlah))

Atas Halaman

Membuat kueri total

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Pilih tabel yang ingin Anda kerjakan, lalu klik Tambahkan.

   Masing-masing tabel muncul sebagai jendela di bagian atas desain kueri.

   Jika Anda menggunakan tabel sampel yang tercantum sebelumnya, Anda menambahkan tabel Detail Produk dan Pesanan.

3. Klik ganda bidang tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri.

   Sebagai aturan, Anda hanya menambahkan bidang grup dan bidang nilai ke kueri. Namun, Anda bisa menggunakan penghitungan dan bukan bidang nilai — langkah berikutnya menjelaskan cara melakukannya.

   1. Tambahkan bidang Kategori dari tabel Produk ke kisi desain.

   2. Buat kolom yang menghitung jumlah penjualan untuk setiap transaksi dengan mengetikkan ekspresi berikut ini di kolom kedua di kisi:

      Total Nilai Penjualan: (1-[Detail Pesanan].[ Diskon]/100)*([Detail Pesanan].[ Harga Satuan]*[Detail Pesanan]. [Jumlah])

      Pastikan bahwa bidang yang Anda referensikan dalam ekspresi adalah tipe data Angka atau Mata Uang. Jika Anda mereferensikan bidang tipe data lain, Access menampilkan pesan kesalahan Tipe data yang tidak cocok dalam ekspresi kriteria saat Anda mencoba beralih ke tampilan Lembar Data.

   3. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Total.

      Baris Total muncul di kisi desain, dan di baris tersebut, Kelompokkan Menurut muncul di kolom pertama dan kedua.

   4. Di kolom kedua, ubah nilai di baris Total menjadi Jumlah. Fungsi Sum menambahkan angka penjualan individual.

   5. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

   6. Biarkan kueri tetap terbuka untuk digunakan di bagian berikutnya.

      Menggunakan kriteria dengan kueri total

      Kueri yang Anda buat di bagian sebelumnya menyertakan semua rekaman dalam tabel yang mendasar. Ini tidak mengecualikan urutan apa pun saat menghitung total, dan menampilkan total untuk semua kategori.

      Jika Anda perlu mengecualikan beberapa rekaman, Anda bisa menambahkan kriteria ke kueri. Misalnya, Anda bisa mengabaikan transaksi yang kurang dari $100 atau menghitung total hanya untuk beberapa kategori produk Anda. Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara menggunakan tiga tipe kriteria:

   7. Kriteria yang mengabaikan grup tertentu saat menghitung total.    Misalnya, Anda akan menghitung total hanya untuk kategori Permainan Video, Seni dan Framing, dan Olahraga.

   8. Kriteria yang menyembunyikan total tertentu setelah menghitungnya.    Misalnya, Anda hanya dapat menampilkan total yang lebih besar dari $150.000.

   9. Kriteria yang mengecualikan rekaman individual agar tidak disertakan dalam total.    Misalnya, Anda dapat mengecualikan transaksi penjualan individual ketika nilai (Harga Satuan * Kuantitas) turun di bawah $100.

      Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara menambahkan kriteria satu per satu dan melihat dampaknya pada hasil kueri.

      Menambahkan kriteria ke kueri

   10. Buka kueri dari bagian sebelumnya dalam tampilan Desain. Untuk melakukannya, klik kanan tab dokumen untuk kueri tersebut dan klik Tampilan Desain.

       -atau-

       Di Panel Navigasi, klik kanan kueri dan klik Tampilan Desain.

   11. Dalam baris Kriteria dari kolom ID Kategori, ketik =Dolls Or Sports atau Art and Framing.

   12. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

   13. Beralih kembali ke tampilan Desain dan, di baris Kriteria dari kolom Nilai Total Penjualan, ketikkan>100.

   14. Jalankan kueri untuk melihat hasilnya, lalu beralih kembali ke tampilan Desain.

   15. Sekarang tambahkan kriteria untuk mengecualikan transaksi penjualan individual yang kurang dari $100. Untuk melakukan ini, Anda perlu menambahkan kolom lain.

       Catatan: Anda tidak dapat menentukan kriteria ketiga dalam kolom Nilai Total Penjualan. Kriteria apa pun yang Anda tentukan dalam kolom ini berlaku untuk nilai total, bukan untuk nilai individual.

   16. Salin ekspresi dari kolom kedua ke kolom ketiga.

   17. Di baris Total untuk kolom baru, pilih Di mana dan, di baris Kriteria , ketikkan >20.

   18. Jalankan kueri untuk melihat hasilnya, lalu simpan kueri.

       Catatan: Saat berikutnya Anda membuka kueri dalam tampilan Desain, Anda mungkin melihat sedikit perubahan dalam kisi desain. Di kolom kedua, ekspresi di baris Bidang akan muncul di dalam fungsi Sum , dan nilai di baris Total menampilkan Ekspresi dan bukan Jumlah.

       Total Nilai Penjualan: Sum((1-[Detail Pesanan]. Diskon/100)*([Detail Pesanan]. Unitprice*[Orde r Details]. Jumlah))

       Anda juga akan melihat kolom keempat. Kolom ini adalah salinan kolom kedua, tetapi kriteria yang Anda tentukan di kolom kedua benar-benar muncul sebagai bagian dari kolom baru.

Atas Halaman

Membuat kueri tab silang

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri Anda.

   Masing-masing tabel muncul sebagai jendela di bagian atas desain kueri.

   Jika Anda menggunakan tabel sampel, klik ganda tabel Pesanan dan tabel Detail Pesanan.

3. Klik ganda bidang yang ingin Anda gunakan di kueri Anda.

   Setiap nama bidang muncul di sel kosong di baris Bidang kisi desain.

   Jika Anda menggunakan tabel sampel, tambahkan bidang Kota Pengiriman dan Tanggal Pengiriman dari tabel Pesanan.

4. Di sel kosong berikutnya di baris Bidang , salin dan tempel atau ketikkan ekspresi berikut ini: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[ Harga Satuan]*[Jumlah]*(1-[Diskon])/100)*100)

5. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Tipe Kueri , klik Tab silang.

   Baris Total dan baris Tab silang muncul di kisi desain.

6. Klik sel dalam baris Total di bidang Kota dan pilih Kelompokkan Menurut. Lakukan hal yang sama untuk bidang Tanggal Pengiriman. Ubah nilai dalam sel Total dari bidang Total Sales menjadi Ekspresi.

7. Di baris Tab silang , atur sel dalam bidang Kota menjadi Judul Baris, atur bidang Tanggal Pengiriman ke Judul Kolom, dan atur bidang Total Penjualan menjadi Nilai.

8. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Hasil , klik Jalankan.

   Hasil kueri muncul dalam tampilan Lembar Data.

Atas Halaman