Saat Anda membuka tabel atau menampilkan hasil kueri, Access menampilkan tabel atau hasil kueri dalam tampilan Lembar Data. Data tabel atau hasil kueri yang diperlihatkan dalam tampilan Lembar Data biasanya disebut sebagai lembar data. Anda bisa mengkustomisasi tampilan lembar data untuk menampilkan data tertentu untuk digunakan sebagai laporan sederhana.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Pelajari tentang lembar data
Lembar data adalah representasi visual data yang terdapat dalam tabel, atau hasil yang dikembalikan oleh kueri. Ini menampilkan bidang untuk setiap rekaman dari tabel, formulir, atau hasil kueri dalam format tabular (baris dan kolom), seperti yang diperlihatkan di sini.
Secara default, tabel dan kueri terbuka dalam tampilan Lembar Data. Di Panel Navigasi, klik kanan tabel atau kueri, lalu klik Buka pada menu pintasan untuk membuka tabel atau kueri sebagai lembar data.
Saat Anda menerapkan format tertentu ke baris dan kolom atau menambahkan baris Total, lembar data juga bisa berfungsi sebagai laporan sederhana.
Menata data dengan mengubah dan memindahkan kolom atau baris
Anda bisa menata data untuk membuat lembar data lebih mudah ditampilkan atau hanya menampilkan data yang diperlukan pada waktu tertentu. Bagian ini memperlihatkan beberapa cara untuk menyelesaikannya.
Mengubah ukuran kolom atau baris
Terkadang, tidak semua kolom dalam lembar data akan pas di layar atau hasil cetak Anda, atau kolom individual mungkin menempati lebih banyak ruang daripada yang diperlukan untuk kontennya. Selain itu, Anda mungkin ingin mengubah tinggi baris sehingga teks yang tidak pas ke dalam kolom bisa dilanjutkan di baris baru.
Setelah Anda membuka tabel, kueri, atau formulir dalam tampilan Lembar Data, Anda bisa mengubah ukuran kolom individual secara manual atau mengubah ukuran kolom secara otomatis agar pas dengan kontennya.
Mengubah ukuran kolom secara manual
-
Letakkan penunjuk di tepi kolom yang ingin Anda ubah ukurannya.
-
Saat penunjuk menjadi panah berkelas dua, seret tepi kolom hingga ukurannya sesuai keinginan.
Mengubah ukuran kolom secara otomatis
-
Untuk mengubah ukuran kolom agar paling pas dengan kontennya, letakkan penunjuk di tepi kolom yang ingin Anda ubah ukurannya.
-
Saat penunjuk menjadi panah berkelas ganda, klik ganda tepi kolom.
Mengubah ukuran beberapa kolom
-
Untuk mengubah ukuran beberapa kolom sekaligus, tahan tombol SHIFT, pilih beberapa kolom yang berdekatan, lalu ubah ukuran kolom yang dipilih. Anda juga bisa memilih seluruh lembar data dan mengubah ukuran semua kolom.
Mengubah ukuran baris
-
Untuk mengubah ukuran baris, letakkan penunjuk di antara dua pemilih rekaman dalam lembar data, dan seret hingga ukuran baris sesuai dengan yang Anda inginkan.
Anda tidak bisa mengubah ukuran setiap baris satu per satu — saat Anda mengubah ukuran baris, semua baris akan diubah ukurannya.
Mengubah ukuran baris ke tinggi default
-
Untuk mengubah ukuran baris ke tinggi default, klik kanan pemilih rekaman, lalu klik Tinggi Baris pada menu pintasan.
-
Dalam kotak dialog Tinggi Baris , pilih kotak centang Tinggi Standar , lalu klik OK.
Catatan:Â Anda tidak dapat membatalkan perubahan pada lebar kolom atau tinggi baris dengan mengklik tombol Batalkan di Bilah Alat Akses Cepat. Untuk membatalkan perubahan, tutup lembar data, lalu klik Tidak saat Anda diminta menyimpan perubahan ke tata letak lembar data. Mengklik Tidak juga akan membatalkan perubahan tata letak lain yang Anda buat.
Memindahkan kolom
Anda bisa dengan cepat mengubah urutan kolom dalam lembar data dengan menyeret kolom ke lokasi yang berbeda di dalam lembar data. Misalnya, Anda mungkin melakukan ini untuk memastikan bahwa kolom tertentu selalu tetap terlihat.
-
Klik header kolom untuk memilih kolom, atau tahan tombol SHIFT untuk memilih beberapa kolom yang berdekatan, lalu seret kolom atau kolom ke lokasi baru.
Mengganti nama kolom
Mungkin ada saat-saat ketika Anda ingin mengganti nama kolom sehingga lebih baik menjelaskan data yang ada di dalamnya. Misalnya, jika kolom yang berisi alamat email bernama EMAdd, Anda mungkin ingin membuat judul kolom lebih mudah dipahami dengan mengubahnya menjadi Alamat Email. Untuk melakukan ini, klik kanan judul untuk kolom, klik Ganti Nama Kolom pada menu pintasan, lalu ketikkan nama baru. Misalnya, ketikkan Alamat Email.
Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom
Jika ingin menampilkan atau mencetak hanya kolom tertentu untuk lembar data, Anda dapat menyembunyikan kolom yang tidak ingin ditampilkan. Misalnya, jika Anda bekerja dengan database informasi kontak, Anda mungkin hanya ingin melihat nama lengkap dan alamat email untuk setiap kontak. Anda bisa membuat tampilan ini dengan menyembunyikan semua kolom lainnya.
Menyembunyikan kolom
-
Klik judul untuk kolom yang ingin Anda sembunyikan.
Untuk memilih kolom yang berdekatan, tahan SHIFT dan klik header kolom tambahan.
Catatan:Â Anda tidak dapat memilih kolom yang tidak berdekatan. Pilih kolom tambahan apa pun dan sembunyikan kolom tersebut secara terpisah.
-
Klik kanan header kolom, lalu klik Sembunyikan Bidang pada menu pintasan.
Memperlihatkan kolom
-
Klik kanan header kolom apa pun, lalu klik Munculkan Bidang pada menu pintasan.
-
Dalam kotak dialog Munculkan Kolom , pilih kotak centang di samping setiap kolom yang ingin Anda perlihatkan, lalu klik Tutup.
Mengubah gaya garis kisi dan warna latar belakang
Saat menggunakan lembar data, Anda bisa menyempurnakan tampilan data dengan mengubah format, seperti gaya garis kisi atau warna latar belakang, atau dengan membuat warna yang berbeda untuk baris alternatif.
Mengatur gaya garis kisi
-
Pada tab Beranda , dalam grup Pemformatan Teks , klik panah di samping tombol Garis Kisi .
-
Klik gaya garis kisi yang Anda inginkan.
Mengatur warna latar belakang
-
Pada tab Beranda , dalam grup Pemformatan Teks , klik panah di samping tombol Warna Latar Belakang .
-
Klik warna latar belakang yang Anda inginkan.
Mengubah warna latar belakang baris yang bersebelahan
Anda bisa mengatur warna latar belakang baris bersebelahan dalam lembar data terpisah dari warna latar belakang default. Dengan mengatur warna latar belakang yang berselang-seling, Anda dapat mempermudah membedakan antara baris yang berdekatan.
-
Pada tab Beranda , dalam grup Pemformatan Teks , klik panah di samping tombol Warna Baris Alternatif .
-
Klik warna latar belakang yang ingin Anda terapkan.
Mengubah format teks
Setelah Anda membuka tabel, kueri, atau formulir dalam tampilan Lembar Data, Anda bisa mengubah tampilan teks, termasuk pemformatan. Perhatikan bahwa perubahan Anda berlaku untuk seluruh lembar data. Jika Anda ingin perubahan muncul secara otomatis di waktu berikutnya Anda membuka lembar data, ingatlah untuk mengklik Ya saat Anda menutup lembar data dan diminta untuk menyimpan perubahan ke tata letak.
Anda menggunakan perintah tambahan dalam grup Pemformatan Teks pada tab Beranda untuk membuat perubahan pada karakteristik font dalam lembar data.
-
Klik sel mana pun dalam lembar data.
-
Pada tab Beranda , dalam grup Pemformatan Teks , lakukan satu atau beberapa hal berikut:
-
Untuk mengubah font, ketik atau klik font dalam kotak Font .
-
Untuk mengubah ukuran font, ketik atau klik ukuran font dalam kotak Ukuran Font .
-
Untuk mengubah gaya font, klik tombol Tebal, Miring, atau Garis Bawah (atau kombinasi ketiganya).
-
Untuk mengubah warna font, klik panah di samping tombol Warna Font , lalu pilih warna dari palet.
-
Meringkas data dengan menambahkan baris Total
Dengan menambahkan baris Total ke lembar data, Anda bisa dengan cepat melihat total terhitung untuk sebuah kolom. Selain menjumlahkan kolom data, Anda bisa menggunakan baris Total untuk melakukan penghitungan lain, seperti menemukan rata-rata, menghitung jumlah item dalam kolom, dan menemukan nilai minimum atau maksimum dalam kolom data.
Untuk menampilkan baris Total, lakukan hal berikut:
-
Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Total.
Baris baru muncul di bagian bawah lembar data, dengan kata Total di kolom pertama.
-
Klik sel mana pun yang berada di baris yang sama dengan sel yang berisi kata Total.
-
Klik panah yang muncul, lalu klik tipe penghitungan yang ingin Anda tampilkan di sel tersebut.
Daftar fungsi atau tipe penghitungan yang tersedia bergantung pada tipe data kolom. Misalnya, jika kolom berisi nilai mata uang, Anda akan melihat daftar fungsi yang berlaku untuk perhitungan mata uang, seperti Minimum dan Maksimum.
Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan fitur Baris total, lihat artikel Menampilkan total kolom dalam lembar data menggunakan baris Total.
Menerapkan pengurutan dan pemfilteran
Ada beberapa perubahan cepat tambahan yang bisa membuat lembar data Anda lebih mudah ditampilkan atau dicetak. Misalnya, dalam ilustrasi berikut ini, nama perusahaan diurutkan menurut abjad.
-
Untuk menerapkan pengurutan, klik kanan kolom (atau klik panah di header kolom), lalu klik opsi pengurutan yang Anda inginkan.
-
Untuk menerapkan filter, klik panah di header kolom dan pilih kotak centang untuk nilai yang ingin Anda tampilkan. Atau, Anda dapat mengklik Filter Teks atau Filter Angka untuk membuat filter yang lebih mendetail.
Menyimpan perubahan tata letak Anda
Setelah Anda mengubah tata letak dan tampilan lembar data, Anda perlu menyimpan perubahan jika Anda ingin menyimpan perubahan di waktu berikutnya Anda membuka lembar data. Saat Menutup lembar data setelah membuat perubahan pada tata letaknya, Anda akan diminta untuk menyimpan perubahan tersebut. Jika Anda mengklik Ya, perubahan disimpan dan diterapkan kali berikutnya Anda membuka lembar data. Jika Anda mengklik Tidak, perubahan akan dibuang, dan lembar data terbuka dengan pengaturan tata letak default (atau pengaturan terakhir yang disimpan) pada kali berikutnya Anda membukanya.
