Semakin banyak email yang Anda kirim dan terima, semakin besar kotak surat Outlook Anda bisa bertambah. Kotak surat besar bisa memakan waktu lebih lama untuk membuka dan mencari, dan banyak penyedia email, termasuk Microsoft 365, membatasi ukuran maksimum kotak surat Anda. Jika Anda menerima pesan bahwa kotak surat Anda melebihi batas ukurannya, menghapus pesan dan folder bisa membantu, tapi jika Anda menyimpan informasi Anda dalam File Data Outlook (.pst) atau File Data Outlook Offline (.ost), file data tersebut mungkin tidak menciut secara otomatis.
Catatan: Jika Anda menggunakan akun POP, semua informasi akun email Anda, termasuk folder, pesan email, kontak, kalender, dan informasi tugas Disimpan dalam File Data Outlook (.pst). Jika Anda menggunakan akun Microsoft 365, Exchange, IMAP, atau Outlook.com, salinan kotak surat Anda disimpan dalam File Data Outlook Offline (.ost).
Untuk mengurangi ukuran File Data Outlook (.pst) atau File Data Outlook Offline (.ost), Anda dapat memadamkan file data secara manual. Pilih versi Outlook Anda di bawah ini untuk melihat instruksi tentang cara mengurangi ukuran file .pst atau .ost.
Ada beberapa cara untuk mengurangi ukuran kotak surat Anda.
Anda dapat menggunakan alat Pembersihan Kotak Surat untuk menampilkan ukuran kotak surat dan folder individual. Alat ini juga bisa membantu Anda mencari pesan lama atau sangat besar yang mungkin ingin Anda hapus atau pindahkan ke File Data Outlook (.pst).
Sering kali, penyebab kotak surat besar adalah folder Item Terhapus yang besar. Alat ini menyediakan tombol untuk menampilkan ukuran folder Item Terhapus dan mengosongkan folder Item Terhapus.
Terkadang, Outlook akan menyimpan item yang berkonflik dalam folder yang disebut Konflik. Konflik terjadi ketika salinan item yang disimpan di server email Anda tidak tersinkron dengan salinan item yang disimpan di komputer lokal Anda. Alat Pembersihan Kotak Surat dapat menghapus konflik ini untuk Anda.
Menjalankan alat Pembersihan Kotak Surat
-
Klik tab File.
-
Klik Alat > Pembersihan Kotak Surat.
-
Pilih Tampilkan Ukuran Kotak Surat, Temukan item yang lebih lama dari, Temukan item yang lebih besar dari, Tampilkan Ukuran Item Dihapus, Folder Item Dihapus Kosong , Tampilkan Ukuran Konflik, atau Konflik Kosong untuk melakukan tugas yang Anda inginkan.
Menggunakan Pembersihan Percakapan untuk menghapus pesan yang berlebihan
Dalam utas email yang panjang, sering ada banyak pesan yang berisi semua informasi yang sama seperti pesan sebelumnya. Pembersihan Percakapan bisa menghapus pesan yang berlebihan tersebut secara otomatis. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan Pembersihan Percakapan untuk menghapus pesan yang berlebihan.
Mencari pesan berjumlah besar
Anda bisa mencari semua pesan yang lebih besar dari ukuran tertentu dari kotak Pencarian Outlook. Klik dalam kotak Pencarian dan ketik: ukuranpesan:>5 mb. Ini akan menemukan semua pesan yang lebih besar dari 5 MB. Anda bisa menghapus beberapa atau semua pesan ini atau memindahkannya ke File Data Outlook lain (.pst). Untuk informasi selengkapnya tentang memindahkan item, lihat Memindahkan atau menyalin pesan antar folder.
Jika Anda menghapus item dari File Data Outlook (.pst) atau File Data Outlook Offline (.ost), Outlook secara otomatis memadamkan file di latar belakang selama waktu diam, saat Anda tidak menggunakan komputer Anda, tetapi Outlook masih berjalan.
Catatan: Outlook hanya mempadatkan file jika terdapat lebih dari 20% 'spasi kosong' (spasi yang tidak terpakai) dalam file.
Anda juga dapat menggunakan langkah-langkah berikut ini untuk memulai proses pemadatan secara manual dengan segera, yang mungkin memerlukan waktu beberapa menit untuk menyelesaikannya.
-
Hapus item apa pun yang tidak ingin Anda simpan dan kosongkan folder Item Terhapus .
-
Klik Pengaturan Akun > File > Pengaturan Akun.
-
Pada tab File Data , klik file data yang ingin Anda padatkan, lalu klik Pengaturan.Catatan: Jika menggunakan akun email Exchange atau Outlook.com, Anda perlu mengklik tab Tingkat Lanjut > Pengaturan File Data Outlook.
-
Dalam dialog File Data Outlook, klik Padatkan Sekarang lalu klik OK.
Catatan: Anda tidak perlu keluar dari Outlook setelah memampatkan File Data Outlook.
