Jika Anda menggunakan akun Microsoft 365 atau Microsoft Exchange dengan Outlook, Anda bisa menggunakan Asisten Penjadwalan dan Penemu Ruang untuk membantu menjadwalkan rapat Anda.
Catatan: Penemu Ruang baru pertama kali tersedia di Outlook untuk Microsoft 365 mulai Versi 2012 (Build 13530.20316). Penemu Ruang memiliki dependensi pada WebView2, yang mulai diluncurkan ke aplikasi Microsoft 365 pada 1 April 2021, versi 2101 (Build 13628.20274) dan yang lebih tinggi. Untuk informasi selengkapnya tentang WebView2, lihat dokumentasi admin: Microsoft Edge WebView2 dan Aplikasi Microsoft 365.
-
Dalam rapat baru, tambahkan peserta Yang diperlukan , waktu Mulai dan Waktu akhir, lalu klik tombol Penemu Ruang di akhir bidang Lokasi .Atau, Anda dapat mengklik bidang Lokasi dan memilih Telusuri dengan Penemu Ruang di bagian bawah dalam daftar lokasi yang disarankan.
-
Pilih ruang tertentu di Penemu Ruang. Ruang konferensi ini disiapkan oleh administrator Microsoft Exchange atau Microsoft 365 Anda.
-
Jika rapat memiliki beberapa peserta dan ruang konferensi yang sibuk, akan sulit untuk menemukan waktu yang tepat untuk semua orang. Untuk menemukan ketersediaan orang dan ruang, pilih tombol Asisten Penjadwalan di pita, lalu pilih Pilih Pilih Otomatis dan pilih kriteria yang sesuai.
Catatan: Fitur ini menggantikan fitur Waktu yang Disarankan dari versi Outlook yang lebih lama.
-
Setelah Anda menemukan slot waktu yang sesuai dan menambahkan ruang konferensi ke rapat, pilih Rapat di pita. Anda kemudian dapat menutup Penemu Ruang. Setelah selesai menyiapkan rapat, pilih Kirim.
Menggunakan Pengatur Jadwal
-
Dari Kotak Masuk, pilih Item Baru > Rapat atau di Kalender, pilih Rapat Baru. Anda juga bisa menggunakan pintasan keyboard Ctrl+Shift+Q untuk membuat permintaan rapat baru.
-
Tambahkan peserta dalam kotak Kepada .
-
Dalam kotak Subjek , masukkan deskripsi rapat atau acara.
-
Pilih Asisten Penjadwalan dari Pita. Anda akan melihat baris untuk setiap penerima yang dimasukkan dalam kotak Kepada. Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak peserta, Anda bisa mengetikkan nama mereka di baris kosong apa pun di Asisten Penjadwalan.
-
Waktu di mana peserta Anda sibuk ditampilkan dalam warna biru tua. Waktu ketika peserta Anda memiliki janji temu tentatif diperlihatkan dalam blok hash biru muda, dan waktu di luar jam kerja peserta Anda diperlihatkan dalam abu-abu muda. Pilih waktu yang tersedia untuk semua peserta Anda.
-
Untuk memilih waktu optimal bagi semua peserta Anda, gunakan Penemu Ruang di kolom yang tepat. Anda bisa melihat kapan peserta Anda mengalami konflik.
Menggunakan Penemu Ruang
-
Dalam rapat baru, pilih tombol Asisten Penjadwalan di pita. Pilih tombol Penemu Ruang di sebelah kanan bidang Lokasi atau pilih Telusuri dengan Penemu Ruang di bagian bawah dalam daftar lokasi yang disarankan.
-
Gunakan menu menurun Perlihatkan daftar ruang untuk memilih daftar ruang. Daftar ini disiapkan oleh Microsoft Exchange atau administrator Microsoft 365 Anda.
-
Pilih ruang yang tersedia untuk menambahkan ruang ke Asisten Penjadwalan dan ke rapat sebagai penerima.
-
Panel Waktu yang Disarankan menemukan waktu terbaik untuk rapat Anda, yang ditetapkan sebagai waktu saat sebagian besar peserta tersedia. Waktu rapat terbaik muncul di bagian atas panel. Untuk memilih salah satu waktu yang disarankan, klik saran waktu di panel Waktu yang Disarankan . Anda juga dapat memilih waktu secara manual pada kisi bebas/sibuk.
-
Jika Anda ingin membuat rapat berulang, pada menu Rapat , dalam grup Opsi , klik Pengulangan, pilih pola pengulangan, lalu klik OK.
Saat Anda menambahkan pola pengulangan ke permintaan rapat, menu Rapat berubah menjadi Rapat Berulang.
-
-
Setelah selesai menyiapkan rapat, klik Kirim.
Temukan Penemu Ruang
Dalam rapat baru, pilih Telusuri dengan Penemu Ruang di bagian bawah Lokasi yang disarankan.
Setelah memilih bangunan, Anda dapat menelusuri dan memfilter ruang dalam gedung tersebut berdasarkan Tipe, Kapasitas, Lantai, dan Fitur.
Menggunakan Penemu Ruang
Dalam rapat baru, pilih Telusuri lebih banyak ruang di bawah bagian Tambahkan lokasi , lalu pilih Penemu Ruang.
Berikutnya, telusuri gedung di kota tempat Anda ingin bertemu menggunakan menu menurun di bidang Bangunan atau cari dengan mengetik di bidang Bangunan .
Setelah memilih bangunan, Anda dapat menelusuri dan memfilter ruang dalam gedung tersebut berdasarkan Tipe, Kapasitas, Lantai, dan Fitur.
Menggunakan Penemu Ruang
Cari dan pesan ruang konferensi dari layar Acara Baru dengan Telusuri ruang konferensi. 
Berikutnya, telusuri gedung di kota tempat Anda ingin bertemu menggunakan menu menurun di bidang Bangunan atau cari dengan mengetik di bidang Bangunan .
