Arsip online, juga disebut sebagai kotak surat arsip, adalah tempat penyimpanan pesan email lama agar tidak memenuhi ruang kotak surat utama. Admin TI atau Microsoft 365 membuat kotak surat arsip untuk Anda.
Catatan: Agar kotak surat arsip Anda berfungsi dengan Outlook untuk Mac, baik arsip maupun kotak surat utama Harus berada di Server Exchange (lokal) atau di Exchange Online di Microsoft 365 (awan). Jika kotak surat utama berada di Server Exchange, misalnya, dan akun arsip Berada dalam Exchange Online dalam Microsoft 365, Anda tidak akan dapat menggunakan arsip online. Hubungi admin TI atau Microsoft 365 tentang menemukannya bersama.
Praktik terbaik untuk memindahkan email ke arsip
Meskipun Anda dapat memindahkan setiap pesan dari Outlook untuk Mac ke kotak surat arsip satu per satu (Anda tidak dapat memindahkan atau menyalin beberapa item sekaligus), cara yang lebih efisien untuk memastikan bahwa pesan Anda diarsipkan adalah menggunakan arsip Outlook Web App dan kebijakan penyimpanan.
Kebijakan arsip dan penyimpanan diatur oleh administrator TI atau Microsoft 365 Anda. Kebijakan arsip mengontrol berapa lama pesan akan tetap berada dalam folder email sebelum dipindahkan ke arsip; kebijakan penyimpanan mengontrol berapa lama pesan akan disimpan. Meskipun admin mengatur kebijakan untuk seluruh organisasi, Anda dapat mengabaikan kebijakan untuk menyesuaikan kebutuhan. Lihat Kebijakan penyimpanan dan arsip di Outlook Web App untuk mendapatkan instruksi.
Jika ingin mengarsipkan beberapa pesan sekaligus dan tidak ada kebijakan penyimpanan atau arsip yang diterapkan, gunakan Outlook Web App untuk memindahkan pesan dari kotak surat utama ke arsip. Anda tidak akan dapat memindahkan folder, tetapi dapat memindahkan semua pesan dalam folder sekaligus.
-
Centang kotak di samping semua pesan yang ingin diarsipkan.
-
Seret file ke folder pada panel navigasi yang berlabel Arsip Pribadi - <nama Anda>.
Catatan: Jika folder, item kalender, kontak, tugas, atau catatan dipindahkan ke arsip di salah satu versi Outlook, seperti Outlook untuk Windows, Anda tidak akan dapat memindahkan atau menampilkannya dalam kotak surat arsip menggunakan Outlook untuk Mac.
Tips tambahan
-
Untuk mencari dalam arsip, pilih folder arsip pada panel folder. Anda tidak dapat mencari dalam kotak surat dan arsip secara bersamaan.
-
Anda dapat membuat aturan kotak masuk untuk mengelola pesan ke dalam folder, menetapkan pesan pada kategori, atau mengarahkan pesan ke akun lain secara otomatis. Namun, aturan ini tidak dapat diterapkan ke kotak surat arsip dan Anda tidak dapat mengalihkan pesan ke arsip menggunakan aturan kotak surat.
