Kita semua sudah berada di sana, kan? Setelah liburan yang menyenangkan, Anda kembali bekerja, membuka Outlook, dan menemukan dua ribu pesan yang belum dibaca menunggu Anda. Ini cukup untuk membuat Anda ingin kembali berlibur. Atau jangan pernah berlibur lagi.
Tapi Outlook adalah program yang canggih, dan dapat membantu Anda menjinakkan kotak masuk tersebut dengan cepat—mungkin jauh lebih cepat daripada yang bisa Anda bayangkan.
Mempersiapkan liburan
Mari kita ikuti Rachel saat dia bersiap untuk pergi untuk liburan sepuluh hari.
Rachel menangani komunikasi dan koordinasi untuk lima proyek terpisah, dia adalah anggota dari dua puluh milis yang berbeda, dan dia juga menerima sejumlah kecil pesan email pribadi setiap hari.
Sementara Rachel di luar kantor, Chester akan menjadi titik utama kontak untuk tiga proyeknya, dan Cheryl akan menangani dua lainnya.
Terakhir kali Rachel pergi berlibur, dia mengatur Balasan Otomatisnya untuk memberi tahu semua orang bahwa dia akan kembali dalam sepuluh hari, tapi dia tidak melakukan hal lain. Ketika dia kembali, Kotak Masuknya telah tumbuh dari 50 pesan menjadi 500 pesan.
Kali ini, Rachel menghabiskan beberapa menit sehari sebelum dia pergi dengan beberapa fitur utama Outlook untuk membantunya kembali dari liburan tanpa stres.
Rachel tahu bahwa menyiapkan Balasan Otomatis dapat menimbulkan banyak pertanyaan dan kebingungan bagi rekan kerjanya. Karena dia telah Microsoft 365, dia memilih File > Balasan Otomatis, dan tipe dalam teks berikut ini.
Hai,
Terima kasih atas pesan Anda. Saya berada di luar kantor antara 1 Mei 2019 dan 10 Mei 2019. Saya tidak akan memeriksa email saat saya pergi.
Untuk bantuan dengan proyek Contoso, Fourth Coffee, dan Tailspin Toys, silakan hubungi Chester Beane.
Untuk bantuan dengan proyek Northwind, hubungi Cheryl Jenkins.
—Rachel
Dia dapat mengatur balasan otomatisnya untuk mengaktifkan hari dia pergi dan menonaktifkan hari dia kembali. Ini adalah langkah 1 yang hebat. Namun, Rachel tahu Outlook memiliki fitur lain yang bisa dia gunakan untuk membantunya menjaga kotak masuknya tetap terkendali.
Untuk menyiapkan balasan otomatis Anda sendiri, lihat Mengirim balasan otomatis di luar kantor dari Outlook.
Sekarang, Rachel dapat melanjutkan ke Langkah 2: Membuat aturan.
Aturan adalah cara yang hebat untuk mengelola pesan Anda, baik saat Anda berada di kantor maupun di luar kantor. Fitur Balasan Otomatis memiliki aturan bawaannya sendiri yang hanya akan diaktifkan saat Anda berada di luar kantor.
Dari dialog aturan di bagian bawah jendela Balasan Otomatis , Rachel memilih Tambahkan Aturan.
Lalu, dia menambahkan advertisements@contoso.com ke bidang Dari . Dia menerima pesan harian dari alamat ini yang berisi informasi sensitif waktu yang tidak diperlukan ketika dia kembali dari liburannya.
Di bagian Jalankan tindakan ini , Rachel mencentang kotak untuk Menghapus semua pesan dari alamat email tersebut. Dia bisa membuat beberapa aturan yang memindahkan atau menghapus atau bahkan meneruskan pesan ke orang lain di organisasinya berdasarkan kata-kata dalam subjek atau isi pesan, atau dari siapa pesan dikirim atau diterima.
Ketika dia selesai membuat aturan, dia bisa menyimpan balasan otomatisnya dan pergi untuk liburannya mengetahui sejumlah emailnya akan secara otomatis diteruskan ke orang yang tepat dan grup lain akan dihapus sepenuhnya.
Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan aturan, lihat Mengelola pesan email dengan menggunakan aturan.
Setelah Liburan
Bagaimana jika kau tidak terorganisir seperti Rachel sebelum kau pergi berlibur?
Mari kita ikuti Nelson saat ia berusaha untuk menangani kotak masuk yang kelebihan beban setelah liburan sepuluh hari. Nelson memang menyiapkan balasan otomatis, tetapi dia tidak memberikan instruksi apa pun kepada rekan kerjanya saat dia pergi..
Ketika Nelson kembali dari liburannya, dia memiliki 1243 pesan di kotak masuknya. Untungnya, Nelson memiliki Outlook sebagai bagian dari langganan Microsoft 365 , sehingga ia dapat dengan cepat dan mudah mengurutkan, memfilter, dan menangani pesan tersebut menggunakan beberapa fitur utama Outlook.
Pertama, Nelson mengurutkan pesannya berdasarkan prioritas. Ini menempatkan semua pesan prioritas tinggi—pesan yang harus dia tangani dengan cepat—di bagian atas kotak masuknya.
Untuk melakukan ini, ia memilih menu menurun Menurut Tanggal di bagian atas daftar pesannya dan memilih Kepentingan. Ini mengurutkan kotak masuknya untuknya.
Nelson kini dapat menghabiskan waktu lima belas menit untuk menjawab lima pesan Sangat penting, memasukkannya ke dalam folder, lalu mengubah susunan urutan dengan mengklik menu menurun lagi dan memilih Rendah di atas untuk membawa pesan Rendah kepentingan ke bagian atas daftar pesannya. Pesan-pesan ini hanya mendapatkan pemindaian cepat, dan kemudian dia menghapus semua kecuali salah satu dari mereka. Undangan makan siang, pemberitahuan latihan kebakaran, dan peringatan tentang pemadaman listrik tiga hari lalu bukan pesan yang perlu dia balas.
Sekarang setelah dia mengurus pesan email yang paling penting, Nelson bisa menggunakan salah satu filter bawaan Outlook lainnya, yang untuk @mentions. Menggunakan menu menurun Menurut Tanggal di bagian kanan atas daftar pesannya, ia memilih Email Yang Disebutkan.
Nelson tahu apakah dia telah disebutkan dalam pesan email tertentu, kemungkinan pengirim membutuhkan sesuatu secara eksplisit darinya, bukan dari salah satu pekerjanya.
Ada sekitar lima puluh pesan ini, dan Nelson dapat dengan cepat memindai daftar, menghapus pesan yang mungkin sudah ditangani oleh salah satu rekan kerjanya, lalu merespons yang lain.
Jika Anda memiliki sejumlah besar proyek, beberapa proyek mungkin lebih sensitif waktu daripada proyek lainnya. Mencari pesan yang terkait dengan proyek yang paling sensitif waktu terlebih dahulu dapat membantu Anda tetap berada di atas proyek ini sambil menyimpan proyek yang kurang sensitif waktu untuk hari lain.
Untuk mencari pesan yang berisi frasa tertentu, gunakan kotak Pencarian di bagian atas daftar pesan Outlook. Gunakan tanda kutip di sekitar frasa beberapa kata untuk mencari frasa tersebut saja dan bukan setiap kata individual dalam frasa tersebut.
Mengelompokkan pesan menurut pengirim memungkinkan Anda menemukan pesan yang mungkin dapat Anda hapus dengan cepat, misalnya, buletin atau pesan otomatis dari akun yang tidak dimonitor, atau pesan yang perlu Anda respons tepat waktu, misalnya, pesan dari atasan langsung Anda.
Untuk mengelompokkan pesan menurut pengirim, klik menu menurun Menurut Tanggal di sudut kanan atas daftar pesan Anda, lalu pilih Dari.
