Pusat rekaman dimaksudkan untuk berfungsi sebagai penyimpanan terpusat di mana organisasi bisa menyimpan dan mengelola semua catatannya seperti dokumen legal atau keuangan. Pusat Rekaman mendukung seluruh proses manajemen rekaman, dari pembuatan rekaman melalui manajemen rekaman hingga disposisi rekaman .
Templat situs Pusat rekaman mirip dengan situs SharePoint lainnya yang berfungsi sebagai penyimpanan umum untuk dokumen dan memungkinkan kolaborasi di antara pengguna situs. Namun, Templat situs Pusat rekaman, adalah situs yang telah dikonfigurasikan sebelumnya yang didesain khusus untuk membantu organisasi menerapkan manajemen catatan dan program penyimpanan mereka. Pembuatan versi, pengauditan, manajemen metadata, eDiscovery, dan perutean catatan yang dapat dikustomisasi adalah fitur bawaan yang bisa membantu Anda mengelola rekaman lebih efektif.
Catatan: Di SharePoint, kami memperkenalkan penggunaan label penyimpanan untuk mendeklarasikan konten sebagai rekaman, yang secara efektif menggantikan kebutuhan untuk menggunakan pusat rekaman. Jika Anda menggunakan pusat rekaman, Anda bisa terus menggunakannya bersama label penyimpanan. Namun, untuk tujuan manajemen rekaman, kami menyarankan agar Anda menggunakan label penyimpanan dan bukan pusat rekaman.
Menentukan paket manajemen rekaman
Pada tingkatan tertinggi, ada dua langkah utama yang terlibat dalam mendesain situs Pusat rekaman untuk menerapkan program manajemen rekaman:
-
Organisasi harus mengembangkan strategi manajemen rekaman dan paket manajemen rekaman formal. Ini adalah upaya kolaboratif yang melibatkan koordinasi antara manajer rekaman, petugas kepatuhan, profesional TI, dan pekerja informasi.
-
Organisasi harus mengonfigurasi satu atau beberapa situs Pusat rekaman untuk menerapkan rencana manajemen catatannya.
Bagian di bawah ini menguraikan elemen utama yang terlibat dalam setiap langkah ini.
Perencanaan manajemen rekaman
Sebelum organisasi bisa mengonfigurasi situs Pusat rekaman sebagai solusi manajemen catatannya, itu harus mengembangkan rencana formal untuk strategi manajemen catatannya. Elemen tertentu dari paket manajemen rekaman formal cenderung unik untuk organisasi atau bisnis individual. Namun, hampir semua paket manajemen rekaman menyertakan dokumen dan proses berikut:
Paket file Paket file menjelaskan tipe dokumen atau item yang diakui organisasi sebagai catatan bisnis resmi. Ini menunjukkan di mana rekaman tersebut disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari yang lainnya. Paket file berfungsi sebagai kumpulan kebijakan, proses, dan Panduan komprehensif untuk membuat, menyimpan, dan mengelola rekaman. Paket file harus mencakup semua catatan, terlepas dari media, termasuk kertas, blog, wiki, email, dan file elektronik. Ini juga harus menentukan bagaimana setiap rekaman diklasifikasikan, diamankan, dan akhirnya hancur. Juga harus menyertakan pertimbangan untuk kategori catatan khusus, seperti rahasia, vital, rahasia dagang, atau catatan istimewa. Terakhir, paket file harus menentukan orang yang bertanggung jawab untuk mengelola setiap tipe catatan.
Pustaka rekaman Pustaka rekaman pada dasarnya adalah pustaka dokumen yang Anda buat untuk mengelompokkan dan menyimpan catatan penting. Anda membuat pustaka rekaman untuk setiap tipe catatan yang ingin dipertahankan. Rekaman secara otomatis dirutekan ke pustaka yang sesuai berdasarkan pengaturan yang dikonfigurasi dalam pengatur konten.
Tipe konten Anda membuat tipe konten untuk menentukan tipe catatan yang diperlukan organisasi Anda untuk menyimpan dan mengidentifikasi setiap Properti unik untuk setiap tipe catatan. Dengan menentukan tipe konten untuk jenis catatan tertentu, organisasi Anda dapat memastikan bahwa setiap grup konten dikelola secara konsisten. Dokumen Office, PDF, TIFFs (gambar yang dipindai), email, percakapan pesan instan, video, dan catatan fisik semua bisa diklasifikasikan dan disimpan dengan tipe konten yang Anda buat. Setiap catatan yang disebut "kontrak," misalnya, akan diperlakukan dengan cara yang sama dan dengan cara yang konsisten dalam sistem manajemen rekaman SharePoint. Menggunakan tipe konten untuk mengelompokkan dan menyimpan rekaman adalah metode alternatif untuk menggunakan pustaka rekaman.
Jadwal Penyimpanan Jadwal Penyimpanan menentukan berapa lama setiap tipe catatan dalam paket file harus dipertahankan (periode penyimpanannya) dan proses untuk membuang data tersebut saat mencapai akhir periode ini (proses penggunaannya). Panduan dalam Jadwal Penyimpanan biasanya didasarkan pada persyaratan hukum, risiko pada organisasi, dan kebutuhan bisnis. Selain itu, Jadwal Penyimpanan biasanya menguraikan kontinjensi manajemen risiko yang menentukan periode penyimpanan untuk setiap tipe catatan.
Dokumen persyaratan kepatuhan Dokumen persyaratan kepatuhan mendefinisikan aturan yang harus dipatuhi oleh sistem TI untuk manajemen rekaman, kapabilitas yang harus dimiliki, dan jenis pemantauan berkala yang harus mereka dukung untuk memastikan kepatuhan.
-
Proses formal untuk menangguhkan disposisi rekaman Proses ini, yang sering disebut penangguhan, detail bagaimana organisasi menangguhkan disposisi catatan ketika kejadian seperti litigasi, audit, atau investigasi terjadi.
-
Sistem untuk memantau dan melaporkan penanganan rekaman Untuk memastikan bahwa karyawan sedang mengarsipkan, mengakses, dan mengelola rekaman sesuai dengan kebijakan dan proses yang ditentukan, program manajemen rekaman harus memiliki proses atau sistem untuk pemantauan dan pelaporan penanganan catatan.
Mengonfigurasi situs Pusat rekaman
Setelah organisasi terlibat dalam perencanaan mendetail manajemen rekaman dan mengembangkan paket formal untuk manajemen rekaman, itu bisa membuat dan mengonfigurasi situs Pusat rekaman untuk membantu menerapkan program ini.
Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut untuk mengonfigurasi situs Pusat rekaman:
-
Membuat pustaka rekaman atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file.
-
Kami menyarankan agar Anda membuat satu pustaka rekaman untuk setiap tipe konten dalam paket catatan Anda.
-
Saat rekaman dikirim ke pusat rekaman, catatan dirutekan ke daftar atau Pustaka yang relevan.
-
-
Membuat kolom untuk pustaka dokumen, daftar, atau tipe konten yang relevan untuk memuat dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file.
-
Tentukan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe catatan di situs Pusat rekaman. Kebijakan ini harus mencerminkan periode penyimpanan dan persyaratan audit yang ditentukan dalam rencana file dan jadwal penyimpanan organisasi Anda.
-
Mengonfigurasi pengatur konten untuk merutekan setiap tipe catatan ke lokasi yang sesuai. Ketika rekaman dikirimkan ke situs Pusat rekaman, baik secara manual maupun secara programatik, aplikasi menggunakan fitur ini untuk menentukan cara mengelompokkan catatan di dalam situs Pusat rekaman dan tempat mengirimnya.
