Microsoft Excel telah mempermudah impor data Extensible Markup Language (XML) yang dibuat dari database dan aplikasi lain, untuk memetakan elemen XML dari skema XML ke sel lembar kerja, dan untuk mengekspor revisi data XML untuk berinteraksi dengan database dan aplikasi lainnya. Bayangkan fitur XML ini sebagai pengubah Office Excel menjadi generator file data XML dengan antarmuka pengguna yang familiar.
Di artikel ini
Mengapa mengunakan XML di Excel?
XML adalah teknologi yang dirancang untuk mengelola dan berbagi data terstruktur dalam file teks yang bisa dibaca manusia. XML mengikuti panduan standar industri dan bisa diproses oleh beragam database dan aplikasi. Dengan menggunakan XML, desainer aplikasi bisa membuat tag yang dikostumisasi, struktur data, dan skema mereka sendiri. Singkatnya, XML sangat mempermudah definisi, pengiriman, validasi, dan interpretasi data antara database, aplikasi dan organisasi.
Data dan file skema XML
Excel umumnya bekerja dengan dua tipe file XML:
-
File data XML (.xml), yang berisi tag kustom dan data yang terstruktur.
-
File skema (.xsd), yang berisi tag skema yang menerapkan aturan, seperti tipe data dan validasi.
XML standar juga menentukan file Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT) (.xslt), yang digunakan untuk menerapkan gaya dan mengubah data XML menjadi format presentasi yang berbeda. Anda bisa menerapkan perubahan ini sebelum Anda mengimpor file XML menjadi Excel dan setelah Anda mengekspor file XML dari Excel. Jika file XSLT ditautkan ke file data XML yang Anda impor menjadi Excel, Anda tidak memiliki opsi untuk menerapkan atau tidak menerapkan pemformatan sebelum data ditambahkan ke lembar kerja, tapi hanya ketika Anda membuka file XML dengan menggunakan perintah Buka dari dalam Excel. Pilih tipe file File XML (*.xml) sebelum Anda mengklik tombol Buka untuk melihat file XML dalam folder.
Kunci XML dan skenario Excel
Dengan menggunakan XML dan Excel, Anda bisa mengelola buku kerja dan data dengan cara yang sebelumnya mustahil atau sangat sulit. Dengan menggunakan peta XML, Anda bisa dengan mudah menambahkan, mengidentifikasi, dan mengekstrak bagian tertentu data bisnis dari dokumen Excel. Misalnya, faktur yang berisi nama dan alamat pelanggan atau laporan yang berisi hasil keuangan kuartal terakhir tidak lagi hanya berupa laporan statis. Anda bisa dengan mudah mengimpor informasi ini dari database dan aplikasi, merevisinya, dan mengekspornya ke database atau aplikasi yang sama atau berbeda.
Berikut ini adalah skenario kunci yang mana fitur XML didesain untuk mengatasinya:
-
Perluas fungsionalitas templat Excel yang sudah ada dengan memetakan elemen XML ke sel yang sudah ada. Ini membuatnya semakin mudah untuk memasukkan atau mengeluarkan data XML dari templat Anda tanpa harus mendesain ulang.
-
Gunakan data XML sebagai input ke model perhitungan Anda yang telah ada dengan memetakan elemen XML ke lembar kerja yang sudah ada.
-
Impor file data XML ke buku kerja baru.
-
Impor data XML dari layanan Web ke lembar kerja Excel Anda.
-
Ekspor data dalam sel yang dipetakan ke file data XML mandiri dari data lainnya di buku kerja.
Proses dasar menggunakan data XML di Excel
Diagram berikut ini memperlihatkan bagaimana file dan operasi yang berbeda bekerja sama ketika Anda menggunakan XML dengan Excel. Pada dasarnya, ada lima fase dalam prosesnya:
Bekerja dengan peta XML
Anda bisa membuat atau membuka buku kerja di Excel, melampirkan file skema XML (.xsd) ke buku kerja, lalu gunakan panel tugas Sumber XML untuk memetakan elemen XML dari skema ke sel atau tabel individual. Setelah Anda memetakan elemen XML ke lembar kerja Anda, Anda bisa mengimpor dan mengekspor data XML ke dalam atau ke luar sel yang dipetakan.
Ketika Anda menambahkan file skema XML (.xsd) ke buku kerja Anda, Anda membuat peta XML. Secara umum, peta XML digunakan untuk membuat sel yang dipetakan dan untuk mengelola hubungan antara sel yang dipetakan dan elemen individual dalam skema XML. Sebagai tambahan, peta XML ini digunakan untuk mengikat konten sel yang dipetakan ke elemen dalam skema saat Anda mengimpor atau mengekspor file data XML (.xml).
Ada dua jenis sel yang dipetakan yang bisa Anda buat: sel tunggal yang dipetakan dan sel yang berulang (yang tampak sebagai tabel XML). Agar rancangan lembar kerja lebih fleksibel, Anda bisa menyeret sel yang dipetakan ke mana pun pada lembar kerja dan dalam urutan apapun — bahkan sel yang berbeda dari skema XML. Anda juga bisa memilih elemen yang mana yang dipetakan atau tidak dipetakan.
Aturan berikut ini mengenai penggunaan peta XML yang penting untuk diketahui:
-
Buku kerja bisa berisi satu atau beberapa peta XML.
-
Anda hanya bisa memetakan satu elemen ke satu lokasi di buku kerja pada saat yang bersaman.
-
Setiap peta XML adalah entitas mandiri, bahkan jika beberapa peta XML dalam buku kerja yang sama mengacu pada skema yang sama.
-
Peta XML hanya bisa berisi satu elemen akar. Jika Anda menambahkan skema yang menentukan lebih dari satu elemen akar, Anda akan diminta untuk memilih elemen akar yang akan digunakan untuk peta XML baru.
Menggunakan panel tugas Sumber XML
Anda menggunakan panel tugas Sumber XML untuk mengelola peta XML. Untuk membukanya, pada tabPengembang, di grup XML, klik Sumber. Diagram berikut ini memperlihatkan fitur utama panel tugas ini.
1. Menjabarkan peta XML yang ditambahkan ke buku kerja
2. Menampilkan daftar hierarkis elemen XML dalam peta XML yang saat ini tercantum.
3. Mengatur opsi-opsi ketika bekerja dengan panel tugas Sumber XML dan data XML, seperti bagaimana cara mempratinjau data dan mengontrol data
4. Buka kotak dialog Peta XML, yang bisa Anda gunakan untuk menambahkan, menghapus, atau mengganti nama peta XML
5. Verifikasi apakah Anda bisa mengekspor data XML melalui peta XML saat ini
Tipe elemen dan ikonnya
Tabel berikut ini merangkum setiap tipe elemen XML yang bisa bekerja dengan Excel dan ikon yang digunakan untuk mewakili setiap tipe elemen.
|
Tipe elemen |
Ikon |
|---|---|
|
Elemen induk |
|
|
Elemen induk yang diperlukan |
|
|
Elemen induk berulang |
|
|
Elemen induk berulang yang diperlukan |
|
|
Elemen Turunan |
|
|
Elemen turunan yang diperlukan |
|
|
Elemen turunan berulang |
|
|
Elemen turunan berulang yang diperlukan |
|
|
Atribut |
|
|
Atribut yang diperlukan |
|
|
Konten sederhana dalam struktur yang kompleks |
|
|
Konten sederhana yang diperlukan dalam struktur yang kompleks |
|
Bekerja dengan sel tunggal yang dipetakan
Sel tunggal yang dipetakan adalah sel yang telah dipetakan ke elemen XML yang tidak berulang. Anda membuat sel tunggal yang tidak dipetakan dengan menyeret elemen XML yang tidak berulang dari panel tugas Sumber XML ke sel tunggal dalam lembar kerja Anda.
Ketika Anda menyeret elemen XML yang tidak berulang ke lembar kerja, Anda bisa menggunakan tag pintar untuk memilih agar menyertakan nama elemen sebagai judul di atas atau cukup di sebelah kiri dari sel tunggal yang dipetakan, atau Anda bisa menggunakan nilai sel yang telah ada sebagai judul.
Anda juga bisa menggunakan rumus dalam sel tunggal yang dipetakan, jika sel dipetakan ke elemen XML dengan tipe data XML Schema Definition (XSD) yang intepretasikan Excel sebagai angka, tanggal, atau waktu.
Bekerja dengan sel berulang dalam tabel XML
Tampilan dan fungsionalitas tabel XML mirip dengan tabel Excel. Tabel XML adalah tabel Excel yang telah dipetakan ke satu atau beberapa elemen berulang XML. Setiap kolom dalam tabel XML mewakili elemen XML.
Tabel XML dibuat saat Anda:
-
Menggunakan perintah Impor (dalam grup XML pada tab Pengembang) untuk mengimpor file data XML.
-
Gunakan perintah Buka dari dalam Excel untuk membuka file data XML — lalu pilih Sebagai tabel XML dalam kotak dialog Buka XML .
-
Menggunakan perintah Dari Impor data XML (dari tombol perintah Dari Sumber Lain, di grup Dapatkan Data Eksternal , pada tab Data) untuk mengimpor file data XML — lalu pilih Tabel XML dalam lembar kerja yang sudah ada atau Lembar kerja baru di kotak dialog Impor Data.
-
Menyeret satu atau beberapa elemen berulang dari panel tugas Sumber XML ke lembar kerja.
Ketika Anda membuat tabel XML, nama elemen XML secara otomatis digunakan sebagai judul kolom. Anda bisa mengubah ini ke setiap judul kolom yang Anda inginkan. Namun, nama elemen XML asli selalu digunakan ketika Anda mengekspor data dari sel yang dipetakan.
Dua opsi di bawah tombol Opsi di panel tugas Sumber XML berguna ketika Anda bekerja dengan tabel XML:
-
Otomatis Gabungkan Elemen Saat Pemetaan Ketika dipilih, Excel membuat satu tabel XML dari beberapa bidang saat mereka diletakkan ke lembar kerja. Opsi ini akan bekerja selama beberapa bidang diletakkan pada baris yang sama, berdekatan satu sama lain. Ketika opsi ini dikosongkan, setiap elemen muncul sebagai tabel XML tersendiri.
-
Data Saya Memiliki Judul Ketika dipilih, judul data yang telah ada digunakan sebagai judul kolom untuk elemen berulang yang Anda petakan ke lembar kerja Anda. Ketika opsi ini dikosongkan, nama elemen XML digunakan sebagai judul kolom.
Dengan menggunakan tabel XML, Anda bisa dengan mudah mengimpor, mengekspor, mengurutkan, memfilter, dan mencetak data berdasarkan data sumber XML. Namun, tabel XML memiliki beberapa keterbatasan berkaitan dengan bagaimana mereka bisa diatur di lembar kerja.
-
Tabel XML berdasarkan baris, berarti mereka tumbuh dari baris header bawah. Anda tidak bisa menambahkan entri baru di atas baris yang telah ada.
-
Anda tidak bisa mengubah urutan tabel XML sehingga entri baru akan ditambahkan ke sebelah kanan.
Anda bisa menggunakan rumus di kolom yang dipetakan ke elemen XML dengan tipe data XML Schema Definition (XSD) yang diintepretasikan Excel sebagai angka, tanggal, dan waktu. Sama seperti tabel Excel, rumus di tabel XML mengisi kolom ketika baris ditambahkan ke tabel.
Pertimbangan keamanan peta XML
Peta XML dan informasi sumber datanya disimpan dengan buku kerja Excel, bukan lembar kerja khusus. Pengguna yang jahat bisa melihat informasi peta ini dengan menggunakan makro Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Apalagi, jika Anda menyimpan buku kerja sebagai makro aktif Excel dalam Format File Office Open XML, informasi peta ini bisa dilihat melalui Microsoft Notepad atau melalui program pengeditan teks lainnya.
Jika Anda ingin terus menggunakan informasi peta tapi menghapus informasi sumber data yang penting, Anda bisa menghapus definisi sumber data skema XML dari buku kerja, tapi masih bisa mengekspor data XML, dengan mengosongkan kotak centang Simpan definisi sumber data dalam buku kerja di kotak dialog Properti Peta XML, yang tersedia dari perintahProperti Peta di grup XML pada tab Pengembang.
Jika Anda menghapus buku kerja sebelum Anda menghapus peta, informasi peta tentang sumber data, dan mungkin informasi penting lainnya, masih tersimpan dalam buku kerja. Jika Anda memperbarui buku kerja untuk menghapus data yang penting, pastikan Anda menghapus peta XML sebelum Anda menghapus lembar kerja, sehingga informasi peta dihapus secara permanen dari buku kerja.
Bekerja dengan skema yang disimpulkan
Jika Anda mengimpor data tanpa terlebih dahulu menambahkan skema XML terkait untuk membuat peta XML, Excel menyimpulkan skema Anda berdasarkan tag yang ditentukan dalam file data XML. Skema disimpulkan disimpan dengan buku kerja, dan skema disimpulkan memungkinkan Anda bekerja dengan data XML jika file skema XML tidak terkait dengan buku kerja.
Ketika Anda bekerja dengan data XML yang diimpor yang memiliki skema disimpulkan, Anda juga bisa mengkustomisasi panel tugas Sumber XML. Pilih opsi Pratinjau Data di Panel Tugas dari tombol Opsi untuk menampilkan baris pertama data sebagai data sampel dalam daftar elemen, jika Anda mengimpor data XML yang terkait dengan peta XML dalam sesi Excel saat ini.
Anda tidak bisa mengekspor skema disimpulkan Excel sebagai file data skema XML (.xsd) terpisah. Meskipun ada editor skema XML dan metode lainnya untuk membuat file skema XML, Anda mungkin tidak memiliki akses yang sesuai atau tidak mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
Mengekspor data XML
Anda mengeskpor data XML dengan mengekspor konten sel yang dipetakan pada lembar kerja. Ketika Anda mengekspor data, Excel menerapkan aturan berikut ini untuk menetapkan mana data yang disimpan dan bagaimana menyimpannya:
-
Item kosong tidak dibuat ketika terdapat sel kosong untuk elemen opsional, tapi item kosong dibuat ketika terdapat sel kosong untuk elemen yang diperlukan.
-
Pengodean Unicode Transformation Format-8 (UTF-8) digunakan untuk menulis data.
-
Semua ruang nama ditentukan dalam elemen Akar XML.
-
Excel menimpa prefiks ruang nama yang telah ada. Ruang nama default ditetapkan prefiks ns0. Ruang nama berurut ditetapkan ns1, ns2 hingga ns<menghitung> di mana <menghitung> adalah jumlah ruang nama yang ditulis ke file XML.
-
Node komentar tidak disimpan.
Anda bisa menampilkan kotak dialog Properti Peta XML (Klik Properti Peta dalam grup XML pada tab Pengembang .) lalu gunakan opsi Validasi data terhadap skema untuk mengimpor dan mengekspor (aktif secara default) untuk menentukan apakah Excel memvalidasi data terhadap peta XML saat mengekspor data. Klik opsi ini saat Anda ingin memastikan bahwa data XML yang Anda ekspor sesuai dengan skema XML.
Menggunakan Makro aktif Excel dalam Format File Office Open XML
Anda bisa menyimpan buku kerja Excel dalam beragam format file, termasuk makro aktif Excel dalam Format File Office Open XML (.xlsm). Excel telah menetapkan skema XML yang menentukan konten buku kerja Excel, termasuk tag XML yang menyimpan semua informasi buku kerja, seperti data dan properti, dan menentukan struktur keseluruhan buku kerja. Aplikasi kustom yang bisa menggunakan makro aktif Excel dalam Format File Office XML. Misalnya, pengembang mungkin ingin membuat aplikasi kustom untuk mencari data dalam beberapa buku kerja yang disimpan dalam format ini dan membuat sistem pelaporan berdasarkan data yang ditemukan.
Perlu bantuan lainnya?
Anda selalu dapat bertanya kepada ahli di Komunitas Teknologi Excel atau mendapatkan dukungan di Komunitas.
