SharePoint menawarkan pengalaman kaya fitur yang terukur untuk mengelola konten. Jika Anda memiliki volume file yang besar untuk dikelola, pertimbangkan untuk menggunakan templat situs Pusat dokumen. Templat ini dioptimalkan untuk manajemen dokumen skala besar. Ini dapat menghemat waktu dan membantu Anda menjadi lebih efisien. Versi, ID dokumen, kumpulan dokumen, navigasi metadata, dan tipe konten disertakan dengan Templat.
Situs Pusat dokumen berfungsi untuk kedua skenario ini:
-
Lingkungan penulisan Di lingkungan penulisan pusat dokumen, pengguna membuat dan mengedit ribuan dokumen atau aset media yang disimpan di dalam repositori terpusat.
-
Arsip konten Dalam arsip konten, seperti basis pengetahuan, pengguna menyimpan atau menampilkan dokumen.
Artikel ini memberi tahu Anda tentang fitur di Templat situs Pusat dokumen.
Untuk membuat pusat dokumen, lihat menggunakan templat untuk membuat berbagai macam situs SharePoint
Apa yang ada di situs Pusat dokumen?
Templat situs Pusat dokumen berisi fitur yang memudahkan dan lebih efisien untuk membuat dan mengelola kumpulan dokumen berukuran besar. Dalam kebanyakan kasus, pemilik situs bisa menambahkan masing-masing fitur ini secara terpisah. Templat situs Pusat dokumen secara otomatis memungkinkan fitur manajemen dokumen yang direkomendasikan. Bagian berikut ini menjelaskan fitur ini secara singkat.
Anda bisa menggunakan situs Pusat Dokumen sebagai lingkungan penulisan atau arsip konten: Di lingkungan penulisan, pengguna seringkali check-in dan check-out file serta membuat struktur folder untuk file tersebut. Pembuatan versi diaktifkan, dan versi yang lebih lama dari setiap dokumen disimpan. Selain itu, alur kerja dapat mengontrol siklus hidup dokumen.
Sebaliknya, penulisan yang sangat kecil terjadi dalam arsip konten. Pengguna hanya menampilkan atau mengunggah dokumen. Templat situs Pusat dokumen mendukung pembuatan tipe Arsip konten yang disebut arsip basis pengetahuan. Biasanya, basis pengetahuan berisi versi dokumen tunggal, dan situs dapat diskalakan ke jutaan file. Dalam skenario umum, seperti pusat dukungan teknis untuk organisasi besar, ribuan orang mungkin mengakses konten, terutama untuk membacanya. Hanya beberapa yang dapat mengunggah konten baru ke situs.
Item berikut ini menjelaskan beberapa fitur SharePoint yang bisa Anda sertakan di situs Pusat dokumen. Selain kapabilitas ini, beberapa organisasi mengkustomisasi tampilan dan navigasi pusat dokumen. Beberapa komponen Web kustom Tambahkan.
Metadata terkelola adalah sistem yang menetapkan persyaratan tertentu ke dokumen di SharePoint. Lalu, Anda dapat menggunakan istilah tersebut untuk mengelompokkan dokumen. Anda juga bisa menggunakan metadata untuk membuat alat navigasi yang hebat untuk pengguna yang dapat membantu mereka menemukan apa yang mereka inginkan dengan cepat.
Misalnya, perusahaan Anda memiliki basis pengetahuan yang berisi artikel yang membantu orang memecahkan masalah dengan produk. Anda dapat membuat istilah metadata yang memungkinkan pengguna untuk memfilter informasi menurut produk, menurut tipe masalah, atau properti lainnya.
Di situs Pusat dokumen, setiap bagian konten mendapatkan ID unik yang tidak terkait dengan lokasi dokumen, seperti link URL. Ini berarti bahwa jika Anda memindahkan atau mengganti nama dokumen, ID tetap sama. Anda dapat menggunakan ID untuk membuat tautan permanen untuk dokumen dan meminimalkan link yang rusak.
Versi diaktifkan secara otomatis di situs Pusat dokumen. Ini berarti Anda secara otomatis memiliki riwayat semua versi file yang berbeda. Dalam proses peninjauan dokumen, misalnya, ini berarti Anda memiliki catatan semua pembaruan yang dimasukkan selama siklus peninjauan. Anda bisa melacak pembaruan, hubungi Responders, dan seterusnya. Selain itu, jika ada masalah yang muncul dengan versi saat ini dari sebuah artikel, Anda bisa kembali dengan cepat ke versi yang terakhir dikenal.
Tipe konten adalah jenis konten tertentu bersama-sama dengan sekelompok pengaturan untuk konten tersebut. Saat seseorang membuat dokumen dari tipe konten yang ditentukan, maka secara otomatis menerima semua pengaturan yang sesuai untuk tipe konten tersebut. Pusat dokumen mungkin memiliki kumpulan tipe konten-berbagai jenis dokumen, video, Templat, dan lain sebagainya.
Pengatur konten tidak disertakan secara otomatis di situs Pusat dokumen, namun, banyak pengguna menambahkannya. Pengatur konten adalah fitur SharePoint yang memungkinkan Anda mengelola keseluruhan organisasi dan struktur item. Dengan menggunakan metadata atau tipe konten, pengatur konten dapat secara otomatis merutekan dokumen dan item lain ke lokasi tertentu. Misalnya, di basis pengetahuan, Anda mungkin memiliki pengatur konten secara otomatis merutekan semua pengiriman baru ke pustaka khusus yang mengumpulkan artikel untuk produk tertentu.
