A szűréssel csak az Access-adatbázisokban megjeleníteni kívánt adatok jeleníthetők meg. Szűrőkkel megjeleníthet bizonyos rekordokat egy űrlapon, jelentésben, lekérdezésben vagy adatlapon, vagy kinyomtathat csak bizonyos rekordokat egy jelentésből, táblából vagy lekérdezésből. Szűrő alkalmazásával a mögöttes objektum kialakítása nélkül korlátozhatja az adatokat egy nézetben.
A témakör tartalma
Hogyan hasznosak a szűrők?
Mivel a szűrő alkalmazása után megjelenő nézet csak a kiválasztott értékeket tartalmazó rekordokat tartalmazza, a többi adat rejtve marad, amíg nem törli a szűrőt.
Megjegyzés: Az adatlapok oszlopai és a kifejezésekhez kötött űrlapok és jelentések vezérlői nem támogatják a szűrést.
Számos szűrőtípus létezik, amelyek közül néhány könnyen alkalmazható és eltávolítható. Az Access tartalmaz néhány gyakori szűrőt, amelyek minden nézetbe be vannak építve. A szűrőparancsok elérhetősége a mező típusától és értékeitől függ.
Ha például meg szeretné tekinteni azoknak a személyeknek a rekordjait, akiknek a születésnapja egy adott hónapra esik, kattintson a SzületésiDátum oszlopra, a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Szűrő elemre, majd a párbeszédpanelen kattintson a Dátumszűrők elemre, majd válassza ki a kívánt dátumtartományt.
1. Az elérhető szűrők a kiválasztott oszlop adattípusától függenek.
2. Az Időszak szűrőben lévő összes dátum figyelmen kívül hagyja a dátumértékek nap és év részét.
Ebben a szűrt nézetben csak azokat a rekordokat láthatja, amelyekben a SzületésiDátum mező hónap része áprilisra van állítva.
1. Az oszlopfejléc és a rekordválasztó sáv szűrőikonja azt jelzi, hogy az aktuális nézet a BirthDate oszlopra van szűrve.
2. Adatlap nézetben, amikor az egérmutatót az oszlopfejléc fölé viszi, az aktuális szűrőfeltétel jelenik meg.
Megjegyzés: Ha szűrőt alkalmaz egy már szűrt oszlopra, a rendszer automatikusan eltávolítja az előző szűrőt. Bár egyszerre csak egyetlen szűrő lehet érvényes egy mezőre, a nézetben minden mezőhöz megadhat egy másik szűrőt.
Ha például meg szeretné tekinteni azoknak az Egyesült Királyságban élő partnereknek a nevét, akiknek a születésnapja áprilisban esik, szűrheti a Névjegyek táblát az OrszágRégió mezőre és a SzületésiDátum mezőre is. Ha egyetlen nézetben több mezőt szűr, a szűrők kombinálása az AND operátorral történik, az alábbi módon:
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April
A szűretlen nézetre való visszaállításhoz: Távolítsa el a szűrőket. A szűrő eltávolítása ideiglenesen eltávolítja a nézetből, így visszaállhat az eredeti, szűretlen nézetre.
Ha váltani szeretne a szűrt és a szűretlen nézetek között: a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Szűrő váltása elemre.
Szűrő végleges eltávolításához egy nézetből: Törölje a szűrőt. A szűrők törléséről a Szűrő törlése című szakaszban olvashat.
A szűrőbeállítások mindaddig érvényben maradnak, amíg be nem zárja az objektumot, még akkor is, ha az objektum másik nézetére vált. Más szóval, ha Adatlap nézetben szűr egy űrlapot, a szűrőbeállítások akkor is érvényben maradnak, ha Űrlap vagy Elrendezés nézetre vált, és az űrlap bezárásáig érvényben maradnak. Ha a szűrő alkalmazása közben menti az objektumot, az az objektum következő megnyitásakor lesz elérhető. A szűrők mentéséről a jelen cikk Szűrő mentése című szakaszában olvashat.
Szűrőtípus kiválasztása és alkalmazása
Egy adattípushoz több használatra kész szűrő közül választhat. Ezek a szűrők menüparancsként érhetők el a következő nézetekben: Adatlap, Űrlap, Jelentés és Elrendezés. Ezen szűrők mellett űrlapokat vagy adatlapokat is szűrhet egy űrlap kitöltésével (az úgynevezett Szűrés űrlap alapján).
Ha nagyobb rugalmasságra van szüksége, és kényelmesen ír kifejezéseket, létrehozhat saját szűrőket a Dokumentum szűrése lapon található beállításokkal.
Válasszon a következő szűrőtípusok közül:
Gyakori szűrők: Adott értékek vagy értéktartományok szűrése.
Szűrés kijelölés alapján: Az adatlap nézet szűrésével szűrheti egy tábla összes olyan sorát, amely egy sor kijelölt értékével egyező értéket tartalmaz.
Szűrés űrlap alapján: Ha egy űrlap vagy adatlap több mezőjére szeretne szűrni, vagy ha egy adott rekordot próbál megkeresni.
Speciális szűrő: Olyan szűrőtípushoz, ahol egyéni szűrési feltételeket határoz meg.
Megjegyzés: Ha egyik nézetben sem látja a szűrőparancsokat, előfordulhat, hogy az űrlap vagy adatbázis tervezője letiltotta a szűrést. További segítségért forduljon a tervezőhöz.
Gyakori szűrők
A számított értékeket megjelenítő OLE-objektummezők és mezők kivételével minden mezőtípus közös szűrőket kínál. Az elérhető szűrők listája a kiválasztott mező adattípusától és értékeitől függ.
Kattintson a jobb gombbal a szűrni kívánt mezőre. Ha több oszlopra vagy vezérlőelemre szeretne szűrni, jelölje ki és szűrje az egyes oszlopokat vagy vezérlőelemeket külön-külön, vagy használjon speciális szűrőbeállítást. További információt a jelen cikk Szűrés űrlap ésSpeciális szűrők szerint című szakaszában talál.
Ha például meg szeretné tekinteni a BirthDate mezőhöz elérhető szűrőket, kattintson a Kezdőlap lap Szűrés & szűrés csoportjában a Szűrő gombra.
1. Adott értékek szűréséhez használja a jelölőnégyzetlistát. A lista megjeleníti a mezőben jelenleg megjelenített összes értéket.
2. Ha egy értéktartományra szeretne szűrni, kattintson az egyik szűrőre, és adja meg a szükséges értékeket. Ha például az aktuális dátum és az év vége közé eső születésnapokat szeretné látni, kattintson a Között gombra, majd adja meg a megfelelő kezdő és záró dátumokat a Between ( Között) párbeszédpanelen. Ha meg szeretné tekinteni az adott dátumra eső összes születésnapot, kattintson a dátumra, és az adott dátumra eső összes születésnap megjelenik.
Fontos megjegyezni, hogy a dátummezők értékei hatással vannak a típusspecifikus szűrők listájára. Ha egy dátummező legutóbbi dátumértéke az elmúlt két évbe esik, hosszabb, részletesebb szűrőlista jelenik meg. Ha egy mező egyik dátuma sem kisebb két évnél, akkor a rövidebb szűrőlista jelenik meg.
Megjegyzés: Az Igen/Nem, az OLE objektum és a mellékletek mezőkhöz nem érhetők el típusspecifikus szűrők. Az értéklista nem érhető el a Hosszú szöveg mezőkhöz és a Rich Text szöveget tartalmazó mezőkhöz.
Közös szűrő alkalmazása
-
Nyisson meg egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést a következő nézetek bármelyikében: Adatlap, Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés.
-
Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy a Szűretlen vagy a Halvány Nincs szűrő ikon látható-e.
Tipp: Egy adott objektum összes szűrőjének eltávolításához a Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Speciális, majd az Összes szűrő törlése elemre.
-
Kattintson az első szűrni kívánt mezőnek megfelelő oszlopra vagy vezérlőelemre, majd a Kezdőlap lap Szűrés & szűrés csoportjában kattintson a Szűrés gombra.
Gyakori szűrő alkalmazása: Mutasson a Szöveg (vagy Szám vagy Dátum) szűrőre, majd kattintson a kívánt szűrőre. Az egyenlő és a köztes szűrőhöz hasonló szűrők a szükséges értékek megadását kérik.
Tipp: Bizonyos karakterek, például *, %, és ?, speciális jelentéssel bírnak, ha egy szűrőszöveg-mezőben vannak megadva. A * például egy karakterből álló sztringet jelöl, így az a* karakterlánc az a karakterrel kezdődő összes sztringnek felel meg, és nem csak az a * literális sztringnek. Ha figyelmen kívül szeretné hagyni egy karakter speciális jelentését, szögletes zárójelek közé [], a következőképpen: a[*]. Az ANSI-89 szabványt használó adatbázisok speciális karakterekként kezelik a *, ?, [, ], , -, és # karaktereket. Az ANSI-92 szabványt használó adatbázisok speciális karakterekként kezelik a %, _, [, ], ^és karaktereket. Bármelyik szabványt használhatja az Accessben, de nem keverheti a két szabványt (például ?a*) egy adott kifejezésben.
Mezőértékeken alapuló szűrő alkalmazása: Törölje azokat az értékeket tartalmazó jelölőnégyzeteket, amelyekre nem szeretne szűrni, majd kattintson az OK gombra.
Ha egy hosszú lista egy vagy csak néhány értékére szeretne szűrni, először törölje a jelet az (Összes kijelölése) jelölőnégyzetből, majd jelölje be a kívánt értékeket.
Ha null értékekre szeretne szűrni (a null érték az adatok hiányát jelzi) szöveg-, szám- és dátummezőkben: A jelölőnégyzetlistában törölje a jelet az (Összes kijelölése) jelölőnégyzetből, majd jelölje be az (Üresek) jelölőnégyzetet.
Szűrés kijelölés szerint
Ha egy tábla összes olyan sorát meg szeretné tekinteni, amely egy sor értékével egyező értéket tartalmaz, gyorsan szűrheti az adatlap nézetét egy adott érték kiválasztásával, majd a Kijelölés parancsra kattintva. A legördülő listában megjelennek az elérhető szűrési lehetőségek. Ezek a beállítások a kiválasztott érték adattípusától függően változnak. A kijelölési szűrő beállításainak elérésére úgy is lehetősége van, ha a jobb gombbal az adott cellára kattint.
Ha például a 2/21/1967 érték van kiválasztva a SzületésiDátum mezőben, a Kezdőlap lap Szűrés & rendezése csoportjában kattintson a Kijelölés elemre a szűrés kijelölési parancsok szerinti megjelenítéséhez, majd válassza ki a szűrési beállítást.
A parancsok listája attól is függ, hogy az érték mekkora része van kiválasztva. Ha például csak néhány karaktert jelöl ki az értékben, akkor a kijelölt mezőrésztől függően eltérő parancslista jelenik meg.
1. Szűrés mezőérték elejével...
2. ... egy mezőérték közepe...
3. ... vagy egy mezőérték végét.
Megjegyzés: A részleges kijelölésre való szűrés nem érhető el a többértékű mezők esetében. A Kijelölés parancs mellékletekhez nem érhető el.
Szűrő eltávolításához a Kezdőlap lap Szűrés & szűrés csoportjában kattintson a Szűrő váltása elemre, vagy kattintson a Speciális , majd az Összes szűrő törlése parancsra.
Szűrő alkalmazása kijelölés alapján
-
Nyisson meg egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést a következő nézetek bármelyikében: Adatlap, Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés.
-
Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy a Szűretlen vagy a Halvány Nincs szűrő ikon látható-e.
-
Lépjen arra a rekordra, amely a szűrő részeként használni kívánt értéket tartalmazza, majd kattintson az oszlopba (Adatlap nézetben) vagy vezérlőelembe (Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés nézetben).
Részleges kijelölés alapján történő szűréshez; jelölje ki a kívánt karaktereket, a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Kijelölés elemre, majd az alkalmazni kívánt szűrőre.
Szűrés űrlap szerint
Ez a szűrő akkor hasznos, ha egy űrlap vagy adatlap több mezőjére szeretne szűrni, vagy ha egy adott rekordot próbál megkeresni. Az Access létrehoz egy üres űrlapot vagy adatlapot, amely hasonlít az eredeti űrlaphoz vagy adatlaphoz, majd lehetővé teszi, hogy annyi mezőt töltsön ki, amennyit csak szeretne. Amikor elkészült, az Access megkeresi a megadott értékeket tartalmazó rekordokat.
Megjegyzés: A többértékű mezőkhöz űrlap szerinti szűréssel nem adhat meg mezőértékeket, sem Hosszú szöveg, Hivatkozás, Igen/Nem vagy OLE objektum adattípusú mezőkhöz, bár a rekordhalmaz más mezőihez is megadhat értékeket.
Ha például meg szeretné találni az összes ügyfélrekordot, ahol a kapcsolattartó címe Tulajdonos, és az adott személy portlandi vagy Eugene régióban található, nyissa meg az Ügyfelek adatlapot vagy űrlapot, majd a Kezdőlap Lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Speciális, majd a Szűrés űrlap szerint elemre.
Adja meg az első értékkészletet, majd kattintson az adatlap vagy űrlap alján található Vagy fülre, majd adja meg a következő értékkészletet. Vegye figyelembe, hogy ha azt szeretné, hogy egy mezőérték a többi mezőértéktől független szűrőként működjön, akkor ezt az értéket a Keresés lapon és mindegyik Vagy lapon meg kell adnia. Mindegyik Vagy lap egy másik szűrőérték-készletet jelöl.
Ha csak a bemenetnek megfelelő rekordokat szeretné látni: A Kezdőlap Lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Szűrő váltása gombra.
Szűrő alkalmazása űrlap kitöltésével
-
Nyisson meg egy táblát vagy lekérdezést Adatlap nézetben, vagy űrlapot Űrlap nézetben.
-
Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy a Szűretlen vagy a Halvány Nincs szűrő ikon látható-e.
-
A Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Speciális, majd a helyi menü Szűrés űrlap alapján parancsára.
-
Attól függően, hogy Adatlap vagy Űrlap nézetben dolgozik, tegye az alábbiak egyikét:
Adatlap nézet: Kattintson annak az oszlopnak az első sorára, amelyre szűrni szeretne, kattintson a megjelenő nyílra, majd válasszon ki egy értéket. További értékek hozzáadásához egyszerűen kattintson az adatlap alján található Vagy fülre, és válasszon egy másik értéket.
Űrlapnézet: Kattintson a vezérlőben megjelenő nyílra, és válassza ki azt az értéket, amelyre szűrni szeretne. További értékek hozzáadásához kattintson az űrlap alján található Vagy fülre, és válasszon egy másik értéket.
Tippek: A többértékű mezőkhöz nem adhat meg mezőértékeket az űrlap szerinti szűréssel, de a rekordhalmaz nem többértékű mezőihez is megadhat értékeket.
-
Egy mező lehetséges értékeinek listájának megadásához használja az vagy operátort. A Város mezőben például adja meg a "Portland" vagy az "Oregon" értéket, hogy az értékeket tartalmazó rekordokra szűrjön.
-
Ha egy vezérlő állapota alapján szeretne szűrni, például jelölőnégyzetet vagy gombot, kattintson a vezérlőre, hogy a kívánt állapotban legyen. Ha vissza szeretné adni a vezérlőt semleges pozícióba, hogy ne használhassa a rekordok szűrésének feltételeként, győződjön meg arról, hogy nem érhető el (halványan jelenik meg).
-
Ha olyan rekordokra szeretne szűrni, amelyek null (hiányzó), nem null értékű, üres (üres vagy "" vagy nem üres) értékkel rendelkeznek, írja be a következőt: Is Null, Is Not Null, "" vagy Not "" .
-
-
Ha két alternatív feltételkészletet szeretne megadni, például csak azoknak a partnereknek a nevét szeretné látni, akiknek a CountryRegion értéke USA, és akiknek a születésnapja áprilisban esik, az alábbi lehetőségek közül választhat:
-
Ha az összes olyan rekordot szeretné lekérni, amely megfelel a több feltételkészlet bármelyikének, adja meg a feltételeket az első feltételkészlet beírásával, kattintson a Vagy fülre, majd adja meg a következő feltételkészletet. Vegye figyelembe, hogy ha azt szeretné, hogy egy mezőérték a többi mezőértéktől független szűrőként működjön, akkor ezt az értéket a Keresés lapon és mindegyik Vagy lapon meg kell adnia. Más szóval a Keresés lap és az Egyes Vagy lapok a szűrőértékek alternatív készletét jelölik.
-
Azt is vegye figyelembe, hogy minden alkalommal, amikor mezőfeltételt ad hozzá az Or laphoz, az Access létrehoz egy másik Vagy lapot. Ez lehetővé teszi több "vagy" feltétel megadását. A szűrő minden olyan rekordot visszaad, amely tartalmazza a Keresés lapon megadott összes értéket, vagy az első Vagy lapon megadott összes értéket, vagy a második Vagy lapon megadott összes értéket stb.
-
Szűrő eltávolításához és az összes rekord megjelenítéséhez kattintson ismét a Szűrő váltása gombra .
Ha űrlap szerint szeretne módosítani egy szűrőt, kattintson a Speciális, majd ismét a Szűrés űrlap alapján lehetőségre. Megjelenik az aktuális szűrőfeltétel-készlet.
Irányított szűrő
Előfordulhat, hogy speciális szűrőtípusú szűrőt szeretne alkalmazni, és előfordulhat, hogy saját maga kell megírnia a szűrőfeltételt. Például az elmúlt hét napban vagy az elmúlt hat hónapban előforduló dátumokat tartalmazó rekordok megkereséséhez.
A speciális szűrők használatához kifejezések írására van szükség. A kifejezések hasonlóak az Excel képleteihez és a lekérdezés tervezésekor megadott feltételekhez.
Egy speciális szűrő például azoknak a partnereknek a neve, akiknek a születésnapja az elmúlt hét napban történt. A speciális szűrő alkalmazása után tovább korlátozhatja az eredményeket azokra, akiknek az országa/régiója az USA.
Speciális szűrő alkalmazása
-
Nyisson meg egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést a következő nézetek bármelyikében: Adatlap, Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés.
-
Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordkezelő sávon ellenőrizze, hogy a Nincs szűrő szürkén jelenik-e meg (nem érhető el). Ha a rekordkezelő sáv nem látható, kattintson a Speciális elemre a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában, majd kattintson az Összes szűrő törlése elemre (ha az Összes szűrő törlése szürkén jelenik meg, akkor nincsenek érvényben szűrők).
-
A Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Speciális , majd a helyi menü Speciális szűrés/rendezés parancsára.
-
Adja hozzá azokat a mezőket, amelyekre szűrni szeretne a rácson.
-
Az egyes mezők Feltétel sorában adjon meg egy feltételt. A feltételek halmazként lesznek alkalmazva, és csak azok a rekordok jelennek meg, amelyek megfelelnek a Feltétel sor összes feltételének. Egyetlen mező alternatív feltételének megadásához írja be az első feltételt a Feltétel sorba, a második feltételt pedig a Vagy sorba, és így tovább.
Tippek:
-
A Vagy sor teljes feltételkészlete a Feltétel sor feltételkészletének alternatívaként lesz alkalmazva. Minden feltételt, amelyet mindkét feltételkészletre alkalmazni szeretne, a Feltétel sorba és az Or sorba is be kell gépelni. Kattintson a Szűrő váltása elemre a szűrt sorok megtekintéséhez.
-
A feltételek megírásának egy jó módja, ha egy közös szűrőt vagy egy kiválasztáson alapuló szűrőt alkalmaz, amely a keresetthez közeli eredményt hoz létre. Ezután a nézetre alkalmazott szűrővel jelenítse meg a Szűrőobjektum lapot
-
Speciális parancsok a Dokumentum szűrése lapon
A Dokumentum szűrése lapon két speciális parancs érhető el. Ha a lap tervezőrácsa fölött a jobb gombbal kattint, a helyi menüben elérhető a Betöltés lekérdezésből és a Mentés lekérdezésként parancs.
A Betöltés lekérdezésből parancs betölti egy kijelölt lekérdezés tervét a rácsba. Ez lehetővé teszi a lekérdezési feltételek szűrési feltételként való használatát.
A Mentés lekérdezésként paranccsal új lekérdezésként mentheti a szűrőbeállításokat.
Szűrő eltávolítása vagy ismételt alkalmazása
Ha az adatok szűretlen nézetére szeretne váltani, távolítsa el a szűrőket a rekordválasztó sáv Szűrt elemére kattintva, hogy visszaálljon a teljes nézetre.
Az aktuális szűrők eltávolításakor a rendszer ideiglenesen eltávolítja a szűrőket a nézet összes mezőjéből. Ha például először alkalmaz szűrőket az OrszágRégió és a SzületésiDátum mezőkre, majd eltávolítja a szűrőket, az összes rekord ismét megjelenik.
A legutóbbi szűrők újbóli alkalmazásához kattintson a Szűretlen elemre a rekordválasztó sávon.
Szűrő törlése
Töröljön egy szűrőt, ha már nincs rá szüksége. Ha töröl egy szűrőt, azzal törli azt a nézetből, és többé nem alkalmazhatja újra az állapotsor Szűretlen gombjára kattintva. Egyetlen szűrőt törölhet egyetlen mezőből, vagy törölheti a nézet összes mezőjéből az összes szűrőt.
-
Ha egyetlen szűrőt szeretne törölni egyetlen mezőből: kattintson a jobb gombbal a szűrt oszlopra vagy vezérlőelemre, majd kattintson a Szűrő törlése mezőnévből parancsra.
-
Ha az összes szűrőt törölni szeretné az összes mezőből: A Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Speciális, majd a helyi menü Minden szűrő törlése parancsára.
Szűrő mentése
Hasznos lehet menteni egy szűrőt, ha újra használni fogja. A tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés bezárásakor érvényben lévő szűrőbeállításokat a rendszer automatikusan menti az objektummal együtt, és újraalkalmazásra elérhetők. Alapértelmezés szerint azonban a szűrőbeállítások nem lesznek automatikusan alkalmazva, amikor legközelebb megnyitja az objektumot.
Annak érdekében, hogy az aktuális szűrők automatikusan érvényesüljenek, amikor legközelebb megnyit egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést az objektum tulajdonságlapjáról, állítsa az objektum FilterOnLoad tulajdonságát Igen értékre. A FilterOnLoad tulajdonság az objektum következő megnyitásakor lesz alkalmazva. Amikor módosítja ezt a beállítást, be kell zárnia az objektumot, majd újra meg kell nyitnia az új beállítás alkalmazásához.
Megjegyzés: A FilterOnLoad tulajdonságbeállítás csak az objektum betöltésekor lesz alkalmazva. Ha tervező nézetben beállítja ezt a tulajdonságot egy objektumhoz, majd másik nézetre vált, a beállítás nem lesz alkalmazva. A FilterOnLoad tulajdonság módosításának érvénybe léptetéséhez be kell zárnia és újra meg kell nyitnia az objektumot.
