Az adatok összegzése lekérdezés használatával

A mintaadatok manuális bevitele

1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Tábla gombra.

   Az Access felvesz egy új, üres táblát az adatbázisba.

   Megjegyzés: Új, üres adatbázis megnyitásakor erre a lépésre nincs szükség, amikor azonban új táblát vesz fel az adatbázisba, mindig el kell végeznie.

2. Kattintson duplán a fejlécsor első cellájába, és adja meg a mintatábla első mezőjének nevét.

   Alapértelmezés szerint az Access az összes új mező fejlécében az Új mező hozzáadása szöveget jeleníti meg. Ez látható az alábbi ábrán:

   

3. A nyílbillentyűkkel lépjen át a következő üres mező fejlécébe, és írja be a második mező nevét (használhatja a TAB billentyűt, vagy az egérrel duplán kattinthat az új mezőre). Ismételje ezt a lépést mindaddig, amíg be nem vitte az összes mező nevét.

4. Vigye be a mintatábla adatait.

   Amint beviszi az adatokat, az Access beállítja az egyes mezők adattípusát. Ha nem járatos a relációs adatbázisok használatában, a táblák minden mezőjében be kell állítani egy meghatározott adattípust (például Szám, Szöveg vagy Dátum/Idő). Az adattípus megadása segít a pontos adatbevitelben és a hibák megelőzésében (megakadályozza például, hogy telefonszámot próbáljon meg használni a számításokban). Ezekben a mintatáblákban hagyhatja, hogy az Access állítsa be az adattípust.

5. Ha befejezte az adatok bevitelét, kattintson a Mentés gombra.

   Billentyűparancs:  Nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

   Megjelenik a Mentés másként párbeszédpanel.

6. A Táblanév mezőben adja meg a mintatábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

   Érdemes az egyes mintatáblák nevét használni, mivel a leírásokban létrehozott lekérdezések ezekre a nevekre hivatkoznak.

7. Ismételje meg ezeket a lépéseket addig, amíg a szakasz elején felsorolt összes mintatáblát létre nem hozta.

Ha nem szeretné manuálisan megadni az adatokat, az alábbi lépéseket követve másolja az adatokat egy táblázatfájlba, majd importálja őket a táblázatfájlból az Accessbe.

A mintamunkalapok létrehozása

1. Indítsa el a táblázatkezelő alkalmazást, és hozzon létre egy új, üres fájlt. Excel használata esetén alapértelmezés szerint létrejön egy új, üres munkafüzet.

2. Másolja ki a fenti első mintatáblát, és illessze be az első munkalapra, az első cellától kezdődően.

3. A táblázatkezelő alkalmazás által biztosított módszerrel nevezze át a munkalapot. Adja ugyanazt a nevet a munkalapnak, mint a mintatáblának. Ha például a mintatábla neve Kategóriák, a munkalapnak is adja ugyanezt a nevet.

4. Ismételje meg a 2. és a 3. lépést, másolja át az összes táblát egy üres munkalapra, és nevezze át a munkalapokat.

   Megjegyzés: Lehetséges, hogy új munkalapokat kell hozzáadni a számolótáblafájlhoz. Erről a műveletről a táblázatkezelő alkalmazás súgójában tájékozódhat.

5. Mentse a munkafüzetet egy megfelelő helyre a számítógépén vagy a hálózaton, majd folytassa a következő lépéssorral.

Adatbázistáblák létrehozása a munkafüzetekből

1. A Külső adatok lap Importálás & Csatolás csoportjában kattintson az Új adatforrás > Fájlból > Excel elemre.

   Megjelenik a Külső adatok beolvasása – Excel-számolótábla párbeszédpanel.

2. Kattintson a Tallózás gombra, nyissa meg a fentebb létrehozott számolótáblafájlt, majd kattintson az OK gombra.

   Ekkor elindul a Táblázat importálása varázsló.

3. A varázsló alapértelmezés szerint a munkafüzet első munkalapját jelöli ki (ha követte az előző szakasz útmutatását, akkor ez a Vevők nevű munkalap lesz), és a munkalap adatai megjelennek a képernyő alsó részén. Kattintson a Tovább gombra.

4. A varázsló következő lapján jelölje be Az első sor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet, majd kattintson a Tovább gombra.

5. A következő lap Mezőbeállítások csoportjában található beviteli mezők és listák segítségével tetszés szerint módosíthatja a mezőneveket és az adattípusokat, vagy akár ki is hagyhat mezőket az importálásból. Egyéb esetben kattintson a Tovább gombra.

6. Hagyja bejelölve Az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához választógombot, majd kattintson a Tovább gombra.

7. Az Access alapértelmezés szerint a munkalap nevét használja az új tábla neveként. Fogadja el ezt a nevet, vagy adjon meg egy másikat, majd kattintson a Befejezés gombra.

8. Az 1–7. lépést megismételve a munkafüzet minden munkalapjából készítsen egy-egy táblát.

Az elsődleges kulcs mezőinek átnevezése

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az egyes táblákra, amelyeket az előző lépésekben készített, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.

2. Az egyes táblákban keresse meg az elsődleges kulcs mezőjét. Alapértelmezés szerint az Access minden ilyen mezőt az Azonosító névvel jelöl.

3. Az elsődleges kulcs mezőinek Mezőnév oszlopához adja hozzá a tábla nevét.

   A Kategóriák tábla Azonosító mezőjének például a „Kategóriaazonosító” nevet, a Rendelések tábla azonosító mezőjének pedig a „Rendelésazonosító” nevet adja. A Rendelés részletei táblában a mező neve „Részletazonosító” lesz. A Termékek táblában a mezőt „Termékazonosító” névre nevezi át.

4. Mentse a módosításokat.

Az útmutatóban előforduló mintatáblák mindegyike tartalmazza az elsődleges kulcs mezőjét. A mezőt az előző lépéseket követve nevezheti át.

Vissza a lap tetejére

Egyszerű választó lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblára vagy táblákra.

   A kijelölt táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében.

3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.

   A táblában szerepelhetnek szöveges adatot tartalmazó mezők, például nevek és leírások, azonban mindenképpen szerepelnie kell szám vagy pénznem adatot tartalmazó mezőnek is.

   Az egyes mezők cellaként jelennek meg a tervezőrácsban.

4. A lekérdezés futtatásához kattintson a futtatása elemre.

   A lekérdezés eredményhalmaza megjelenik Adatlap nézetben.

5. Ha szükséges, átválthat Tervező nézetre, és módosíthatja a lekérdezést. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza a Tervező nézet parancsot. Ha szükséges, ezután táblamezők hozzáadásával és eltávolításával módosíthatja a lekérdezést. Mező eltávolításához jelölje ki a tervezőrács megfelelő oszlopát, és nyomja le a DELETE billentyűt.

6. Mentse a lekérdezést.

Összeg sor hozzáadása

1. Ellenőrizze, hogy a lekérdezés Adatlap nézetben van-e megnyitva. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza az Adatlap nézet parancsot.

   – vagy –

   A navigációs ablakban kattintson duplán a lekérdezésre. Ez elindítja a lekérdezést, és az eredményeket megjeleníti egy adatlapon.

2. A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.

   Az adatlapon megjelenik egy új Összeg sor.

3. Az Összeg sorban válassza a mező azon celláját, amelyet összegezni szeretné, majd a listából válassza az Összeg elemet.

Összeg sor elrejtése

• A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.

Az Összeg sor használatáról a Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben.

Vissza a lap tetejére

Egyszerű végösszeg kiszámítása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblára.

   Ha a mintaadatokat használja, akkor kattintson duplán a Rendelések táblára.

   A tábla ablakként jelenik meg a lekérdezéstervező felső részében.

3. Kattintson duplán az összegezni kívánt mezőre. Ellenőrizze, hogy a mező beállítása Szám vagy Pénznem-e. Ha nem numerikus mezők értékeit szeretné összegezni, például szöveges mezőéit, az Access a Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben hibaüzenetet jeleníti meg a lekérdezés elindításakor.

   A mintaadatok használata esetén kattintson duplán a Szállítási díj oszlopra.

   A rácshoz további szám adattípusú mezőket is hozzá lehet adni, ha az ezekre a mezőkre vonatkozó végösszeget is ki szeretné számolni. Az összegző lekérdezésben egynél több oszlop végösszegét is ki lehet számolni.

4. A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.

   A tervezőrácsban megjelenik az Összesítés sor, a Szállítási díj oszlop cellájában pedig a Group By (Csoportosítás) elem.

5. Változtassa meg a cella értékét az Összesítés sorban Összeg függvényre.

6. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez kattintson a futtatása gombra.

   Tipp: Megfigyelheti, hogy az Access a „Sum -” előtagot fűzi az összegezni kívánt mező nevéhez. Ha az oszlop fejlécét érthetőbbre szeretné cserélni, például a Teljes szállítási költség szövegre, váltson vissza Tervező nézetre, és a tervezőrácsban kattintson a Szállítási díj oszlop Mező sorára. Helyezze a kurzort a Szállítási díj szöveg mellé, és írja be a Teljes szállítási költség szöveget kettősponttal a végén, az alábbiak szerint: Teljes szállítási költség: Szállítási díj.

7. Ha szükséges, mentse a lekérdezést, és zárja be.

Végösszeg kiszámítása bizonyos rekordok kizárásával

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson duplán a Rendelés és a Rendelés részletei táblára.

3. Adja a Rendelés dátuma mezőt a Rendelések táblából a lekérdezés tervezőrácsának első oszlopához.

4. Az első oszlop Feltétel sorába írja be a Date() -1 kifejezést. Ezzel a kifejezéssel ki lehet zárni az aktuális nap rekordjait a számított összegből.

5. Ezután hozza létre az oszlopot az egyes tranzakciók értékesítési összegének kiszámításához. Írja be az alábbi kifejezést a rács második oszlopának Mező sorába:

   Teljes értékesítési összeg: (1-[Rendelés részletei].[Árengedmény]/100)*([Rendelés részletei].[Egységár]*[Rendelés részletei].[Mennyiség])

   Ellenőrizze, hogy a kifejezésben szereplő mezők adattípusának beállítása Szám vagy Pénznem-e. Ha a kifejezésben szerepel olyan mező, amelynek más az adattípusa, a lekérdezés futtatásakor az Access a Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben hibaüzenetet jeleníti meg a lekérdezés elindításakor.

6. A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.

   A tervezőrácson megjelenik az Összesítés sor, az első és a második oszlopban pedig a Group By elem.

7. A második oszlopban változtassa meg az Összesítés sorban lévő cella értékét Összeg függvényre. Az Összeg (Sum) függvénnyel lehet összegezni az egyes értékesítési számokat.

8. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez kattintson a futtatása gombra.

9. Mentse a lekérdezést Napi értékesítés néven.

   Megjegyzés: Amikor legközelebb megnyitja a lekérdezést Tervező nézetben, eltérést tapasztalhat a Teljes értékesítési összeg oszlop Mező és Összesítés sorának értékei között. A kifejezés az Összeg függvénybe beágyazva jelenik meg, és az Összesítés sorban az Expression jelenik meg az Összeg helyett.

   Ha például a mintaadatok alapján hoz létre egy lekérdezést (az előbb bemutatott lépésekkel), az alábbiakat láthatja:

   Teljes értékesítési összeg: Összeg((1-[Rendelés részletei].Árengedmény/100)*([Rendelés részletei].Egységár*[Rendelés részletei].Mennyiség))

Vissza a lap tetejére

Az összegző lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Jelölje ki azokat a táblákat, amelyekkel dolgozni szeretne, majd kattintson a Hozzáadás gombra.

   Az egyes táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében.

   Az előzőleg bemutatott mintatáblák használata esetén a Termékek és a Rendelés részletei táblát kell hozzáadni.

3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.

   Általában csak a csoport és az érték mezőt adja hozzá a lekérdezéshez. Számítást is használhat azonban értékmező helyett – a következő lépésekben ezt mutatjuk be.

   1. Vegye fel a Termékek tábla Kategória mezőjét a tervezőrácsba.

   2. A következő kifejezés beírásával a rács második oszlopában hozza létre azt az oszlopot, amely az egyes tranzakciók értékesítési összegét számolja ki:

      Teljes értékesítési összeg: (1-[Rendelés részletei].[Árengedmény]/100)*([Rendelés részletei].[Egységár]*[Rendelés részletei].[Mennyiség])

      Ügyeljen arra, hogy a kifejezésben használt mezők adattípusa Szám vagy Pénznem legyen. Ha a hivatkozott mezők más adattípusúak, az Access a Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben hibaüzenetet jeleníti meg az Adatlap nézetre való váltáskor.

   3. A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.

      A tervezőrácson megjelenik az Összesítés sor, és abban a sorban az első és a második oszlopban pedig a Group By elem.

   4. A második oszlopban változtassa meg az Összesítés sor értékét Összeg függvényre. Az Összeg (Sum) függvénnyel lehet összegezni az egyes értékesítési számokat.

   5. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez kattintson a futtatása gombra.

   6. A lekérdezést hagyja nyitva, mert a következő szakaszban is szüksége lesz rá.

      Feltétel használata összegző lekérdezésben

      Az előző szakaszban létrehozott lekérdezés az alapul szolgáló táblák összes rekordjait tartalmazza. Nem zár ki semmilyen sorrendet az összegek kiszámításakor, és megjeleníti az összes kategória végösszegeit.

      Ha bizonyos rekordokat ki szeretne hagyni, feltételeket adhat a lekérdezéshez. Kihagyhatja például az olyan tranzakciókat, amelyeknek az értéke kisebb, mint 10 000 Ft, vagy kiszámolhatja a termékkategóriák egy részének összesítéseit. A jelen szakasz lépéseiben háromféle feltételtípus használatát mutatjuk be:

   7. Az összegek kiszámítása során bizonyos csoportokat figyelmen kívül hagyó feltételek:    ha például csak a Videojátékok, a Képzőművészet és a Sportszerek kategória összesítésére kíváncsi.

   8. Bizonyos összegeket kiszámításuk után elrejtő feltételek:    megjelenítheti például csak azokat az összegeket, amelyek meghaladják a 15 000 000 forintot.

   9. Feltételek, amelyek segítségével kizárhat bizonyos rekordokat az összeg kiszámításából:    kizárhatja például azokat az egyedi tranzakciókat, amelyeknél az (Egységár * Mennyiség) érték 10 000 forintnál kisebb.

      A következő lépésekből megtudhatja, hogy miként vehet fel egyenként a feltételeket, és hogy ez milyen hatással van a lekérdezés eredményére.

      Feltétel hozzáadása a lekérdezéshez

   10. Nyissa meg az előző részben szereplő lekérdezést Tervező nézetben. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza a Tervező nézet parancsot.

       – vagy –

       A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre, és válassza a Tervező nézet parancsot.

   11. A Kategóriaazonosító oszlop Feltétel sorába írja be a következőt: =Babák Or Sportszerek Or Képzőművészet.

   12. A lekérdezés futtatásához és az eredmények Adatlap nézetben való megjelenítéséhez kattintson a futtatása gombra.

   13. Váltson vissza Tervező nézetre, majd a Teljes értékesítési összeg oszlop Feltételek sorába írja be a következőt: >10 000.

   14. Futtassa a lekérdezést az eredmények megjelenítéséhez, majd váltson vissza Tervező nézetre.

   15. Ezek után adja hozzá a 10 000 forint alatti egyedi tranzakciókat kizáró feltételeket. Ehhez szükség lesz még egy oszlopra.

       Megjegyzés: A harmadik feltételt nem adhatja meg a Teljes értékesítési összeg oszlopban. Az oszlopban megadott feltétel nem az egyedi értékekre, hanem a teljes értékre vonatkozik.

   16. Másolja a második oszlopban szereplő kifejezést a harmadik oszlopba.

   17. Az új oszlop Összesítés sorában válassza ki a Where elemet, majd a Feltételek sorba írja be a következőt: >20.

   18. Futtassa a lekérdezést az eredmények megjelenítéséhez, majd mentse a lekérdezést.

       Megjegyzés: A lekérdezésnek a Tervező nézetben való legközelebbi megnyitásakor észrevehet apró változásokat a tervezőrácsban. A második oszlopban a Mező sorban szereplő kifejezés az Összeg függvénybe ágyazva jelenik meg, és az Összesítés sorban szereplő érték az Expression értéket jeleníti meg az Összeg helyett.

       Teljes értékesítési összeg: Összeg((1-[Rendelés részletei].Árengedmény/100)*([Rendelés részletei].Egységár*[Rendelés részletei].Mennyiség))

       Egy negyedik oszlopot is látni fog. Ez az oszlop a második oszlop másolata, de a második oszlopban megadott feltétel az új oszlop részeként jelenik meg.

Vissza a lap tetejére

Kereszttáblás lekérdezés létrehozása

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblákra.

   Az egyes táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében.

   Ha a mintatáblákat használja, kattintson duplán a Rendelések és a Rendelés részletei táblára.

3. Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.

   A mezők neve megjelenik a tervezőrács Mező sorának üres cellájában.

   Ha a mintatáblákat használja, adja hozzá a Város és a Szállítási dátum mezőt a Rendelések táblából.

4. A Mező sor következő üres cellájába másolja át és illessze be, illetve írja be a következő kifejezést: Teljes értékesítési összeg: Összeg(CCur([Rendelés részletei].[Egységár]*[Mennyiség]*(1-[Árengedmény])/100)*100)

5. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Kereszttáblára.

   Az Összesítés és a Kereszttábla sor megjelenik a tervezőrácsban.

6. Kattintson a Város mező Összesítés sorában lévő cellára, majd válassza a Group By elemet. Tegye ugyanezt a Szállítási dátum mezővel is. A Teljes értékesítési összeg Összesítés cellájának értékét módosítsa a Expression értékre.

7. A Kereszttábla sorban, a Város mezőben szereplő cellát állítsa be Sorfejléc, a Szállítás időpontját Oszlopfejléc típusúnak, a Teljes értékesítési összeg mezőt pedig Érték típusúnak.

8. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

   A lekérdezés eredménye megjelenik Adatlap nézetben.

Vissza a lap tetejére