Ez a cikk azt ismerteti, hogyan számolhatja meg a lekérdezés által visszaadott adatokat Access. Egy űrlapon vagy jelentésben például megszámlálhatja egy vagy több táblamező vagy vezérlőelem elemeinek számát. Az átlagértékeket is kiszámíthatja, és megkeresheti a legkisebb, legnagyobb, legkorábbi és legújabb értékeket. Emellett a Access egy Összegsor nevű funkciót is biztosít, amellyel az adatlapon lévő adatok megszámlálhatók anélkül, hogy módosítania kellene a lekérdezés kialakítását.
Kapcsolódó műveletek
Az adatok megszámlálásának módjai
A Darab függvénnyel megszámlálhatja egy mező (egy értékoszlop) elemeinek számát. A Count függvény az aggregátumfüggvények nevű függvénykészlethez tartozik. Aggregátumfüggvények használatával számítást végezhet egy adatoszlopon, és egyetlen értéket ad vissza. Az Access a Count mellett számos aggregátumfüggvényt is biztosít, például:
-
Összeg, egy számoszlop összegzéséhez.
-
Átlag, egy számoszlop átlagolásához.
-
Maximális érték egy mező legmagasabb értékének megkereséséhez.
-
Minimum, a legkisebb érték megkereséséhez egy mezőben.
-
Szórás , annak mérésére, hogy az értékek mennyire oszlanak el az átlagértéktől (középértéktől).
-
Variancia, az oszlop összes értékének statisztikai varianciáját méri.
Access két módszert kínál a Count és más összesítő függvények lekérdezéshez való hozzáadására. Az alábbiakra van lehetősége:
-
A lekérdezés megnyitása Adatlap nézetben, és egy Összeg sor hozzáadása. Az Összeg sor lehetővé teszi, hogy a lekérdezés eredményhalmazának egy vagy több oszlopában összesítő függvényt használjon anélkül, hogy módosítania kellene a lekérdezés kialakítását.
-
Összegző lekérdezés létrehozása. Az összegző lekérdezés a rekordcsoportok részösszegeit számítja ki. Ha például az összes értékesítést város vagy negyedév szerint szeretné részösszegbe tenni, akkor egy összegző lekérdezéssel csoportosítja a rekordokat a kívánt kategória szerint, majd összegzi az értékesítési adatokat. Ezzel szemben az Összeg sor egy vagy több adatoszlop (mező) végösszegét számítja ki.
Megjegyzés: A dokumentum útmutató szakaszai a Count függvény használatát hangsúlyozzák, de ne feledje, hogy az Összeg sorokban és lekérdezésekben más összesítő függvényeket is használhat. A többi aggregátumfüggvény használatáról a jelen cikk Aggregátumfüggvények referenciája című szakaszában talál további információt.
A többi aggregátumfüggvény használatának módjáról az Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakör nyújt további információt.
A következő szakaszokban ismertetett lépések bemutatják, hogyan adhat hozzá összegsort, és hogyan használhat összegző lekérdezést az adatok megszámlálásához. A folytatás során ne feledje, hogy a Count függvény nagyobb számú adattípuson működik, mint a többi összesítő függvény. A Count függvényt például bármilyen típusú mezőn futtathatja, kivéve az összetett, ismétlődő skaláris adatokat, például a többértékű listák mezőjét.
Ezzel szemben az aggregátumfüggvények nagy része csak egy adott adattípusra beállított mezők adatain működik. Az Összeg függvény például csak a Szám, Decimális vagy Pénznem adattípusú mezőkkel működik. Az egyes függvények által igényelt adattípusokkal kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk aggregátumfüggvény-referenciáját.
Az adattípusokról a Mezők adattípusának módosítása című témakörben talál általános tájékoztatást.
Adatok megszámlálása összegsor használatával
Összegsort úgy adhat hozzá egy lekérdezéshez, hogy megnyitja a lekérdezést Adatlap nézetben, hozzáadja a sort, majd kiválasztja a Count függvényt vagy egy másik összesítő függvényt, például Összeg, Minimum, Maximum vagy Átlag. A jelen szakaszban bemutatott lépésekkel lehetőség nyílik egy egyszerű választó lekérdezés létrehozására és egy Összeg sor hozzáadására.
Egyszerű választó lekérdezés létrehozása
-
Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.
-
Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblára vagy táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra.
A kijelölt táblák ablakokként jelennek meg a lekérdezéstervező felső részében. Az alábbi ábrán egy tipikus tábla látható a lekérdezéstervezőben:
-
Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre.
Felvehet olyan mezőket, amelyek leíró adatokat, például neveket és leírásokat tartalmaznak, de a megszámlálni kívánt értékeket tartalmazó mezőt is tartalmaznia kell.
Minden mező egy oszlopban jelenik meg a lekérdezéstervező rácsban.
-
A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.
A lekérdezés eredményei Adatlap nézetben jelennek meg.
-
Ha szeretné, térjen vissza Tervező nézetbe, és módosítsa a lekérdezést. Ehhez kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumfülére, és válassza a Tervező nézet parancsot. Ezután szükség szerint módosíthatja a lekérdezést táblamezők hozzáadásával vagy eltávolításával. Mező eltávolításához jelölje ki a tervezőrács megfelelő oszlopát, és nyomja le a DELETE billentyűt.
-
Ha szeretné, mentse a lekérdezést.
Összeg sor hozzáadása
-
Nyissa meg a lekérdezést Adatlap nézetben. Kattintson a jobb gombbal a lekérdezés dokumentumlapjára, és válassza az Adatlap nézet parancsot.
– vagy –
A navigációs ablakban kattintson duplán a lekérdezésre. Ezzel futtatja a lekérdezést, és betölti az eredményeket egy adatlapra.
-
A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.
Egy új Összeg sor jelenik meg az adatlap utolsó adatsora alatt.
-
Az Összeg sorban kattintson az összegzendő mezőre, majd válassza a Darabszám lehetőséget a listából.
Összeg sor elrejtése
-
A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.
Az Összeg sor használatáról a Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben.
Adatok megszámlálása összeg lekérdezéssel
Az adatokat összegző lekérdezéssel számolhatja meg az Összeg sor helyett, ha meg kell számolnia egy lekérdezés által visszaadott rekordok egy részét vagy mindegyikét. Megszámlálhatja például az értékesítési tranzakciók számát vagy az egyetlen városban végrehajtott tranzakciók számát.
Általában összegző lekérdezést használ az Összeg sor helyett, ha az eredményül kapott értéket az adatbázis egy másik részében, például egy jelentésben kell használnia.
Egy lekérdezés összes rekordjának megszámlálása
-
Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.
-
Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblára, majd kattintson a Bezárás gombra.
A tábla ablakként jelenik meg a lekérdezéstervező felső részében.
-
Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt mezőkre, és győződjön meg arról, hogy tartalmazza a megszámlálni kívánt mezőt. A legtöbb adattípus mezőit megszámlálhatja, ez alól kivételt képeznek az összetett, ismétlődő skaláris adatokat tartalmazó mezők, például a többértékű listák mezői.
-
A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.
Az Összeg sor megjelenik a tervezőrácson, a Csoportosítási szempont pedig a lekérdezés egyes mezőinek sorában.
-
Az Összeg sorban kattintson a megszámlálni kívánt mezőre, és válassza a Count (Darabszám) lehetőséget az eredményként kapott listából.
-
A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.
A lekérdezés eredményei Adatlap nézetben jelennek meg.
-
Ha szeretné, mentse a lekérdezést.
Rekordok megszámlálása egy csoportban vagy kategóriában
-
Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezések csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.
-
Kattintson duplán a lekérdezésben használni kívánt táblára vagy táblákra, majd kattintson a Bezárás gombra.
A tábla vagy táblák a lekérdezéstervező felső részén, egy ablakban jelennek meg.
-
Kattintson duplán a kategóriaadatokat tartalmazó mezőre, valamint a megszámlálni kívánt értékeket tartalmazó mezőre. A lekérdezés nem tartalmazhat más leíró mezőket.
-
A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.
Az Összeg sor megjelenik a tervezőrácson, a Csoportosítási szempont pedig a lekérdezés egyes mezőinek sorában.
-
Az Összeg sorban kattintson a megszámlálni kívánt mezőre, és válassza a Count (Darabszám) lehetőséget az eredményként kapott listából.
-
A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.
A lekérdezés eredményei Adatlap nézetben jelennek meg.
-
Ha szeretné, mentse a lekérdezést.
Az aggregátumfüggvények ismertetése
Az alábbi táblázat felsorolja és ismerteti az Access által az Összeg sorban és a lekérdezésekben használható összesítő függvényeket. Ne feledje, hogy az Access több aggregátumfüggvényt tartalmaz a lekérdezésekhez, mint az Összeg sorhoz.
|
Függvény |
Leírás |
Ilyen típusú adatokon használható |
|---|---|---|
|
Összeg (Sum) |
Összeadja egy oszlop értékeit. Csak numerikus és Pénznem adatokon használható. |
Szám, decimális, pénznem |
|
Átlag (Avg) |
Kiszámolja egy oszlop adatainak átlagértékét. Az oszlopnak numerikus, pénznem vagy dátum/idő adatokat kell tárolnia. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket. |
Szám, decimális, pénznem, dátum/idő |
|
Szám (Count) |
Egy oszlopban található elemek számát adja eredményül. |
Minden adattípus, kivéve az összetett ismétlődő skaláris adatokat, például a többértékű listák oszlopait. A többértékű listákról további információt a Többértékű mező létrehozása vagy törlése című cikkben talál. |
|
Maximum (Max) |
A legmagasabb értékű elemet adja vissza. Szöveges adatok esetén a legmagasabb érték az utolsó betűrendes érték, az Access pedig figyelmen kívül hagyja a kis- és nagybetűket. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket. |
Szám, decimális, pénznem, dátum/idő |
|
Minimum (Min) |
A legalacsonyabb értékű elemet adja vissza. Szöveges adatok esetén a legalacsonyabb érték az első betűrendes érték, az Access pedig figyelmen kívül hagyja a kis- és nagybetűket. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket. |
Szám, decimális, pénznem, dátum/idő |
|
Szórás |
Azt méri, hogy az értékek mennyire oszlanak el az átlagértéktől (középértéktől). A függvény használatáról az Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben. |
Szám, decimális, pénznem |
|
Variancia (Var) |
Az oszlop értékeinek statisztikai varianciáját számítja ki. Ez a függvény csak numerikus és pénznem típusú adatokon használható. Ha a tábla kettőnél kevesebb sort tartalmaz, az Access null értéket ad vissza. A Variancia függvény használatáról az Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon című témakörben olvashat bővebben. |
Szám, decimális, pénznem |
