Tippek az e-mailben folytatott marketingtevékenységgel kapcsolatban

Az e-mailes marketinggel kapcsolatos jogi jogszabályok megtartása

A 2003-as CAN-SPAM törvény (a nem reklámos pornográfiát és marketinget visszavetve) a kereskedelmi e-maileket küldők követelményeit vázolja fel. A levélszemétküldők és a levélszemétben meghirdetett termékekből származó cégek esetében is kibűvöli őket, ha megszegik a törvényt, és lehetővé teszi a címzetteknek, hogy megkérje az e-mail-címzetteket a levélszemét-küldők mellőzésében.

A törvény azokat az e-maileket foglalja magában, amelyek elsődleges célja egy kereskedelmi termék vagy szolgáltatás reklámozása, beleértve a webhelyeken található tartalmakat is. A "tranzakciós vagy kapcsolati üzenetek" – olyan e-mailek, amelyek megkönnyítik az elfogadott tranzakciót, vagy frissítik egy ügyfél meglévő üzleti kapcsolatát – nem tartalmazhatnak hamis vagy félrevezető útválasztási információkat, de egyéb esetben nem vonatkozik a CAN-SPAM törvény legtöbb rendelkezése. További információért kattintson egy hivatkozásra a Lásd még szakaszban.

A tartalom releváns és rövid legyen

Számíthat rá, hogy a legtöbb ügyfélnek és potenciális ügyfélnek van ideje és érdeklődése arra, hogy csak a rájuk vonatkozó információkat olvassa el, ha gyorsan a lényegre jut. Minél jobban céloz meg minden e-mailt az egyes címzettek érdeklődési körére, annál valószínűbb, hogy megnyitják, elolvasják és megválaszolják az üzeneteit. A körlevélkészítés Microsoft Office Publisher 2007 segítségével hatékonyan irányíthatja a tartalmat az egyes címzettek érdeklődési köréhez.

Az e-mail-marketingben jól működik tartalomtípusok:

• Heti akciók, kedvezmények és egyéb promóciós ajánlatok

• Esemény- és szemináriummeghívások

• Termékinformációk frissítései

• Tájékoztató hírlevelek

A hatékony e-mailes marketingüzenetek közé tartoznak az alábbi elemek (amelyek nagy része a CAN-SPAM törvény által is kötelező):

• Világos, tömör tárgysor    Bár azt szeretné, hogy a címzettek megnyissák az e-mailt, ne játsszanak semmilyen trükkel, és ne használjanak gifeket. Csak ígérje meg, hogy van egy valódi előnye vagy értéke, amit teljesíteni tud. A CAN-SPAM törvény megköveteli, hogy a tárgysor pontosan ábrázolja az üzenet tartalmát.

  Tartsa a tárgysort 50 karakter alatt, hogy ne legyen csonkulva a címzett postaládájában, és kerülje az írásjeleket, hacsak nem kérdést ad – ez értékes helyet pazarol. Mindenekelőtt ne használja a felkiáltójeleket. Jó tipp, hogy az üzenet szigorúan promóciós jellegű.

• Értesítés arról, hogy az e-mail üzenete egy hirdetésekből vagy kérésből áll    A CAN-SPAM törvény megköveteli, hogy ez a közlemény egyértelmű és jól látható legyen, és lehetőséget biztosítson a címzetteknek arra, hogy eltávolítsák magukat a levelezőlistáról – ami a letiltás egyik módszere.

• Érvényes visszaküldési cím    A CAN-SPAM törvény megköveteli, hogy meg kell adnia a lakcímét. A telefonszámot is meg kell adnia. Végül is azt szeretné, hogy a címzettek kapcsolatba lépjenek Önnel.

• Letiltási lehetőség    A CAN-SPAM törvény megköveteli a visszaküldési e-mail-cím vagy más webes válasz mechanizmus megszolgáltatását, amely lehetővé teszi a címzetteknek, hogy megkérjék, ne küldjön jövőbeli e-maileket erre az e-mail-címre. A kéréseket a lemondási kérelem fogadását követő 10 munkanapon belül, illetve az e-mail-üzenet elküldését követő legalább 30 napon belül el kell küldenie. Nem tud segíteni másoknak sem abban, hogy e-mailt küldjenek egy olyan címzettnek a címére, aki kikapcsolta az e-mailt.

Világos cselekvésre való felhívás

Az első bekezdésben győződjön meg arról, hogy a címzettek milyen műveletet tudnak tenni. Ne arra, hogy görgetéssel keresse meg az üzenetet, hanem a végén is át kell mondania, hátha úgy dönt, hogy a teljes üzenetet elolvassa, mielőtt lépnek.

A híváshoz többek között az alábbi lehetőségek közül választhat:

• További információért kattintson egy hivatkozásra.

• Regisztráljon, és különleges ajánlatot kap.

• Keresse fel a megfelelő weblapot (és tegye relevánstá az adott ajánlat szempontjából).

• Töltsön le egy hírlevelet, játékot, képernyőkímélőt, kupont vagy papírlapot.

• Telefonhívást is hívhat.

Az üzenet személyesvé küldése

Minél személyesebb a hangnem, annál jobb – úgy írja meg az üzenetét, mintha egy személytelen intézménytől lenne. Az emberek kapcsolatokat építenek ki más emberekkel, nem a céggel.

A személyes szolgáltatásokat még többre is adjuk, például a vállalkozásában az ügyfelek érdeklődési körével kapcsolatos információkat. Egy hagyományos e-mailes kommunikáció részeként például az étterem borokkal kapcsolatos véleményeket vagy recepteket is tartalmazhat. Amikor az ügyfelek otthon kipróbálják ezeket a finomításokat vagy recepteket, az étterem felépíti szakmai tapasztalatait, és gazdagítja az ügyfelek és a vállalkozások közötti kapcsolatot. Az oktatás, az indoklással bíró vélemények, az elvetett vélemények vagy a humor még hasznosabbnak és emberibbnek tűnik a vállalkozásában – de felismeri az ön által hordozott kockázatokat is. Győződjön meg arról, hogy jól ismeri a közönséget, és hogy milyen valószínűséggel reagálnak.

Konzisztens

Amikor e-mail-sorozatot küld, törekedjen arra, hogy az üzenetekben, az elrendezésben és a levelezés időzítésében egységes legyen. Ez a konzisztencia támogatja azt a látszatot, hogy vállalkozása megbízható, rendezett és jól bevált.

E-mail-üzenetek sorozatát minden nap, hét és hónap egyidejűleg küldheti el. Ha az üzenetei más vállalkozásokhoz (vagy munkahelyük más személyekhez) vannak irányítva, küldje el őket úgy, hogy a munkahét során el tudják olvasni őket, hétfő reggel azonban ne (ne küldje el az üzeneteket péntek dél és hétfő dél között). Ha üzenetei az otthoni ügyfelekhez vannak irányítva, küldje el őket, hogy az ügyfelek a hétvége előtt is látják az üzeneteit.

Ha a levelezés nem elég gyakori, az ügyfelek elfelejtik a vállalkozását. Először tesztelje a heti e-mail-üzenetek ütemezését, és onnan kezdjen el haladni. Ha azonban kétségei vannak, jobb, ha túl ritkán küld el üzeneteket, mint túl gyakran.

Gondosan formázza az üzenetet

Ha nyomtatott kiadványból hoz létre e-mailt, az túl széles lehet, és arra kényszeríti a címzettet, hogy vízszintesen görgessen. Minél többet kell függőlegesen görgetnie a címzetteknek, annál kevésbé valószínű, hogy az összes üzenetet látni fogják. Még ha e-mail-üzenetekhez tervezett kiadványt is választ, az üzenet előnézetének megtekintésével ellenőrizheti az elrendezést és a méretet, hogy az elküldés előtt szükség szerint módosítsa a szöveget, a ábrákat és az elrendezést.

Hogyan változtathatom meg az oldalméretet?

1. Az Oldalterv lapon kattintson a Bekezdés gomb melletti párbeszédpanel-megnyitó ikonra.

2. Az Elrendezés alattválassza az E-mail lehetőséget.

3. A Page (Oldal)lapon módosítsa a szélesség és a magasságmértékegységét.

Előfordulhat, hogy a nyomtatott kiadványokban használt betűtípusok némelyike nem könnyen olvasható az interneten. Fontolja meg olyan webes betűtípus vagy betűtípusséma használatát, amely a képernyő olvashatóságát teszi lehetővé, különösen a különböző méretű és felbontású képernyőket használók számára. A Microsoft Office Publisher webes betűtípus- és betűtípussémák listáját a Betűtípusséma alkalmazása csoportban láthatja.

Vegye figyelembe a közönség e-mail-funkcióit is. Ha szélessávú kapcsolaton vagy vállalati hálózaton vannak, nem kell sokáig várnia a grafikusan gazdag fájlok letöltésére. Mivel a sok grafikus ot és színformázást tartalmazó e-mailek viszonylag nagy fájlméretet igényelnek, az üzenet letöltéséhez vagy megnyitásához hosszabb időre is szükség lehet a lassabb kapcsolattal csatlakozó címzettek számára. Ezek a címzettek sokkal valószínűbbek, hogy úgy döntenek, hogy az üzenete nem éri meg a várakozást.

Az üzenet tesztelése küldés előtt

Mielőtt e-mailt küld a címzettek nagy listájának, győződjön meg arról, hogy teszteli az e-mailt, a tartalmát és a nyomon követésre és a válaszadásra beállított minden mechanizmust, beleértve az üzenet törzsében található hivatkozásokat is. Először tekintse meg az üzenet előnézetét. Mivel előfordulhat, hogy egyes problémák nem jelennek meg a böngésző előnézetében, küldje el magának az üzenetet, és ellenőrizze a fájl méretét és a végleges formázást. A legjobb, ha többeket is megkér, hogy teszteljék az üzenetet, és visszajelzést adjanak Önnek. Ebből a cikkből megtudhatja, hogy mit hagyhatott figyelmen kívül, ha megfigyelheti a vizsgálatot el nem ható tesztelőket, miközben megnyitják, elolvasják és megválaszolják az üzenetet.

Kikapcsolja vagy letiltja?

A címzettek két elsődleges módszerrel kapják meg az e-maileket: meglepetéssel vagy kéréssel.

• Meglepetés!  – Letiltás    Ha egy e-mailt nem egy ismerőtől kap, akkor valószínűleg nem várt vagy nemkívánatos üzeneteket tekint levélszemétnek. Meg kell kérnie a további levelezésből való eltávolítást vagy a további levelezésből való lemondást. A letiltás egy kéretlen e-mail, amely lehetővé teszi a címzetteknek, hogy eltávolítsák magukat a további levelezésből.

  Az e-mailek lemondása rendszerint (de nem mindig) egy kisszűkítés. A lehetséges szabályszerű letiltási e-mailek példája egy kéretlen üzenet egy olyan közelgő eseményről, amely fontos az Ön által tartott korábbi szemináriumok résztvevői számára. Jó esély van rá, hogy érdekelni fogja őket. Van azonban egy jobb módszer is.

• Én kértem!  – Feliratkozás    Ahelyett, hogy kéretlen e-mailt küldenének a résztvevőknek az előző évi szemináriumon, jobb lenne megkérni őket a szemináriumon, hogy adjanak meg e-mail-címeket, ha értesítést kérnek a közelgő eseményekről. Azok, akik úgy döntöttek, hogy értesítést kapnak, feliratkoztak, engedélyt adva Önnek arra, hogy üzenetet küldjön nekik, és hogy milyen típusú információkat szeretne megkapni. Az előképzett előfizetőknek ez a listája biztosítja, hogy ne pazarolja az üzeneteket érdektelen ügyfelekre. Ez azt jelenti, hogy van egy aranyszínű lehetősége, hogy folytatja a kapcsolatépítést.

A regisztrációra vonatkozó útmutatás

Az ügyfelekkel és a potenciális ügyfelekkel való kapcsolatépítéshez el szeretné kerülni a váratlan meglepetéseket.

Minden lépésnél egyértelműen állítson be elvárásokat, hogy ügyfeleinek végig kell menniük a regisztráción. Ez a folyamat lehet a legfontosabb része az e-mailes marketingtevékenységnek. Az alábbi útmutatások alapján felépítenie kell ügyfelei megbízhatóságát az Ön integritása felé:

• Több előfizetési lehetőség    Kérjen e-mail-címeket minden kapcsolattartási ponton (szolgáltatási számláló, készpénzfelvétel, webhely, katalógus, hírlevél, telefonhívások). A webhely minden lapján tartalmazhat például egy rövidített előfizetési űrlapot, egy előfizetési lapra mutató hivatkozást vagy egy feltűnő ábrát, amely arra ösztönzi a látogatókat, hogy iratkozzon fel.

• Világosan mondja ki, hogy mire van szüksége a személyes adataikhoz    Itt kezdődik a megbízhatóság kiépítése, és az ügyfelek megbízhatóságának kell elnyerni a hűségüket és az üzletüket. Mondja el nekik, hogy nem adja el vagy osztja meg a levelezőlistát (és győződjön meg arról, hogy nem). Tegye elérhetővé az adatvédelmi szabályzatát (nyomtatásban vagy az interneten) a feliratkozás pontos pontjához közel, és tegye egyszerűvé számukra az ezzel kapcsolatos kérdések elküldését vagy kérdéseit.

• Mondja el, hogy mi az előfizetés előnye    Okkal előfizethet ügyfeleire. Mi a számukra a számukra? Még a kezdés előtt rá fognak tudni tudni az értékesítésre? Ingyenes szállítást kap az első vásárláskor? Különleges ajánlatokat, frissítéseket kap az új és közelgő termékekről, vagy terméktippeket kap?

• Ösztönzők biztosítanak    Adjon az előfizetőknek egy kupont vagy kedvezményt. Írja be őket egy új termék rajzába. Ingyenes szállítást ajánlhat fel a következő vásárláskor.

• Az előfizetők megmondják, milyen gyakran szeretnék megkapni az e-maileket    Ha nem tudja eldönteni a megfelelő gyakoriságot, mondja el nekik, és győződjön meg arról, hogy a helyes frekvenciát követi.

• Kérje meg az előfizetőket, hogy kétszer adjanak meg e-mail-címüket    A gépelési hibák gyakran előfordulnak. Győződjön meg arról, hogy érvényesítenie kell az Önnek küldött e-mail-címet.

• Dupla regisztráció használata    Ha előfordulhat, hogy valaki véletlenül hozzáadja magát a levelezőlistához, vagy valaki más nevét adja be, kérje meg a címzettet, hogy erősítse meg a beküldést. Arra kéri az érdeklődő személyeket, hogy igazolják érdeklődési körük megerősítését azzal, hogy bosszantó kockázatokkal jár, és ez megerősíti, hogy a levelezőlistán mindenki nagyon szeretné megkapni az Ön e-mailjeit. A dupla feliratkozás gondoskodik arról, hogy ne küldjön kéretlen e-maileket, ami kárt tehet vállalkozása jó hírnevében.

• Köszönjük a felhasználóknak az előfizetést!    Azonnal. Írja le, hogy mire regisztráltak, és milyen gyakran, és hogyan távolíthatja el magukat a listáról.

• Egyszerűen leiratkozás az előfizetésről    Az előfizetési űrlapot használva eltávolíthatja magát az e-mail-listáról.

• Emlékezteti a felhasználókat a feliratkozott felhasználókra    Minden egyes küldött üzenetben küldjön egy címsort, amely köszönetet mond nekik az előfizetésért.

• Az egyes előfizetők nyomon követése    Akár ügyfél-kezelési rendszerben, akár adatbázisban, számolótáblában vagy nyomtatott listában követi nyomon az adatokat, az ügyfelek adataival együtt tárolja őket. Ha az előfizetők később elfelejtik, hogy előfizetettek, és kéretlen e-mailt kapnak Öntől, meg szeretné idézni a feliratkozás dátumát és a feliratkozásuk dátumát és módjait. (Írásban? Webes űrlapon? E-mailben?) Az előfizetések listájáról pedig önkéntelenül felajánlhatja, hogy eltávolítja őket.

• Legyen rugalmas    A kérésekkel, kérésekkel és panaszokkal kapcsolatos kérdésekre a rendelések megválaszolása után gyorsan válaszolhat. Ismét a megbízhatóság építésre összpontosíthat, hogy elnyerheti az ügyfelek hűségét és üzletét.