Oktatóanyag: Adatok importálása az Excelbe és adatmodell létrehozása

Az oktatóanyag az alábbi részekből áll:

• Adatok importálása adatbázisból

• Adatok importálása számolótáblából

• Adatok importálása másolással és beillesztéssel

• Kapcsolat létrehozása az importált adatok között

• Ellenőrzés és teszt

Az oktatóanyag végén található tesztet elvégezve ellenőrizheti, hogy mennyit tanult.

Ez az oktatóanyag-sorozat olimpiai érmeket, vendéglátó országokat és különféle olimpiai sporteseményeket leíró adatokat használ. Azt javasoljuk, hogy a sorozat gyakorlatait sorban egymás után végezze el. 

Adatok importálása adatbázisból

Az oktatóanyagban üres munkafüzetből indulunk ki. Ebben a szakaszban a célunk, hogy külső adatforráshoz csatlakozva részletesebb elemzés céljából adatokat importáljunk az Excelbe.

Kezdésként töltsünk le adatokat az internetről. Az adatok olimpiai érmekre vonatkoznak, és egy Microsoft Access-adatbázis tartalmazza őket.

1. Az alábbi hivatkozásokra kattintva töltse le az oktatóanyag-sorozathoz szükséges fájlokat. Töltse le mind a négy fájlt egy könnyen elérhető helyre, például a Letöltések vagy a Dokumentumok mappába, vagy egy ön által létrehozott új mappába:
   > OlympicMedals.accdb Access-adatbázis
   Excel-munkafüzet
   >OlympicSports.xlsx Excel-munkafüzet
   >Population.xlsxExcel-munkafüzet >DiscImage_table.xlsx

2. Nyisson meg egy üres munkafüzetet az Excelben.

3. Az Excelben kattintson az ADATOK > Külső adatok átvétele > Access-fájlból gombra. A menüszalag dinamikusan igazodik a munkafüzet szélességéhez, ezért a rajta megjelenő parancsok némileg eltérhetnek az alábbi képernyőképeken láthatóktól. Az első képernyőképen egy széles munkafüzetablak menüszalagja látható, a másodikon pedig egy, a képernyő töredékére lekicsinyített munkafüzeté.
   
   
   
   
   
    

4. Jelölje ki a letöltött OlympicMedals.accdb fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra. Megjelenik az alábbi képen is látható, az adatbázis tábláit felsoroló Táblaválasztás ablak. Az adatbázisok táblái hasonlóak az Excel munkalapjaihoz vagy táblázataihoz. Jelölje be a Több tábla kijelölésének engedélyezése jelölőnégyzetet, és jelölje ki mindegyik táblát. Ezután kattintson az OK gombra.
   
   

5. Megjelenik az Adatimportálás ablak.

   Megjegyzés: Figyelje meg az ablak alján található jelölőnégyzetet, amely lehetővé teszi az Adatok hozzáadása az adatmodellhez jelölőnégyzetet, amely az alábbi képernyőn látható. A rendszer automatikusan létrehoz egy adatmodellt, amikor egyszerre két vagy több táblát importál vagy használ. Az adatmodellek integrálják a táblákat, lehetővé téve a széles körű elemzést kimutatások, Power Pivot és Power View használatával. Amikor táblákat importál egy adatbázisból, a táblák közötti meglévő adatbázis-kapcsolatok használatával hozza létre az adatmodellt az Excelben. Az adatmodell átlátható az Excelben, de közvetlenül a Power Pivot bővítmény használatával tekintheti meg és módosíthatja. Az adatmodellről az oktatóanyag későbbi részében lesz szó részletesebben.

   
   Válassza a Kimutatás lehetőséget, amely importálja a táblázatokat az Excelbe, és előkészít egy kimutatást az importált táblák elemzéséhez, majd kattintson az OK gombra.
   
   

6. Az adatok importálását követően a program az importált táblák alapján kimutatást hoz létre.
   
   

Most, hogy importálta az adatokat az Excelbe, és az adatmodell automatikusan létrejött, készen áll az adatok vizsgálatára.

Az adatok vizsgálata kimutatás használatával

A kimutatások megkönnyítik az importált adatok vizsgálatát. A kimutatásokban az adatok megjelenítését az Excel-táblázatok oszlopaihoz hasonló mezőknek a táblákból (például az imént importált Access-adatbázis tábláiból) a kimutatás különböző területeire való húzásával állíthatja be. A kimutatásoknak négy területük van: SZŰRŐK, OSZLOPOK, SOROK és ÉRTÉKEK.

Némi kísérletezésre lehet szükség annak megállapításához, hogy az egyes mezőket melyik területre érdemes húzni. A táblákból tetszőleges számú mezőt húzhat a különböző területekre, hogy a kimutatásban úgy jelenjenek meg az adatok, ahogy szeretné. Nyugodtan kísérletezzen azzal, hogy a mezőket a kimutatás különböző területeire húzza – a kimutatás alapjául szolgáló adatokat a mezők elrendezése nem módosítja.

Vizsgáljuk meg a kimutatás olimpiai érmekre vonatkozó adatait, kezdve az olimpiai éremnyertesek szakág, éremtípus és a sportoló országa vagy régiója szerinti rendezésével.

1. A Kimutatásmezők területen bontsa ki a Medals táblát a mellette lévő nyílra kattintva. Keresse meg a NOC_CountryRegion mezőt a kibontott Medals táblában, és húzza az OSZLOPOK területre. A NOC a Nemzeti Olimpiai Bizottságok rövidítése, amely egy ország vagy régió szervezeti egysége.

2. Ezután a Disciplines (Szakágak) táblából húzza a Discipline (Szakág) mezőt a SOROK területre.

3. Állítsunk be olyan szűrőt a Disciplines táblára, amely csak az alábbi öt sportágat jeleníti meg: Archery (Íjászat), Diving (Műugrás), Fencing (Vívás), Figure Skating (Műkorcsolya) és Speed Skating (Gyorskorcsolya). Ezt a Kimutatásmezők ablaktábláról és a kimutatásban található Sorcímkék szűrő használatával egyaránt megteheti.

   1. Kattintson a kimutatás tetszőleges pontjára, és győződjön meg arról, hogy az Excel-kimutatás ki van jelölve. A Kimutatásmezők listában, ahol a Disciplines tábla ki van bontva, vigye az egérmutatót a Discipline mező fölé, és egy legördülő nyíl jelenik meg a mező jobb oldalán. Kattintson a legördülő listára, kattintson az (Összes kijelölése) elemre az összes kijelölés eltávolításához, majd görgessen lefelé, és válassza az Archery, a Diving, a Fencing, a Figure Skating és a Speed Skating elemet. Kattintson az OK gombra.

   2. Vagy a kimutatás Sorcímkék szakaszában kattintson a kimutatás Sorcímkék elem melletti legördülő listára, kattintson az (Összes kijelölése) gombra az összes kijelölés eltávolításához, majd görgessen le, és válassza az Íjászat, Műugrás, Vívás, Műkorcsolya és Gyorskorcsolya lehetőséget. Kattintson az OK gombra.

4. A Kimutatásmezők ablaktáblában a Medals táblából húzza a Medal (Érem) mezőt az ÉRTÉKEK területre. Mivel az értékek csak numerikusak lehetnek, az Excel a Medal mezőt automatikusan Elemszám – Medal mezőre módosítja.

5. A Medals táblában jelölje ki ismét a Medal mezőt, és húzza a SZŰRŐK területre.

6. Alkalmazzunk olyan szűrőt a kimutatásra, amely csak az összesen 90-nél több érmet nyert országokat és régiókat jeleníti meg. Kövesse az alábbi lépéseket:

   1. A kimutatásban kattintson az Oszlopcímkék cella jobb oldalán lévő nyílra.

   2. Válassza az Értékszűrők, majd pedig a Nagyobb, mint… lehetőséget.

   3. Írja be a 90 értéket a jobb szélső mezőbe. Kattintson az OK gombra.
      

A kimutatás így az alábbi képernyőképen látható módon néz ki.

Így kevés munkával létrehozott egy olyan alapszintű kimutatást, amely három különböző táblából tartalmaz mezőket. Ez a feladat attól volt ennyire egyszerű, hogy a táblák között már voltak adatkapcsolatok. Mivel a táblakapcsolatok már megvoltak a forrásadatbázisban, és mivel az összes táblát egyetlen művelettel importálta, az Excel újra létre tudta hozni a táblák közötti kapcsolatokat az adatmodellben.

De mi a helyzet akkor, ha az adatok különböző forrásokból származnak, vagy ha csak később importálja őket? Általában lehetőség van az új adatok kapcsolatainak létrehozására olyan módon, hogy egyező oszlopok alapján hoz létre kapcsolatokat. A következő lépésben további táblákat fog importálni, valamint megismeri az új kapcsolatok létrehozásának módját.

Adatok importálása számolótáblából

Importáljunk adatokat másik forrásból is – ezúttal egy meglévő számolótáblából –, és adjuk meg a meglévő és az új adatok közötti kapcsolatokat. Kapcsolatok segítségével Excel-adatok csoportjait elemezheti, és érdekes, lebilincselő megjelenítési módokat adhat meg az importált adatokhoz.

Elsőként hozzunk létre egy üres munkalapot, majd importáljunk adatokat egy Excel-munkafüzetből.

1. Szúrjon be egy új Excel-munkalapot, és adja neki a Sports (Sportágak) nevet.

2. Keresse meg a letöltött mintaadatfájlokat tartalmazó mappát, és nyissa meg az OlympicSports.xlsx fájlt.

3. Jelölje ki, majd másolja a Sheet1 (Munka1) munkalapon lévő adatokat. Ha kijelöl egy adatokat tartalmazó cellát (például az A1-et), a Ctrl + A billentyűkombinációval kijelölheti az összes környező adatot. Zárja be az OlympicSports.xlsx munkafüzetet.

4. A Sports munkalapon helyezze a kurzort az A1 cellára, és illessze be az adatokat.

5. Miközben az adatok ki vannak jelölve, a Ctrl + T billentyűkombinációval formázza táblázatként az adatokat. Az adatok táblázatként való formázására használhatja a menüszalag KEZDŐLAP > Formázás táblázatként parancsát is. Mivel az adatok rovatfejeket is tartalmaznak, jelölje be a Táblázat rovatfejekkel jelölőnégyzetet a megjelenő Táblázat létrehozása ablakban, ahogy az az alábbi képen is látható.
   
   
   
   Az adatok táblázatként való formázásának számos előnye van. A táblázatnak nevet adhat, ami megkönnyíti az azonosítását. Ezenkívül kapcsolatokat hozhat létre különböző táblázatok között, ami lehetővé teszi kimutatások, valamint a Power Pivot és a Power View használatával történő vizsgálatukat és elemzésüket.

6. Nevezze el a táblázatot. A TÁBLÁZATESZKÖZÖK > TERVEZÉS > Tulajdonságok csoportban keresse meg a Táblázat neve mezőt, és írja be a Sports nevet. A munkafüzet az alábbi képernyőképen látható módon néz ki.
   

7. Mentse a munkafüzetet.

Adatok importálása másolással és beillesztéssel

Miután végeztünk az Excel-munkafüzetből való importálással, importáljunk adatokat weblapon talált táblázatból, vagy bármely más olyan forrásból, amelyből másolhatjuk és beilleszthetjük őket az Excelbe. A következő lépésekben az olimpiai játékok vendéglátó városainak listáját vesszük fel egy táblázatból.

1. Szúrjon be egy új Excel-munkalapot, és adja neki a Hosts (Vendéglátók) nevet.

2. Jelölje ki, majd másolja az alábbi táblázatot a rovatfejekkel együtt.

1. Az Excelben helyezze a kurzort a Hosts munkalap A1 cellájába, és illessze be az adatokat.

2. Formázza az adatokat táblázatként. Az oktatóanyag korábbi szakaszában leírtak szerint a Ctrl + T billentyűkombinációval vagy a KEZDŐLAP > Formázás táblázatként paranccsal formázza az adatokat táblázatként. Mivel az adatok rovatfejeket is tartalmaznak, jelölje be a Táblázat rovatfejekkel jelölőnégyzetet a megjelenő Táblázat létrehozása ablakban.

3. Nevezze el a táblázatot. A TÁBLÁZATESZKÖZÖK > TERVEZÉS > Tulajdonságok csoportban keresse meg a Táblázat neve mezőt, és írja be a Hosts nevet.

4. Jelölje ki a Megrendezés oszlopot, és a KEZDŐLAP lapon állítsa Szám formátumúra 0 tizedesjeggyel.

5. Mentse a munkafüzetet. A munkafüzet az alábbi képernyőképen látható módon néz ki.

Miután felvette a táblákat az Excel-munkafüzetbe, kapcsolatokat hozhat létre közöttük. Ha kapcsolatokat hoz létre a táblák között, egyesítheti az adataikat.

Kapcsolat létrehozása az importált adatok között

Akár azonnal is elkezdheti felhasználni az importált táblák mezőit a kimutatásban. Ha az Excel nem tudja eldönteni, hogy hogyan építsen be egy adott mezőt a kimutatásba, kapcsolatot kell létrehozni a meglévő adatmodellel. A következő lépések során megtudhatja, hogyan kell kapcsolatot létrehozni a különböző forrásokból importált adatok között.

1. A Munkalap1kimutatás mezőinek tetején kattintson azÖsszes gombra az elérhető táblák teljes listájának megtekintéséhez, ahogyan az alábbi képernyőn látható.
   

2. Görgessen végig a listán, és figyelje meg az imént hozzáadott új táblákat.

3. Bontsa ki a Sports táblát, és adja hozzá a Sport elemet a kimutatáshoz a jelölőnégyzete bejelölésével. Az Excel ekkor az alábbi képernyőképen látható módon kapcsolat létrehozását kéri.
   
    

   Az értesítés azért jelenik meg, mert az alapul szolgáló adatmodellben nem szereplő táblákból származó mezőket is felhasznált. A táblák adatmodellhez való hozzáadásának egyik módja, ha kapcsolatot hoz létre egy, már az adatmodell részét képező táblával. A kapcsolat létrehozásának feltétele, hogy a táblák egyikének egyedi, nem ismétlődő értékeket tartalmazó oszloppal kell rendelkeznie. A mintaadatok között az adatbázisból importált Disciplines (Szakágak) táblában szerepel egy SportID (Sportág-azonosító) nevű, sportágkódokat tartalmazó mező. Ugyanezek a sportágkódok szerepelnek mezőként az importált Excel-adataink között is. Hozzuk létre a kapcsolatot.

4. A Kimutatásmezők ablaktábla megjelölt részén látható LÉTREHOZÁS gombra kattintva nyissa meg az alábbi képernyőképen látható Kapcsolat létrehozása párbeszédpanelt.
   
   

5. A Tábla legördülő menüből válassza a Disciplines elemet.

6. Az Oszlop (külső) legördülő menüből válassza a SportID elemet.

7. A Kapcsolódó tábla legördülő menüből válassza a Sports elemet.

8. A Kapcsolódó oszlop (elsődleges) legördülő menüből válassza a SportID elemet.

9. Kattintson az OK gombra.

A kimutatás az új kapcsolatnak megfelelően megváltozik. A kimutatás azonban még mindig nem teljesen úgy néz ki, ahogy szeretnénk, hiszen a SOROK területen lévő mezők sorrendje nem megfelelő. A szakág a sportág egy alkategóriája, mi viszont a SOROK területen a Discipline (Szakág) mezőt a Sport (Sportág) mező felett helyeztük el, tehát a sorrend nem megfelelő. Az alábbi képernyőképen ez a nem kívánt sorrend látható.

1. A SOROK területen húzza a Sport mezőt a Discipline mező fölé. Így már sokkal jobb – a kimutatás megfelelően jeleníti meg az adatokat, ahogy az az alábbi képernyőképen is látható.
   
   

A színfalak mögött az Excel egy adatmodellt állít össze, amely a teljes munkafüzetben használható bármely kimutatáshoz, kimutatásdiagramhoz, a Power Pivot funkcióhoz vagy Power View nézetet tartalmazó jelentéshez. A táblák közötti kapcsolatok képezik az adatmodell alapját, és ezek határozzák meg a navigációs és számítási útvonalakat is.

A következő, Adatmodell-kapcsolatok kiterjesztése az Excel, Power Pivotés DAX használatával című oktatóanyagban az itt tanultakra épít, és végigvezeti az adatmodell kibővítésén a Power Pivot nevű hatékony és vizuális Excel-bővítmény használatával. Azt is megtudhatja, hogyan számíthatja ki egy tábla oszlopait, és hogyan használhatja ezt a számított oszlopot, hogy egy egyébként nem kapcsolódó táblát lehessen hozzáadni az adatmodellhez.

Ellenőrzés és teszt

A tanultak áttekintése

A gyakorlat során Excel-munkafüzetet hozott létre, azon belül pedig egy több tábla adataihoz hozzáférő kimutatást, amely táblák közül többet külön importált. Megtanulta, hogyan kell adatbázisból, egy másik Excel-munkafüzetből, illetve az adatok másolása és Excelbe való beillesztése útján adatokat importálni.

Ahhoz, hogy az adatok használhatók legyenek egymással, kapcsolatot kellett létrehoznia a táblák között, amely alapján az Excel egymáshoz rendelte a sorokat. Megtanulta ezenkívül, hogy a kapcsolatok létrehozásához és az összefüggő sorok kereséséhez alapvető fontosságú, hogy az egyik tábla tartalmazzon a másik tábla adataihoz kapcsolódó oszlopokat.

Készen áll a sorozat következő oktatóanyagára. Íme egy hivatkozás:

Oktatóprogram: Adatmodell-kapcsolatok bővítése az Excel, a Power Pivot és a DAX használatával

TESZT

Szeretné ellenőrizni, hogy mennyire emlékszik a tanultakra? Itt a lehetőség. A következő teszt az oktatóanyagban megismert funkciókra, képességekre és követelményekre vonatkozik. A válaszokat a lap alján találja. Sok sikert!

1. kérdés: Miért fontos táblává alakítani az importált adatokat?

A: Nem szükséges táblává alakítani őket, mert minden importált adat automatikusan táblává alakul.

B: Ha az importált adatokat táblává alakítom, nem fognak szerepelni az adatmodellben. Csak az adatmodellben nem szereplő adatok használhatók fel kimutatásokban, valamint a Power Pivot és a Power View funkcióban.

C: Ha az importált adatokat táblává alakítom, beépíthetők az adatmodellbe, és felhasználhatók kimutatásokban, illetve a Power Pivot és a Power View funkcióban.

D: Az importált adatok nem alakíthatók táblává.

2. kérdés: Az alábbi adatforrások közül melyek importálhatók az Excelbe és vehetők fel az adatmodellbe?

A: Access-adatbázisok és számos más adatbázistípus.

B: Meglévő Excel-fájlok.

C: Bármilyen adat, amely másolható, beilleszthető az Excelbe, majd táblaként formázható, beleértve a webhelyeken, dokumentumokban és bármely más, Excelbe beilleszthető adatokat tartalmazó forrásokban található adattáblákat.

D: A fentiek mindegyike igaz

3. kérdés: Mi történik, ha a kimutatásban átrendezi a Kimutatásmezők ablaktábla négy területén található mezőket?

A: Semmi – a mezők nem rendezhetők át, miután elhelyeztem őket a Kimutatásmezők ablaktábla valamelyik területén.

B: A kimutatás formátuma az elrendezésnek megfelelően módosul, de az alapjául szolgáló adatok nem változnak.

C: A kimutatás formátuma az elrendezésnek megfelelően módosul, és az alapjául szolgáló összes adat visszavonhatatlanul megváltozik.

D: A kimutatás alapjául szolgáló adatok módosulnak, így új adatkészletek jönnek létre.

4. kérdés: Mik a táblák közötti kapcsolatok létrehozásának feltételei?

A: Egyik táblában sem lehetnek egyedi, nem ismétlődő értékeket tartalmazó oszlopok.

B: Az egyik tábla nem lehet az Excel-munkafüzet része.

C: Az oszlopok nem lehetnek táblává alakítva.

D: A fentiek egyike sem helyes.

Válaszok a tesztkérdésekre

1. A helyes válasz: C

2. A helyes válasz: D

3. A helyes válasz: B

4. A helyes válasz: D