A következő dolgok hatással lehetnek az adatvédelemre, akár azáltal, hogy bizalmas adatokat bocsátanak elérhetővé harmadik felek számára, vagy lehetővé teszik annak szabályozását, hogy milyen információk érhetők el.
Az Új lap (Kattintson a Fájl fülre, majd az Új gombra) naprakész segítséget nyújthat a sablonokon alapuló munkafüzetek Office.com. Visszajelzést is küldhet a sablonokról, és numerikus értékelést adhat minden letöltött sablonhoz.
Amikor sablonon alapuló sablont vagy fájlt nyit meg, az Excel (az online súgó beállításaitól függően) Office.com. Elküldi a sablon azonosítóját, a jelenleg használt programot és verziót, valamint a szabványos számítógépadatokat.
A sablonazonosító az eredeti sablon azonosítására szolgál, amint az Office.com letöltötte, vagy szerepel az Excel-telepítésben. Nem azonosítja egyedileg a munkafüzetet. Az azonosító ugyanaz az azonos sablon összes felhasználója esetében.
Ha úgy dönt, hogy egy lemezképre, fájlra, adatforrásra vagy más dokumentumra mutató hivatkozást hoz létre a merevlemezen vagy egy kiszolgálón, a fájl elérési útja a munkafüzetbe lesz mentve. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a hivatkozás tartalmazza a felhasználónevét vagy a hálózat kiszolgálóinak adatait. Adatkapcsolat esetében mentheti a felhasználónevet vagy jelszót az adatkapcsolat hivatkozásán belül.
Ha XML-sémát alkalmaz egy munkafüzetre, a létrehozott XML-séma elérési útja a munkafüzetbe lesz mentve. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy az elérési út tartalmazza a felhasználónevét.
Amikor külső adatforrásból hoz létre munkalapadatfüggvényt vagy kimutatást, a rendszer a munkalap részeként tárolja a forrástól kért adatokat, valamint az adatforrás egyedi azonosítóját. A rendszer a gyorsítótárat utoljára frissítő személy felhasználónevét is tárolja.
A munkafüzet vagy a kimutatás beállításától függően előfordulhat, hogy a tárolt adatoknak csak egy része jelenik meg. Az összes tárolt adat eltávolításához távolítsa el az adatforrással való kapcsolatot a lapadatfüggvényekből, és távolítsa el az adatokra hivatkozó összes kimutatást.
Amikor diagramot hoz létre az Excelben, szűrheti a diagramhoz kijelölt adatokat, hogy csak az adatok egy része jelenjen meg. A kijelölt adatokat azonban a rendszer a diagrammal együtt tárolja. Ha meg szeretné akadályozni, hogy mások módosítják a diagramot vagy megtekinthessék az adatait, a Microsoft programba való másoláskor illessze be a diagramot bitképként. Ha a diagram adatai külső adatforrásból származnak, jelszóval védheti a diagramot, hogy mások ne frissíthessék a diagramot a külső forrásból származó legfrissebb adatokkal. Ha a diagram a munkafüzet adatain alapul, a diagram jelszavas védelme megakadályozhatja, hogy mások módosítsák a diagramon megjelenő adatokat.
Amikor kinyomtat egy Excel-munkafüzetet, majd menti a munkafüzetet, az Excel a dokumentummal együtt menti a nyomtató elérési útját. Bizonyos esetekben az elérési út tartalmazhat felhasználónevet vagy számítógépnevet.
Az Excel lehetővé teszi helyettesítő szöveg hozzáadását és szerkesztését a munkafüzetekben lévő táblázatokhoz, alakzatokhoz, képekhez, diagramokhoz, SmartArt-ábrákhoz és más objektumokhoz. A helyettesítő szöveg a munkafüzettel együtt lesz mentve, és a bemutató bármely közreműködője által hozzáadott személyes adatokat tartalmazhat. Egyes objektumok, például a munkafüzetbe beszúrt képek esetében az alapértelmezett helyettesítő szöveg tartalmazza a beszúrt objektum fájlelérési útját.
A helyettesítő szöveget akadálymentességi funkciók, például képernyőolvasók is használhatják. A helyettesítő szöveg bárki számára elérhető, aki hozzáfér a fájlhoz.
Az Excel lehetővé teszi, hogy hozzáférjen egy SharePoint-dokumentum-munkaterülethez. A Dokumentum-munkaterület egy megosztott terület, ahol egy vagy több munkafüzeten együttműködhet más csapattagokkal.
Amikor hozzáfér egy dokumentum-munkaterülethez, az Excel adatokat tölt le a Dokumentum-munkaterület webhelyről, hogy információt nyújtson az adott webhelyről. Ezek az adatok a következők:
-
A webhely neve
-
A webhely URL-címe vagy címe
-
A webhely felhasználóinak nevei, e-mail-címei és jogosultsági szintjei
-
A webhelyről elérhető dokumentumok, feladatok és egyéb információk listája
Az Excel a számítógépen felkeresett dokumentum-munkaterületi webhelyek listáját is tárolja cookie-k formájában. Ez a lista gyors hozzáférést biztosít a korábban felkeresett webhelyekhez. A felkeresett webhelyek listáját a Microsoft nem éri el, és csak akkor teszi elérhetővé az internetet, ha úgy dönt, hogy szélesebb körben elérhetővé teszi a listát.
A faxszolgáltatással faxot küldhet az interneten keresztül, és rendszerezheti a Microsoft Outlookban elküldött faxokat. A faxszolgáltatás használatához a Microsofttól eltérő faxszolgáltatónál kell regisztrálnia, aki feldolgozza a faxokat, és az interneten keresztül küldi el őket. A Microsoft nem gyűjt adatokat a faxszolgáltatás funkciójával.
Amikor regisztrál a faxszolgáltatásra, a faxszolgáltató létrehoz egy regisztrációs csomagot, amelyet a faxszolgáltató és az Excel tárol. A csomag a faxszolgáltató webhelyének címéből és egy "jogkivonatból" áll, amely megerősíti a faxszolgáltatóhoz való hozzáférését. Amikor faxot küld az Excelből, a program hozzáfűzi ezt a regisztrációs csomagot a dokumentumhoz.
A faxszolgáltatással a fax tényleges elküldése nélkül is kiszámíthatja a fax árát. Ha úgy dönt, hogy kiszámítja egy fax árát, az Excel titkosított kapcsolattal küldi el a regisztrációs jogkivonatot, azt a telefonszámot, ahová a faxot el szeretné küldeni, valamint a fax oldalainak számát a faxszolgáltatónak. A Microsoft nem fogadja és nem tárolja ezeket az adatokat.
Az Excel lehetővé teszi, hogy információt kérjen egy adott kifejezésről vagy kifejezésről számos prémium tartalomszolgáltatótól. Amikor keresést kér egy adott szóra vagy kifejezésre, az Excel az interneten küldi el a kért szöveget, a jelenleg használt szoftverterméket, a rendszer beállításának területi beállítását, valamint az engedélyezési adatokat, amelyek jelzik, hogy jogosult a kutatási adatok letöltésére, ha azt a harmadik fél igényli.
Az Excel elküldi ezeket az adatokat a Microsoft vagy egy ön által kiválasztott külső szolgáltató által biztosított szolgáltatásnak. Ez a szolgáltatás információt ad vissza a kért szóról vagy kifejezésről.
A kapott információk gyakran tartalmaznak egy, a szolgáltatás webhelyéről származó további információkra mutató hivatkozást. Ha erre a hivatkozásra kattint, előfordulhat, hogy a szolgáltató cookie-t ad a rendszerhez a jövőbeli tranzakciók azonosításához. A Microsoft nem vállal felelősséget a külső webhelyek és szolgáltatások adatvédelmi gyakorlatáért. A Microsoft nem fogadja és nem tárolja ezeket az adatokat, kivéve, ha Ön lekérdezett egy Microsoft-tulajdonú szolgáltatást.
A kutatást és a referenciát az alábbi lépéssel kapcsolhatja ki:
Ezt a beállítást a rendszergazda korlátozhatja. Ha igen, nem fogja tudni önállóan engedélyezni vagy letiltani.
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson a Fiók elemre.
-
A Fiók adatainak védelme területen kattintson a Beállítások kezelése elemre.
-
Az Opcionális csatlakoztatott szolgáltatások területen törölje a jelet az Opcionális kapcsolt szolgáltatások engedélyezése jelölőnégyzetből.
Fontos: Ez letiltja az összes opcionális csatlakoztatott szolgáltatást, nem csak a kutatást és a referenciát.
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson a Beállítások gombra.
-
Válassza az Adatvédelmi központ kategóriát.
-
Kattintson Az Adatvédelmi központ beállításai gombra.
-
Kattintson az Adatvédelmi beállítások elemre, majd törölje a Jelet a Kutatás munkaablak új szolgáltatások keresésének és telepítésének engedélyezése jelölőnégyzetből.
Az Excel lehetővé teszi a dokumentum egészének vagy egy részének fordítását kétnyelvű szótár vagy gépi fordítás használatával. Választhat, hogyan szeretné lefordítani a dokumentumot.
Kijelölhet vagy beírhat egy lefordítani kívánt szót vagy kifejezést, vagy bármelyik esetben lefordíthatja a teljes dokumentumot a Kutatás és referencia panel megfelelő fordítási lehetőségének kiválasztásával.
Ha kijelöl vagy megad egy lefordítani kívánt szót vagy kifejezést, a beírt kifejezést a kétnyelvű szótárhoz hasonlítja a függvény. A szoftver tartalmaz néhány kétnyelvű szótárat, mások pedig a Office.com. Ha egy megadott szó vagy kifejezés nem szerepel a szoftver kétnyelvű szótárában, a program titkosítatlanul elküldi a szót vagy kifejezést egy Microsoftnak vagy egy külső fordítási szolgáltatásnak.
Ha a teljes munkafüzetet le szeretné fordítani, az titkosítatlan lesz a Microsoftnak vagy egy külső fordítási szolgáltatásnak. Akárcsak az interneten titkosítatlanul küldött információk esetében, mások is láthatják a lefordított szót, kifejezést vagy munkafüzetet.
Ha a Office.com vagy egy külső fordítási szolgáltatásban elérhető szótárak egyikét használja, az Excel az interneten keresztül küldi el a kért szöveget, a használt szoftver típusát, valamint a területi beállítást és nyelvet, amelyre a rendszer be van állítva. Külső fordítási szolgáltatások esetén az Excel korábban gyorsítótárazott hitelesítési adatokat is küldhet, amelyek jelzik, hogy korábban regisztrált a webhelyhez való hozzáférésre.
A Microsoft SharePoint olyan naplózási funkciókat biztosít, amelyek lehetővé teszik a rendszergazdák számára, hogy megbízható naplót tartsanak arról, hogy a felhasználók hogyan dolgoznak bizonyos tartalmakon.
Amikor a SharePoint-rendszergazdák engedélyezik a Naplózás funkciót, a kiszolgáló automatikusan rögzíti a SharePoint-tartalom-adatbázisban a felhasználó által végrehajtott bizonyos műveleteket. E műveletek közé tartozik a megtekintés, a szerkesztés, a beadás és a kivétel. A kiszolgáló minden feljegyzett műveletnél rögzíti a fájlra és a műveletre vonatkozó azonosító adatokat, valamint a felhasználó SharePoint-azonosítóját. E szolgáltatás részeként a rendszer nem küld adatokat a Microsoftnak.
Ez a funkció alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, és csak a tartalmat tároló SharePoint-webhelyek rendszergazdái számára érhető el.
Az Excel lehetővé teszi, hogy csevegőüzeneteket küldjön magáról a programról, és riasztást küldhet, ha valaki online állapotban van, vagy amikor bizonyos módosításokat végez a megosztott munkafüzeteken vagy munkaterületeken.
Az Excel csevegőügyféllel lehetővé teszi mások online jelenlétének megtekintését és üzenetek küldését. Az Excel tartalmaz egy webes vezérlőt, amely lehetővé teszi a csevegési jelenlét megjelenítését a weblapon belül. A Microsoft SharePoint-lapok ezt a vezérlőt használják. Ezek a lapok nem küldik vissza a jelenléti adatokat a webkiszolgálónak.
Ezzel a webvezérlővel jelenléti adatokat továbbíthat a csevegőprogramból a webkiszolgálóra. Alapértelmezés szerint a jelenléti adatok csak a helyi számítógépen lévő intranetes helyekre, megbízható helyekre és helyekre küldhetők.
Az Excel XML-alapú fájlformátumokat használ. Ezek az XML-fájlformátumok bővíthetők, ami azt jelenti, hogy a felhasználók megadhatnak a fájlokban további sémákat vagy címkéket. Egy bővítmény vagy más külső kód további metaadat-információkat is csatolhat ezekhez az XML-fájlformátumokhoz, amelyek nem tekinthetők meg az Excelben.
Az XML-fájlokhoz társított metaadatokat szövegmegtekintőben való megnyitással ellenőrizheti.
Ha megjegyzéseket ment egy fájlba, az Excel alapértelmezés szerint minden megjegyzéshez hozzáadja a monogramját. Ezután ez az információ elérhető lesz azok számára, akik hozzáférhetnek a fájlhoz.
Személyes adatait az alábbi lépésekkel távolíthatja el ezekből a megjegyzésekből:
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson az Információ elemre.
-
Kattintson a Problémák ellenőrzése, majd a Dokumentum vizsgálata elemre.
Alapértelmezés szerint ha a Változások követése funkció be van kapcsolva egy fájlon, a rendszer a munkafüzetben tárolja a felhasználónevet és/vagy monogramot, és társítja az elvégzett módosításokkal. Ez az információ az eredeti és a módosított szöveggel együtt elérhető lesz bárki számára, aki hozzáfér a fájlhoz.
A módosítások elfogadása vagy elutasítása után a rendszer eltávolítja a nevét. Személyes adatait az alábbi lépésekkel is eltávolíthatja a módosításokból:
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson az Információ elemre.
-
Kattintson a Problémák ellenőrzése, majd a Dokumentum vizsgálata elemre.
Bizonyos esetekben az Excel tárolja a nevét, hogy jobb felhasználói élményt nyújtson bizonyos funkciók használatakor. A nevet például az alábbi helyeken tárolja a rendszer:
-
Szerzői mezők
-
AuthorName fájltulajdonság
A következő lépésekkel távolíthatja el a nevét ezekből a mezőkből és tulajdonságokból:
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson az Információ elemre.
-
Kattintson a Problémák ellenőrzése, majd a Dokumentum vizsgálata elemre.
A más vállalatok által létrehozott Microsoft Office-megoldások az Ön nevét vagy más személyes adatait is tartalmazhatják a fájlhoz társított egyéni tulajdonságokban.
Ha a Microsoft Office webvezérlőt, a Microsoft Excel Adatelérést, a DataCalc-t vagy más olyan szolgáltatást használ, amely lehetővé teszi, hogy közvetlenül kapcsolódjon egy másik adatforráshoz, előfordulhat, hogy az engedélyezési adatokat (felhasználói azonosítót és jelszót) menti a munkafüzetbe. Az engedélyezési adatok módosításához vagy törléséhez módosítania kell a kapcsolat tulajdonságait a kapcsolati módszerhez tartozó módszerrel.
A makrórögzítés lehetővé teszi műveletek sorozatának rögzítését, hogy később reprodukálhassa a műveleteket. Ha úgy dönt, hogy rögzít egy makrót, a felhasználónév megjegyzésként lesz mentve a kódban a makró első létrehozásakor. Ezen a helyen manuálisan eltávolíthatja a felhasználónevét.
A digitális aláírás nem kötelező funkció, amellyel hitelesítheti a munkafüzetet küldő személy személyazonosságát. A digitális aláírás az aláírni kívánt munkafüzet adatainak egyedi titkosított értéke. Amikor digitális aláírással ellátott munkafüzetet küld, a rendszer elküldi az aláírást a címzettnek, a munkafüzetben lévő adatokkal és egy megbízható digitális tanúsítvánnyal együtt (a feladótól). A digitális tanúsítványt egy hitelesítésszolgáltató (például a VeriSign) állítja ki, és információkat tartalmaz a feladó hitelesítéséhez és annak ellenőrzéséhez, hogy a munkafüzet eredeti tartalma nem változott-e meg. Előfordulhat, hogy az Excel automatikusan kapcsolatba lép a hitelesítésszolgáltatóval a digitális aláírás ellenőrzése érdekében.
Amikor aláír egy munkafüzetet, megjelenik egy párbeszédpanel, amely megjeleníti a digitális aláírásban szereplő információkat, például a rendszerdátumot és időpontot, az operációs rendszer verziószámát, a Microsoft Office verziószámát és az Excel verziószámát.
A Tartalomvédelmi szolgáltatás (IRM) lehetővé teszi bizonyos felhasználók vagy csoportok számára a munkafüzetek elérésére és módosítására vonatkozó jogosultságot. Néhány hasonlóság ellenére az IRM nem ugyanaz, mint a Dokumentumvédelem. Az IRM lehetővé teszi, hogy a teljes munkafüzetre vonatkozó engedélyeket állítson be olyan konkrét műveletekhez, mint a dokumentum nyomtatása vagy a dokumentum továbbítása más személyeknek, valamint a munkafüzet olvasása vagy szerkesztése.
Ha olyan munkafüzetet tárol, amelyben engedélyezve van az IRM, az Excel menti a munkafüzetbe az összes olyan felhasználó listáját, aki jogosult a munkafüzetre, és hogy milyen engedélyekkel rendelkezik. Ezek az információk titkosítva lesznek, így csak a munkafüzet tulajdonosai férhetnek hozzá ezekhez az információkhoz.
Emellett az IRM-kompatibilis munkafüzetek tartalomlicenceket is tartalmaznak. A tartalomlicencek e-mail-címeket, engedélyeket és hitelesítési információkat tartalmaznak. Minden alkalommal, amikor valaki olyan munkafüzetet próbál megnyitni, amelyen engedélyezve van az IRM, az Excel ellenőrzi a munkafüzetben mentett tartalomlicenceket a felhasználó identitásán. Ha a felhasználó még soha nem nyitotta meg a munkafüzetet, az Excel kapcsolatba lép egy tartalomvédelmi kiszolgálóval, ellenőrzi a felhasználó identitását, letölt egy új tartalomlicencet a felhasználóhoz (feltéve, hogy a felhasználó rendelkezik a szükséges jogosultságokkal), és menti a tartalomlicencet a munkafüzetbe.
A munkafüzet-tulajdonosoknak lehetőségük van arra, hogy ne mentsenek tartalomlicenceket a munkafüzetbe. Ha azonban a tartalomlicencet nem menti a munkafüzetbe, az Excelnek a munkafüzet minden megnyitásakor kapcsolatba kell lépnie az IRM-kiszolgálóval. Ha az Excel nem csatlakozik hálózathoz, vagy nem tud kapcsolatba lépni az IRM-kiszolgálóval, a munkafüzet nem nyitható meg.
A Munkafüzetvédelem lehetővé teszi az Excel-munkafüzetek védelmét különböző módokon, például csak bizonyos felhasználók számára biztosít jogosultságot a munkafüzet szerkesztésére, megjegyzés írására vagy olvasására.
A Munkafüzet-védelem használatakor a rendszer felkéri, hogy adja meg a felhasználói azonosítókat. Ezek a felhasználói azonosítók windowsos NT tartományi fiókok (például TARTOMÁNY\felhasználónév) vagy Windows Live ID e-mail-címek (például someone@example.com) formájában lehetnek. Ezeket a felhasználói azonosítókat a rendszer minden alkalommal tárolja, amikor ön jogosultságot ad a felhasználónak egy szövegtartomány olvasására vagy módosítására.
Az Excel-munkafüzet jelszava nélkül is védhető. Ha úgy dönt, hogy jelszó nélkül védi a munkafüzetet, a munkafüzetet olvasó összes felhasználó láthatja azoknak a felhasználói azonosítóit, akik hozzáférést kaptak. Ha a munkafüzetet XML vagy HTML formátumban menti, a felhasználói azonosítók bárki számára elérhetők, aki a fájlt olvassa.
Ha tovább szeretné korlátozni a felhasználói azonosítókhoz való hozzáférést, mentheti a fájlt jelszóval vagy tartalomvédelmi szolgáltatással (IRM). Ezeket a felhasználói azonosítókat csak Ön és más, hozzáféréssel rendelkező személyek láthatják.
Amikor megnyitja az Excel-fájlok bizonyos korábbi verzióit a Microsoft Office-ban, az Office fájlellenőrzése ellenőrzi, hogy a fájlszerkezet megfelel-e a Microsoft által az adott fájlformátumra vonatkozó specifikációnak. Ha a fájl nem felel meg az ellenőrzésnek, a Microsoft Office védett nézetben nyitja meg.
Az Office-fájlérvényesítést meghiúsuló fájlok másolatát a rendszer az Excelből való kilépés után menti a számítógépre. A Microsoft hibajelentés rendszeres időközönként megkérdezi, hogy beleegyezik-e a fájlok másolatának a Microsoftnak történő elküldéséhez. A Microsoft hibajelentésével kapcsolatos további információkért, beleértve a teljes adatvédelmi nyilatkozatot, olvassa el a Microsoft hibajelentési adatvédelmi nyilatkozatát.
Az Excel automatikusan menti a munkafüzet másolatait szerkesztés közben. Ez segít helyreállítani a munkafüzeteket, ha véletlenül bezár egy munkafüzetet a módosítások mentése nélkül. Dönthet úgy, hogy nem menti automatikusan a munkafüzetek másolatait az alábbi lépésekkel:
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson a Beállítások gombra.
-
Kattintson a Mentés gombra.
-
A Munkafüzetek mentése csoportban törölje az Utolsó automatikusan helyreállított verzió megtartása mentés nélkül jelölőnégyzet jelölését.
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson a Beállítások gombra.
-
Kattintson a Mentés gombra.
-
A Munkafüzetek mentése csoportban törölje a jelet Az utolsó automatikusan mentett verzió megtartása mentés nélkül jelölőnégyzetből.
A korábban mentett munkafüzetek utolsó mentett verzióit úgy érheti el és törölheti, hogy a Fájl fülre, az Információ elemre kattint, majd a Verziók területen a kívánt munkafüzetre kattint. Az újonnan létrehozott munkafüzetek utolsó automatikusan mentett verzióit úgy érheti el és törölheti, hogy a Fájl fülre, az Információ, a Verziók kezelése, majd a Nem mentett munkafüzetek helyreállítása elemre kattint. Az Excel rendszeres időközönként törli az automatikusan mentett munkafüzeteket, ha nem nyitja meg és használja őket. További információt Az Office-fájlok helyreállítása című témakörben talál.