A munkafolyamatok elősegítik a dokumentumokkal végzett közös munkát és a projekttevékenységek kezelését azáltal, hogy egy SharePoint-webhely dokumentumain és elemein üzleti folyamatokat hajtanak végre. A munkafolyamatok segítségével a vállalatok következetes üzleti folyamatokat követhetnek, valamint javíthatják a vállalati hatékonyságot és termelékenységet is, olyan tevékenységek és lépések kezelésével, amelyek az üzleti folyamatok részét képezik. Ez lehetővé teszi, hogy azok, akik a feladatokat végzik, a munka elvégzésére koncentráljanak a munkafolyamat kezelése helyett.
Megjegyzések:
-
A SharePoint 2010-munkafolyamatok 2020. augusztus 1-től megszűntek az új bérlők esetében, és 2020. november 1-jén el lettek távolítva a meglévő bérlőkből. Ha SharePoint 2010-munkafolyamatokat használ, javasoljuk, hogy migráljon a Power Automate-be vagy más támogatott megoldásokba. További információt a SharePoint 2010-munkafolyamatok kivonása című témakörben talál.
-
A SharePoint 2013 munkafolyamata 2023 áprilisa óta elavult, és 2024. április 2-tól ki lesz kapcsolva az új bérlők számára. A meglévő bérlőkből eltávolítjuk, és 2026. április 2-tól teljesen kivezetjük. Ha SharePoint 2013-munkafolyamatot használ, javasoljuk, hogy migráljon a Power Automate-be vagy más támogatott megoldásokba. További információ: A SharePoint 2013 munkafolyamatának kivonása a Microsoft 365-ben.
-
A rendszer által a munkafolyamatokból létrehozott e-maileket a rendszer no-reply@sharepointonline.com címről küldi el a "SharePoint Online" megjelenítendő névvel
A témakör tartalma
Mik azok a munkafolyamatok?
A munkafolyamatot néha olyan feladatok sorozatának is nevezik, amelyek kimenetelt eredményeznek. A SharePoint termékek és technológiák kontextusában a munkafolyamat szűkebb értelemben a dokumentumok vagy elemek automatizált mozgatásaként van meghatározva egy üzleti folyamathoz kapcsolódó műveletek vagy feladatok sorozatán keresztül. A munkafolyamatok segítségével konzisztensen kezelheti a szervezeten belüli gyakori üzleti folyamatokat, ha lehetővé teszi a szervezet számára, hogy üzleti logikát csatoljon egy SharePoint-lista vagy -tár dokumentumaihoz vagy elemeihez. Az üzleti logika alapvetően utasítások készlete, amely meghatározza és szabályozza a dokumentumokkal vagy elemekkel kapcsolatos műveleteket.
A munkafolyamatokkal csökkentheti a gyakori üzleti folyamatokhoz (például projektjóváhagyás vagy dokumentum-ellenőrzés) szükséges költségeket és időt oly módon, hogy felügyeli és nyomon követi az e folyamatokhoz szükséges, emberek által végzett feladatokat. Egy SharePoint-webhelyen például hozzáadhat egy olyan munkafolyamatot egy dokumentumhoz, amely a dokumentumot emberek egy csoportjához irányítja jóváhagyásra. Amikor a dokumentum szerzője elindítja ezt a munkafolyamatot az adott tárban lévő egyik dokumentumon, a munkafolyamat létrehozza a dokumentum-jóváhagyási feladatokat, ezeket a feladatokat hozzárendeli a munkafolyamat résztvevőihez, majd e-mailben figyelmeztetést küld a résztvevőknek, amelyben szerepelnek a feladatra vonatkozó utasítások és a jóváhagyandó dokumentumra mutató hivatkozás. Miközben a munkafolyamat folyamatban van, a munkafolyamat tulajdonosa (ebben az esetben a dokumentum szerzője) vagy a munkafolyamat résztvevői a Munkafolyamat állapota lapon ellenőrizhetik, hogy mely résztvevők hajtották végre a hozzájuk tartozó munkafolyamat-feladatokat. Amikor a munkafolyamat résztvevői végeztek munkafolyamat-feladataikkal, a munkafolyamat véget ér, a munkafolyamat tulajdonosa pedig automatikusan értesítést kap arról, hogy a munkafolyamat befejeződött.
Az előző példában szereplő Jóváhagyási munkafolyamat műveletei az alábbi ábrán látható folyamatot követik.
A munkafolyamatok azonkívül, hogy támogatják a meglévő emberi munkafolyamatokat, több lehetőséget biztosítanak az együttműködésre, valamint a dokumentumokkal, listákkal és tárakkal végzett munkára. A webhely felhasználói a SharePointos listában vagy tárban található dokumentumból vagy elemből elérhető testre szabható űrlapok használatával indíthatnak el munkafolyamatokat, illetve vehetnek részt bennük. A SharePoint-termékek munkafolyamat-funkciója továbbá szorosan integrálva van az Office 2013-mal, így az alábbi munkafolyamat-feladatok mindkét termékben végrehajthatók:
-
A dokumentumhoz vagy elemhez elérhető munkafolyamatok listájának megtekintése
-
Dokumentumokkal vagy elemekkel kapcsolatos munkafolyamat indítása
-
Munkafolyamat-feladat megtekintése, szerkesztése vagy máshoz rendelése
-
Munkafolyamat-feladat végrehajtása
A SharePoint-alapú munkafolyamat-platformok három típusa
A SharePoint 2010-es munkafolyamat-platform már az Office 365-höz és a SharePoint Server 2013-hoz is elérhető, így az erre a platformra épülő összes munkafolyamat továbbra is működik. Ez a platform a Windows Workflow Foundation 3.5-ös verzióján (WF3.5) alapul.
A SharePoint 2013-as munkafolyamat-platform alapja a Windows Workflow Foundation 4-es verziója (WF), a platform pedig alapjaiban újra lett tervezve. Az új munkafolyamat-platform talán legszembetűnőbb funkciója a Microsoft Azure használata munkafolyamat-végrehajtási gazdagépként. A munkafolyamat végrehajtási motorja mostantól az Office 365-ön és a SharePoint Server 2013-on kívül, a Microsoft Azure-ban található.
A SharePoint Online-ban a Microsoft Flow már elérhető. Ez a legújabb munkafolyamat-motorunk, amely a következő címen érhető el: https://flow.microsoft.com . Ha többet szeretne megtudni az MS Flow használatáról, látogasson el a következő webhelyre: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Az MS Flow hibaelhárításához látogasson el a https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Beépített munkafolyamatok
A SharePoint-webhelyek számos beépített munkafolyamatot tartalmaznak, amelyek a gyakori üzleti forgatókönyveket kezelik:
-
Jóváhagyási: Ezzel a munkafolyamattal egy dokumentum vagy elem személyek egy csoportjához irányítható jóváhagyásra. A Jóváhagyási munkafolyamat alapértelmezés szerint a Dokumentum tartalomtípushoz van társítva, és így automatikusan elérhető a dokumentumtárakban.
-
Visszajelzések összegyűjtése: Ezzel a munkafolyamattal egy dokumentum vagy elem személyek egy csoportjához irányítható visszajelzésre. A véleményezők visszajelzést adhatnak, amelyek aztán összegyűjtve a munkafolyamatot kezdeményező felhasználóhoz kerülnek. A Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamat alapértelmezés szerint a Dokumentum tartalomtípushoz van társítva, és így automatikusan elérhető a dokumentumtárakban.
-
Aláírások összegyűjtése: Ezzel a munkafolyamattal egy Microsoft Office-dokumentum személyek egy csoportjához irányítható az illetők digitális aláírásainak összegyűjtése céljából. Ezt a munkafolyamatot egy Office 2013-as programban kell elindítani. A résztvevőknek úgy kell elvégezniük aláírási feladataikat, hogy digitális aláírásukat hozzáadják a dokumentumhoz a megfelelő Office-programban. Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat alapértelmezés szerint a Dokumentum tartalomtípushoz van társítva, és így automatikusan elérhető a dokumentumtárakban. Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat azonban csak akkor jelenik meg egy dokumentumhoz a dokumentumban, ha a dokumentum tartalmaz legalább egy Microsoft Office-aláírássort.
-
Közzététel jóváhagyása: Ez a munkafolyamat a Jóváhagyási munkafolyamathoz hasonlóan automatizálja a tartalmaknak az adott téma szakértőihez és az érdekeltekhez való irányítását véleményezés és jóváhagyás céljából. A Közzététel jóváhagyása munkafolyamat egyedisége abban rejlik, hogy kifejezetten olyan közzétételi webhelyekhez tervezték, ahol az új és frissített weblapok közzététele szigorúan ellenőrzött.
-
Háromrészes: Ezzel a munkafolyamattal kezelhetők azok az üzleti munkafolyamatok, amelyekhez a szervezeteknek nagy mennyiségű esetet vagy elemet kell nyomon követniük, például az ügyfelek ügyfélszolgálati eseteit, az üzleti érdeklődőket vagy a projektfeladatokat.
A fenti munkafolyamat mindegyike többféle módon testre szabható a szervezethez. Amikor például felvesz egy munkafolyamatot egy listába, tárba vagy tartalomtípusba, hogy az használható legyen a dokumentumokon vagy elemeken, testre szabhatja a feladatok és az előzmények munkafolyamat-adatokat tároló listáját.
Amikor egy webhelyfelhasználó elindít egy munkafolyamatot egy dokumentumon vagy elemen, további testreszabásokat végezhet a munkafolyamaton, megadhatja például a résztvevők listáját, a határidőt és a feladathoz tartozó utasításokat.
Egyéni munkafolyamatok támogatása
Habár a beépített munkafolyamatok is valamilyen mértékben testre szabhatók, hogy megfeleljenek a különféle igényeknek, szervezete olyan munkafolyamatokat is tervezhet és fejleszthet, amelyek egyediek a szervezet üzleti folyamatai szempontjából. A munkafolyamatok az üzleti folyamatoktól függően lehetnek egyszerűek vagy bonyolultak. A fejlesztők létrehozhatnak olyan munkafolyamatokat, amelyek egy webhely felhasználói által indíthatók el, illetve készíthetnek olyanokat, amelyek egy esemény alapján, például egy listaelem létrehozásakor vagy módosításakor automatikusan indulnak el. Ha a szervezet egyéni munkafolyamatokat fejlesztett és helyezett üzembe, ezek a munkafolyamatok az említett beépített munkafolyamatok mellett vagy helyett lehetnek elérhetők.
Egyéni munkafolyamatok kétféle módon hozhatók létre:
-
A power-felhasználók kód nélküli munkafolyamatokat tervezhetnek egy adott listában vagy tárban való használatra a Microsoft SharePoint Tervező 2013 és az Office Visio 2013 használatával A SharePoint Tervező 2013-munkafolyamatok az elérhető munkafolyamat-tevékenységek listájából jönnek létre, és a munkafolyamatot létrehozó személy közvetlenül a használni kívánt listában vagy tárban helyezheti üzembe a munkafolyamatokat. A SharePoint Designer 2013 továbbá a Visio 2013-mal együttműködve vizuális munkafolyamat-fejlesztési élményt kínál diagramok felépítéséhez alakzatok és összekötők használatával. A Visio 2013-ból is importálhat munkafolyamatokat a SharePoint Designer 2013-ba, és ugyanezt fordítva is megteheti.
-
A professzionális szoftverfejlesztők a Visual Studio 2012 vagy újabb verziójával hozhatnak létre munkafolyamatokat Ezek a munkafolyamatok egyéni kódot és munkafolyamat-tevékenységeket tartalmaznak. A profi fejlesztők által létrehozott egyéni munkafolyamatokat a kiszolgáló-rendszergazdák több webhelyen is üzembe helyezhetik.
A munkafolyamatok használatának lépései
A munkafolyamatok egy dokumentumon vagy elemen való használatának számos lépése van. Minden egyes lépés különböző szerepkörökkel rendelkező egyének által hajtható végre. A webhelyrendszergazdák például elérhetővé tehetnek egy munkafolyamatot egy dokumentumtárban való használatra, a tartalomkészítők elindíthatnak egy munkafolyamatot vagy módosíthatnak egy folyamatban lévő munkafolyamatot, a külső személyek (például a dokumentum véleményezői vagy jóváhagyói) pedig végrehajthatják a munkafolyamat-feladatot.
Munkafolyamat hozzáadása listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz
Ahhoz, hogy egy munkafolyamat használható legyen, egy listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz hozzáadva elérhetővé kell azt tenni az egy adott helyen lévő dokumentumok vagy elemek számára. Ha hozzá szeretne adni egy munkafolyamatot egy listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, listakezelési engedéllyel kell rendelkeznie. A legtöbb esetben a webhelyrendszergazdák, illetve az adott listákat vagy tárakat kezelő személyek hajthatják végre ezt a feladatot.
A munkafolyamatok egy webhelyen belüli elérhetősége különböző lehet attól függően, hogy hol lettek hozzáadva:
-
Ha közvetlenül ad hozzá egy munkafolyamatot egy listához vagy tárhoz, akkor ahhoz csak az adott listában vagy tárban található elemek férnek hozzá.
-
Ha egy lista-tartalomtípushoz (egy adott listába vagy tárba felvett webhely-tartalomtípus példányához) ad hozzá egy munkafolyamatot, ahhoz csak az abban a listában vagy tárban szereplő tartalomtípussal rendelkező elemek férnek hozzá, amelyekhez a tartalomtípus társítva van.
-
Ha egy webhely-tartalomtípushoz ad hozzá egy munkafolyamatot, a munkafolyamat az adott tartalomtípussal rendelkező minden elemhez elérhető az összes olyan listában és tárban, amelyhez az adott webhely-tartalomtípus egy példánya hozzá lett adva.
-
Ha azt szeretné, hogy egy munkafolyamat széles körben elérhető legyen egy webhely több listájában és tárában, webhelyalapú munkafolyamatot célszerű létrehoznia.
Amikor hozzáad egy munkafolyamatot egy listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, különböző beállítások megadásával testre szabhatja az adott helyen a munkafolyamatot:
-
A munkafolyamat adott példányának neve
-
A munkafolyamathoz kapcsolódó feladatokat tároló feladatlista
-
A munkafolyamathoz kapcsolódó eseményeket rögzítő előzménylista
-
A munkafolyamat elindításának kívánt módja
-
Az adott munkafolyamatra jellemző további beállítások, például hogy miként történik a feladatok résztvevőkhöz irányítása, hogy mik a munkafolyamat végrehajtásának körülményei, valamint hogy milyen műveletek történnek a munkafolyamat végrehajtása után.
Amikor hozzáad egy munkafolyamatot egy listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, elérhetővé teszi azt az egy adott helyen található dokumentumok vagy elemek számára, magát a munkafolyamatot azonban nem indítja el.
Munkafolyamat elindítása egy dokumentumon vagy elemen
Miután elérhetővé tett egy munkafolyamatot azzal, hogy hozzáadta egy listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, elindíthatja a munkafolyamatot egy dokumentumon vagy elemen (ha a munkafolyamat úgy van beállítva, hogy elindítható manuálisan). Egy munkafolyamat elindításához ki kell jelölnie a kívánt munkafolyamatot a dokumentumhoz vagy elemhez elérhető munkafolyamat-listában. Szükség esetén előfordulhat, hogy egy űrlapot is ki kell töltenie a munkafolyamathoz szükséges adatokkal. A munkafolyamat kialakításától és konfigurációjától függően lehetséges, hogy további testreszabásokat végezhet rajta az indításakor, testre szabhatja például a résztvevőket, a határidőt és az utasításokat.
Folyamatban lévő munkafolyamat módosítása
Miután elindított egy munkafolyamatot egy elemen, lehetséges, hogy módosítania kell a munkafolyamat viselkedését. Egy munkafolyamat elindítása után például előfordulhat, hogy a munkafolyamatot elindító személynek további résztvevőket kell felvennie. Vagy az is lehetséges, hogy a munkafolyamat egyik résztvevőjének egy másik személy számára kell kiosztania saját feladatát, vagy kérnie kell a munkafolyamat fókuszát alkotó dokumentum vagy elem módosítását. A beépített munkafolyamatok egy része módosítható, miközben a munkafolyamat folyamatban van. Ha a szervezet egyéni munkafolyamatokat fejlesztett és helyezett üzembe, lehetséges, hogy engedélyezve van a folyamatban lévő munkafolyamatok módosítása.
Munkafolyamat-feladatok végrehajtása
Az emberi beavatkozást igénylő munkafolyamat-eseményeket egy munkafolyamat-feladat jelképezi. Amikor egy munkafolyamat hozzárendel egy feladatot a munkafolyamat egyik résztvevőjéhez, a feladat címzettjének két lehetősége van: vagy végrehajtja a feladatot, vagy módosításokat kér a munkafolyamaton a munkafolyamat-feladat űrlapjának szerkesztésével. A munkafolyamat-résztvevők a munkafolyamat-feladatokat a SharePoint-webhelyen vagy közvetlenül egy Office 2013-programban hajthatják végre. Amikor egy munkafolyamat-résztvevő végrehajt egy munkafolyamat-feladatot, vagy a munkafolyamat módosítását kéri, a munkafolyamat a következő releváns lépésre ugrik.
A munkafolyamatok állapotának nyomon követése
A munkafolyamat-tulajdonosok és -résztvevők a munkafolyamathoz tartozó állapotlapon követhetik a munkafolyamat állapotát. Az állapotlap a fontosabb munkafolyamat-feladatok állapotadatait tartalmazza. Ezenkívül a munkafolyamat szempontjából releváns előzményadatok is láthatók rajta.
A jelentéskészítő eszközökkel összesítő elemzés készíthető a munkafolyamat előzményeiről. A szervezetek ezzel az elemzéssel azonosíthatják az akadályozó tényezőket a folyamatokban, illetve megállapíthatják, hogy egy csoport megfelel-e egy adott üzleti folyamat teljesítménybeli céljainak. Számos előre definiált Microsoft Office Excel-jelentés is használható a munkafolyamatokkal. A munkafolyamat előzményei pedig más programokban vagy egyéni folyamatfigyelő megoldásokban használható és elemezhető SharePoint-listaadatforrásként érhetők el.
Lásd még
A SharePoint beépített munkafolyamatai
Munkafolyamatok a SharePoint 2013-ban
Munkafolyamat-fejlesztés a SharePoint Tervező 2013-ban és a Visio 2013-ban
