Ponekad želite sortirati podatke, ne abecednim ili numeričkim redoslijedom, već korisnički definiranim redoslijedom (koji se naziva i prilagođenim ili logičkim redoslijedom). Primjerice, sortiranje radnih dana tako da se ponedjeljak pojavi prvi ima više smisla od sortiranja abecednim redoslijedom, pri čemu se petak pojavljuje prvi. Podatke možete sortirati u prikazu podatkovne tablice ili upita ili u prikazu obrasca obrasca.
Što želite učiniti?
Sortiranje malog, konačnog broja jedinstvenih vrijednosti polja
U ovom ćete postupku napisati izraz koji koristi funkciju IIf za rangiranje titula zaposlenika.
Najprije stvorite tablicu koja sadrži tri polja – Naslov, Ime i Prezime. U polje Naslov unesite sljedeće vrijednosti za četiri nova zapisa:
-
Inside Sales Coordinator
-
Voditeljica prodaje
-
Prodajni predstavnik
-
Potpredsjednik Odjela za prodaju
U polja Ime i Prezime za četiri zapisa unesite željena imena.
-
Sada otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice.
-
Na kartici Polazno u grupi Sortiraj & kliknite Napredno, a zatim Na izborničkom prečacu kliknite Složeni filtar/sortiranje.
-
U rešetku dodajte željena polja, kao što su Ime, Prezime i Naslov.
-
Desnom tipkom miša kliknite redak Polje u prvom praznom stupcu, kliknite Zumiraj, a zatim upišite sljedeći izraz:
IIf ([Naslov] = "Potpredsjednik, Prodaja", 1, IIf ([Naslov] = "Voditelj prodaje", 2, IIf ([Naslov] = "Prodajni predstavnik", 3, IIf ([Naslov] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Naslov je naziv polja koje sadrži vrijednosti koje se rangiraju. Vrijednosti u navodnicima pojedinačne su vrijednosti pohranjene u polju. Brojčana vrijednost koja slijedi je rang koji joj je dodijeljen. Prethodni izraz dodjeljuje položaje od 1 do 4 četirima različitim naslovima i dodjeljuje položaj 5 svim drugima. Kada izvršite sortiranje, naslovima koji nisu spomenuti u ovom izrazu dodjeljuje se isti položaj (5).
-
U retku Sortiranje stupca koji sadrži izraz kliknite Uzlazno.
-
Na kartici Polazno u grupi Sortiraj & filtar kliknite Preklopi filtar.
Funkcija IIf vraća brojčanu vrijednost koja odgovara vrijednosti u polju Naslov. Ako je, primjerice, vrijednost u polju Naslov upravitelj prodaje, dodijeljeni broj je 2. Ako u polju Naslov postoji vrijednost koja nije navedena kao argument u funkciji – na primjer, Koordinator okruga – dodjeljuje mu se broj 5. Upit zatim sortira te brojeve uzlaznim redoslijedom.
Sortiranje velikog broja jedinstvenih vrijednosti polja
Ako imate velik broj vrijednosti za rangiranje, bolji je način sortiranja podataka stvaranjem tablice s vrijednostima.
Pretpostavimo da se tablica Zaposlenici odnosi na više od 50 različitih naslova. Najprije ćete morati stvoriti tablicu s vrijednostima i pripremiti postojeću tablicu da biste potražili novu tablicu. Zatim povežite dvije tablice i stvorite upit.
Stvaranje tablice s vrijednostima i izmjena postojeće tablice
-
Stvorite novu tablicu s vrijednostima koja će pohraniti naslove. Dodijelite naziv tablici tblTitles i postavite polja na vrste podataka navedene u zagradama, kao što je prikazano u sljedećoj tablici:
ID naslova (Automatsko numeriranje)
Naslov (Tekst)
1
Potpredsjednik Odjela za prodaju
2
Voditeljica prodaje
3
Prodajni predstavnik
4
Inside Sales Coordinator
-
Postavite polje TitleID kao primarni ključ.
-
Izmijenite tablicu Zaposlenik tako da traži tablicu tblTitles.
-
U prikazu dizajna promijenite naziv polja Naslov uID Naslov.
-
U stupcu Vrsta podataka promijenite vrstu podataka uBroj.
-
-
Na kartici Općenito u odjeljku Svojstva polja promijenite Veličinu polja uDugi cijeli broj.
-
Spremite tablicu i zanemarite upozorenje o gubitku podataka.
-
Prijeđite u prikaz podatkovne tablice.
-
Popunite stupac Naslovi vrijednošću TitleID koja odgovara vrijednosti naslova.
Na primjer, za zapise u kojima je vrijednost Naslov Upravitelj prodaje upišite 2. Za Prodajni predstavnik upišite 3.
-
Spremite i zatvorite tablicu.
Povezivanje dviju tablica
-
Na kartici Alati baze podataka u grupi Odnosi kliknite Odnosi.
-
Na kartici Dizajn u grupi Odnosi kliknite Dodaj tablice ( ili Prikaži tablice u programu Access).
-
Odaberite tblNastavke i zaposlenici, a zatim kliknite Dodaj da biste ih dodali u prozor Odnosi. Zatvorite dijaloški okvir Prikaz tablice.
-
Povucite polje TitleID iz tablice tblTitles u polje TITLEID u tablici Zaposlenici.
Otvorit će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa.
-
Provjerite jesu li nazivi polja prikazani u dva stupca i ID Naslov i prikazuje li okvir Vrsta odnosa jedan-prema-više. Ako je potrebno, možete promijeniti nazive polja.
-
Potvrdite okvir Nametni referencijalni integritet.
-
Da biste stvorili odnos, kliknite Stvori.
Zatvorit će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa i spremiti promjene.
-
Zatvorite karticu Odnosi.
Stvaranje upita
-
Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.
-
U dijaloškom okviru Dodavanje tablica (Prikaz tablice u programu Access) kliknite karticu Tablice, dvokliknite Zaposlenici, a zatim dvokliknite tblTitles.
-
Dodajte polja EMPLOYEEID, LastName i FirstName iz tablice Zaposlenici i polje Naslov iz tablice tblTitles u rešetku dizajna upita.
-
Prijeđite u prikaz podatkovne tablice.
