Stvaranje centra za zapise

Definiranje tarife za upravljanje zapisima

Na najvišoj razini postoje dva glavna koraka koja sudjeluju u dizajniranju web-mjesta centra za zapise za implementaciju programa za upravljanje zapisima:

1. Tvrtka ili ustanova mora razviti strategiju upravljanja zapisima i plan upravljanja formalnim zapisima. Ovo je suradnički napor koji obuhvaća koordinaciju između upravitelja zapisa, službenika za usklađenost, IT profesionalaca i informatičke radnike.

2. Tvrtka ili ustanova mora konfigurirati jedno ili više web-mjesta centra za zapise za implementaciju plana upravljanja zapisima.

Odjeljci u nastavku strukturirati primarne elemente koji su uključeni u svaki od ovih koraka.

Planiranje upravljanja zapisima

Prije nego što tvrtka ili ustanova može konfigurirati web-mjesto centra za zapise kao rješenje za upravljanje zapisima, trebao bi razviti formalni plan za strategiju upravljanja zapisima. Specifični elementi plana upravljanja formalnim zapisima vjerojatno će biti jedinstveni za pojedinačne tvrtke ili ustanove. Međutim, gotovo svi planovi upravljanja zapisima obuhvaćaju sljedeće dokumente i procese:

Tarifa za datoteke      Plan datoteke opisuje vrste dokumenata ili stavki koje tvrtka ili ustanova priznaje kao službene poslovne zapise. Upućuje na to gdje su pohranjeni ti zapisi i sadrži informacije koje razlikuju jednu vrstu zapisa iz druge. Tarifa za datoteke služi kao sveobuhvatna zbirka pravilnika, procesa i smjernica za stvaranje, pohranjivanje i upravljanje zapisima. Plan datoteke trebao bi pokrivati sve zapise, bez obzira na medije, uključujući papir, blogove, wikiju, e-poštu i elektroničke datoteke. Mora odrediti i kako je svaki zapis klasificiran, zaštićen i na kraju uništen. To bi trebalo uključivati i pitanja za specijalne kategorije zapisa, kao što su povjerljivi, vitalni, trgovački tajni ili privilegirani zapisi. Na kraju, plan datoteke mora navesti osobe odgovorne za upravljanje svakom vrstom zapisa.

Biblioteka zapisa    Biblioteke zapisa u suštini su biblioteke dokumenata koje stvarate da biste klasificirali i pohranili važne zapise. Stvorite biblioteku zapisa za svaku vrstu zapisa koju želite zadržati. Zapisi se automatski usmjeravaju na odgovarajuću biblioteku na temelju postavki konfiguriranih u organizatoru sadržaja.

Vrste sadržaja    Stvarate vrste sadržaja da biste definirali vrste zapisa koje vaša tvrtka ili ustanova mora pohraniti i identificirati sva jedinstvena svojstva za svaku vrstu zapisa. Definiranje vrsta sadržaja za određene vrste zapisa, vaša tvrtka ili ustanova može osigurati da se svakoj od tih grupa sadržaja upravlja na dosljedan način. Dokumenti sustava Office, PDF-ovi, TIFFs (skenirane slike), e-pošta, razgovori izravnih poruka, videozapisi i fizički zapisi mogu se klasificirati i pohraniti s vrstama sadržaja koje stvarate. Bilo koji zapis pod nazivom "ugovor", primjerice, tretirat će se na isti način i na dosljedan način u sustavu upravljanja zapisima sustava SharePoint. Korištenje vrsta sadržaja za klasificiranje i pohranjivanje zapisa alternativni je način korištenja biblioteka zapisa.

Raspored zadržavanja    Raspored zadržavanja određuje koliko dugo svaka vrsta zapisa u planu datoteke mora biti zadržana (razdoblje zadržavanja) i postupak uklanjanja kada dosegne kraj tog razdoblja (postupak razmještaja). Smjernice u rasporedu zadržavanja obično se temelje na zakonskim preduvjetima, rizicima za tvrtku ili ustanovu, ali i poslovnim potrebama. Osim toga, raspored zadržavanja obično opisuje nepredviđene kontrole rizika koje određuju razdoblje zadržavanja za svaku vrstu zapisa.

Dokument o preduvjetima za usklađenost    U dokumentu preduvjeti za usklađenost definiraju se pravila na koja informatičke sustave za upravljanje zapisima moraju poštivati, mogućnosti koje moraju imati, te vrste uobičajenog praćenja koje moraju podržavati radi osiguravanja sukladnosti.

• Formalni postupak obustavljanje dispozicije zapisa      Taj se postupak, koji se često naziva čekanje, opisuje kako tvrtka ili ustanova suspendira dispoziciju zapisa kada se dogode događaji kao što su parnice, revizije ili istrage.

• Sustav za praćenje i izvješćivanje o rukovanju zapisima      Da biste osigurali da zaposlenici arhiviraju, pristupe i upravljaju zapisima prema definiranim pravilima i procesima, program za upravljanje zapisima mora imati postupak ili sustav za praćenje i izvješćivanje o rukovanju zapisima.

Vrh stranice

Konfiguriranje web-mjesta centra za zapise

Nakon što tvrtka ili ustanova sudjeluje u detaljnu planiranju upravljanja zapisima i razvije formalni plan za upravljanje zapisima, može stvoriti i konfigurirati web-mjesto centra za zapise da bi mu pomoglo implementirati taj program.

Da biste konfigurirali web-mjesto centra za zapise, morate poduzeti sljedeće korake:

1. Stvorite biblioteke zapisa ili popise da biste upravljali i pohranili svaku vrstu zapisa koja je navedena u planu datoteke.

   • Preporučujemo da stvorite jednu biblioteku zapisa za svaku vrstu sadržaja u planu zapisa.

   • Kada se zapisi predaju u centar za zapise, preusmjeravaju se na odgovarajući popis ili biblioteku.

2. Stvorite stupce za relevantne biblioteke dokumenata, popise ili vrste sadržaja da biste sadržavali i prikazali metapodatke za svaku vrstu zapisa koja je navedena u planu datoteke.

3. Navedite pravila upravljanja informacijama za svaku vrstu zapisa na web-mjestu centra za zapise. Ova pravila trebala bi odražavati razdoblja zadržavanja i zahtjeve za nadzor koji su navedeni u planu i rasporedu datoteke tvrtke ili ustanove.

4. Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje svake vrste zapisa na odgovarajuće mjesto. Kada se zapisi predaju na web-mjesto centra za zapise, ručno ili programsko, aplikacija koristi tu značajku da bi ustanovila kako razvrstati zapis unutar web-mjesta centra za zapise i gdje ga poslati.

Vrh stranice