שימוש בתבנית מסד הנתונים של Access לתלמידים

הכנת מסד הנתונים לשימוש

• כאשר אתה פותח לראשונה את מסד הנתונים, Access מציג את טופס הפתיחה. כדי למנוע את הצגת הטופס בפעם הבאה שתפתח את מסד הנתונים, נקה את תיבת הסימון הצג ברוך הבא בעת פתיחת מסד נתונים זה.

  סגור את טופס הפתיחה כדי להתחיל להשתמש במסד הנתונים.

• כדי לוודא שכל תוכן מסד הנתונים זמין, בסרגל ההודעות, לחץ על הפוך תוכן זה לזמין.

  לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לזמין, עיין במאמר החלטה אם לתת אמון במסד נתונים.

חיפוש תלמיד

התיבה 'חיפוש מהיר ' מאפשרת לך למצוא במהירות תלמיד בטופס 'רשימת תלמידים '.

• הקלד את הטקסט שברצונך לחפש בתיבה חיפוש מהיר ולאחר מכן הקש ENTER.

  Access מסנן את הרשימה כדי להציג רק את הרשומות המכילות את הטקסט שאתה מחפש. כדי לחזור לרשימה המלאה, לחץ על נקה את החיפוש הנוכחי. (ה- X נמצא בתוך תיבת החיפוש.)

סינון רשימת התלמידים

בטופס רשימת תלמידים, באפשרותך לסנן את רשימת התלמידים ולשמור את המסננים המועדפים עליך לשימוש עתידי.

1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירה במסננים הרצויים.

2. לחץ על Save Filter.

3. בטופס Filter Details , הזן שם מסנן ותיאור ולאחר מכן לחץ על סגור.

4. השתמש בתיבה סנן מועדפים כדי להחיל מסנן שמור, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגה או הסתרה של עמודות

בטופס רשימת תלמידים , שדות (עמודות) מסוימים מוסתרים כברירת מחדל. כדי לשנות את השדות המוצגים:

1. לחץ על הצג/הסתר שדות.

2. בתיבת הדו-שיח ביטול הסתרה של עמודות, בחר את תיבת הסימון לצד כל עמודה שברצונך להציג. נקה את תיבת הסימון כדי להסתיר את העמודה.

הצג פרטי תלמיד

הטופס 'פרטי תלמיד' מאפשר לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות תלמיד, כולל תמונות, אפוטרופוסים, פרטי חירום והשתתפות. כדי להציג את הטופס פרטי תלמיד:

• בטופס רשימת תלמידים, לחץ על פתח לצד הפריט שברצונך לראות.

הוספת תמונה

בטופס פרטי תלמיד , באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

• תחת מסגרת התמונה, לחץ על ערוך תמונה.

• בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על הוסף.

• בתיבת הדו-שיח בחירת קובץ, אתר את התיקיה המכילה את הקובץ.

• בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

• בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על אישור.

הוספת תלמידים מ- Microsoft Outlook

אם אתה משתמש ב- Microsoft Outlook, באפשרותך להוסיף תלמידים מתוכנית זו מבלי שתצטרך להקליד מחדש את המידע.

1. בטופס רשימת תלמידים , לחץ על הוסף מ- Outlook.

2. בתיבת הדו-שיח בחירת שמות להוספה, בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת מפה של כתובת תלמיד

בטופס פרטי תלמיד , אם הזנת כתובת רחוב עבור התלמיד, באפשרותך להציג מפה של מיקום זה:

• לחץ על לחץ כדי למפות.

הצג דוחות

מסד הנתונים של התלמידים כולל כמה דוחות, כולל 'כל התלמידים', 'אלרגיות ותרופות', 'פרטי קשר לשעת חירום ', 'מידע אפוטרופוס' ועוד. כדי להציג דוח:

• בחלונית הניווט, תחת דוחות, לחץ פעמיים על הדוח שברצונך להציג.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר Create דוח פשוט.

הוספת שדה לטבלה 'תלמידים'

1. סגור את כל הכרטיסיות הפתוחות.

2. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה תלמידים.

3. גלול שמאלה עד שתראה את העמודה בשם הוסף שדה חדש. לחץ פעמיים על כותרת העמודה והקלד את שם השדה.

בפעם הראשונה שתזין נתונים בעמודה, Access יגדיר את סוג הנתונים עבורך.

הוספת שדה לטופס או לדוח

לאחר הוספת שדה לטבלה, באפשרותך להוסיף אותו לטופס או לדוח.

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס או הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על הוסף שדות קיימים.

3. גרור את השדה הרצוי מרשימת השדות לטופס או לדוח.