אתה יכול להודות בכך - השתמשת בגיליון אלקטרוני של Microsoft Excel כדי לנהל את הפרוייקטים שלך, ואינך רואה סיבה טובה לשינויים. אתה לא לבד .
מפתה להתחיל תוכנית פרוייקט ב- Excel מכיוון שהיא עוזרת לך להציג במהירות את כל הפרוייקטים שלך ברשימה, לסדר אותם באופן הרצוי ואפילו ליצור משהו הדומה לפרוייקט תצוגת תרשים גנט. אך גיליון אלקטרוני קצר בכל הנוגע לחישוב שינויים בפרוייקט שלך.
כאשר אתה מוצא את עצמך מתהפך בין פרוייקטים מרובים, לוחות זמנים שהופסקו ומשאבים משותפים, ושמירה על לוח זמנים בגיליון אלקטרוני הופכת לפעילות מדהימה. באמצעות מנגנון התזמון הדינאמי שלו, כלי ניהול המשאבים והתמיכה בתקשורת טובה יותר, Microsoft Project יכול לעזור לך להתעדכן.
איזו פעולה ברצונך לבצע?
נצל את ניהול המשאבים ברחבי הארגון
בעת שימוש בגליונות אלקטרוניים כדי לעקוב אחר פרוייקטים, מה קורה כאשר משאב בודד מוקצה לפרוייקטים מרובים? עליך לנהל משאבים מחוץ לתוכנית הפרוייקט שלך, באופן ידני או באמצעות תוכנית של ספק חיצוני. משאבים כוללים לעתים קרובות הקצאת יתר שלא במתן מכוון, ובאפשרותך להשקיע זמן רב בניסיון לתזמן מחדש את העבודה.
באמצעות Microsoft Project Server, כל הפרוייקטים בארגון שלך יכולים לצייר ממיקום מרכזי ברחבי הארגון מאגר משאבים. פעולה זו מאפשרת למנהלי פרוייקט לראות במהירות זמינות של משאב לפני הקצאת משאב זה לפעילות.
אפשר ל- Project לחשב את ההשפעה של שינויי תאריך
נניח שאתה עוקב אחר פרוייקט בגיליון אלקטרוני. פרוייקט זה כולל פעילות שלא יכולה להתחיל עד שפרוייקט אחר יוצר פעילות ספציפית תוצר. תוצר זה מתוכנן לתאריך ה- 18 ביוני. זה עכשיו ה-25 ביוני, ואתה עדיין מחכה לזה. כמה זמן ייקח לך לעדכן את הגיליון האלקטרוני בתאריך חדש עבור הפעילות תלויה בתוצר זה? ייתכן שהפעילות קרובה לסוף הפרוייקט, אך מה אם היא קרובה להתחלה? ומה אם הפרוייקט שלך כולל מעל 50 פעילויות? מעל 100 משימות?
Project יכול לעזור לך להתאים במהירות את לוח הזמנים של הפרוייקט ואת הקצאות המשאבים באמצעות מנגנון התזמון הדינאמי שלו. הוא מטפל בשינוי תאריך ובהשפעות שלו בצורה חלקה, חשבונאות עבור כל יחסי התלות, התוצרים והקצאות המשאבים. לא רק שהוא מחשב מחדש את לוח הזמנים באופן אוטומטי, אלא גם Project מסמן את התאריכים שהוא השתנה כך שתוכל לראות במהירות את ההשפעה של כל שינוי בלוח זמנים.
השתמש בשיטות דיווח גמישות
יש לך פגישה לא מתוכננת עם המנהל שלך בתוך עשר דקות כדי לדון במצב הפרוייקט שלך. ברצונך להציג דוח על התקדמות הפרוייקט, אך בהודעה קצרה כל כך, האפשרות הטובה ביותר היא להדפיס את הגיליון האלקטרוני שלך ומקווים שכל הנתונים מדויקים. ברצונך לספק למנהל שלך דוח חזק יותר על הפרוייקט, אך לא ניתן לעשות זאת בהודעה קצרה כל כך בעת שימוש בגיליון אלקטרוני.
באמצעות Project, באפשרותך ליצור במהירות דוח חזותי המשתמש בתבנית מייצאת את הנתונים לדיאגרמת ציר ב- Microsoft Visio Professional. באפשרותך לבחור אילו שדות ברצונך להדגיש בדוח, כולל שדות מותאמים אישית שאתה מגדיר עבור הפרוייקט שלך, ולהציג דוח נקי ות תמציתי עבור הפגישה שלך באמצעות ניהול.
שילוב עם Excel
על-ידי ייצוא נתוני הפרוייקט ל- Excel, תוכל להמשיך להשתמש בפונקציונליות הגיליון האלקטרוני רבת העוצמה שלו תוך ניצול היתרונות של Project למעקב אחר לוח הזמנים והמשאבים של הפרוייקט. באפשרותך גם לייבא או להטביע נתוני Excel בתוכנית הפרוייקט שלך.
