עשויים להיות מקרים שבהם תרצה למיין נתונים, לא לפי סדר אלפביתי או מספרי, אלא לפי סדר המוגדר על-ידי המשתמש (נקרא גם סדר מותאם אישית או לוגי). לדוגמה, מיון ימי חול כך שיום שני מופיע ראשון הגיוני יותר ממיון בסדר אלפביתי, כאשר יום שישי מופיע ראשון. באפשרותך למיין נתונים בתצוגת גליון נתונים של טבלה או שאילתה, או בתצוגת טופס של טופס.
איזו פעולה ברצונך לבצע?
מיון מספר קטן, סופי של ערכי שדה ייחודיים
בהליך זה, תכתוב ביטוי המשתמש בפונקציה IIf כדי לדרג את כותרות העובדים.
תחילה, צור טבלה המכילה שלושה שדות - Title, FirstName ו- LastName. בשדה כותרת, הזן את הערכים הבאים עבור ארבע רשומות חדשות:
-
מתאם מכירות פנימי
-
מנהל מכירות
-
נציג מכירות
-
סמנכ"ל מכירות
בשדות FirstName ו- LastName של ארבע הרשומות, הזן את השמות הרצויים.
-
כעת, פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים.
-
בכרטיסיה בית , בקבוצה מיון & , לחץ על מתקדם ולאחר מכן לחץ על סינון/מיון מתקדם בתפריט הקיצור.
-
הוסף לרשת את השדות הרצויים, כגון FirstName, LastName ו- Title.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השורה שדה בעמודה הריקה הראשונה, לחץ על שינוי גודל תצוגה ולאחר מכן הקלד את הביטוי הבא:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales מתאם", 4, 5))))
Title הוא שם השדה המכיל את הערכים המדורגים כעת. הערכים המוקפים במרכאות הם הערכים הבודדים המאוחסנים בשדה. הערך המספרי שמופיע לאחר מכן הוא הדירוג שהוקצה לו. הביטוי הקודם מקצה את הדירוג 1 עד 4 לארבע כותרות שונות, ומקצה את הדירוג 5 לכל הכותרות האחרות. בעת ביצוע המיון, לכותרות שלא הוזכרו בביטוי זה מוקצה דירוג זה (5).
-
בשורה מיין עבור העמודה המכילה את הביטוי, לחץ על סדר עולה.
-
בכרטיסיה בית , בקבוצה מיון וסינון, & על החלף מצב מסנן.
הפונקציה IIf מחזירה את הערך המספרי המתאים לערך בשדה כותרת. לדוגמה, אם הערך בשדה כותרת הוא מנהל מכירות, המספר שהוקצה הוא 2. אם קיים ערך בשדה כותרת שאינו מופיע כארגומנט בפונקציה - לדוגמה , מתאם מחוז - מוקצה לו המספר 5. לאחר מכן, השאילתה ממיין מספרים אלה בסדר עולה.
מיון מספר גדול של ערכי שדות ייחודיים
אם יש לך מספר רב של ערכים לדרג, דרך טובה יותר למיין נתונים היא על-ידי יצירת טבלת בדיקת מידע.
נניח שהטבלה Employees מתייחסת ליותר מ- 50 כותרות שונות. תחילה יהיה עליך ליצור טבלת בדיקת מידע ולהכין את הטבלה הקיימת כדי לחפש את הטבלה החדשה. לאחר מכן עליך לקשר את שתי הטבלאות וליצור שאילתה.
יצירת טבלת בדיקת מידע ושינוי הטבלה הקיימת
-
צור טבלת בדיקת מידע חדשה שתאחסן את הכותרות. תן שם לטבלה tblTitles והגדר את השדות לסוגי הנתונים המצוינים בסוגריים, כפי שמוצג בטבלה הבאה:
מזהה כותרת (מספור אוטומטי)
כותר (טקסט)
1
סמנכ"ל מכירות
2
מנהל מכירות
3
נציג מכירות
4
מתאם מכירות פנימי
-
הגדר את השדה TitleID כמפתח הראשי.
-
שנה את הטבלה Employee כך שתעיין בטבלה tblTitles.
-
בתצוגת עיצוב, שנה את שם השדה כותרת ל- TitleID.
-
בעמודה סוג נתונים, שנה את סוג הנתוניםלמספר.
-
-
בכרטיסיה כללי , תחת מאפייני שדה, שנה את גודל השדהלמספר שלם ארוך.
-
שמור את הטבלה והתעלם מהזהרה לגבי אובדן נתונים.
-
עבור לתצוגת גיליון נתונים.
-
אכלס את העמודה Titles בערך TitleID המתאים לערך הכותרת.
לדוגמה, עבור רשומות שבהן הערך Title הוא Sales Manager, הקלד 2. עבור נציג מכירות, הקלד 3.
-
שמור וסגור את הטבלה.
קשר את שתי הטבלאות
-
בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על קשרי גומלין.
-
בכרטיסיה עיצוב , בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על הוסף טבלאות (או הצג טבלאות ב - Access).
-
בחר tblTitlesועובדים ולחץ על הוסף כדי להוסיף אותם לחלון 'קשרי גומלין'. סגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.
-
גרור את השדה TitleID מהטבלה tblTitles לשדה TitleID בטבלה Employees.
תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין נפתחת.
-
ודא ששמות השדות המוצגים בשתי העמודות הם TitleID, וגם שהתיבה סוג קשר גומלין מציגה 'אחד לרבים'. באפשרותך לשנות את שמות השדות, במידת הצורך.
-
בחר את תיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים בין הטבלאות.
-
לחץ על צור כדי ליצור את קשר הגומלין.
תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין נסגרת ושמירה של השינויים.
-
סגור את הכרטיסיה קשרי גומלין .
יצירת שאילתה
-
בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.
-
בתיבת הדו-שיחהוספת טבלאות (הצגת טבלה ב- Access), לחץ על הכרטיסיה טבלאות, לחץ פעמיים על עובדים ולאחר מכן לחץ פעמיים על tblTitles.
-
הוסף את השדות EmployeeID, LastName ו- FirstName מהטבלה Employees ואת השדה Title מהטבלה tblTitles לרשת עיצוב השאילתה.
-
עבור לתצוגת גיליון נתונים.
