מדריך לעיצוב דוחות

יצירת שרטוט של הדוח

שלב זה אינו נדרש - ייתכן שתצטרך לברר כי אשף הדוחות של Access או הכלי דוח (שניהם זמינים בכרטיסיה Create, בקבוצה דוחות) מספקים עיצוב התחלתי מספיק עבור הדוח שלך. עם זאת, אם תחליט לעצב את הדוח מבלי להשתמש בכלים אלה, כדאי ליצור שרטוט מחוספס של הדוח על פיסת נייר על-ידי ציור תיבה שאליה מגיע כל שדה וכתיבה של שם השדה בכל תיבה. לחלופין, באפשרותך להשתמש בתוכניות כגון Word או Visio כדי ליצור צילום מסך של הדוח. בכל שיטה שבה אתה משתמש, הקפד לכלול מספיק שורות כדי לציין כיצד הנתונים יחזרו.

לדוגמה, באפשרותך להשתמש בשורה עבור פרטי מוצר, לאחר מכן בכמה שורות חוזרות עבור המכירות של מוצר זה ולבסוף שורה של סכומי מכירות עבור המוצר. לאחר מכן, הרצף חוזר עבור המוצר הבא וכן הלאה עד סוף הדוח. לחלופין, ייתכן שהדוח הוא רישום פשוט של הנתונים בטבלה, במקרה זה השרטוט יכול להכיל סידרה של שורות ועמודות בלבד.

לאחר יצירת השרטוט, קבע אילו טבלה או טבלאות מכילות את הנתונים שברצונך להציג בדוח. אם כל הנתונים כלולים בטבלה אחת, באפשרותך לבסס את הדוח ישירות על טבלה זו. לעתים קרובות יותר, הנתונים הרצויים מאוחסנים בכמה טבלאות שיש לכלול יחד בשאילתה, לפני שתוכל להציג אותם בדוח. ניתן להטביע את השאילתה במאפיין RecordSource של הדוח, או ליצור שאילתה נפרדת שנשמרה ולבסס את הדוח על כך.

החלט אילו נתונים להוסיף בכל מקטע דוח

כל דוח כולל מקטע דוח אחד או יותר. המקטע המפורט בכל דוח הוא המקטע פירוט. מקטע זה חוזר פעם אחת עבור כל רשומה בטבלה או בשאילתה שהדוח מבוסס עליה. מקטעים אחרים הם אופציונליים וחזור על הפעולה לעתים רחוקות יותר, ומשמשים בדרך כלל להצגת מידע המשותף לקבוצת רשומות, לעמוד בדוח או לדוח כולו.

הטבלה הבאה מתארת היכן ממוקם כל מקטע ואת אופן השימוש בדרך כלל במקטע.

לקבלת מידע אודות הוספה או הסרה של מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של דוח או מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה בעמוד, עיין בסעיף הוספה או הסרה של מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של דוח או עמוד במאמר זה. באפשרותך להוסיף מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של קבוצה באמצעות החלונית קיבוץ, מיון וסיכום בתצוגת פריסה או בתצוגת עיצוב.

החלט כיצד לסדר את נתוני הפירוט

רוב הדוחות מסודרים בפריסה טבלאית או תרשים מוערם, אך Access מספק לך את הגמישות להשתמש בכל סידור של רשומות ושדות שתרצה.

פריסה טבלאית    פריסה טבלאית דומה לגיליון אלקטרוני. התוויות מופיעות לאורך החלק העליון, והנתונים מיושרים בעמודות מתחת לתוויות. טבלאי מתייחס למראה הטבלה של הנתונים. זהו סוג הדוח Access בעת לחיצה על דוח בקבוצה דוחות של הכרטיסיה 'Create'. הפריסה הטבלאית היא פריסה טובה לשימוש אם הדוח שלך כולל מספר קטן יחסית של שדות שברצונך להציג בתבנית רשימה פשוטה. האיור הבא מציג דוח עובד שנוצר באמצעות פריסה טבלאית.

פריסה ערימה    פריסה מעורמת דומה לטופס שאתה ממלא בעת פתיחת חשבון בנק או ביצוע רכישה ממשווק מקוון. כל פיסת נתונים מסומנת בתווית, והשדות מוערמים זה מעל זה. פריסה זו טובה עבור דוחות המכילים שדות רבים מדי להצגה בתבנית טבלאית - לדוגמה, רוחב העמודות יחרוג מרוחב הדוח. האיור הבא מציג דוח עובד שנוצר באמצעות פריסה מחסנית.

פריסה משולבת    באפשרותך לערבב רכיבים של פריסות טבלאיות וטבלאות מוערמות. לדוגמה, עבור כל רשומה, באפשרותך לסדר חלק מהשדות בשורה אופקית בחלק העליון של המקטע פירוט ולסדר שדות אחרים מאותה רשומה בפריסה ערימה אחת או יותר מתחת לשורה העליונה. האיור הבא מציג דוח עובד שנוצר באמצעות פריסה מעורבת. השדות 'מזהה', 'שם משפחה' ו'שם פרטי' מסודרים בפריסת פקדים טבלאית, והשדות 'תפקיד' ו'טלפון עסקי' מסודרים בפריסה מחסנית. בדוגמה זו, קווי רשת משמשים כדי לספק הפרדת שדות חזותית עבור כל עובד.

פריסה מיושרת לשני הצדדים    אם אתה משתמש באשף הדוחות כדי ליצור את הדוח, באפשרותך לבחור להשתמש בפריסה מיושרת לשני הצדדים. פריסה זו משתמשת ברוחב המלא של העמוד כדי להציג את הרשומות בצורה קומפקטית ככל האפשר. כמובן, באפשרותך להשיג את אותן תוצאות מבלי להשתמש באשף הדוחות, אך תהליך זה עשוי להיות תהליך רציף כדי ליישר את השדות באופן מדויק. האיור הבא מציג דוח עובד שנוצר באמצעות הפריסה מיושרת לשני הצדדים של אשף הדוחות.

הפריסה מיושרת לשני הצדדים היא פריסה טובה לשימוש אם אתה מציג מספר רב של שדות בדוח. בדוגמה הקודמת, אם אתה משתמש בפריסה טבלאית להצגת אותם נתונים, השדות מתרחבים מחוץ לקצה העמוד. אם אתה משתמש בפריסה מחסנית, כל רשומה תופסת שטח אנכי רב יותר, דבר שמבזבז נייר ומקשה יותר לקרוא את הדוח.

לראש הדף

הוספת מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של דוח או עמוד

1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שברצונך לשנות, ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

2. ודא אילו מקטעים כבר נמצאים בדוח. המקטעים מופרדים באמצעות קווים אופקיים מוצללים הנקראים בוררי מקטעים. התווית בכל בורר מקטעים מציינת מהו המקטע ישירות מתחתיו.

   

   כל דוח כולל מקטע פירוט והוא יכול להכיל גם מקטעים של כותרת עליונה בדוח, כותרת עליונה בעמוד, כותרת תחתונה בעמוד וכותרת תחתונה של דוח. בנוסף, אם הדוח כולל רמות קיבוץ, ייתכן שתראה כותרות עליונות או תחתונות של קבוצה (כגון 'קובץ ככותרת עליונה' המוצגת באיור הקודם). כברירת מחדל, כותרות עליונות וכותרות תחתונות של קבוצה נקראות באמצעות שם השדה או הביטוי המהווים את בסיס הקבוצה. במקרה זה, שם שדה הקיבוץ הוא "קובץ כ".

3. כדי להוסיף מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של עמוד או מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של דוח לדוח, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על בורר מקטע כלשהו ולאחר מכן לחץ על כותרת עליונה / כותרת תחתונה של עמוד או על כותרת עליונה / כותרת תחתונה של דוח בתפריט הקיצור.

   זהירות: אם המקטע כבר קיים בדוח, Access מזהיר אותך שהוא ימחק את המקטע הקיים ואת הפקדים שהוא מכיל.

   כעת באפשרותך להעביר פקדים קיימים או להוסיף פקדים חדשים למקטעים החדשים.

Access מוסיפה תמיד מקטעי כותרת עליונה וכותרת תחתונה של עמוד ודוח בזוגות. זאת, לא ניתן להוסיף מקטע כותרת עליונה של עמוד או דוח מבלי להוסיף גם את מקטע הכותרת התחתונה המתאים. אם אינך זקוק לשני המקטעים, לא ניתן למחוק מקטע, אך באפשרותך לשנות את גודל המקטע שאינו בשימוש לגובה אפס (0) כדי להימנע מהוספת מרווח אנכי נוסף לדוח. מקם את המצביע בתחתית המקטע שאינו בשימוש עד שהוא יהפוך לחץ דו-ראשי ולאחר מכן גרור כלפי מעלה עד שהמקטע יוסתר. אם קיימים פקדים במקטע, עליך למחוק אותם לפני שתוכל להסתיר את המקטע באופן מלא.

הסרת מקטעי דוח או כותרת עליונה וכותרת תחתונה של עמוד

1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שברצונך לשנות, ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על בורר מקטע כלשהו ולאחר מכן לחץ על כותרת עליונה/כותרת תחתונה של עמוד או על כותרת עליונה / כותרת תחתונה של דוח בתפריט הקיצור.

אם אתה מסיר זוג של כותרת עליונה וכותרת תחתונה ומקטעים אלה מכילים פקדים, Access מזהיר אותך שמחיקה של המקטעים תמחק גם את הפקדים ושתשמע שלא תוכל לבטל את הפעולה. לחץ על כן כדי להסיר את המקטעים ולמחוק את הפקדים, או לחץ על לא כדי לבטל את הפעולה.

לראש הדף

הגדרת סגנונות עיצוב עבור תיבת טקסט המציגה שדה טקסט עשיר

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה בתפריט הקיצור.

2. לחץ על תיבת הטקסט המציגה את שדה הטקסט העשיר ולאחר מכן, בכרטיסיה עיצוב אובייקט, בקבוצה גופן, לחץ על סגנון העיצוב שברצונך להחיל.

   Access מחיל את העיצוב על כל הטקסט בשדה הטקסט העשיר שלא הוחל עדיין סוג זה (אך לא ערך) של עיצוב בתצוגה התומכת בהזנת נתונים, כגון תצוגת גליון נתונים עבור טבלה או שאילתה, או תצוגת טופס עבור טופס. לדוגמה, אם חלק מהטקסט בשדה מעוצב בצבע גופן אדום, ואתה מחיל צבע גופן כחול על תיבת הטקסט, Access הופך את כל הטקסט לכחול, למעט הטקסט שעוצב בנפרד כאדום. כדוגמה נוספת, אם חלק מהטקסט בשדה מעוצב עם גודל גופן של 11 נקודות, ואתה מחיל גודל גופן של 14 נקודות על תיבת הטקסט, Access מחיל את גודל הגופן של 14 נקודות על כל הטקסט, למעט הטקסט שעוצב בנפרד ב- 11 נקודות.

   שדות קובץ מצורף    שדות קובץ מצורף משתמשים בפקד מיוחד שאינו משמש עבור סוג נתונים אחר. באפשרותך לצרף קבצים מרובים רשומה באמצעות שדה קובץ מצורף יחיד, אך השדה יכול להציג רק מידע אודות קובץ מצורף אחד בכל פעם. כברירת מחדל, פקד הקובץ המצורף מציג סמל או תמונה, בהתאם לסוג הקובץ המצורף המוצג כעת על-ידי הפקד. אם תרצה, תוכל להגדיר את המאפיינים של פקד הקובץ המצורף כך שכל הקבצים המצורפים יוצגו כסמלים, או כך שהשדות פשוט יציגו סמל מהדק נייר ואת מספר הקבצים המצורפים. בהנחה שאתה כבר משתמש בפקד קובץ מצורף בדוח, באפשרותך להשתמש בהליך הבא כדי להתאים את מאפייני הפקד לשימושים שונים של הפקד.

הגדרת מאפייני התצוגה עבור שדה 'קובץ מצורף'

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה בתפריט הקיצור.

2. לחץ על פקד הקובץ המצורף. אם גליון המאפיינים אינו מוצג כבר, הקישו F4 כדי להציגו. בגליון המאפיינים, לחץ על הכרטיסיה עיצוב אובייקט.

   השתמש בטבלה הבאה כקו מנחה להגדרת מאפייני פקד הקובץ המצורף.

   מאפיין	הגדרה
   הצג כ	Image/Icon מציג גרפיקה כתמונות ואת כל הקבצים האחרים כצימלים. זוהי הגדרת ברירת המחדל. הסמל מציג את כל הקבצים כצימלים. מהדק נייר מציג סמל מהדק ולאחר מכן את מספר הקבצים המצורפים בסוגריים.
   תמונת ברירת מחדל	כדי לגרום לתמונה המהווה ברירת מחדל להופיע בפקד הקובץ המצורף כאשר אין קבצים מצורפים, לחץ על בתיבת המאפיין, אתר את התמונה הרצויה ולאחר מכן לחץ על פתח. הערה: תמונת ברירת המחדל אינה מוצגת אם המאפיין הצג כ מוגדר למהדק נייר.
   יישור תמונה	בחר את היישור הרצוי מהרשימה. הגדרת ברירת המחדל היא מרכז. התאמת הגדרה זו יכולה לגרום לתוצאות בלתי צפויות, בהתאם להגדרה של המאפיין מצב גודל תמונה.
   מצב גודל תמונה	הגדרה זו זמינה רק אם המאפיין הצג כ מוגדר לתמונה/סמל. התכונה Clip מציגה את התמונה בגודלה הממשי. התמונה תיחתך אם היא גדולה מדי ולא תתאים לפקד. מתח מתיחת התמונה כך שהיא תמלא את הפקד כולו. הערה: אלא אם פקד הקובץ המצורף זהה לגודל המדויק של התמונה, השימוש בהגדרה זו מעוות את התמונה ובכך גורם לו להיראות מתוח אנכית או אופקית. שינוי גודל התצוגה מציג את התמונה גדולה ככל האפשר מבלי לגזור או לעוות את התמונה. זוהי הגדרת ברירת המחדל.

3. אם אתה משתמש בפקד להצגת גרפיקה, התאם את הגודל של פקד הקובץ המצורף כך שתוכל לראות את כמות הפירוט הרצויה.

לראש הדף