יצירת דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים

לפני שתתחיל

אסוף את הרעיונות שלך וארגן אותם על נייר טיוטה או באמצעות תכונת הסימון בדיו. טיוטה כללית זו תעזור לך להתניע את העבודה ותאפשר לך לבצע את השלבים הבאים בצורה חלקה יותר.

כדי ליצור דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים, באפשרותך לעבוד במקביל ב- Excel וב- Visio. ייתכן שיהיה לך קל יותר לעבוד בשני חלונות בהתקן Windows שברשותך או בסביבה של ריבוי צגים. השוואת באופן חזותי את עבודתך בין Excel ו- Visio עוזר לאשר שאתה מבצע בכוונתך לעשות.

מומלץ    צפה בסרטון וידאו זה של Microsoft Office כדי לראות אותו בפעולה: רכיב המחשה של נתונים: הדגמה.

שלב 1: בחירת תבנית של רכיב המחשה של נתונים

1. פתח את Visio, או בחר קובץ > חדש אם אתה עורך דיאגרמה.

2. בחר תבניות.

   

3. בחר תרשים זרימה.

   

4. בחר תרשים זרימה בסיסי - רכיב המחשה של נתונים, תרשים זרימה חוצה ארגון - רכיב המחשה של נתונים או דיאגרמת ביקורת - רכיב המחשה של נתונים.

   

   תבנית רכיב המחשה של נתונים כוללת סמל של Excel בפינה הימנית העליונה.

לקבלת מידע נוסף על תרשימי זרימה והצורות שלהם, ראה יצירת תרשים זרימה בסיסי ויצירת תרשים זרימה חוצה ארגון.

שלב 2: יצירת חוברת עבודה של Excel

1. בתצוגה המקדימה של התבנית, בחר תבנית נתונים של Excel.

   
    

   הערה    אם ברצונך להשתמש באותן תבניות Excel לדוגמה המשמשות במאמר זה לצורך עיון, באפשרותך להוריד אותן מהקישורים הבאים:

   • מפת תהליך של תרשים זרימה בסיסי

   • מפת תהליך של תרשים זרימה חוצה ארגון

2. בחר קובץ > שמור, ציין מיקום במחשב שלך, בשרת רשת או בספריית מסמכים של SharePoint, הזן שם קובץ ולאחר מכן בחר שמור.

3. כדי להוסיף גליון עבודה חדש, בחלק התחתון של חוברת העבודה, בחר גיליון חדש .

4. צור טבלת Excel. לקבלת מידע נוסף על השימוש בטבלאות Excel, ראה מבט כולל על טבלאות Excel, יצירה או מחיקה של טבלת Excel ושינוי גודל של טבלה על-ידי הוספה או הסרה של שורות ועמודות.

5. הוסף עמודות ושורות לטבלה שמשמשת ליצירת הדיאגרמה של Visio. קיימות דרישות ספציפיות עבור כותרות העמודות והערכים של טבלת Excel. השתמש בסעיף כיצד עמודות Excel מקיימות אינטראקציה עם רכיבי תרשים זרימה של Visio כמדריך חזותי.

שלב 3: הוספת נתוני צורה נוספים לטבלת Excel (אופציונלי)

1. בדוק את הכרטיסיה מפת תהליך בתבנית של Excel. העמודות בטבלת Excel צבועות בכחול ובירוק. הצבע מספק רמז חזותי לגבי ההבדל בין העמודות.

   העמודות הכחולות משמשות ליצירת תרשים זרימה בדיאגרמה של Visio. כל העמודות נוספות אף הן כנתוני צורה.

2. כדי להוסיף נתוני צורה נוספים, הוסף עמודה אחת או יותר לטבלת Excel שלך.

   העמודות הירוקות מציינות נתוני צורה נוספים שניתן להוסיף לכל צורה. באפשרותך להוסיף מספר בלתי מוגבל של עמודות נוספות. כברירת מחדל, נתונים אלה לא יהיו גלויים בדיאגרמה, אלא אם תוסיף גרפיקת נתונים. כדי לראות את נתוני הצורה בדיאגרמה של Visio, בחר נתונים > חלון נתוני צורה. לקבלת מידע נוסף על נתוני צורה וגרפיקת נתונים, ראה הוספת נתונים לצורות וגרפיקת נתונים, מבט כולל.

שלב 4: יצירת דיאגרמה של Visio באמצעות האשף

1. חזור אל Visio, בתצוגה המקדימה של התבנית בחר את יחידת המידה, ולאחר מכן בחר צור.

2. בעמוד הראשון של אשף יצירת דיאגרמה מנתונים, בצע את הפעולות הבאות:

   1. תחת איזו דיאגרמה ברצונך ליצור מנתונים, בחר תבנית: תרשים זרימה בסיסי, תרשים זרימה חוצה ארגון (אופקי), או תרשים זרימה חוצה ארגון (אנכי).

   2. תחת בחר את חוברת העבודה של Excel, בחר חוברת עבודה מתוך רשימה חוברות העבודה שהיו בשימוש לאחרונה, או בחר עיון כדי לאתר את חוברת העבודה שיצרת בשלב 2.

   3. תחת בחר טבלה או טווח מותאם אישית בחוברת העבודה, בחר את הטבלה שמכילה את נתוני התהליך של Excel.

   4. בחר סיום. פעולה זו תקבל את כל ערכי ברירת המחדל ש- Visio ממלא עבור העמודים האחרים של האשף.

הדיאגרמה תיווצר באופן אוטומטי בתוך גורם מכיל. עמודים נוספים של Visio נוספים, בהתאם לגודל של תרשים הזרימה.

שלב 5: שמירת הדיאגרמה של Visio

• בחר קובץ > שמור, חפש מיקום, הזן שם קובץ ולאחר מכן בחר שמור.

מומלץ לשמור את הקבצים של Excel ושל Visio באותו מיקום מכיוון שהם פועלים באופן משולב.

שלב 6: סינכרון הנתונים והדיאגרמה

לאחר שיצרת דיאגרמה עם רכיב המחשה של נתונים, ייתכן שתרצה לבצע בה שינויים. Visio תומך בסינכרון דו-כיווני בין נתוני המקור לדיאגרמה.

עצה    שמור על שני הקבצים מסונכרנים ומעודכנו לאחר סיום העבודה איתם. בעת שינוי נתוני Excel, רענן את הדיאגרמה; בעת שינוי תוכן הדיאגרמה, עדכן את נתוני Excel.

שלב 7: התאמה אישית של האינטראקציה בין טבלת Excel לבין דיאגרמה של Visio (אופציונלי)

במקרים מסוימים ייתכן שתרצה להתאים אישית את היצירה של דיאגרמות מסוג רכיב המחשה של נתונים. לדוגמה, ייתכן שתרצה להשתמש בצורות שונות כדי לשמור על תאימות לסטנדרטים של הארגון, או למפות לשמות עמודות אחרים בטבלת Excel.

1. כאשר תבחר באפשרות צור כדי להיכנס לאשף יצירת דיאגרמה מנתונים, ולאחר שתזין ערכים בעמוד הראשון (ראה שלב 4), בחר הבא או הקודם כדי להציג את כל אחד מעמודי האשף.

2. בחר עזרה (?) כדי לקבל מידע נוסף על האופן שבו תוכל לבצע התאמה אישית של כל אפשרות בעמוד. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש באשף 'יצירת דיאגרמה מנתונים'.

לראש הדף

קשר מחדש את חוברת העבודה של Excel עם הדיאגרמה של Visio

אם שם חוברת העבודה של Excel המקושרת לדיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים משתנה או מועבר למיקום אחר, הקישור בין הדיאגרמה של Visio לחוברת העבודה של Excel מנותק. בעיה זו עשויה להתרחש גם אם אתה משנה את שם טבלת Excel.

1. בחר את הגורם המכיל עבור הדיאגרמה 'רכיב המחשה של נתונים'. פעולה זו הופכת את הכרטיסיה 'עיצוב כלי נתונים ' לזמין ברצועת הכלים.

2. בחר כלי נתונים - עיצוב > קשר מחדש נתוני מקור.

3. אתר את חוברת העבודה של Excel השתנה או הועברה.

4. בחר טבלה או טווח מותאם אישית בחוברת העבודה.

5. כדי לתקן את הקישור הנותק, בחר קשר מחדש.

כאשר אתה מנסה לרענן את הדיאגרמה או לעדכן את נתוני המקור והקישור מנותק, Visio גם מבקש ממך לקשר מחדש.

חשוב    אל תשנה את שמות העמודות בטבלת Excel המקושרת לדיאגרמה. אחרת, פעולת הקישור מחדש נכשלת.

פתיחת חוברת העבודה של Excel המקושרת לדיאגרמה

באפשרותך לשנות את התוכן המקושר ב- Excel ישירות מתוך Visio. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף תוכן רב ולקל יותר לערוך את הנתונים בגיליון אלקטרוני.

1. ב- Visio, בחר את הגורם המכיל עבור הדיאגרמה רכיב המחשה של נתונים. פעולה זו הופכת את הכרטיסיה 'עיצוב כלי נתונים ' לזמין ברצועת הכלים.

2. בחר כלי נתונים - עיצוב > מקור פתוח.

3. בצע את השינויים ב- Excel ולאחר מכן שמור וסגור את חוברת העבודה.

4. כדי לראות את השינויים בדיאגרמה, בחר כלי נתונים - עיצוב >דיאגרמה.

לראש הדף