אחסון נתוני Access בארכיון

דרכים לאחסון נתונים בארכיון

הטבלה הבאה מפרטת שיטות לאחסון נתונים בארכיון, תיאור של השיטה, הסבר לגבי מציין מתי עליך להשתמש בכל שיטה ושיקולים ספציפיים אחרים עבור השיטה.

עבודה סביב שלמות הקשרים

אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון קשורות לרשומות בטבלאות אחרות, ייתכן שתצטרך לעקוף את קשר הגומלין. אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון הן רשומות "צאצא" (הן שייכות לצד ה"רבים" של קשר גומלין של יחיד-לרבים ), סביר להניח שתוכל לאחסן אותן בארכיון ללא חשש. אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון הן רשומות "אב" (הן שייכות לצד ה"אחד" של קשר גומלין של יחיד-לרבים ), כאשר אתה לאחסן אותן בארכיון, רשומות ה"צאצא" הקשורות שלהן עשויות:

• מנע ממך למחוק את רשומות ה"אב". הדבר עלול לגרום לבעיות אם כבר צרף את רשומות ה"אב" לטבלת הארכיון.

  - לחלופין -

• הפוך ל"יתומים" – רשומות השייכות ל"אב" שאינו קיים. הדבר עלול לגרום לבעיות בתקינות הנתונים ובפונקציונליות במסד הנתונים המשתמשות רשומות "מיותמות".

כדי להתייחס לשלמות הקשרים, בצע את השלבים הבאים:

1. קבע אילו רשומות "צאצא" שייכות לרשומות שברצונך לאחסן בארכיון. לדוגמה, כדי לאחסן בארכיון רשומות של נכסים שהורשו בספריה, קבע תחילה אם יש טרנזקציות פתוחות עבור נכסים אלה, כלומר, אם הנכסים הוצאו אך לא הוחזרו.

2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם ניתן תמיד למחוק בבטחה את הרשומות "צאצא", ודא שקשר הגומלין אוכף שלמות הקשרים עם מחיקות בהתאם להירארכיית הקשרים. פעולה זו מבטיחה שכל רשומות ה"צאצא" הקשורות יימחקו.

   • אם לא ניתן תמיד למחוק בבטחה את הרשומות "צאצא", שקול אחסון בארכיון של כל הטבלאות במסד הנתונים.

   • Create שאילתה שבחרה רשומות "אב" שאינן כוללות רשומות "צאצא". לאחר מכן, השתמש בשאילתה הראשונה כדי ליצור את שאילתות הארכיון שלך (עיין בסעיף העברת רשומות מעת לעת לטבלת ארכיון), במקום להשתמש בטבלה "אב".

לראש הדף

הכנת עותק ריק של מסד נתונים בקצה האחורי

תחילה, יבא את הגדרות הטבלה עבור כל הטבלאות במסד הנתונים בקצה האחורי.

1. בכרטיסיה קובץ, לחץ על חדש, בחר מסד נתונים ריק ולאחר מכן לחץ על Create.

2. סגור את טבלה1.

3. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא קישורים & , לחץ על Access.

4. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים – מסד נתונים של Access, בחר ייבוא טבלאות, שאילתות, טפסים , דוחות, פקודות מאקרו ומודולים למסד הנתונים הנוכחי ולאחר מכן לחץ על עיון.

5. בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ, בחר את מסד הנתונים בקצה האחורי. לחץ על פתח כדי לסגור את תיבת הדו-שיח פתיחת קובץ ולאחר מכן לחץ על אישור.

6. בתיבת הדו-שיח ייבוא אובייקטים, לחץ על אפשרויות.

7. תחת ייבוא טבלאות, בחר הגדרה בלבד.

8. בכרטיסיה טבלאות , לחץ על בחר הכל, לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ על סגור.

הוספת נתונים לטבלאות בדיקת מידע בעותק הריק 

עבור כל טבלת בדיקת מידע, בצע את השלבים הבאים:

1. קשר לטבלת בדיקת המידע במסד הנתונים המשותף הקיים.

2. Create שאילתת הוספה שמוסיף את כל הרשומות מהקובץ המקורי להעתקה.

החלפת מסד הנתונים בקצה האחורי בעותק ריק

תחילה, שנה את שם מסד הנתונים האחורי הקיים כדי לציין שהוא משמש כעת כארכיון. לאחר מכן, פתח את העותק הריק ושמור אותו באמצעות שם מסד הנתונים המקורי בקצה האחורי.

1. לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על שמור מסד נתונים בשם. ייתכן שתתבקש לסגור את כל האובייקטים הפתוחים; אם כן, לחץ על אישור. תיבת הדו-שיח שמירה בשם נפתחת.

2. בתיבה שמור ב (בחלק העליון של תיבת הדו-שיח שמירה בשם), ודא שאתה שומר את הקובץ באותו מקום שבו נמצא מסד הנתונים בקצה האחורי המקורי.

3. בתיבה שם הקובץ , הזן את השם של מסד הנתונים המקורי בקצה האחורי.

4. בתיבה שמור כסוג , בחר מסד נתונים של Access (*.accdb).

לראש הדף

שלב 1: Create טבלת ארכיון

כדי לשמור את כל הרשומות המאוחסנות בארכיון בטבלה אחת, בצע שלב זה פעם אחת. טבלת הארכיון שתיצור בשלב זה תחזיק את כל הרשומות המאוחסנות בארכיון.

כדי למחוק את טבלת הארכיון הישנה בעת יצירת טבלת ארכיון חדשה, במקום לבצע שלב זה, באפשרותך להשתמש שאילתת יצירת טבלה כדי להעתיק את הנתונים לטבלת הארכיון. לשם כך, דלג לשלב 2.

כדי להשתמש בטבלת ארכיון חדשה בכל פעם שאתה אחסון בארכיון, אך כדי לשמור גם את טבלאות הארכיון הקיימות, שנה את שם טבלת הארכיון הישנה לפני יצירת טבלת ארכיון חדשה. אם אתה מאחסן בארכיון בהתבסס על תאריך, שקול להוסיף שמות לטבלאות הארכיון הקיימות בהתאם לטווח התאריכים שהן מייצגות.

1. בחלונית הניווט, בחר את הטבלה המכילה רשומות לאחסון בארכיון, הקש CTRL+C ולאחר מכן הקש CTRL+V.

2. בתיבה שם הטבלה, מחק את המילים עותק של וצירוף מקף תחתון ואת המילה "אחסן בארכיון" לשם הטבלה הקיימת ולאחר מכן לחץ על אישור. לדוגמה, אם הטבלה המקורית נקראת טרנזקציות , טבלת הארכיון נקראת Transactions_archive.

   

3. בתיבת הדו-שיח הדבקת טבלה כ, תחת אפשרויות הדבקה, בחר מבנה בלבד.

שלב 2: Create הוספה להעתקת נתונים לטבלת הארכיון

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. הוסף את הטבלה עם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון.

3. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על הכוכבית (*) בטבלה שהוספת זה עתה. שם הטבלה וכוכבית מופיעים בעמודה הראשונה של רשת עיצוב השאילתה.

   הערה: הכוכבית מציינת שהשאילתה צריכה לכלול את כל השדות מהטבלה בפלט השאילתה. בעת שימוש בכוכבית, אם שדות נוספים לטבלה או מוסרים מהטבלה, פלט השאילתה משתנה בהתאם.

4. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על השדה שבו ברצונך להשתמש כדי לציין תנאי שהרשומות אמורות לעמוד בו לפני שתאחסן אותן בארכיון. לדוגמה, אם הטבלה 'טרנזקציות' מכילה שדה בשם 'תאריך מוכנס ', וברצונך לאחסן בארכיון את כל הרשומות שבהן תאריך זה בן יותר משנה, לחץ פעמיים על השדה והוא יופיע בעמודה הריקה הבאה של רשת עיצוב השאילתה.

   

   חזור על שלב זה אם ברצונך להשתמש בקריטריונים עם שדות נוספים.

5. השתמש בשורה קריטריונים כדי לציין קריטריונים עבור השדות שהוספת זה עתה. לדוגמה, באפשרותך לציין שהתאריך שהוכנס חייב להיות מוקדם מה- 1 בינואר 2019 באמצעות הביטוי<#1/1/2019# בשורה קריטריונים .

   אם ערכי הקריטריונים שלך משתנים בכל פעם שאתה ארכיון, עליך לגרום לשאילתה לבקש קלט. לשם כך, השתמש בפרמטר בשורה קריטריונים כך שהשאילתה תבקש קלט. כדי להשתמש בפרמטר, השתמש בביטוי כפי שאתה עושה בדרך כלל, אך במקום בערך שצוין, השתמש בשאלה קצרה המוקפת בסוגריים מרובעים. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בביטוי <[ארכיון טרנזקציות הושלמו לפני:], כך:

   

   לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בפרמטרים, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

   ייתכן שתרצה גם להשתמש בשורה או כדי לציין תנאים חלופיים. לקבלת מידע נוסף על השימוש בקריטריונים, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתות.

   עצה: אם אתה משתמש בשדה תאריך כדי לציין קריטריונים, וברצונך לאחסן בארכיון את כל הרשומות שגילן עולה על התאריך הנוכחי, הזן<Date() בשורה קריטריונים עבור שדה התאריך.

6. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   אם כבר יצרת את טבלת הארכיון, השתמש בשאילתת הוספה כדי להוסיף את הרשומות שצוינו לטבלה זו:

   1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על הוסף.

   2. בתיבת הדו-שיח הוספה, בתיבה שם טבלה , בחר את שם טבלת הארכיון ולאחר מכן לחץ על אישור.

      

      ברשת העיצוב של השאילתה, השורה צרף ל מופיעה.

   3. נקה את השורה הוסף ל עבור כל השדות שבהם השתמשת כדי לציין קריטריונים. (רק הכוכבית צריכה לכלול ערך עבור צרף ל.)

      

      אם לא יצרת את טבלת הארכיון, השתמש בשאילתת יצירת טבלה כדי ליצור את טבלת הארכיון באמצעות הרשומות שצוינו:

   4. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על צור טבלה.

   5. בתיבת הדו-שיח יצירת טבלה, בתיבה שם טבלה , הקלד את שם טבלת הארכיון ולאחר מכן לחץ על אישור.

7. הקש CTRL+S כדי לשמור את השאילתה.

שלב 3: Create שאילתת מחיקה כדי להסיר נתונים מהטבלה המקורית

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. הוסף את הטבלה עם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון.

3. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על הכוכבית (*) בטבלה שהוספת זה עתה. שם הטבלה וכוכבית מופיעים בעמודה הראשונה של רשת עיצוב השאילתה.

4. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על אותם שדות שבהם השתמשת כדי לציין תנאי בשאילתת ההווספת.

5. השתמש בשורה קריטריונים כדי לציין קריטריונים עבור השדות שהוספת זה עתה. לקבלת מידע נוסף על השימוש בקריטריונים, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתות.

   חשוב: אם שאילתת ההוספת או יצירת הטבלה השתמשה בפרמטר, ודא כי שאילתת המחיקה עושה זאת גם כן. כמו כן, זכור שתזין את אותו ערך עבור שתי השאילתות. אם תזין ערכי פרמטרים שונים, ייתכן שתאבד נתונים. כדי לסייע במניעת אובדן נתונים, שקול להשתמש בטופס כדי לאסוף את הערכים, ובכך לגרום לשאילתות לבקש מהצורה את ערכי הקלט. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

6. בכרטיסיה עיצוב , בקבוצה סוג שאילתה , לחץ על מחק.

   השורה מחק מופיעה ברשת עיצוב השאילתה.

   

7. הקש CTRL+S כדי לשמור את השאילתה.

שלב 4: Create כדי להפעיל הן שאילתות הוספה והן מחיקה של מאקרו

1. בכרטיסיה צור, בקבוצה פקודות מאקרו וקוד, לחץ על מאקרו.

2. לחץ על החץ הנפתח לצד הוסף פעולה חדשה ולאחר מכן לחץ על OpenQuery.

   הפעולה OpenQuery מופיעה ומציגה את הארגומנטים שלה.

3. בתיבה שם שאילתה , בחר את השאילתה (הוספה או יצירת טבלה) שיצרת בשלב 2.

4. לחץ על החץ הנפתח לצד הוסף פעולה חדשה ולאחר מכן לחץ על OpenQuery.

   הפעולה OpenQuery מופיעה ומציגה את הארגומנטים שלה.

5. בתיבה שם שאילתה , בחר את שאילתת המחיקה שיצרת בשלב 3.

6. הקש CTRL+S כדי לשמור את המאקרו.

   כאשר ברצונך לאחסן רשומות בארכיון, הפעל את המאקרו.

לראש הדף