שמירת עותק לפני העריכה כדי למנוע שינוי הקובץ המקורי

פתח את הקובץ שברצונך להעתיק

אינגה משתמשת בדוח תקציב חודשי של Excel שהיא יצרה כדי לעקוב אחר ההוצאות של הצוות שלה להפצה.

טוד הפך לאחרונה למנהל של הצוות שלו והוא רוצה לעקוב אחר ההוצאות החודשיות שלו. במקום לבצע את העבודה מאפס, הוא מחליט שזה יהיה יעיל יותר להשתמש בדוח התקציב של Inga כתבנית.

שמירת עותק לשימוש כנקודת התחלה

טוד נכנס לאתר SharePoint של הצוות של Inga ופתח את דוח התקציב של Excel עבור החודש האחרון. מאחר שהגיליון האלקטרוני נמצא בענן, טוד יודע ששמירה אוטומטית תשמור באופן אוטומטי את השינויים שלו בקובץ אם הוא ייצור אותם.

מאחר שהוא לא רוצה להחליף את הנתונים של Inga, לפני שהוא מבצע שינויים, הוא עובר אל קובץ ולוחץ על שמור עותק כדי להוריד עותק של הדוח ל- OneDrive שלו.

ביצוע שינויים בקובץ שהועתק

לאחר שמירה ב- OneDrive שלו, Office פותח באופן אוטומטי את הקובץ ב- Excel. עכשיו טוד עובד על גרסתו של אינגה, והוא בטוח לבצע שינויים מבלי לדאוג לשנות את הנתונים שלה.

הוא משנה את הכותרת ואת מספר מרכז העלות של הדוח ומנקה את השדות הדרושים לו כדי שהוא ימלא אותו. טוד יודע כי עם שמירה אוטומטית, הדוח שלו תמיד ישמור את השינויים האחרונים.

בטל פעולות עריכה לא רצויות באמצעות היסטוריית גירסאות

טוד יצר כמה עותקים של דוח התקציב שלו כהכנה בחודשים הקרובים. עם זאת, הוא פשוט הבין שהדוח שהוא מעדכן במספרים בחודש הבא, הוא למעשה הדוח לחודש שעבר. למרות שהשינויים שלו נשמרו באופן אוטומטי בנתונים שלו, טוד אינו מודאג משום שהוא יכול לשחזר גירסה קודמת של קובץ באמצעות 'היסטוריית גירסאות'.

הוא בוחר את הכותרת של דוח התקציב שלו ו בוחר היסטוריית גירסאות. הוא יכול לראות את הנקודות השונות בזמן שבהן Excel יצר גירסה של הקובץ שלו, והוא פותח את הגירסה ללא שינוייו בטעות בחלון חדש. עכשיו, הוא יכול לשחזר בקלות את הקובץ שלו ללא נזק!