שליחת דואר אלקטרוני בזרימת עבודה

פתיחת SharePoint Designer 2013 והתחברות אל אתר SharePoint

SharePoint Designer 2013 מותקן כיישום של Office 2013. כדי לפתוח את SharePoint Designer 2013 ולחבר לאתר SharePoint, בצע שלבים אלה:

1. כדי לפתוח את SharePoint Designer 2013, בחר אותו בתפריט התחלה. בחר התחל סמל>כל>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. בדף הפתיחה של SharePoint Designer 2013, בחר פתח אתר.

3. הזן את אתר SharePoint שאליו ברצונך להתחבר, לדוגמה, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. כדי לפתוח את האתר, בחר פתח.

5. אם תתבקש, הזן את האישורים שלך. (אם האבטחה אינה משולבת עם המחשב שנכנסת, תתבקש להזין את האישורים שלך.) הקפד להשתמש באישורים שיש להם גישה לאתר SharePoint.

יצירת זרימת עבודה של רשימה על בסיס הפלטפורמה של 'זרימת עבודה של SharePoint'

1. בחלונית הניווט, בחר צומת זרימות עבודה.

2. במקטע חדש של הכרטיסיה זרימות עבודה, בחר את הרשימה הנפתחת זרימת עבודה של רשימה.

3. בחר את הרשימה שברצונך לשייך לזרימת העבודה החדשה.

4. בתיבת הדו-שיח יצירת זרימת עבודה של רשימה, הזן שם ותיאור עבור זרימת העבודה ולאחר מכן הקפד להגדיר את סוג הפלטפורמה לזרימת עבודה של SharePoint 2013.

5. כדי ליצור את זרימת העבודה, בחר אישור.

כעת, לאחר יצירת זרימת העבודה, באפשרותך להוסיף פעולות, תנאים, שלבים, צעדים ולולאות כדי לבנות את זרימת העבודה. רכיבי זרימת עבודה אלה זמינים ברצועת הכלים של SharePoint Designer 2013.

לקבלת מידע נוסף על הרשימה הזמינה של פעולות זרימת עבודה, ראה למידע נוסף.

יצירת הפעולה שתשלח את הודעת הדואר האלקטרוני 

1. בחר פעולות ולאחר מכן בחר שלח דואר אלקטרוני.

2. בפעולה, בחר משתמשים אלה.

3. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בחר משתמשים מהמשתמשים קבוצות, או הזן את כתובת הדואר האלקטרוני שלך בשדה אל.

   הערות: 

   • כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לכתובת דואר אלקטרוני חיצונית, עליך להיות מסוגל לאחזר מידע משרת הדואר האלקטרוני המתאים.

   • כתובת אל של הודעת דואר אלקטרוני יכולה להיות כתובת סטטית ספציפית (לדוגמה, NORTHWINDTRADERS\junminאו junmin@northwindtraders.com), או בדיקת מידע של זרימת עבודה למידע משתנה. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בבדיקות מידע של זרימת עבודה כדי לטפל באופן דינאמי בהודעות דואר אלקטרוני שנשלחות מזרימת העבודה במקום להשתמש בכתובות סטטיות, ראה בחירה דינאמית של משתמשים או קבוצות כדי לקבל את ההודעה.

   • כתובת השולח של הדואר האלקטרוני המעובד תהיה תמיד כתובת הדואר האלקטרוני של מנהל השרת, אלא אם מנהל השרת משנה את כתובת השולח עבור יישום האינטרנט הנוכחי או של כל יישומי האינטרנט. לקבלת מידע נוסף, קרא את המאמר קביעת התצורה של דואר אלקטרוני יוצא עבור יישום אינטרנט ספציפי.

4. בשדה נושא, הזן נושא עבור הודעת הדואר האלקטרוני, או כדי להגדיר בדיקת מידע של זרימת עבודה לטקסט הרצוי כאן, בחר הצג איגוד .

   הערה: כדי שזרימת העבודה תבצע הידור תקין, עליך להזין ערך מסוים בשדה נושא.

5. בתיבה הגדול תחת השדה נושא, הזן או הדבק את גוף הטקסט של הודעת הדואר האלקטרוני.

   

6. בחר אישור.

7. בחר פעולה>עבור לשלב.

8. בחר סיום זרימת עבודה.

9. בחר פרסם.

לקבלת אפשרויות מתקדמות יותר לשינוי התוכן של הודעת הדואר האלקטרוני, עיין בסעיפים הבאים.

לראש הדף

שימוש ברשימה מותאמת אישית כדי לאחסן את כתובות הנמענים

אם הנמענים משתנים מעת לעת, אך לא לעתים קרובות יש לציין אותם בטופס אתחול בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, באפשרותך ליצור רשימת נמענים מותאמת אישית המכילה פריט רשימה אחד עבור כל זרימת עבודה המפנה אליה ולאחר מכן ליצור עמודות שבהן תוכל לאחסן את הכתובות שאליהן תישלח כל הודעת דואר אלקטרוני מכל זרימת עבודה. כאשר הנמענים של הודעת זרימת עבודה ישתנו, תצטרך רק לשנות את הכתובות בשדה המתאים בפריט רשימת הנמענים עבור זרימת עבודה זו.

כדי להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה עבור רשימת נמענים מותאמת אישית:

1. בדפדפן, צור רשימה מותאמת אישית בשם 'נמענים' עם שלוש העמודות הבאות:

   • שנה את השם של עמודת ברירת המחדל כותרת לשם זרימת עבודה. השאר את כל האפשרויות האחרות כפי שהוא. לקבלת מידע נוסף אודות שינוי עמודה ברשימה או בספריה, ראה ראה גם.

   • הוסף עמודה מסוג 'משתמש או קבוצה' בשם אל. בעמודה זו, אפשר בחירה של אנשים וקבוצות, אך אל תאפשר בחירת פריטים מרובים. השאר את כל האפשרויות האחרות כפי שהוא. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת עמודה ברשימה או בספריה, ראה ראה גם.

   • הוסף 'שורת טקסט יחידה' בשם עותק. השאר את כל האפשרויות האחרות כפי שהוא.

2. ברשימה נמענים, צור פריט חדש ולאחר מכן בצע את הפעולות הבאות:

   • בשדה שם זרימת עבודה , הזן סקירת מסמכים שהיא השם של זרימת העבודה לדוגמה שבה נעשה שימוש כאן.

   • בשדה אל, בחר פנקס כתובות מכן, בתיבת הדו-שיח בחר אנשים ו- קבוצות, בחר אדם יחיד או קבוצה יחידה שברצונך לשלוח לה כתובות דואר אלקטרוני.

   • בשדה עותק, הזן את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים שברצונך לשלוח אליהם עותקים, והפרד בין כתובות מרובות באמצעות תווי נקודה-פסיק.

3. צור זרימת עבודה חדשה.

4. בחר פעולות ולאחר מכן בחר שלח דואר אלקטרוני.

5. בפעולה, בחר משתמשים אלה.

6. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בסוף התיבה אל , לחץ על פנקס .

7. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, ברשימה או בחר מתוך משתמשים קבוצות, בחר בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור משתמש ולאחר מכן בחר הוסף.

8. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור אדם או קבוצה, בחר את האפשרויות הבאות:

   • מקור נתונים: נמענים, או שם הרשימה המותאמת אישית.

   • שדה ממקור: אל, או השדה שמכיל את הכתובת הרצויה בשורה אל.

   • החזר שדה בתור: שם כניסה. פעולה זו קובעת את תבנית השדה "אל" בהודעת הדואר האלקטרוני.

   • שדה: נמענים: שם זרימת עבודה

   • ערך: הזן סקירת מסמכים או את שם זרימת העבודה הנוכחית.

     

     בדיקת מידע זו מציינת, "מהרשימה נמענים, בחר את הערך של השדה אל שבו שם זרימת העבודה שווה סקירת מסמכים".

     המחצית העליונה של תיבת הדו-שיח מציינת את הרשימה ואת העמודה; המחצית התחתונה של תיבת הדו-שיח מציינת את השורה.

9. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור אדם או קבוצה, בחר אישור.

10. בהודעת הדואר האלקטרוני שמבטיחה בדיקות מידע ייחודיות, בחר אישור.

11. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, בחר אישור שוב.

12. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בסוף השדה עותק, בחר פנקס כתובות .

13. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, ברשימה או בחר מתוך משתמשים קבוצות, בחר בדיקת מידע של זרימת עבודה עבור משתמש ולאחר מכן בחר הוסף.

14. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר את האפשרויות הבאות:

    • מקור נתונים: נמענים, או שם הרשימה המותאמת אישית.

    • שדה ממקור: עותק, או השדה שמכיל את הכתובת הרצויה בשורה עותק.

    • החזר שדה בתור: שם כניסה. פעולה זו קובעת את תבנית השדה "אל" בהודעת הדואר האלקטרוני.

    • שדה: נמענים: שם זרימת עבודה

    • ערך: הזן סקירת מסמכים או את שם זרימת העבודה הנוכחית.

      

      בדיקת מידע זו מציינת, "מהרשימה 'נמענים', בחר את הערך של השדה 'עותק' כאשר שם זרימת העבודה שווה 'סקירת מסמכים'."

15. בחר אישור, ולאחר מכן, בהודעת האזהרה, בחר אישור שוב.

16. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, בחר אישור.

כעת, כאשר זרימת העבודה שולחת הודעת דואר אלקטרוני זו, היא שולחת אותה לכתובות המפורטות בשדות אל ועותק של הפריט סקירת מסמכים ברשימת הנמענים המותאמת אישית. כדי לשנות את הנמענים, פשוט בצע את השינויים הרצויים בפריט הרשימה.

זרימת עבודה בודדת עשויה לשלוח הודעות דואר אלקטרוני מרובות, וייתכן שהודעות הדואר האלקטרוני לא יישלחו לאותם נמענים. כדי לאחסן כתובות אחרות עבור הודעות דואר אלקטרוני נוספות שנשלחות על-ידי זרימת עבודה זו, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה כדי לאחסן את הכתובות האחרות. במקרה זה, מומלץ לבחור עבור העמודות את השמות "אל - הודעה ראשונה", "אל - הודעה שניה" וכן הלאה.

לחלופין, באפשרותך לעצב את הרשימה כך שתיצור פריט אחד עבור כל הודעת דואר אלקטרוני שזרימת העבודה שולחת, במקום פריט אחד עבור כל זרימת עבודה. במקרה זה, ודא כי השם המשמש לזיהוי כל הודעת דואר אלקטרוני הוא ייחודי, כך שבדיקות המידע המאוחזרות את הכתובות יחזירו את הערך הייחודי הרצוי.

שימוש בטופס האתחול של זרימת העבודה כדי לציין נמענים

אם ברצונך לציין את הנמענים בכל פעם שזרימת עבודה מופעלת באופן ידני, באפשרותך להתאים אישית את טופס האתחול של זרימת העבודה כדי לאסוף את הכתובות מהאדם שמפעיל את זרימת העבודה. לאחר מכן, זרימת העבודה תוכל פשוט להשתמש בכתובות שהוזנו ישירות או להעתיק אותן לתוך שדות בפריט הנוכחי – שבו הן עדיין יהיו זמינות להפניה לאחר שזרימת העבודה תשלים את המופע הנוכחי שלה. אם זרימת העבודה מוגדרת גם להפעלה אוטומטית, באפשרותך לציין כתובות ברירת מחדל בטופס האתחול עבור כל פעם שמתרחשת הפעלה אוטומטית.

לראש הדף

אם הפריט הנוכחי הוא מסמך בספריית מסמכים

בהודעת האתחול של זרימת העבודה, ייתכן שתרצה לספק קישור למסמך החדש עצמו:

1. הזן או הדבק את הטקסט הסטטי שבו ברצונך שהקישור יופיע.

2. בחר את הטקסט ובחר ערוך היפר-קישור.

3. בתיבת הדו-שיח עריכת היפר-קישור, בחר פונקציה (fx).

   עצה: לאחר הוספת בדיקת מידע, לא ניתן לגרור אותה למיקום חדש. (עם זאת, ניתן "למקם מחדש" בדיקת מידע על-ידי גרירת הטקסט שנמצא מסביבה). בדומה לכך, לא ניתן לגזור, להעתיק או להדביק בדיקת מידע או טקסט שכולל בדיקת מידע.

4. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, בשדה מקור נתונים, בחר פריט נוכחי.

5. בשדה שדה ממקור, בחר כתובת URL מוחלטת מקודדת ולאחר מכן בחר אישור.

   

כאשר הנמען של הודעת הדואר האלקטרוני בוחר את הקישור, המסמך נפתח להצגה או לעריכה.

אם הפריט הנוכחי הוא פריט רשימה

בעת יצירת קישור לפריט רשימה - לדוגמה, הכרזה או אירוע בלוח שנה - באפשרותך לבחור שהקישור יפתח את טופס התצוגה (DispForm.aspx) או את טופס העריכה (EditForm.aspx) של פריט הרשימה.

כדי ליצור קישור שפותח את פריט הרשימה:

1. בדפדפן, נווט אל הרשימה שבה ברצונך ליצור זרימת עבודה זו.

2. פתח את פריט הרשימה עבור כל מסמך קיים בספריה, באמצעות הצג פריט אם ברצונך שהקישור יפתח את טופס התצוגה, או ערוך פריט אם ברצונך שהקישור יפתח את טופס העריכה.

3. העתק את הכתובת בשורת הכתובת מההתחלה http: או https: באמצעות סימן השוויון הראשון (=).

   

4. הטקסט של ‎?ID=‎ הוא פרמטר מחרוזת שאילתה שמנחה את הדף להציג את הטופס עבור הפריט ברשימה או בספריה הנוכחית שכולל את מזהה הרשימה שמופיע לאחר סימן השוויון (=) – בדוגמה זו, מדובר במזהה הרשימה של הפריט הנוכחי, כפי שהוא מזוהה על-ידי בדיקת המידע של זרימת העבודה.

   הערה: אם הפריט הנוכחי הוא משימה שנוצרת על-ידי אחת משלוש פעולות המשימה של זרימת העבודה, ואם ברצונך שהקישור יפתח את טופס המשימה המותאם אישית (ולא את טופס התצוגה או העריכה המהווה ברירת מחדל עבור רשימת המשימות), ראה אם הפריט הנוכחי הוא טופס משימה מותאם אישית. עבור משימות שלא שנוצרו על-ידי פעולת משימה של זרימת עבודה, ואפילו עבור טפסי התצוגה של המשימות שנוצרו על-ידי אחת מפעולות המשימה של זרימת העבודה, תזדקק להליך הנוכחי בלבד.

5. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, הזן או הדבק את הטקסט הסטטי שבו ברצונך שהקישור יופיע, לדוגמה - כדי להציג את פריט הרשימה, לחץ כאן.

6. בחר את הטקסט ובחר ערוך היפר-קישור.

7. בתיבה עריכת היפר-קישור, עבור שדה הכתובת , בחר בונה מחרוזות.

8. בתיבת הדו-שיח בונה מחרוזות, הדבק את הכתובת.

9. מקם את נקודת הכניסה מיד לאחר סימן השוויון (=) ולאחר מכן בחר הוסף או שנה בדיקת מידע.

10. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, בשדה מקור, בחר פריט נוכחי, ובשדות שדה ממקור, בחר מזהה.

    

11. בחר אישור.

    המחרוזת הסופית בבונה מחרוזות צריכה להתחיל http:// או https:// ולהסתיים ב- [%Current Item:ID%].

    חשוב: למרות שבדיקת המידע של מזהה הפריט הנוכחי שימושית בבניית קישורים לפריט הרשימה הנוכחי, בדיקות המידע הבאות יכולות להציג שגיאות בנתיב המעובד, ואנו לא ממליצים עליהם להכללה בקישורי דואר אלקטרוני: נתיב, כתובת URL יחסית של שרת, כתובת URL של מקור נתיב כתובת URL.

12. בחר אישור פעמיים.

הקישורים יופיעו בטקסט כחול עם קו תחתון בהודעת הדואר האלקטרוני.

אם בכוונתך להשתמש בקישור יותר מפעם אחת, המשך לסעיף הבא.

אחסון כתובת של פריט רשימה כמשתנה זרימת עבודה

באפשרותך לאחסן את כתובת ה- URL עבור טופס התצוגה או טופס העריכה של פריט רשימה במשתנה זרימת עבודה, כך שתוכל להשתמש בה בכמה מיקומים באותה זרימת עבודה.

1. בחלון זרימת Designer, בחר פעולות ולאחר מכן בחר חלץ מחרוזת משנה מאינדקס של מחרוזת.

   

2. בשלב, בחר מחרוזת ובחר את לחצן שלוש הנקודות [...].

3. בתיבת הדו-שיח בונה מחרוזות, הדבק את חלק הטקסט הסטטי של כתובת ה- URL (אך לא את בדיקת המידע עבור מזהה הפריט הנוכחי).

   

4. מקם את נקודת הכניסה אחרי סימן השוויון (=) ולאחר מכן בחר הוסף או שנה בדיקת מידע.

5. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, בשדה מקור נתונים, בחר פריט נוכחי, ובשדות שדה ממקור, בחר מזהה.

   

6. בחר אישור.

   בדיקת המידע נוספת לטקסט בתיבת הדו-שיח.

   

7. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בונה מחרוזות, בחר אישור.

8. בחר 0 תחת החל מ- 0 והחלף אותו ב - 1.

   הערה: כאשר הערך החל מ- כולל ערך גדול מ- 1, המחרוזת הסופית כוללת תווים שהוסרו.

9. בחר משתנה: מחרוזת משנה אומשתנה: מחרוזת משנה1 בפלטלמשתנה: מחרוזת משנה.

10. ברשימה, בחר צור משתנה חדש ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח עריכת משתנה , הזן שם עבור המשתנה החדש.

11. ודא שהאפשרות סוג מוגדרת למחרוזת ולאחר מכן בחר אישור.

12. בחר מתחת לפעולה שיצרת זה עתה והוסף את הפעולה שלח הודעת דואר אלקטרוני לפעולות ולאחר מכן בחר משתמשים אלה בפעולה.

13. כדי להשתמש במשתנה החדש בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, הזן או הדבק את הטקסט שבו ברצונך שהקישור יופיע בגוף הדואר האלקטרוני. בחר את הטקסט, ולאחר מכן בתפריט העיצוב, בחר ערוך היפר-קישור. בחר בלחצן [fx] או בחר את לחצן שלוש הנקודות [...], ולאחר מכן בחר הוסף או שנה בדיקת מידע.

14. בתיבת הדו-שיח בדיקת מידע עבור מחרוזת, ברשימה תיבת מקור נתונים , בחר משתנים ופרמטרים של זרימת עבודה.

15. ברשימה שדהממקור, בחר משתנה: שם המשתנה ולאחר מכן בחר אישור ובחר אישור nבתיבה הבאה.

    

כעת באפשרותך להוסיף משתנה זה בכל מקום שבו ברצונך שהוא יופיע בזרימת העבודה הנוכחית.

לראש הדף

עצות בסיסיות לפתרון בעיות 

רשימת השאלות הבאה עשויה לעזור לך למצוא את הגורם לבעיה ביצירת זרימת עבודה:

1. האם אתה מצליח ליצור זרימת עבודה מסוג אחר על אותה רשימה? לדוגמה, נסה ליצור זרימת עבודה של אישור.

2. האם אתה מצליח ליצור את אותה זרימת עבודה:

   • על רשימה אחרת באותו אתר?

   • על אתר אחר באותו אוסף אתרים?

   • על אוסף אתרים אחר באותו יישום אינטרנט?

   • על יישום אינטרנט אחר?

   • כאשר אתה נכנס באמצעות חשבון אחר?

   • באמצעות מחשב אחר?

 עצות מתקדמות לפתרון בעיות

אם אף אחת מהטיפים הבסיסיים לפתרון בעיות לא מסייעת לקבוע את הגורם לבעיה בזרימת עבודה, השתמש בשלבים הבאים:

1. ודא שברשותך ההרשאות הנדרשות ברמת האתר וברמת זרימת העבודה. עבור אל הגדרות>אתר>בדוק הרשאות/הגדרות>עבור רשימה זו וודא שהתוצאות של בדיקת הרשאות תואמות לתנאים הבאים:

   1. הרשאות מינימליות לעיצוב זרימת עבודה (שמירה ופרסום):

      1. באתר SharePoint: עיצוב

      2. ברשימת SharePoint: עריכה

   2. הרשאות מינימליות להפעלת זרימת עבודה:

      1. באתר SharePoint: הצגה בלבד/קריאה

      2. ברשימת SharePoint: השתתפות

2. ודא שהגדרות הדואר האלקטרוני היוצא מוגדרות לשרת Exchange הנכון.

   1. פתח שורת פקודה כמנהל מערכת.

   2. הפעל את nslookup <Exchange כתובת השרת>. לדוגמה: nslookup exch.contoso.com.

   3. אתה אמור לראות בפלט את כתובת ה- IP המפוענחת בשרת Exchange. אם מידע זה לא מופיע, פנה אל מנהל המערכת של Exchange ובקש ממנו את שם התחום המלא (FDQN) הנכון של Exchange.

3. שלח הודעת דואר אלקטרוני לאותו אדם באמצעות הפונקציה SendEmail של המחלקה SPUtility עם SharePoint ניהול מעטפת באמצעות השלבים הבאים.

   1. פתח את מעטפת הניהול של SharePoint כמנהל מערכת (לחץ באמצעות לחצן SharePoint לחצן העכבר הימני על ניהול>הפעל כמנהל מערכת)

   2. הפעל את קובץ ה- Script הבא. אם קובץ ה- Script מגיב עם True, והמשתמש מקבל הודעת דואר אלקטרוני מ- SharePoint, SMTP מוגדר כראוי ב- SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. באמצעות פונקציונליות SMTP, שלח הודעת דואר אלקטרוני לאותו משתמש מהשרת SharePoint שלך. בצע את השלבים המפורטים במאמר שימוש ב- Telnet כדי לבדוק תקשורת SMTP.