שיתוף קבצים, תיקיות ופרטי רשימה

במאמר זה: 

תחילת העבודה עם שיתוף

בחירת הרשאות 

שליחת הזמנה לפריט בדואר אלקטרוני 

העתקת קישור לפריט 

הגדרות קישור

העתקה מהירה של קישור 

תוויות רגישות

שיתוף מחוץ לארגון שלך 

תחילת העבודה עם שיתוף 

קיימות שתי דרכים לשיתוף פריט מספריית SharePoint או מ- OneDrive שלך:  

• בתצוגת רשימה, רחף מעל שורת פריט או בחר את תיבת הסימון לצד פריט ולאחר מכן בחר שתף.
  
  

• בתצוגת רשימה או אריחים, בחר שורת פריט או אריח. לאחר מכן, שתף מסרגל הפקודות שמעל תצוגת הקבצים.
  
  

  הערה: אפשרות זו אינה זמינה בתצוגת דף הבית של OneDrive. 

כדי לשתף קובץ של Microsoft 365 מהיישום, כגון קובץ PowerPoint, Word או Excel:   

1. בפינה השמאלית העליונה, בחר שתף.

2. בחר שתף שוב.

לאחר שתבחר באפשרות שתף, תוכל להוסיף הודעות דואר אלקטרוני של אנשים כדי לשלוח להם הזמנה לפריט, או להעתיק קישור לפריט ולהדביק את הקישור לכל מקום שבו ברצונך לשלוח אותו (כגון בהודעת Teams או בדואר אלקטרוני). 

בחירת הרשאות

בחר את סמל ההרשאה לצד האזור הוסף שם, קבוצה או דואר אלקטרוני כדי לפתוח רשימה נפתחת של אפשרויות עבור רמות הרשאה. ההרשאה שתבחר תחול הן על ההזמנה שבאפשרותך לשלוח על-ידי בחירת הזמן והקישור שבאפשרותך להעתיק על-ידי בחירת העתק קישור. 

• האפשרות יכול לערוך מאפשרת לאנשים לבצע שינויים בפריט. הם גם יוכלו לשתף את הפריט עם אנשים אחרים.

  הערה: אם אתה משתף תיקיה, אנשים בעלי הרשאת עריכה יכולים להעתיק, להעביר, לערוך, לשנות שם, לשתף ולמחוק כל פריט בתיקיה שהם יכולים לגשת אליו. 

• האפשרות יכול להציג מאפשרת לאנשים רק להציג את הפריט. אנשים לא יוכלו לערוך אותו.

• האפשרות יכול לסקור מאפשרת לאנשים להציג את הפריט, להשאיר הערות ולההצעות, אך לא לערוך את הפריט. 

  הערות: 

  • אפשרות זו זמינה עבור מסמכי Word בלבד.

  • אם למישהו כבר יש הרשאות עריכה עבור המסמך, בחירה באפשרות יכול לסקור לא תמנע ממנו לבצע פעולות עריכה, והקובץ עדיין ייפתח במצב עריכה. באפשרותך לשנות הרשאות בניהול Access. 

• לא ניתן להוריד מאפשר לאנשים להציג את הפריט, אך הם אינם יכולים להוריד אותו למכשיר שלהם. 

  הערות: 

  • אפשרות זו זמינה רק עבור OneDrive לעבודה או לבית הספר.

  • אנשים עדיין יוכלו להוריד את הפריט אם יש להם הרשאת עריכה קיימת עבור הפריט. באפשרותך להציג ולנהל הרשאות וקישורים בניהול גישה.

  • מנהלי מערכת יכולים לקבוע אילו סוגי קבצים יכולים לקבל את ההגדרה "הורדת בלוק".

שליחת הזמנה לפריט בדואר אלקטרוני

הזמנת אנשים היא דרך פשוטה להעניק גישה לפריט רק לאנשים שאתה בוחר. 

1. הוסף אנשים באזור הוסף שם, קבוצה או דואר אלקטרוני.

2. סקור או עדכן את ההרשאה שברצונך להעניק על-ידי בחירת סמל ההרשאה.

3. אם תרצה, הוסף הערה בתיבת ההודעה.

4. בחר הזמן.

5. האנשים שהוספת יקבלו הודעת דואר אלקטרוני אוטומטית ממך שתזמין אותם לגשת לקובץ.

העתקת קישור לפריט

קישורים הם דרך נוספת לשיתוף פריט עם הקהל שאתה בוחר. 

1. סקור או עדכן את ההרשאה שברצונך להעניק על-ידי בחירת סמל ההרשאה.

2. סקור או עדכן את הגדרות הקישור על-ידי סמל הגדרות קישור לצדהעתק קישור. לאחר ביצוע שינויים, בחר החל.

   עצה: כדי לראות במהירות את סוג הקישור לפני העתקת הקישור, רחף מעל העתק קישור.

3. בחר העתק קישור.

4. הדבק את הקישור במקום שבו ברצונך לשלוח אותו (לדוגמה, בהודעת Teams או בהודעת דואר אלקטרוני).

הגדרות קישור

קיימות אפשרויות קישור שונות לאפשרויות בחירה.

• כל אחד מעניק גישה לכל מי שמקבל את הקישור, בין אם הוא מקבל אותו ישירות ממך או מועבר ממישהו אחר. אפשרות זו עשויה לכלול אנשים מחוץ לארגון שלך.

• אנשים בארגון שלך עם הקישור מעניקים גישה לכל מי שיש לו חשבון מהארגון שלך ולקישור, בין אם הוא מקבל אותו ממך ישירות או מועבר ממישהו אחר. עליהם להיות מחוברים לחשבון שלהם בעבודה או בבית הספר, כגון "someone@contoso.com". 

• אנשים בעלי גישה קיימת מעניקים גישה לאנשים שכבר יש להם גישה למסמך או לתיקיה. הקישור פועל רק עבורם. הוא אינו משנה הרשאות. פעולה זו שימושית בעת שליחת קישור שוב למישהו שכבר יש לו גישה. 

  הערה: אם הפריט כבר משותף, תמונות הפרופיל או ראשי התיבות של האנשים והקבוצות שאיתם הוא שיתף יופיעו כאן. באפשרותך לבחור אחד מהמלים כדי לפתוח את ניהול Access, שבו תוכל לסקור ולנהל את האנשים בעלי גישה קיימת. 

• האפשרות אנשים שאתה בוחר מעניקה גישה רק לאנשים שאתה מציין לפי שם, קבוצה או דואר אלקטרוני. אם מישהו מעביר את הקישור, רק אנשים שכבר יש להם גישה לפריט יוכלו להשתמש בקישור. 

  הערה: אם תבחר באפשרות זו, בחר החל ולאחר מכן הוסף שמות לאזור הוסף שם, קבוצה או דואר אלקטרוני. לאחר מכן בחר העתק קישור. ​​​​​​​

• הגדרת תאריך תפוגה מאפשרת לך להגדיר תאריך עבור כל קישור לשיתוף שתוקפו יפוג. לאחר שמשתמש מגדיר תאריך ותוקף הקישור פג, הקישור לא יפעל עוד, ותצטרך ליצור קישור חדש או לשתף אותו מחדש עם אנשים כדי שהם יוכלו להמשיך לגשת לקובץ.

בהתאם לסוג הקישור שנבחר, ייתכן שישנן הגדרות אופציונליות זמינות. 

• הגדרת סיסמה מאפשרת לך להגדיר סיסמה כדי לגשת לקובץ. כאשר משתמש לוחץ על הקישור, הוא יתבקש להזין סיסמה לפני שהוא יוכל לגשת לקובץ. יהיה עליך לספק סיסמה זו בנפרד לכל מי שברצונך לשתף איתו את הקובץ.

לאחר שתבחר את ההגדרות שלך, בחר החל כדי לעדכן את הקישור. 

העתקה מהירה של קישור

קיימים שני קיצורי דרך להעתקת קישור לפריט מספריית SharePoint או מ- OneDrive שלך:  

תוויות רגישות 

לאחר בחירת , תוויות רגישות מופיעות מתחת לשם הפריט כדי לעדכן אותך ברמת האבטחה של הפריט. רחף מעל תווית רגישות כדי לקבל מידע נוסף אודותיה, או קבל מידע נוסף על תוויות רגישות וכיצד לשנות אותן. 

שיתוף מחוץ לארגון שלך

אם הארגון שלך מאפשר לך לשתף פריט עם אנשים מחוץ לארגון שלך, קיימות שתי דרכים לעשות זאת לאחר שתף. סקור את האפשרויות הבאות או קבל מידע נוסף על שיתוף חיצוני. 

נושאים קשורים

שיתוף תיקיות וקבצים של OneDrive
שיתוף קבצים או תיקיות של SharePoint