עצות אודות רשימות דיוור

ציין את הרשימה שברצונך להוסיף

1. בכרטיסיה דברי דואר , לחץ על מיזוג דואר >שלב-לפי Step-Mail אשף המיזוג.

   אם הפרסום מחובר לרשימת נמענים, אמת את החיבור ולאחר מכן, בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על עריכת רשימת נמענים. אם הפרסום אינו מחובר לרשימת נמענים קיימת, בחלונית מיזוג דואר, לחץ על הבא: צור או התחבר לרשימת נמעניםולאחר מכן בחר את הרשימה הרצויה.

2. בתיבת הדו נמעני מיזוג דואר , תחת הוסף לרשימת הנמענים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • לחץ על הקלד רשימה חדשה, הוסף את הערכים הרצויים בתיבת הדו רשימת כתובות חדשה ולאחר מכן לחץ על אישור.

   • לחץ על השתמש ברשימה קיימת, בחר מקור נתונים בתיבת הדו בחירת מקור נתונים ולאחר מכן לחץ על פתח.

   • לחץ על בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook (אם אתה מוצגת בקשה לבחירת פרופיל דואר, לחץ על הפרופיל הרצוי ולאחר מכן לחץ על אישור. בחר תיקיה או רשימת תפוצה בתיבת הדו בחירת אנשי קשר ולאחר מכן לחץ על אישור.

פתרון אי-התאמות בעת שילוב רשימות

כאשר אתה מוסיף רשימת דיוור אחת לאחרת, ייתכן ששדה אחד או יותר ברשימה שהוספת לא יתאים לרשימה הקיימת. לדוגמה, רשימת הכתובות שאתה מוסיף עשויה לכלול שדה ' שם חברה ', אך ייתכן שהרשימה המקורית לא.

Publisher מבקש ממך לפתור התאמות בין שדות ברשימות המקור השונות על-ידי פתיחת תיבת הדו הוספה לרשימת נמענים .

1. בתיבת הדו הוסף לרשימת הנמענים , בחר שדה שאינו מסומן בעמודה המתאימה , בחר את השדה שאליו ברצונך להתכתב ברשימת השדות של רשימת הנמענים עם שדות מתאימים ולאחר מכן לחץ על התאם.

2. בתיבת הדו התאמת שדה , ודא שהשדה שבחרת מופיע תחת התאמה לשדה רשימת נמענים או בחר אחר ולאחר מכן לחץ על אישור.

3. אם עליך להוסיף שדה חדש לרשימת הנמענים שלך כדי ליצור התאמה, בחר את השדה שברצונך להוסיף ברשימה החדשה (הרשימה הימנית בתיבת הדו הוספה לרשימת הנמענים ), לחץ על הוסףולאחר מכן לחץ על אישור. שדות שנוספו מוצגים תחת שדות חדשים להוספה לרשימת הנמענים.

   עצה: הסר שדה שנוסף על-ידי בחירתו בתיבה שדות חדשים להוספה לרשימת הנמענים ולאחר מכן לחיצה על הסר.

כיצד ניתן להתאים שדות כאשר Publisher אינו מבקש ממני לעשות זאת?

• בחלונית המשימות מיזוג דואר , תחת פריטים נוספים, לחץ על שדות כתובתולאחר מכן לחץ על התאם שדות.

שמירת קיצור דרך לרשימה משולבת

באפשרותך ליצור קיצור דרך לרשימה המשולבת לשימוש בדברי דואר אחרים. בכל פעם שאתה עורך ערך בודד ברשימה המשולבת, הערך הערוך מתעדכן גם בקובץ המקור המקורי אם קובץ זה זמין לעריכה. אם אינך מעוניין לעדכן את קובץ המקור המקורי, יצא את רשימת הנמענים לקובץ חדש.

1. בחלונית המשימות ' מיזוג דואר ' (שלב 3: יצירת פרסומים ממוזגים), תחת הכנה להמשך טיפול בדיוור זה, לחץ על שמור קיצור דרך לרשימת הנמענים.

2. בתיבת הדו שמירת קובץ , הקלד שם עבור רשימת הכתובות המשולבת בתיבה שם הקובץ .

   כברירת מחדל, רשימת הכתובות נשמרת בתיקיה ' מקורות הנתונים שלי '. מומלץ להשאיר את רשימת הכתובות כאן, מכיוון שזוהי תיקיית ברירת המחדל שבה Publisher מחפש מקורות נתונים.

3. לחץ על שמירה.

בחירה או ניקוי של כל הפריטים

• בחר או נקה את תיבת הסימון בשורת הכותרת.

סינון פריטים ברשימה

אם ברצונך להשתמש רק בערכים מסוימים ברשימה, באפשרותך לסנן את הרשימה לפי שדה או קריטריון ספציפי. לאחר סינון הרשימה, תוכל להשתמש בתיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות.

1. לחץ על החץ לצד כותרת העמודה של הפריט שעליו ברצונך לסנן.

2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • לחץ על (ריקים) כדי להציג את כל הרשומות שבהן השדה המתאים ריק.

   • לחץ על (לא ריקים) כדי להציג את כל הרשומות שבהן השדה המתאים מכיל מידע.

   • לחץ על (מתקדם) כדי לפתוח את תיבת הדו סינון ומיון , שבה תוכל להשתמש כדי לסנן לפי קריטריונים מרובים.

     הערה: באפשרותך גם לפתוח את תיבת הדו סינון ומיון על-ידי לחיצה על סנן תחת מקד את רשימת הנמענים בתיבת הדו נמעני מיזוג דואר .

3. עצה: אם מקור הנתונים שלך מכיל רשומות החולקות את אותו מידע, וישנם 10 או פחות ערכים ייחודיים בעמודה, באפשרותך לסנן לפי מידע ספציפי. לדוגמה, אם קיימות כתובות מרובות שבהן מופיעה אוסטרליה כמדינה או אזור, באפשרותך לסנן אוסטרליה.

4. תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר מציגה רק את הרשומות הייעודיות. כדי להציג את כל הרשומות שוב, לחץ על (הכל).

מיון פריטים ברשימה

אם ברצונך לראות את הפריטים ברשימה בסדר אלפביתי, תוכל למיין אותם.

• בחלונית נמעני מיזוג דואר , לחץ על כותרת העמודה של הפריט שעליו ברצונך למיין.

  לדוגמה, אם ברצונך להציג את הרשימה בסדר אלפביתי לפי שם המשפחה, לחץ על כותרת העמודה שם משפחה.

• כדי למיין באמצעות קריטריונים מרובים, תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על מיין. בתיבת הדו סינון ומיון , בחר את הקריטריונים שברצונך למיין לפיהם.

איתור כפילויות

כדי למנוע כפילות של דברי דואר אלקטרוני, באפשרותך לחפש ולבטל רשומות ברשימה המשולבת שאליה מתאימים רוב השדות (אך לא בהכרח).

1. בתיבת הדו נמעני מיזוג דואר , תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על חפש כפילויות.

2. בתיבת הדו חיפוש כפילויות , השאר את הערכים שברצונך לכלול ולאחר מכן לחץ על אישור.

איתור נמען ספציפי או קבוצת נמענים המשתפים תכונה משותפת

כדי לזהות אדם או קבוצה של אנשים שחולקים תכונות משותפות (כגון שם משפחה, מיקוד או חודש לידה), באפשרותך לחפש ברשימה.

1. בתיבת הדו נמעני מיזוג דואר , תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על חפש נמען.

2. בתיבת הדו חיפוש ערך , הזן את התכונה שברצונך לחפש בתיבת הטקסט חיפוש , ציין את השדה או השדות שברצונך לחפש ולאחר מכן לחץ על חפש את הבא.