SharePoint מציע חוויה מדרגית, תכונה עשירה לניהול תוכן. אם יש לך נפח גדול של קבצים לניהול, שקול להשתמש בתבנית אתר של מרכז המסמכים. תבנית זו ממוטבת עבור ניהול מסמכים בקנה מידה גדול. היא יכולה לחסוך זמן ולסייע לך להיות יעיל יותר. גירסאות, מזהי מסמכים, ערכות מסמכים, ניווט במטה-נתונים וסוגי תוכן נכללים בתבנית.
אתר מרכז המסמכים עובד עבור שני תרחישים אלה:
-
סביבת עריכה בסביבת עריכה של מרכז המסמכים, משתמשים יוצרים ועורכים אלפי מסמכים או נכסי מדיה המאוחסנים במאגר מרכזי.
-
אחסון תוכן בארכיון תוכן, כגון מאגר ידע, משתמשים מאחסנים או מציגים מסמכים.
מאמר זה מסביר לך אודות התכונות בתבנית אתר של מרכז המסמכים.
כדי ליצור מרכז מסמכים, ראה שימוש בתבניות כדי ליצור סוגים שונים של אתרי SharePoint
מה נמצא באתר של מרכז המסמכים?
תבנית האתר ' מרכז המסמכים ' מכילה תכונות שהופכות אותה לקלה ויעילה יותר ליצירה ולניהול של ערכות מסמכים גדולות. ברוב המקרים, בעלי אתר יכול להוסיף כל אחת מהתכונות הללו בנפרד. תבנית האתר ' מרכז המסמכים ' מפעילה באופן אוטומטי את תכונות ניהול המסמכים המומלצות. הסעיפים הבאים מתארים בקצרה תכונות אלה.
באפשרותך להשתמש באתר 'מרכז המסמכים' כסביבת עריכה או כארכיון תוכן. בסביבת עריכה, משתמשים מוציאים ומכניסים קבצים לעתים קרובות ויוצרים מבני תיקיות עבור קבצים אלה. ניהול גירסאות זמין וגירסאות קודמות של כל מסמך נשמרות. בנוסף, זרימות עבודה יכולות לשלוט במחזור חיי מסמך.
לעומת זאת, עריכה קטנה מאוד מופיעה בארכיון תוכן. משתמשים רק מציגים או מעלים מסמכים. תבנית האתר ' מרכז המסמכים ' תומכת ביצירת סוג של ארכיון תוכן שנקרא ' ארכיון מאגר ידע '. בדרך כלל, בסיסי הידע מכילים גירסאות בודדות של מסמכים ואתר יכול לשנות את קנה המידה של מיליוני קבצים. בתרחיש טיפוסי, כגון מרכז תמיכה טכנית עבור ארגון גדול, אלפי אנשים עשויים לגשת לתוכן, בעיקר כדי לקרוא אותו. רק חלק מהתוכן העלה תוכן חדש לאתר.
הפריטים הבאים מתארים כמה תכונות SharePoint שניתן לכלול באתר מרכז המסמכים. בנוסף ליכולות אלה, ארגונים מסוימים מתאימים אישית את המראה והניווט של מרכז המסמכים. חלק מההוספה של רכיבי Web part מותאמים אישית.
מטה-נתונים מנוהלים היא מערכת המקצה מונחים מסוימים למסמכים ב-SharePoint. לאחר מכן, באפשרותך להשתמש בתנאים אלה כדי לסווג את המסמכים. באפשרותך גם להשתמש במטה-נתונים כדי ליצור כלי ניווט רב-עוצמה עבור משתמשים שיכולים לעזור להם למצוא את הפריטים הרצויים במהירות.
לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש מאגר ידע שמכיל מאמרים שעוזרים לאנשים לפתור בעיות במוצרים. אתה עשוי ליצור מונחי מטה-נתונים המאפשרים למשתמשים לסנן מידע לפי מוצר לפי סוג בעיה או מאפיינים אחרים.
באתר מרכז המסמכים, כל חתיכת תוכן מקבל מזהה ייחודי שאינו קשור למיקום המסמך, כגון קישור כתובת URL. משמעות הדבר היא שאם תעביר או תשנה את שם המסמך, המזהה יישאר זהה. באפשרותך להשתמש במזהה כדי ליצור קישור קבוע עבור המסמך ולמזער קישורים מנותקים.
גירסאות זמינות באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים. משמעות הדבר היא שברשותך היסטוריה אוטומטית של כל הגירסאות השונות של קובץ. בתהליך סקירת מסמך, לדוגמה, משמעות הדבר היא שיש לך רישום של כל העדכונים שהוזנו במהלך מחזור הסקירה. באפשרותך לעקוב אחר עדכונים, לפנות למשיבים וכן הלאה. בנוסף, אם מתעוררת בעיה בגירסה הנוכחית של מאמר, באפשרותך לחזור במהירות לגירסה העדכנית והטובה ביותר.
סוג תוכן הוא סוג ספציפי של תוכן יחד עם קבוצת הגדרות עבור התוכן. כאשר מישהו יוצר מסמך של סוג תוכן מוגדר, הוא מקבל באופן אוטומטי את כל ההגדרות המתאימות עבור סוג תוכן זה. מרכז המסמכים עשוי לכלול אוסף של סוגי תוכן – סוגים שונים של מסמכים, וידאו, תבניות וכן הלאה.
מארגן התוכן אינו כלול באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים, אך משתמשים רבים מוסיפים אותו. סדרן התוכן הוא תכונה של SharePoint המאפשרת לך לנהל את הארגון והמבנה הכלליים של פריטים. באמצעות מטה-נתונים או סוגי תוכן, סדרן התוכן יכול לנתב מסמכים באופן אוטומטי ופריטים אחרים למיקומים ספציפיים. לדוגמה, בבסיס ידע, ייתכן שסדרן התוכן מנתב באופן אוטומטי את כל הפריטים החדשים לספריה מיוחדת שאוספת מאמרים עבור מוצר ספציפי.
