יצירת סדרי עדיפויות של פעילויות באמצעות Planner

כבעלים של תוכנית, ייתכן שלעתים תאפשר למשימה חשובה לפספס את הסדקים, או שתחמיץ הודעת דואר אלקטרוני המציינת שמשימה דחופה אינה כל כך חשובה עוד.

ב Microsoft Planner, באפשרותך להוסיף שדות עדיפות לפעילויות. באמצעות תכונה זו, באפשרותך להגדיר עדיפות של פעילות כ'דחוף', 'חשוב', 'בינוני' או 'נמוך', ולהוסיף פרטים נוספים לפעילויות שלך, אם תרצה. באפשרותך גם להשתמש בתכונה קבץ לפי עדיפות כדי להציג את כל הפעילויות במיכל, לעזור לך לנקות את הניראות של השלבים הבאים ולהסיט סדרי עדיפויות - כל מה שאתה צריך לעשות הוא לגרור ולשחרר.

1.  בחר תוכנית חדשה או פתח תוכנית קיימת.

2.  בחר הוסף פעילות. לחלופין, באפשרותך לבחור הוסף מיכל חדש ולאחר מכן בחר הוסף פעילות.

   

3.  בחלון פעילות, בחר את רמת העדיפות הרצויה. 

   

4.  לאחר שכללת את כל האפשרויות הרצויות, סגור את המשימה על-ידי בחירת ה- X בפינה השמאלית העליונה של חלון המשימה.

•  להלן דוגמה של משימה שהושלמה:

  

להלן כמה דוגמאות לאופן שבו באפשרותך להשתמש בתכונה 'עדיפות' Planner:

• גרטה היא קצינה ציות לחברה פיננסית גדולה. היא משתמשת Planner כדי לעקוב אחר ביקורות פנימיות רבעוניות הנדרשות כדי לשמור על תאימות לתקנות. לתהליך זה, היא זקוקה לצוות שלה כדי לאסוף מידע מחברי צוות המכירות והכספים על בסיס קבוע. לשם כך, היא יוצרת משימות כדי להזכיר לצוות שלה לאסוף מידע באזורים שהוקצו להם. היא יכולה לשנות בקלות סדרי עדיפויות של פעילויות כאשר תאריכי יעד מתקרבים.

• קלייטון הוא מפתח תוכנה ביצרן חלקי רכב. הוא והצוות שלו משתמשים ב- Planner מעקב אחר עדכוני תוכנה מתוכננת בתצוגות של לוח הבקרה של המשתמש. לאחר פגישה עם צוות ניהול המוצרים כדי ללמוד על המשוב והציפיות של המשתמשים, קלייטון צריך שהצוות יסיט סדרי עדיפויות עבור המהדורה הבאה. לשם כך, הוא משתמש באפשרות הסינון כדי להעביר לצוות שלו את המשימות החשובות ביותר.

• ג'ניס היא העורך של פרסום בתעשיית האירוח. היא משתמשת Planner כדי לנהל את לוח השנה של מאמרי מערכת עבור המאמרים שפותחו ופורסמו מדי חודש. היא משתמשת בה גם כדי להקצות מאמרים לכותבים. באמצעות התכונה קבץ לפי סדרי עדיפויות, היא יכולה להציג בקלות את כל המשימות הדחופות שיש להשלים - פעולות עריכה סופיות, אישורי תמונות וכן הלאה, שיש לבצע לפי תאריך הפרסום.