מספר הדואר האלקטרוני שאתה שולח ומקבל גדול יותר, כך תיבת הדואר שלך ב- Outlook יכולה לגדול. תיבות דואר גדולות יכולות להימשך זמן רב יותר ולחפש, וספקי דואר אלקטרוני רבים, כולל Microsoft 365, מגבילים את הגודל המרבי של תיבת הדואר שלך. אם אתה מקבל הודעה על כך שתיבת הדואר שלך נמצאת מעבר למגבלת הגודל שלה, מחיקת הודעות ותיקיות יכולה לעזור, אך אם תאחסן את המידע שלך בקובץ נתונים של Outlook (.pst) או בקובץ נתונים לא מקוון של Outlook (.ost), ייתכן שקובץ נתונים זה לא יתכווץ באופן אוטומטי.
הערה: אם אתה משתמש בחשבון POP, כל פרטי חשבון הדואר האלקטרוני שלך, כולל התיקיות, הודעות הדואר האלקטרוני, אנשי הקשר, לוח השנה ופרטי המשימה מאוחסנים בקובץ נתונים של Outlook (.pst). אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365, Exchange, IMAP או Outlook.com, עותק של תיבת הדואר שלך מאוחסן בקובץ נתונים לא מקוון של Outlook (.ost).
כדי להקטין את קובץ הנתונים של Outlook (.pst) או קובץ נתונים לא מקוון של Outlook (.ost), באפשרותך לדחוס את קובץ הנתונים באופן ידני. בחר את גירסת Outlook שלך להלן כדי לראות הוראות כיצד להקטין את הגודל של קובץ .pst או .ost
יש כמה דרכים להקטין את גודל תיבת הדואר.
באפשרותך להשתמש בכלי ניקוי תיבת הדואר כדי להציג את הגודל של תיבת הדואר שלך ותיקיות בודדות. כלי זה יכול גם לעזור לך לחפש הודעות ישנות או גדולות מאוד שייתכן שתרצה למחוק או להעביר לקובץ נתונים של Outlook (.pst).
לעתים קרובות, הגורם לתיבת דואר גדולה הוא תיקיה גדולה של 'פריטים שנמחקו'. הכלי מספק לחצן להצגת הגודל של התיקיה 'פריטים שנמחקו' ולרוקן את התיקיה 'פריטים שנמחקו'.
מדי פעם, Outlook יאחסן פריטים מתנגשים בתיקיה בשם התנגשויות. התנגשויות מתרחשות כאשר עותק של פריט המאוחסן בשרת הדואר האלקטרוני שלך אינו מסונכרן עם עותק של פריט המאוחסן במחשב המקומי שלך. הכלי 'ניקוי תיבת דואר' יכול למחוק התנגשויות אלה עבורך.
הפעלת הכלי 'ניקוי תיבת דואר'
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ.
-
לחץ על כלים > ניקוי תיבת הדואר.
-
בחר הצג גודל תיבת דואר, חפש פריטים שגילם עולה על, חפש פריטים שגודלם עולה על, הצג גודל פריטים שנמחקו, רוקן את התיקיה 'פריטים שנמחקו ', 'הצג גודל התנגשויות' או 'התנגשויות ריקות' כדי לבצע את המשימה הרצויה.
שימוש בניקוי שיחות כדי להסיר הודעות עודפות
בשרשור דואר אלקטרוני ארוך, לעתים קרובות קיימות הודעות רבות המכילות את כל המידע הזהה לזה של הודעות קודמות. ניקוי שיחות יכול להסיר הודעות עודפות אלה באופן אוטומטי. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בניקוי שיחות כדי למחוק הודעות מיותרות.
חיפוש הודעות גדולות
באפשרותך לחפש את כל ההודעות שגודלן עולה על גודל ספציפי מתיבת החיפוש של Outlook. לחץ בתיבת החיפוש והקלד: messagesize:>5 mb. פעולה זו תמצא את כל ההודעות שגודלן עולה על 5 MB. באפשרותך למחוק חלק מהודעות אלה או את כולן או להעביר אותן לקובץ נתונים אחר של Outlook (.pst). לקבלת מידע נוסף אודות העברה של פריטים, ראה העברה או העתקה של הודעה בין תיקיות.
אם אתה מוחק פריטים מקובץ נתונים של Outlook (.pst) או מקובץ נתונים לא מקוון של Outlook (.ost), Outlook דוחס באופן אוטומטי את הקובץ ברקע בזמן שאינו פעיל, כאשר אינך משתמש במחשב, אך Outlook עדיין פועל.
הערה: Outlook דוחס את הקובץ רק אם הקובץ מכיל יותר מ- 20% מ'רווח לבן' (שטח שאינו בשימוש).
באפשרותך גם להשתמש בשלבים הבאים כדי להתחיל את התהליך הדחוס באופן ידני באופן מיידי, וייתכן שיחלפו כמה דקות.
-
מחק את כל הפריטים שאין ברצונך לשמור ורוקן את התיקיה 'פריטים שנמחקו '.
-
לחץ על > הגדרות חשבון > הגדרות חשבון.
-
בכרטיסיה קבצי נתונים , לחץ על קובץ הנתונים שברצונך לדחוס ולאחר מכן לחץ על הגדרות.הערה: אם אתה משתמש בחשבון דואר אלקטרוני של Exchange Outlook.com, עליך ללחוץ בנוסף על הכרטיסיה מתקדם > קובץ נתונים של Outlook.
-
בתיבת הדו-שיח קובץ נתונים של Outlook, לחץ על דחוס כעת ולאחר מכן לחץ על אישור.
הערה: אינך צריך לצאת מ- Outlook לאחר דחיסה של קובץ נתונים של Outlook.
