הערה: השלבים המפורטים במאמר זה יעודכנו בקרוב כדי לשקף את החוויה החדשה של Microsoft Planner, שנפרסת כעת ללקוחות. קבל מידע נוסף על Planner החדש בדף שאלות נפוצות לגבי Planner. אם אתה עובד מסביבת Government Cloud Communities (GCC), GCC High, או משרד ההגנה (DoD), המשך לעיין בהוראות במאמר זה.
קיימות שתי דרכים לאיפוס המקבל הודעת דואר אלקטרוני של הערה עבור משימה ספציפית:
-
העתק את הפעילות ולאחר מכן מחק את הפעילות המקורית.
-
הוספת הערות למשימה שהועתקה תיצור רצף תגובות חדש של דואר אלקטרוני של קבוצה, שלא יכלול חברים מחוץ לקבוצה.
-
העתקת פעילות אינה מעתיקה הערות פעילות, ולכן הפעילות המועתקת לא תציג הערות בפעילות שהתרחשה לפני ביצוע ההעתקה. עדיין ניתן למצוא הערות עבור המשימה המקורית שנמחקה בתיבת הדואר של הקבוצה על-ידי חיפוש שרשור הדואר האלקטרוני המשויך למשימה זו.
-
-
אתר את שרשור הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך למשימה בתיבת הדואר של הקבוצה ומחק אותו.
אזהרה: מחיקת רצף התגובות של הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויכת למשימה תמחק גם את כל ההערות הקיימות עבור המשימה.
-
ההערה הראשונה על המשימה לאחר מחיקה זו תיצור שרשור דואר אלקטרוני חדש של קבוצה שלא יכלול חברים מחוץ לקבוצה.
-
אם ברצונך לאחסן בארכיון את ההערות המקוריות לפני מחיקת רצף התגובות, העבר תחילה את שרשור הדואר האלקטרוני לתיבת הדואר של הקבוצה.
-
כיצד פועלות הערות פעילות?
הערות משימה מאוחסנות בתיבת הדואר של הקבוצה המשויכת לתוכנית. לכל משימה משויך שרשור דואר אלקטרוני יחיד של קבוצה. כאשר מישהו מתגובות על משימה ב- Planner, הוא מתווסף כבודד לשורת "אל" של שרשור הדואר האלקטרוני המשויך ולאחר מכן יקבל הודעת דואר אלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס שלו בכל פעם שמתווספת הערה למשימה.
כל הערה במשימה היא "השב לכולם" לשרשור הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך אליה, כלומר כל האנשים בשרשור הדואר האלקטרוני יקבלו הודעת דואר אלקטרוני בעת פרסום הערה במשימה.
אילו מצבים התוצאה היא חברים שאינם קבוצה המקבלים הודעות דואר אלקטרוני של הערות משימה?
המצבים הבאים יכולים לגרום למשתמשים מחוץ לקבוצה לקבל הודעת דואר אלקטרוני בעת פרסום הערת משימה:
-
משתמשים מוסיפים נמענים לשרשור הדואר האלקטרוני המשויך למשימה ב- Outlook, מה שיוסיף לנמענים שנוספו גם הם יתקבלו הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שהערה תפורסם במשימה המשויכת.
-
משתמשים שהערנו על משימה נתונה, אך יוסרו בהמשך מהקבוצה ימשיכו לקבל הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שהערה פורסמה במשימה זו מכיוון שהם נמצאים בשורה אל של שרשור הדואר האלקטרוני המשויך למשימה זו.
כיצד ניתן לבדוק אם חברים שאינם חברים בקבוצה מקבלים הודעות בדואר אלקטרוני של הערות עבור משימה נתונה?
באפשרותך להיכנס לתיבת הדואר של הקבוצה עבור הקבוצה המשויכת לתוכנית ולחפש את שרשור הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויך למשימה (באפשרותך לחפש אותה על-ידי חיפוש כותרת המשימה בתיבת הדואר של הקבוצה, שיש להפנות אליה בשורת הנושא של הדואר האלקטרוני).
השורה "אל" עבור שרשור הדואר האלקטרוני מציגה את כל הנמענים שיקבלו הודעת דואר אלקטרוני עבור כל הערה שפורסמו במשימה. באפשרותך להשוות נמענים בשרשור הדואר האלקטרוני לרשימת החברים בקבוצה כדי לקבוע אילו נמענים אינם חברים בקבוצה.
