Microsoft Access peut vous aider à préparer la documentation imprimée de la conception de votre base de données, que vous pouvez utiliser pour la référence et la planification hors connexion. Plus précisément, Access peut vous aider à imprimer les relations de table comme illustré dans la fenêtre Relation, et peut vous aider à imprimer les caractéristiques de conception de objets de base de données, telles que les propriétés de l’objet.
Remarque : La fenêtre Relations n’est pas disponible dans les bases de données ou applications web.
Que voulez-vous faire ?
Préparer la fenêtre Relations pour l’impression
La fenêtre Relations est une fenêtre dans laquelle il est possible de visualiser, créer et modifier les relations entre les tables et les requêtes. Toutes les relations définies dans votre base de données ne sont pas forcément affichées dans la fenêtre Relations, cela dépend de la configuration. Vous devez choisir les relations à documenter et préparer la fenêtre Relations en conséquence avant de pouvoir imprimer les relations entre les tables. Vous pouvez également masquer ou afficher les tables dans cette fenêtre et modifier leur mise en forme.
Afficher ou masquer une table dans la fenêtre Relations
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Dans l’onglet Outils de base de données, cliquez sur Relations.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour afficher une table, sous l’onglet Création , dans le groupe Relations , cliquez sur Ajouter des tables (Afficher la table dans Access) pour ajouter la table souhaitée.
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Pour masquer une table dans la fenêtre Relations, sélectionnez la table à masquer et appuyer sur Suppr.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer vos modifications.
Réorganiser les tables dans la fenêtre Relations
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Pour réorganiser les tables, faites-les glisser à l’emplacement de votre choix dans la fenêtre Relations.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer vos modifications.
Imprimer la fenêtre Relations
Vous pouvez créer un état qui présente les relations définies dans votre base de données, telles qu’elles apparaissent dans la fenêtre Relations. Cet état porte le nom par défaut Relations pour nom_base_de_données. Par défaut, l’en-tête de l’état contient son nom et sa date de création.
Remarque : L’aperçu avant impression n’est pas pour vous le meilleur moyen de modifier le rapport Relations. Vous devez vous assurer que l’aspect de la fenêtre Relations est bien celui que vous voulez avant de générer l’état.
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Ouvrez la base de données Access qui contient les relations que vous souhaitez imprimer.
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Dans l’onglet Outils de base de données, cliquez sur Relations.
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Sous l’onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Rapport de relations.
Un état qui décrit la fenêtre Relations s’ouvre en mode Aperçu avant impression.
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Pour modifier la façon dont l’état doit s’imprimer, utilisez les commandes de l’onglet Aperçu avant impression.
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Cliquez sur Aperçu avant impression, puis dans le groupe Imprimer, cliquez sur Imprimer.
Imprimer les caractéristiques de la conception des objets de base de données
Vous pouvez utiliser la Documentation de base de données pour imprimer les caractéristiques de la conception des objets de la base de données.
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Ouvrez la base de données que vous souhaitez documenter.
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Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Documentation de base de données.
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Dans la boîte de dialogue Documentation, cliquez sur l’onglet qui représente le type d’objet de base de données à documenter. Pour créer un état sur tous les objets d’une base de données, cliquez sur l’onglet Tous types d’objets.
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Sélectionnez un ou plusieurs des objets répertoriés sous l’onglet. Pour sélectionner tous les objets sous un onglet, cliquez sur Sélectionner tout.
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Cliquez sur OK.
La Documentation de base de données crée un état qui contient des données détaillées pour chaque objet sélectionné, puis ouvre l’état en mode Aperçu avant impression. Par exemple, si vous exécutez la Documentation de base de données sur un formulaire de saisie de données, l’état créé par la fonctionnalité Documentation répertorie les propriétés du formulaire dans son ensemble, les propriétés de chacune des sections du formulaire et les propriétés des boutons, étiquettes, zones de texte et autres contrôles sur le formulaire, ainsi que tous les modules de code et autorisations utilisateur associés au formulaire.
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Pour imprimer le rapport, sous l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Imprimer, cliquez sur Imprimer.
