Cet article décrit le processus de base de démarrage de Access et de création d’une base de données qui sera utilisée sur les ordinateurs de bureau, et non sur le web. Il explique comment créer une base de données de bureau à l’aide d’un modèle et comment créer une base de données à partir de zéro en créant vos propres tables, formulaires, états et autres objets de base de données. Il explique également certaines techniques que vous pouvez utiliser pour obtenir des données existantes dans votre nouvelle base de données.
Contenu de cet article
Vue d’ensemble
Lorsque vous démarrez Access pour la première fois ou si vous fermez une base de données sans fermer Access, la vue Backstage de Microsoft Office s’affiche.
La vue Backstage est un point de départ à partir duquel vous pouvez créer une base de données, ouvrir une base de données existante, afficher le contenu proposé à partir de Office.com, tout ce que vous pouvez utiliser Access pour effectuer un fichier de base de données ou en dehors d’une base de données, plutôt que dans une base de données.
Création d’une base de données
Lorsque vous ouvrez Access, le mode Backstage affiche l’onglet Nouveau . L’onglet Nouveau offre plusieurs façons de créer une base de données :
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Une base de données vide Vous pouvez commencer à zéro si vous le souhaitez. Il s’agit d’une bonne option si vous avez des exigences de conception très spécifiques ou si vous avez des données existantes que vous devez prendre en charge ou incorporer.
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Modèle installé avec Access Envisagez d’utiliser un modèle si vous démarrez un nouveau projet et souhaitez avoir une avance. Access est fourni avec plusieurs modèles installés par défaut.
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Un modèle de Office.com En plus des modèles fournis avec Access, vous pouvez trouver de nombreux autres modèles sur Office.com. Vous n’avez même pas besoin d’ouvrir un navigateur, les modèles sont disponibles à partir de l’onglet Nouveau .
Ajout à une base de données
Une fois que vous travaillez dans une base de données, vous pouvez ajouter des champs, des tables ou des parties d’application.
Les composants d’application sont une fonctionnalité qui vous permet d’utiliser plusieurs objets de base de données associés comme s’il s’agissait d’un seul objet. Par exemple, un composant d’application peut se composer d’une table et d’un formulaire basé sur la table. Vous pouvez ajouter la table et le formulaire en même temps à l’aide du composant d’application.
Vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros : tous les objets de base de données que vous avez l’habitude d’utiliser.
Créer une base de données à l’aide d’un modèle
Access est fourni avec une variété de modèles que vous pouvez utiliser tels tels ou comme point de départ. Un modèle est une base de données prête à l’emploi qui contient toutes les tables, requêtes, formulaires, macros et rapports nécessaires à l’exécution d’une tâche spécifique. Par exemple, il existe des modèles que vous pouvez utiliser pour suivre les problèmes, gérer les contacts ou conserver un enregistrement des dépenses. Certains modèles contiennent quelques exemples d’enregistrements pour vous aider à illustrer leur utilisation.
Si l’un de ces modèles répond à vos besoins, l’utiliser est généralement le moyen le plus rapide de démarrer une base de données. Toutefois, si vous avez des données dans un autre programme que vous souhaitez importer dans Access, vous pouvez décider qu’il est préférable de créer une base de données sans utiliser de modèle. Les modèles ont une structure de données déjà définie, et l’adaptation de vos données existantes à la structure du modèle peut nécessiter beaucoup de travail.
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Si une base de données est ouverte, sous l’onglet Fichier , cliquez sur Fermer. Le mode Backstage affiche l’onglet Nouveau .
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Plusieurs ensembles de modèles sont disponibles sous l’onglet Nouveau , dont certains sont intégrés à Access. Vous pouvez télécharger des modèles supplémentaires à partir de Office.com. Pour plus d’informations, consultez la section suivante de cet article.
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Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
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Access suggère un nom de fichier pour votre base de données dans la zone Nom de fichier : vous pouvez modifier le nom de fichier, si vous le souhaitez. Pour enregistrer la base de données dans un autre dossier que celui affiché sous la zone nom de fichier, cliquez sur
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Cliquez sur Créer.
Access crée une base de données à partir du modèle que vous avez choisi, puis ouvre la base de données. Pour de nombreux modèles, un formulaire s’affiche dans lequel vous pouvez commencer à entrer des données. Si votre modèle contient des exemples de données, vous pouvez supprimer chaque enregistrement en cliquant sur le sélecteur d’enregistrement (la zone ombrée ou la barre située juste à gauche de l’enregistrement), puis en procédant comme suit :
Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.
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Pour commencer à entrer des données, cliquez dans la première cellule vide du formulaire et commencez à taper. Utilisez la Volet de navigation pour rechercher d’autres formulaires ou états que vous souhaiterez peut-être utiliser. Certains modèles incluent un formulaire de navigation qui vous permet de passer d’un objet de base de données à l’autre.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles, consultez l’article Utiliser un modèle pour créer une base de données de bureau Access.
Créer une base de données sans utiliser de modèle
Si vous n’êtes pas intéressé par l’utilisation d’un modèle, vous pouvez créer une base de données en créant vos propres tables, formulaires, états et autres objets de base de données. Dans la plupart des cas, cela implique l’un des éléments suivants ou les deux :
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Entrez, collez ou importez des données dans la table créée lorsque vous créez une base de données, puis répétez le processus avec les nouvelles tables que vous créez à l’aide de la commande Table sous l’onglet Créer .
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Importation de données à partir d’autres sources et création de tables dans le processus.
Créer une base de données vide
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Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide.
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Tapez un nom de fichier dans la zone Nom de fichier . Pour modifier l’emplacement du fichier par défaut, cliquez sur Rechercher un emplacement pour placer votre base de données
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Cliquez sur Créer.
Access crée la base de données avec une table vide nommée Table1, puis ouvre Table1 en mode Feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter .
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Commencez à taper pour ajouter des données, ou vous pouvez coller des données d’une autre source, comme décrit dans la section Copier des données d’une autre source dans une table Access.
L’entrée de données en mode Feuille de données est conçue pour être très similaire à l’utilisation d’une feuille de calcul Excel. La structure de table est créée pendant que vous entrez des données. Lorsque vous ajoutez une nouvelle colonne à la feuille de données, un nouveau champ est défini dans la table. Access définit automatiquement le type de données de chaque champ, en fonction des données que vous entrez.
Si vous ne souhaitez pas entrer de données dans Table1 pour l’instant, cliquez sur Fermer 
Conseil : Access recherche un fichier nommé Blank.accdb dans le dossier situé à l’emplacement [lecteur d’installation] :\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. S’il existe, Blank.accdb est le modèle pour toutes les nouvelles bases de données vides. Tout contenu qu’il contient est hérité par toutes les nouvelles bases de données vides. Il s’agit d’un bon moyen de distribuer du contenu par défaut, tel que des numéros de pièce ou des clauses d’exclusion de responsabilité et des stratégies d’entreprise.
Important : Si vous fermez Table1 sans l’enregistrer au moins une fois, Access supprime la table entière, même si vous y avez entré des données.
Ajouter un tableau
Vous pouvez ajouter de nouvelles tables à une base de données existante à l’aide des commandes du groupe Tables sous l’onglet Créer .
Créer une table en commençant en mode Feuille de données En mode Feuille de données, vous pouvez entrer des données immédiatement et laisser Access créer la structure de table en arrière-plan. Les noms de champs sont attribués numériquement (Champ1, Champ2, etc.), et Access définit automatiquement le type de données de chaque champ, en fonction des données que vous entrez.
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Access crée la table et sélectionne la première cellule vide dans la colonne Cliquer pour ajouter .
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Sous l’onglet Champs de table , dans le groupe Ajouter & Supprimer , cliquez sur le type de champ que vous souhaitez ajouter. Si vous ne voyez pas le type souhaité, cliquez sur Autres champs
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Access affiche une liste des types de champs couramment utilisés. Cliquez sur le type de champ souhaité et Access ajoute le nouveau champ à la feuille de données au point d’insertion.
Vous pouvez déplacer le champ en le faisant glisser. Lorsque vous faites glisser un champ dans une feuille de données, une barre d’insertion verticale s’affiche à l’endroit où le champ sera placé.
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Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ou collez les données d’une autre source, comme décrit dans la section Copier des données d’une autre source dans une table Access.
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Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête de colonne, puis tapez le nouveau nom.
Vous devez donner un nom explicite à chaque champ, afin de savoir ce qu’il contient lorsque vous le voyez dans le volet Liste des champs.
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Pour déplacer une colonne, cliquez sur son en-tête pour sélectionner la colonne, puis faites glisser la colonne vers l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës, puis les faire glisser vers un nouvel emplacement à la fois. Pour sélectionner plusieurs colonnes contiguës, cliquez sur l’en-tête de colonne de la première colonne, puis, tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur l’en-tête de colonne de la dernière colonne.
Créer une table, en commençant en mode Création En mode Création, vous devez d’abord créer la structure de table. Vous basculez ensuite en mode Feuille de données pour entrer des données, ou entrez des données à l’aide d’une autre méthode, telle que le collage ou l’importation.
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Sous l’onglet Créer , dans le groupe Tables , cliquez sur Création de table.
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Pour chaque champ de votre table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ , puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données .
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Si vous le souhaitez, vous pouvez taper une description pour chaque champ dans la colonne Description . La description s’affiche ensuite dans la barre de status lorsque le curseur se trouve dans ce champ en mode Feuille de données. La description est également utilisée comme texte de barre de status pour tous les contrôles d’un formulaire ou d’un état que vous créez en faisant glisser le champ à partir du volet Liste de champs, et pour tous les contrôles créés pour ce champ lorsque vous utilisez l’Assistant Formulaire ou l’Assistant Rapport.
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Après avoir ajouté tous vos champs, enregistrez la table :
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.
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Vous pouvez commencer à taper des données dans la table à tout moment en basculant en mode Feuille de données et en cliquant dans la première cellule vide. Vous pouvez également coller des données d’une autre source, comme décrit dans la section Copier des données d’une autre source dans une table Access.
Définir des propriétés de champ en mode Création Quelle que soit la façon dont vous avez créé votre table, il est judicieux d’examiner et de définir les propriétés de champ. Bien que certaines propriétés soient disponibles en mode Feuille de données, certaines ne peuvent être définies qu’en mode Création. Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Pour afficher les propriétés d’un champ, cliquez sur le champ dans la grille de conception. Les propriétés sont affichées sous la grille de conception, sous Propriétés du champ.
Pour afficher une description de chaque propriété de champ, cliquez sur la propriété et lisez la description dans la zone en regard de la liste des propriétés sous Propriétés du champ. Vous pouvez obtenir des informations plus détaillées en cliquant sur le bouton Aide.
Le tableau suivant décrit certaines des propriétés de champ qui sont couramment ajustées.
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Propriété |
Description |
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Taille du champ |
Pour les champs Texte, cette propriété définit le nombre maximal de caractères pouvant être stockés dans le champ. La valeur maximale est 255. Pour les champs Nombre, cette propriété définit le type de nombre qui sera stocké (Entier long, Double, etc.). Pour le stockage de données le plus efficace, il est recommandé d’allouer le moins d’espace dont vous pensez avoir besoin pour les données. Vous pouvez ajuster la valeur vers le haut ultérieurement, si vos besoins changent. |
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Mise en forme |
Cette propriété définit la façon dont les données sont affichées. Cela n’affecte pas les données réelles, car elles sont stockées dans le champ. Vous pouvez sélectionner un format prédéfini ou entrer un format personnalisé. |
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Masque de saisie |
Utilisez cette propriété pour spécifier un modèle pour toutes les données qui seront entrées dans ce champ. Cela permet de s’assurer que toutes les données sont entrées correctement et qu’elles contiennent le nombre de caractères requis. Pour obtenir de l’aide sur la création d’un masque d’entrée, cliquez sur |
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Valeur par défaut |
Utilisez cette propriété pour spécifier la valeur par défaut qui apparaîtra dans ce champ chaque fois qu’un nouvel enregistrement est ajouté. Par exemple, si vous avez un champ Date/Heure dans lequel vous souhaitez toujours enregistrer la date à laquelle l’enregistrement a été ajouté, vous pouvez entrer « Date() » (sans guillemets) comme valeur par défaut. |
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Obligatoire |
Cette propriété définit si une valeur est requise dans ce champ. Si vous définissez cette propriété sur Oui, Access ne vous permet pas d’ajouter un nouvel enregistrement, sauf si une valeur est entrée pour ce champ. |
Copier des données d’une autre source dans une table Access
Si vos données sont actuellement stockées dans un autre programme, tel qu’Excel, vous pouvez les copier et les coller dans un tableau Access. En général, cela fonctionne mieux si vos données sont déjà séparées en colonnes, comme elles le sont dans une feuille de calcul Excel. Si vos données sont dans un programme de traitement de texte, il est préférable de séparer les colonnes de données à l’aide d’onglets ou de convertir les données en table dans le programme de traitement de texte avant de copier les données. Si vos données nécessitent une modification ou une manipulation (par exemple, en séparant des noms complets en prénoms et noms), vous pouvez effectuer cette opération avant de copier les données, en particulier si vous n’êtes pas familiarisé avec Access.
Lorsque vous collez des données dans une table vide, Access définit le type de données de chaque champ en fonction du type de données qu’il y trouve. Par exemple, si un champ collé ne contient que des valeurs de date, Access applique le type de données Date/Heure à ce champ. Si le champ collé contient uniquement les mots « oui » et « non », Access applique le type de données Oui/Non au champ.
Access nomme les champs en fonction de ce qu’il trouve dans la première ligne des données collées. Si la première ligne de données collées est de type similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne se compose de noms de champs. Access nomme les champs en conséquence et n’inclut pas la première ligne dans les données.
Si Access affecte des noms de champs génériques, vous devez renommer les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Procédez comme suit :
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la table.
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En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom de champ descriptif pour chaque colonne.
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Enregistrez à nouveau la table.
Remarque : Vous pouvez également renommer les champs en basculant en mode Création et en modifiant les noms des champs. Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Pour revenir en mode Feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation.
Importer, ajouter ou lier des données à partir d’une autre source
Vous pouvez avoir des données stockées dans un autre programme, et vous souhaitez importer ces données dans une nouvelle table ou les ajouter à une table existante dans Access. Vous pouvez également travailler avec des personnes qui conservent leurs données dans d’autres programmes, et vous souhaitez les utiliser dans Access en les liant. Dans les deux cas, Access facilite l’utilisation des données provenant d’autres sources. Vous pouvez importer des données à partir d’une feuille de calcul Excel, d’un tableau d’une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou de diverses autres sources. Le processus que vous utilisez diffère légèrement en fonction de votre source, mais la procédure suivante vous aidera à commencer.
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Dans Access, sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , sélectionnez Nouvelle source de données, puis sélectionnez la commande pour le type de fichier que vous importez.
Par exemple, si vous importez des données à partir d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Nouvelle source de données > À partir d’un fichier > Excel.
Remarque : Si vous ne trouvez pas le type de format correct dans le groupe Importer & Lien , vous devrez peut-être démarrer le programme dans lequel vous avez créé les données à l’origine, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier commun (tel qu’un fichier texte délimité ) avant de pouvoir importer ces données dans Access.
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Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes , cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source, ou tapez le chemin d’accès complet du fichier de données source dans la zone Nom de fichier .
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Cliquez sur l’option souhaitée (tous les programmes vous permettent d’importer, et certains vous permettent d’ajouter ou de lier) sous Spécifier comment et où stocker les données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table qui utilise les données importées ou (avec certains programmes) ajouter les données à une table existante ou créer une table liée qui maintient un lien vers les données dans le programme source.
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Si un Assistant démarre, suivez les instructions des pages suivantes de l’Assistant. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.
Si vous importez des objets ou si vous liez des tables à partir d’une base de données Access, la boîte de dialogue Importer des objets ou Tables de liaison s’affiche. Choisissez les éléments souhaités, puis cliquez sur OK.
Le processus exact varie selon que vous choisissez d’importer, d’ajouter ou de lier des données.
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Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez de terminer. Si vous pensez que vous allez effectuer cette même opération d’importation à l’avenir, cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation, puis entrez les détails. Vous pouvez ensuite facilement répéter l’opération à l’avenir en cliquant sur Importations enregistrées
Si vous avez choisi d’importer une table, Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche la table sous le groupe Tables dans le volet de navigation. Si vous avez choisi d’ajouter des données à une table existante, les données sont ajoutées à cette table. Si vous choisissez de lier des données, Access crée une table liée sous le groupe Tables dans le volet de navigation.
Ajouter un composant d’application
Vous pouvez utiliser un composant d’application pour ajouter des fonctionnalités à une base de données existante. Un composant d’application peut être aussi simple qu’une seule table, ou il peut comprendre plusieurs objets connexes, tels qu’une table et un formulaire lié.
Par exemple, la partie d’application Commentaires se compose d’une table avec un champ ID NuméroAuto, un champ date et un champ mémo. Vous pouvez l’ajouter à n’importe quelle base de données et l’utiliser telle quelle, ou avec une personnalisation minimale.
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Ouvrez la base de données à laquelle vous souhaitez ajouter un composant d’application.
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Cliquez sur l’onglet Créer .
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Dans le groupe Modèles , cliquez sur Composants d’application. Une liste des composants disponibles s’ouvre.
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Cliquez sur le composant d’application que vous souhaitez ajouter.
Ouvrir une base de données Access existante
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Ouvrir , accédez à la base de données que vous souhaitez ouvrir.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Double-cliquez sur la base de données pour l’ouvrir dans le mode par défaut spécifié dans la boîte de dialogue Options Access ou dans le mode défini par une stratégie d’administration.
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Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir la base de données pour l’accès partagé dans un environnement multi-utilisateur afin que vous et d’autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données.
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Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir , puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule afin de pouvoir l’afficher, mais pas la modifier. Les autres utilisateurs peuvent toujours lire et écrire dans la base de données.
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Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir , puis cliquez sur Ouvrir exclusif pour ouvrir la base de données à l’aide d’un accès exclusif. Lorsque vous avez une base de données ouverte avec un accès exclusif, toute autre personne qui tente d’ouvrir la base de données reçoit un message « Fichier déjà utilisé ».
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Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir , puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule exclusive pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule. Les autres utilisateurs peuvent toujours ouvrir la base de données, mais ils sont limités au mode lecture seule.
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Remarque : Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe, tel que dBASE, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez également ouvrir directement n’importe quel source de données ODBC, tel que Microsoft SQL Server. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données et ajoute des liens à chaque table de la base de données externe.
Conseils
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Pour ouvrir l’une des bases de données les plus récemment ouvertes, sous l’onglet Fichier , cliquez sur Récent, puis sur le nom de fichier de cette base de données. Access ouvre la base de données à l’aide des mêmes paramètres d’option que la dernière fois que vous l’avez ouverte. Si la liste des fichiers récemment utilisés n’est pas affichée, sous l’onglet Fichier , cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options d’accès , cliquez sur Paramètres client. Sous Affichage, entrez le nombre de documents à afficher dans la liste Documents récents, jusqu’à un maximum de 50.
Vous pouvez également afficher les bases de données récentes dans la barre de navigation du mode Backstage, pour un accès en deux clics : 1) l’onglet Fichier , 2) la base de données récente que vous souhaitez ouvrir. En bas de l’onglet Récent, sélectionnez la zone Accéder rapidement à ce nombre de bases de données récentes case activée, puis ajustez le nombre de bases de données à afficher.
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Si vous ouvrez une base de données en cliquant sur la commande Ouvrir sous l’onglet Fichier , vous pouvez afficher la liste des raccourcis vers les bases de données que vous avez précédemment ouvertes en cliquant sur Mes documents récents dans la boîte de dialogue Ouvrir .
