Créer un état simple

Que voulez-vous faire ?

• Choisir une source d’enregistrement

• Créer un état à l’aide de l’outil État

• Créer un état à l’aide de l’Assistant État

• Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette

• Créer un état à l’aide de l’outil État vierge

• Comprendre les sections d’un état

• Comprendre les contrôles

• Ajuster finement votre état en mode Page

• Ajuster finement votre état en mode Création

• Ajouter des contrôles à l’état

• Enregistrer votre travail

• Afficher, imprimer ou envoyer sous la forme d’un e-mail votre état

• Afficher votre état

• Imprimer votre état

• Envoyer votre état sous la forme d’un e-mail

Choisir une source d’enregistrement

Un état contient des informations extraites de tables ou requêtes, ainsi que des informations stockées avec la création d’état, telles que des étiquettes, des titres et des graphiques. Les tables ou requêtes qui fournissent les données sous-jacentes sont également appelées sources d’enregistrement de l’état. Si les champs que vous souhaitez inclure figurent tous dans une même table, utilisez celle-ci comme source d’enregistrement. Si les champs se trouvent dans plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d’enregistrement. Ces requêtes peuvent préexister dans votre base de données, ou vous pouvez créer des requêtes spécifiquement adaptées aux besoins de votre état.

Créer un état à l’aide de l’outil État

L’outil État est le moyen le plus rapide de créer un état, car il génère celui-ci immédiatement, sans demander d’informations. L’état affiche tous les champs de la table ou de la requête sous-jacente. Il se peut que l’outil État ne crée pas l’état final peaufiné tel que vous le souhaitez, mais il est très utile pour consulter rapidement les données sous-jacentes. Vous pouvez ensuite enregistrer l’état et le modifier en mode Page ou Création afin qu’il corresponde mieux à vos besoins.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête sur laquelle vous voulez baser l’état.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État.

   Access génère l’état et l’affiche en mode Page.

3. Pour plus d’informations sur l’affichage et l’impression de votre état, voir la section Afficher, imprimer ou envoyer sous la forme d’un e-mail votre état.

Après avoir consulté l’état, vous pouvez l’enregistrer, puis le fermer ainsi que la table ou la requête sous-jacente que vous avez utilisée comme source d’enregistrement. Lors de la prochaine ouverture de l’état, Access affiche les données les plus récentes de votre source d’enregistrement.

Créer un état à l’aide de l’Assistant État

L’Assistant État vous permet d’être plus sélectif concernant les champs qui apparaissent dans l’état. Vous pouvez également spécifier la manière dont les données sont regroupées et triées, et utiliser des champs de plusieurs tables ou requêtes, à la condition d’avoir préalablement défini les relations entre les tables et les requêtes.

• Sous l’onglet Créer, dans le groupe État, cliquez sur Assistant État.

• Suivez les instructions fournies dans les pages de l’Assistant État. Dans la dernière page, cliquez sur Terminer.

  Lorsque vous prévisualisez l’état, vous le voyez tel qu’il apparaîtra à l’impression. Vous pouvez également augmenter le facteur de zoom pour agrandir des détails. Pour plus d’informations sur l’affichage et l’impression de votre état, voir la section Afficher, imprimer ou envoyer sous la forme d’un e-mail votre état.

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette

L’Assistant Étiquette vous aide à créer facilement des étiquettes pour un vaste éventail de tailles d’étiquette standard.

1. Dans le volet de navigation, ouvrez la table ou la requête qui sera la source d’enregistrement de vos étiquettes en double-cliquant dessus.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.

3. Suivez les instructions fournies dans les pages de l’Assistant Étiquette. Dans la dernière page, cliquez sur Terminer.

Access affiche vos étiquettes en mode Aperçu avant impression afin que vous puissiez les voir telles qu’elles apparaîtront lors de leur impression. Vous pouvez utiliser le contrôle du curseur sur la barre d’état d’Access pour agrandir des détails. Pour plus d’informations sur l’affichage et l’impression d’états, voir la section Afficher, imprimer ou envoyer sous la forme d’un e-mail votre état.

Créer un état à l’aide de l’outil État vierge

Si vous ne souhaitez pas vous servir de l’outil État ou de l’Assistant État, vous pouvez utiliser l’outil État vierge pour créer un état de toutes pièces. Cela peut vous permettre de créer un état très rapidement, en particulier si vous envisagez de ne placer que quelques champs dans l’état. La procédure suivante explique comment utiliser l’outil État vierge :

• Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État vierge.

  Un état vierge s’affiche en mode Page, le volet Liste de champs apparaissant sur le côté droit de la fenêtre Access.

• Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard des tables contenant les champs qui doivent figurer sur l’état.

• Glissez-déplacez successivement chaque champ sur l’état, ou sélectionnez plusieurs champs en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis glissez-déplacez-les sur l’état en même temps.

• Utilisez les outils du groupe En-tête/Pied de page de l’onglet Création de rapport pour ajouter un logo, un titre, des numéros de page ou la date et l’heure du rapport.

Comprendre les sections d’un état

Dans Access, un état est divisé en deux sections. Pour voir les sections de l’état, vous pouvez afficher celui-ci en mode Création. Pour créer des états utiles, vous devez comprendre le fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la manière dont Access calcule les résultats. La liste suivante répertorie les types de sections et leurs utilisations :

• En-tête d’état     Cette section n’est imprimée qu’une seule fois, au début de l’état. Utilisez l’en-tête d’état pour regrouper des informations apparaissant habituellement sur une page de garde, telles qu’un logo, un titre ou une date. Lorsque vous placez un contrôle calculé utilisant la fonction d’agrégation Somme dans l’en-tête d’état, la somme est calculée pour l’état entier. L’en-tête d’état est imprimé avant l’en-tête de page.

• En-tête de page     Cette section est imprimée en haut de chaque page. Utilisez un en-tête de page, par exemple, pour répéter le titre de l’état sur chaque page.

• En-tête de groupe     Cette section est imprimée au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements. Utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état groupé par produit, utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé utilisant la fonction d’agrégation Somme dans l’en-tête de groupe, la somme est calculée pour le groupe actuel.

• Détail     Cette section est imprimée une seule fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement. C’est l’endroit où vous placez les contrôles constituant le corps principal de l’état.

• Pied de groupe     Cette section est imprimée à la fin de chaque groupe d’enregistrements. Utilisez un pied de groupe pour imprimer des informations de synthèse sur un groupe.

• Pied de page     Cette section est imprimée à la fin de chaque page. Utilisez un pied de page pour imprimer des numéros de page ou des informations spécifiques de chaque page.

• Pied d’état     Cette section n’est imprimée qu’une seule fois, à la fin de l’état. Utilisez le pied d’état pour imprimer des totaux d’état ou d’autres informations de synthèse pour l’ensemble de l’état.

  Remarque : En mode Création, le pied d’état se trouve en dessous du pied de page. En revanche, lorsque l’état est imprimé ou affiché en mode Aperçu avant impression, le pied d’état se trouve au-dessus du pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou la dernière ligne de détail sur la page finale.

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Comprendre les contrôles

Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et permettent de visualiser et d’utiliser des informations qui améliorent l’interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Access prend en charge trois types de contrôles, à savoir dépendants, indépendants et calculés :

• Contrôle dépendant     Contrôle dont la source de données est un champ ou une requête. Les contrôles dépendants permettent d’afficher des valeurs de champs dans votre base de données. Ces valeurs peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. Une zone de texte est le type le plus courant de contrôle dépendant. Par exemple, une zone de texte sur un formulaire qui affiche le nom d’un employé pourrait extraire ces informations du champ Nom de la table Employés.

• Contrôle indépendant     Contrôle n’ayant pas de source de données (champ ou expression). Les contrôles indépendants permettent afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une étiquette affichant le titre d’un état est un contrôle indépendant.

• Contrôle calculé     Contrôle dont la source de données est une expression plutôt qu’un champ. Vous spécifiez la valeur que vous souhaitez dans le contrôle en définissant une expression comme source de données. Une expression est une combinaison d’opérateurs (par exemple = et +), de noms de contrôles, de noms de champs, de fonctions qui renvoient une simple valeur, et de valeurs constantes. Par exemple, l’expression suivante calcule le prix d’un article après remise de 25 % en multipliant la valeur du champ Prix unitaire par la valeur constante (0,75).

  = [Prix unitaire] * 0,75

  Une expression peut utiliser les données d’un champ de la table ou de la requête sous-jacente de l’état, ou d’un contrôle dans celui-ci.

Lorsque vous créez un état, il est probablement plus efficace de commencer par ajouter et organiser tous les contrôles dépendants, en particulier s’ils constituent la majorité des contrôles figurant sur l’état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles non liés et calculés qui terminent la conception à l’aide des outils du groupe Contrôles sous l’onglet Création de rapport .

Vous liez un contrôle à un champ en identifiant le champ à partir duquel le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste des champs vers l’état. Le volet Liste des champs affiche les champs de la table ou de la requête sous-jacentes de l’état. Pour afficher le volet Liste de champs, sous l’onglet Création de rapport , dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.

Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du champ dans le contrôle lui-même ou dans la zone de la valeur SourceContrôle dans la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés définit les caractéristiques du contrôle, telles que son nom, la source de ses données et son format.

La meilleure façon de créer un contrôle consiste à utiliser le volet Liste des champs, et ce pour deux raisons :

• Un contrôle dépendant est associé à une étiquette qui prend le nom du champ (ou la légende définie pour ce champ dans la table ou la requête sous-jacentes) en tant que légende par défaut. Vous n’avez donc pas à entrer celle-ci vous-même.

• Un contrôle dépendant hérite de bon nombre des paramètres du champ dans la table ou la requête sous-jacentes (comme pour les propriétés Format, Décimales et MasqueSaisie). Par conséquent, vous pouvez être certain que les propriétés de ce champ restent les mêmes chaque fois que vous créez un contrôle lié à ce champ.

Si, après avoir créé un contrôle indépendant, vous souhaitez lier celui-ci à un champ, définissez la propriété SourceContrôle du contrôle sur le nom du champ. Pour plus d’informations sur la propriété SourceContrôle, consultez l’Aide relative à « SourceContrôle ».

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Ajuster finement votre état en mode Page

Après avoir créé un état, vous pouvez facilement affiner sa conception en travaillant en mode Page. En utilisant les données réelles de l’état comme votre guide, vous pouvez ajuster les largeurs des colonnes, réorganiser les colonnes, et ajouter des totaux et des niveaux de regroupement. Vous pouvez placer de nouveaux champs dans la création d’état, et définir les propriétés de l’état et de ses contrôles.

Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.

Access affiche l’état en mode Page.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés de l’état ainsi que ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacentes à votre création d’état. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sous l’onglet Création de la disposition du rapport , dans le groupe Outils , cliquez sur Ajouter des champs existants. 

• Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des champs vers l’état.

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Ajuster finement votre état en mode Création

Vous pouvez également ajuster finement l’aspect de votre état en travaillant en mode Création. Vous pouvez ajouter des contrôles et des champs à l’état en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir pour personnaliser votre état.

Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.

Access affiche l’état en mode Création.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés de l’état, ainsi que les contrôles et sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacentes à votre création d’état. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sous l’onglet Création de rapport, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. 

• Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des champs vers l’état.

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Ajouter des contrôles à l’état

Certains contrôles sont créés automatiquement, tel le contrôle de zone de texte dépendante qui est créé lorsque vous ajoutez un champ à partir du volet Liste des champs à votre état. De nombreux autres contrôles peuvent être créés en mode Création à l’aide des outils du groupe Contrôles de l’onglet Création de rapport .

Enregistrer votre travail

Après avoir enregistré votre création d’état, vous pouvez générer l’état aussi souvent que nécessaire. La structure de l’état ne change pas, mais les données sont actualisées chaque fois que vous l’affichez ou l’imprimez. Si vos besoins changent, vous pouvez modifier l’état ou créer un état similaire basé sur l’original.

Afficher, imprimer ou envoyer sous la forme d’un e-mail votre état

Une fois votre création d’état enregistrée, vous pouvez l’utiliser autant de fois que nécessaire. La structure de l’état ne change pas, mais les données sont actualisées chaque fois que vous l’affichez ou l’imprimez. Si vos besoins changent, vous pouvez modifier l’état ou créer un état similaire basé sur l’original.

Afficher votre rapport

Vous pouvez afficher votre état de plusieurs façons. La méthode appropriée dépend de ce que vous voulez faire avec l’état et ses données :

• Si vous souhaitez modifier temporairement les données qui apparaissent sur l’état avant d’imprimer celui-ci, ou si vous voulez copier les données de l’état dans le Presse-papiers, utilisez le mode État.

• Si vous voulez pouvoir modifier la conception de l’état lorsque vous consultez les données de celui-ci, utilisez le mode Page.

• Si vous voulez simplement voir à quoi l’état ressemblera à l’impression, utilisez le mode Aperçu avant impression.

Imprimer votre état

Vous pouvez imprimer un état ouvert dans n’importe quel mode, ou même s’il est fermé. Avant d’imprimer, vérifiez soigneusement les paramètres de la page, tels que les marges ou l’orientation de celle-ci. Access enregistrant les paramètres de la page avec l’état, vous ne devez les définir qu’une seule fois. Vous pourrez les redéfinir ultérieurement si vos besoins d’impression changent.

Envoyer votre état sous la forme d’un e-mail

Au lieu d’imprimer une copie papier de votre état, vous pouvez envoyer celui-ci en tant qu’e-mail à des destinataires :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l’état pour le sélectionner. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur E-mail. 

2. Dans la boîte de dialogue Envoyer l’objet comme, dans la liste Sélectionner le format de sortie, cliquez sur le format de fichier que vous voulez utiliser.

3. Complétez les autres boîtes de dialogue.

4. Dans votre application de courrier, tapez les détails du message, puis envoyez celui-ci.

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