Une archive en ligne (ou boîte aux lettres d’archivage) est un emplacement dans lequel vous pouvez stocker les anciens courriers afin qu’ils n’occupent pas d’espace dans votre boîte aux lettres principale. Votre administrateur informatique ou administrateur Microsoft 365 crée la boîte aux lettres d’archivage pour vous.
Remarque : Afin que votre boîte aux lettres d’archivage fonctionne avec Outlook pour Mac, vos boîtes aux lettres d’archivage et principales doivent être soit sur un serveur Exchange Server (en local) ou sur Exchange Online dans Microsoft 365 (cloud). Si votre boîte aux lettres principale est sur le serveur Exchange Server, par exemple, et votre compte d’archivage sur Exchange Online dans Microsoft 365, vous ne pourrez pas utiliser votre archivage en ligne. Contactez votre administrateur informatique ou Microsoft 365 afin de les regrouper au même emplacement.
Meilleures pratiques pour le déplacement de vos courriers vers l’archive
Vous pouvez déplacer des messages individuels d’Outlook pour Mac vers votre boîte aux lettres d’archivage un par un (vous ne pouvez pas déplacer ou copier plusieurs éléments en une seule fois). Toutefois, le moyen le plus efficace pour vous assurer que vos messages soient archivés consiste à utiliserOutlook Web Apples stratégies d’archivage et de rétention.
Les stratégies d’archivage et de rétention sont définies par votre administrateur informatique ou administrateur Microsoft 365. Les stratégies d’archivage contrôlent le délai pendant lequel vos messages sont conservés dans un dossier de courrier avant d’être déplacés vers une archive. Les stratégies de rétention contrôlent le délai pendant lequel vos messages sont enregistrés. Bien que les administrateurs définissent des stratégies pour l’ensemble de l’organisation, vous pouvez ignorer les stratégies selon vos besoins. Pour consulter des instructions, voir Stratégies de rétention et d’archivage dans Outlook Web App.
Pour archiver plusieurs messages simultanément alors qu’aucune stratégie d’archivage ou de rétention n’est définie, vous pouvez utiliser Outlook Web App pour déplacer les messages de votre boîte aux lettres principale vers l’archive. Vous ne pourrez pas déplacer les dossiers mais vous pouvez déplacer tous les messages dans un dossier à la fois.
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Cochez la case en regard des messages à archiver.
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Faites-les glisser vers le dossier dans le volet de navigation Archive personnelle - <votre nom>.
Remarque : Si des dossiers, des éléments de calendrier, des contacts, des tâches ou des notes ont été déplacés dans votre archive dans une autre version d’Outlook, comme Outlook pour Windows, vous ne pourrez pas les déplacer ni les afficher dans la boîte aux lettres d’archivage à l’aide d’Outlook pour Mac.
Conseils supplémentaires
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Pour effectuer une recherche dans l’archive, sélectionnez un dossier d’archive dans le volet des dossiers. Vous ne pouvez pas rechercher dans votre boîte aux lettres et dans les archives en même temps.
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Vous pouvez créer des règles de boîte de réception pour classer automatiquement les messages dans des dossiers, leur attribuer une catégorie ou les rediriger vers un autre compte. Ces règles ne seront toutefois pas appliquées à votre boîte aux lettres d’archivage et vous ne pouvez pas rediriger les messages vers votre archive à l’aide d’une règle de boîte de réception.
